Schritt 1: Vorbereitung Ihrer Umfrage zum Mitarbeiterengagement

Entwickeln Ihrer Projekt-Inhalte

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihres Employee Engagement-Projekts besteht darin, sich auf die Fragen festzulegen, die Sie stellen möchten. Wenn Sie den Inhalt Ihrer Engagement-Umfrage erstellen, sollten Sie die Umfrage stets so einfach und prägnant wie möglich formulieren. Ihre Fragen sollten zudem auf bestimmte Verhaltensweisen abzielen, die Sie beeinflussen können, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Im Allgemeinen werden drei Fragengruppen verwendet: Fragen, die das Engagement messen, oder andere verhaltensverankerte Indizes, für die Sie Maßnahmen ergreifen möchten, kostenlose Antwort-Feedback-Fragen und demografische Fragen (falls erforderlich).

• Skalierte Fragen: Diese Fragen sollten den Großteil Ihrer Engagement-Umfrage bilden. Diese Umfragen bestehen üblicherweise aus 30-50 Aussagen in Bezug auf das Mitarbeitererlebnis. Teilnehmer werden gefragt, inwieweit Sie der jeweiligen Aussage zustimmen. Sämtliche Aussagen sollten in spezifischen Kategorien oder Themenbereichen gebündelt werden, sodass ein ganzheitlicher Überblick über das gesamte Mitarbeitererlebnis entsteht. Zu den Kategorien gehören „Kommunikation“, „Anerkennung“, „Unternehmensführung“ usw. Außerdem möchten Sie sicherstellen, dass die Umfrage 3 bis 5 Fragen enthält, die speziell das Mitarbeiterengagement messen.
• Texteingabe-Fragen: Mit Texteingabe-Fragen können Sie offene Kommentare von Bewertern sammeln. Wir haben herausgefunden, dass die effektivsten Umfragen zum Mitarbeiterengagement Texteingabe-Fragen verwenden, um spezifisches Feedback zu sammeln, das es ihnen ermöglicht, die Ergebnisse ihrer Engagement-Umfrage genauer zu analysieren.
• Demografische Daten: Es gibt zwei Möglichkeiten, demografische Daten in Ihr Employee Engagement-Projekt einzubinden:
  • Rufen Sie demografische Daten aus Ihrer HRIS-Datenbank oder dem Informationssystem der Personalabteilung ab und integrieren Sie diese Daten beim Hochladen in Ihre Teilnehmerliste. Demografische Fragen sollten im Rahmen Ihrer Umfrage nur dann gestellt werden, wenn Sie diese Daten nicht aus Ihrem HRIS-System abrufen können.
  • Binden Sie Fragen zur Erfassung demografischer Daten in Ihre Umfrage ein. Demografische Fragen werden in der Regel als Multiple Choice-Fragen gestellt und dienen der Erfassung von Informationen wie Dauer der Betriebszugehörigkeit, Bürostandort, Sprache und Geschlecht.

Klicken Sie hier, um einige Beispielfragen herunterzuladen. Klicken Sie hier, um einige Best-Practice-Empfehlungen von unseren Fachexperten zu erhalten.

Bestimmen der richtigen Hierarchie für Ihr Projekt

Das Erstellen der Hierarchie Ihrer Organisation in der Qualtrics-Plattform ist die wichtigste Voraussetzung, um unsere Dashboard-Berichtserstellung möglichst optimal einzusetzen. Mit einer präzisen Hierarchie können Sie Dashboard-Berechtigungen und Antwort-Filter in Ihrer Engagement-Umfrage ohne viel Aufwand einrichten. Sie verwenden entweder eine Hierarchie aus über- und untergeordneten Elementen oder eine ebenenbasierte Hierarchie, um Ihr Organisationsdiagramm zu strukturieren.

Nachdem Sie den Hierarchietyp ausgewählt haben, der am besten zu den für Ihre Organisation verfügbaren Daten passt, möchten Sie mit der Kompilierung der Daten beginnen, die für die Eingabe der Hierarchie in Qualtrics erforderlich sind. Laden Sie je nach gewünschter Hierarchie unten die entsprechende Vorlage herunter.

Beispiel für eine Parent-Child-Hierarchie:

Klicken Sie hier, um auf die Dateivorlage der übergeordneten/untergeordneten Hierarchie zuzugreifen. Beachten Sie, dass die Spalte Eindeutige ID als Ihre Mitarbeiter-ID fungieren kann.

Beispiel für eine ebenenbasierte Hierarchie:

Klicken Sie hier, um auf die Dateivorlage der ebenenbasierten Hierarchie zuzugreifen. Die Spalte Eindeutige ID wird bereitgestellt, wenn Ihre Lizenz Zugriff auf diese Funktion hat.

Formatieren der Upload-Datendatei für Teilnehmer

Bei der Einrichtung Ihrer Teilnehmer-Datendatei wird jeder Teilnehmer in einer separaten Zeile der Datei angelegt. Die ersten drei Spalten der Datei enthalten den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Teilnehmers. Zusätzliche Spalten der Datei enthalten Metadaten oder zusätzliche Variablen für Teilnehmerinformationen. Diese Metadaten können zur Erstellung der Hierarchie Ihrer Organisation oder für Filter im Dashboard verwendet werden.

