Comment réaliser une enquête sur l’engagement collaborateur

Avant de démarrer : définir le cadre de l’enquête d’engagement

Voici quelques points à prendre en considération avant de démarrer la conception de votre questionnaire portant sur l’engagement :

• Décidez des personnes que vous devrez inclure
• Décidez des personnes que vous n’aurez pas besoin d’inclure et gérez les attentes en expliquant pourquoi vous ne les consultez pas
• Fixez des délais et des dates de traitement dès le départ
• Demandez aux participants de vous faire savoir dès le départ s’ils ne peuvent pas respecter les délais, afin que vous puissiez confier la tâche à quelqu’un d’autre
• Choisissez une personne pour l’approbation finale, et faites comprendre à toutes les personnes impliquées dans le processus d’approbation que la version finale ne sera pas révisée
• Distinguez les questions souhaitables des questions indispensables
• Évitez de concevoir votre enquête en comité
• Définir la fréquence de soumission des enquêtes

Une enquête d’engagement des employés, pour être utile et stratégique, doit entrer dans un programme complet visant à améliorer l’engagement des collaborateurs. C’est pourquoi il est nécessaire d’adresser des enquêtes à un rythme régulier pour suivre l’implication et la motivation des salariés dans le temps et l’optimiser en continu.

Définir la fréquence de ses questionnaires est donc crucial. Nous abordons ce point plus en détail dans la suite de l’article.

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Utiliser notre modèle d’enquête pour un sondage optimal

Conformément à la norme du marché, notre modèle d’enquête utilise une échelle de Likert à 5 points : Les réponses vont de « Tout à fait d’accord » à « Pas du tout d’accord » et sont utilisées pour toutes les questions.

Nous vous recommandons de concevoir votre enquête sur l’engagement de façon à ce que votre sondage englobe les 3 points suivants :

• L’engagement : ces questions se situent au début de votre enquête, et mesurent la fierté de travailler dans l’entreprise, la motivation, la défense de l’entreprise, l’intention de rester et la satisfaction au travail.
• les thèmes principaux : ces thèmes interrogent sur les conditions et facteurs qui pourraient améliorer (ou nuire) à l’engagement. Les questions peuvent porter sur l’autonomie et la responsabilisation, l’évolution de carrière, la collaboration, la communication, le leadership, la reconnaissance au travail, les ressources, la stratégie, le soutien de la direction, la formation et le développement.
• les thèmes supplémentaires : il est possible qu’un autre facteur propre à votre entreprise ou votre secteur d’activité constitue un point essentiel de l’engagement des collaborateurs. Dans ce cas, il est intéressant de l’ajouter à votre enquête. Évitez cependant d’intégrer trop de thèmes supplémentaires car ils pourraient rendre votre enquête trop longue, trop floue et peu motivante. Privilégiez toujours ce qui est réellement essentiel et qui constitue un facteur critique.

En incluant ces trois catégories de thèmes, vous vous assurer d’évaluer l’engagement des collaborateurs dans sa globalité. Vous êtes également en mesure de réagir en cas de baisse de l’implication en sachant ce qui compte réellement pour vos salariés.

Une fois que les objectifs des enquêtes portant sur l’engagement du pesonnel sont définis et que la conception du sondage est effectuée, il faut déterminer la fréquence à laquelle les employés vont être interrogés.

Comment définir la fréquence de ses enquêtes collaborateurs ?

Une entreprise qui parvient à engager, impliquer et motiver ses employés aura sans aucun doute de meilleures performances au niveau business qu’une entreprise dont le taux d’engagement des salariés est faible. Pour ce faire, il faut soumettre des enquêtes régulières qui permettent d’évaluer le taux d’engagement dans le temps, la satisfaction au travail et la motivation des salariés.

Il n’existe pas de fréquence idéale applicable à toutes les entreprises pour soumettre des sondages d’engagement des salariés. Celle-ci dépend de multiples facteurs qui sont propres à chaque organisation.

Les facteurs qui déterminent la fréquence des enquêtes

Facteur 1 : la fluctuation des métriques évaluées

La fréquence des enquêtes internes en entreprise dépend tout d’abord des sujets et des thèmes du sondage.

Par exemple, demander aux salariés d’évaluer leur charge de travail annuellement n’est pas pertinent étant donné que celle-ci peut varier régulièrement. Interroger ses collaborateurs toutes les semaines à propos de leur motivation ou sur leur satisfaction relative aux avantages sociaux n’a pas non plus de réel sens. Il est peu probable de que cet élément fluctue de manière hebdomadaire.

L’entreprise doit donc prendre en compte la fluctuation des métriques évaluées pour définir la fréquence de soumission des sondages idéale.

Facteur 2 : la capacité de l’entreprise à communiquer les résultats

Si une entreprise s’engage à mener des enquêtes mensuelles, elle doit impérativement être en capacité de collecter les données, analyser les résultats, partager les rapports de l’enquête rapidement et intégrer les conclusions à un plan d’action avant le lancement du prochain questionnaire d’engagement.

Si ce n’est pas le cas, il est certain que les collaborateurs vont finir par se désintéresser de ces sondages d’engagement et que le taux de réponse va chuter petit à petit. Or, un faible taux de réponse ne permet pas d’obtenir des résultats fiables.