• Hierarchiespezifische Metadaten für übergeordnete und untergeordnete Elemente: Jede Mitarbeiterzeile sollte sowohl die „Personalnummer“ dieses Mitarbeiters als auch die Personalnummer seines Vorgesetzten („Nummer des Vorgesetzten“) enthalten. Diese beiden IDs werden in zwei separaten Spalten erfasst, bilden jedoch gemeinsam die Hierarchie.
• Ebenenhierarchiespezifische Metadaten: Diese Metadaten variieren von Organisation zu Organisation. Mit der Anzahl der Spalten steigt auch die Vielfalt der Werte innerhalb dieser Spalten. In den meisten Fällen enthält die Spalte der ersten Ebene Informationen zur Abteilung eines Mitarbeiters, die zweite Ebene Bezeichnungen von Unterabteilungen innerhalb der Abteilungen und eine weitere Ebene die Bezeichnungen von Teams innerhalb dieser Abteilungen.
• Zusätzliche Metadaten: Zu den Metadatenwerten, die der Teilnehmerdatendatei häufig zur Verwendung mit Dashboard-Filtern hinzugefügt werden, gehören Standort, Beschäftigungsdauer, Altersgruppe/Generierung und Geschlecht.

Nähere Einzelheiten zur Formatierung der Teilnehmer-Datei finden Sie in Schritt 3: Erstellen und Hochladen Ihrer Teilnehmer-Datei. Zusätzliche Informationen erhalten Sie aufder folgenden Supportseite: Vorbereitung Ihrer Teilnehmer-Datei zum Import.

Entwickeln der Umfrage-Kommunikation

Nach der Erstellung der Fragen Ihrer Umfrage und der Vorbereitung Ihrer Hierarchievorlage müssen Sie Nachrichten verfassen, um Mitarbeiter zur Teilnahme an Ihrem Employee Engagement-Projekte einzuladen. Die meisten Projekte enthalten eine E-Mail-Einladung und zwei Erinnerungsnachrichten.

Wir empfehlen, beim Verfassen Ihrer Projekt-Kommunikation einige wichtige Elemente zu berücksichtigen, damit Ihre Mitarbeiter genau wissen, was sie bei der Teilnahme an Ihrem Employee Engagement-Projekt erwartet. Mithilfe der Checkliste unten stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mails gründlich verfassen.

Checkliste der Dinge, die in die Meldungen aufgenommen werden sollen

• Die erwartete Projektdauer
• Das Abschlussdatum des Projekts
• Eine kurze Erklärung zum Zweck des Projekts und Schlüsselergebnisse vergangener Programme
• Eine Erklärung zur Anonymitätsschwelle und Vertraulichkeit des Projekts
• Ein Link zum Projekt
• Eine interne E-Mail-Adresse und Kontaktdetails für Fragen zum Projekt

Klicken Sie hier, um einige beispielhafte Einladungs- und Erinnerungsnachrichten für Engagement-Projekte herunterzuladen. Weitere Informationen zu Nachrichten finden Sie auf der folgenden Supportseite: E-Mail-Nachrichten im Überblick.

Ermitteln von Dashboard-Benutzern und ihren Datenzielen

Noch bevor wir unsere Dashboards erstellen, ist es wichtig, darüber nachzudenken, für wen unsere Dashboards bestimmt sind und was unsere Benutzer mit diesen Dashboards erreichen können müssen. Ihre Ergebnisse hier unterstützen Sie nicht nur bei der Entscheidung darüber, welche Daten in Ihrem Dashboard enthalten sein sollen und wie sie dargestellt werden sollen, sondern auch davor, wenn Sie festlegen, welche Informationen Sie in Ihre Teilnehmerdatei aufnehmen sollten.

Dashboards ermöglichen es verschiedenen Zielgruppen, Daten auf unterschiedliche Weise anzuzeigen, ohne mehrere Dashboards erstellen zu müssen. Die primäre Sicht der Daten in Dashboards basiert auf der Hierarchie und ermöglicht es Managern, die Hierarchie aufzureißen und die Ergebnisse für die Einheit zu analysieren, zu der sie gehören. Rollen können jedoch auch für die Instanzen angelegt werden, in denen die primären Anforderungen eines Benutzers von der Hierarchie abweichen. Anhand der obigen Tabelle können Sie ermitteln, ob und welche Art von Rollen Sie erstellen müssen.

Erstellen eines Projekt-Zeitplans

Im letzten Schritt zur Vorbereitung Ihres Beispiel-Engagement-Projekts müssen Sie einen Zeitplan für den Projektstart festlegen. Anhand der Tabelle unten können Sie Aufgaben im Rahmen Ihres Engagement-Projekts abgrenzen, Termine festlegen und den Fortschritt verfolgen.

Häufig gestellte Fragen