Facteur 3 : le fonctionnement organisationnel de l’entreprise

Chaque entreprise possède sa cadence organisationnelle. Certaines établissent des bilans mensuels alors que d’autres organisations travaillent trimestriellement. La fréquence de soumission des sondages d’engagement des employés doit être cohérente avec le fonctionnement interne. Les enquêtes pulse (littéralement enquête sur le pouls qui vise à évaluer l’engagement) peuvent donc peut tout à fait suivre le rythme établi dans l’entreprise.

Enquêtes d’engagement fréquentes : comment éviter la lassitude des collaborateurs ?

Le risque lorsqu’une organisation interroge fréquemment ses employés à propos de leur motivation et de leur niveau d’engagement est de créer une lassitude. Cependant, la lassitude est généralement la conséquence d’un manque de prise en compte des réponses et des remarques des collaborateurs plus que d’une fréquence élevée.

Pour contrer ce problème de lassitude liée aux enquêtes d’engagement, l’entreprise doit absolument prouver à ses collaborateurs que les réponses qu’ils donnent sont utilisées pour améliorer leur expérience professionnelle.

6 Pièges à éviter dans ses enquêtes d’engagement

Toutes les entreprises souhaitent un programme d’engagement des collaborateurs réussi. Mais même en respectant une bonne méthodologie, certaines peuvent tomber dans des pièges qui peuvent ruiner les résultats, voire pire, avoir un impact négatif sur l’engagement des collaborateurs.  Voici les pièges plus courants et qu’il vous faudra éviter.

1.   L’absence de pertinence

Pour qu’un programme d’engagement reste dynamique, il doit être pertinent à la fois pour les dirigeants et les collaborateurs. Si votre programme ne fait pas sens, il a peu de chance de survie au sein de votre entreprise. Assurez-vous que votre programme est pertinent en actualisant les questions que vous posez dans l’enquête d’engagement, en vous assurant qu’elles reflètent les sujets pertinents pour votre entreprise

2.   Un manque de confiance dans la confidentialité

Pour donner des réponses honnêtes, les collaborateurs doivent avoir confiance en la confidentialité de leurs réponses. Si des personnes pensent que leurs responsables ou la direction de l’entreprise peuvent identifier leurs réponses, ils peuvent être tentés de ne pas répondre en toute franchise.

Une telle situation compromet la qualité des données de votre enquête d’engagement des salariés. Si la confidentialité est compromise, il est difficile de retrouver la confiance et il serait donc inutile de réaliser l’enquête dans de telles circonstances.

3.   Le manque de transparence

Si les scores des collaborateurs sont plus bas que prévu, il peut être tentant de laisser les résultats de côté et se diriger dans une certaine forme de déni de peur de nuire au moral des troupes. Mais le manque de transparence donne rarement de bons résultats. Une discussion honnête sera toujours préférable et doit permettre de passer en revue les faibles scores d’engagement et de trouver des solutions adéquates.

4.   Évaluer les responsables en fonction de leurs scores

Une pratique courante consiste à évaluer les responsables et managers en fonction des scores de leur équipe à l’enquête d’engagement. Selon notre expérience, il s’agit d’un piège fréquent qui limite finalement l’impact de l’enquête sur l’engagement.

En effet, ce type de pratique peut mener les responsables à faire pression sur leurs collaborateurs pour qu’ils répondent plus favorablement à l’enquête qu’ils ne l’auraient fait spontanément. Cela peut aussi biaiser la façon dont les collaborateurs répondent, car ils savent que leurs réponses auront un impact sur leur responsable.

5.   Une mauvaise gestion du changement

Une grande partie du travail consiste à créer une enquête et à analyser les résultats, mais souvent trop peu de temps est consacré à gérer les changements nécessaires mis en évidence par le sondage d’engagement. Les points évalués doivent concerner des éléments précis et porter sur des optimisations réalisables. Il est essentiel qu’une gestion du changement appropriée soit mise en place pour que les dirigeants aient le soutien et les ressources nécessaires pour y parvenir. Si aucune action n’est associée à une question de l’enquête, vous devez reconsidérer la pertinence d’intégrer ladite question.

6.   Une communication retardée

Les collaborateurs ont pris le temps de participer à l’enquête d’engagement, de la remplir et de l’envoyer. Ils sont sûrement intéressés par les résultats, et dans notre contexte technologique actuel, ils auront tendance à les attendre dans un délai assez court. S’il y a un délai important entre l’enquête et la publication des résultats, des semaines voire des mois, le programme n’aura pas le même impact car le sondage sera jugé comme lointain, moins pertinent et même oublié.

Utilisez une plateforme puissante pour vos enquêtes auprès des employés

Avec toutes ces informations et ces conseils, vous avez toutes les cartes en main pour créer des sondages pertinents et efficaces afin de mesurer l’implication et la motivation de vos salariés sur le long terme. Il ne vous manque plus qu’à trouver un outil adéquat qui vous permette à la fois de sonder vos collaborateurs à une fréquence définie, d’analyser leurs réponses et de dresses des rapports de vos enquêtes

Pour gagner en temps et en efficacité, faites confiance à la plateforme d’engagement Qualtrics qui vous possède toutes les fonctionnalités essentielles d’un programme d’engagement des employés.