Paramétrage de vos messages

À propos des messages

Configurer des messages clairs et sans ambiguïté est essentiel à la réussite d’un projet 360. Une stratégie de communication interne solide avant le lancement peut aider à améliorer les taux de réponse. De même, une communication claire dans les e-mails et les messages système est particulièrement importante, surtout pour certains flux de travail, comme lorsque les évaluateurs peuvent être nommés.

La première étape consiste à prendre des mesures pour garantir la réussite de la livraison des e-mails. Consultez la page d'aide « Utilisation d'une adresse d'expéditeur personnalisée » pour découvrir les options permettant de personnaliser l'adresse « De » de vos e-mails. Contactez le Support Qualtrics si une configuration est requise.

Options de message

Avant d'envoyer vos premières invitations, vous devez configurer plusieurs options. Ces options se trouvent dans la section « Options » de l'onglet « Messages » et comprennent les éléments suivants :

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• Permettre aux participants d'envoyer des rappels aux évaluateurs.
• Envoyer automatiquement des invitations aux nouveaux évaluateurs. 
• Regrouper les invitations et les rappels envoyés par e-mail à partir d'une seule distribution.
• Indiquez les identifiants de connexion des évaluateurs externes.

Pour en savoir plus sur ces paramètres, consultez la section « Options des messages ».

Messages d'invitation et de rappel

Les e-mails les plus couramment utilisés pour presque tous les flux de travail sont « Invitation de la personne évaluée », « Invitation de l’évaluateur » et leurs rappels associés. Consultez ce document pour découvrir des modèles utiles qui vous aideront à trouver des idées pour vos messages.

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Les éléments clés de ces messages doivent inclure :

• La date limite pour remplir l’enquête
• Les exigences propres au flux de travail (par ex., « Vous devez nommer X évaluateurs ».)
• Le lien pour accéder à l’enquête
• Toute information spécifique concernant l’accès à l’enquête (par ex., des liens uniques ou des mots de passe)
• Où aller si les participants ont des questions

Astuce : si vous incluez des informations de connexion dans vos messages, le mot de passe n'apparaîtra pas aux participants qui se sont connectés à leur portail et ont modifié leur mot de passe, pour des raisons de sécurité. Nous vous conseillons d'ajouter une note dans votre e-mail pour préciser ce point, par exemple : « Remarque : si vous vous êtes déjà connecté à votre portail de participant et que vous avez modifié votre mot de passe, celui-ci ne figurera pas dans cet e-mail pour des raisons de sécurité. » Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, veuillez cliquer sur le lien de connexion et sélectionner « Mot de passe oublié ? » pour le réinitialiser. »

Pour plus d'informations sur tous les éléments de l'onglet « Messages », consultez la page d'aide consacrée aux messages électroniques.

Astuce : Notez qu'il existe des messages supplémentaires liés à différentes options dans les flux de travail d'approbation des candidatures et d'accès aux rapports. Une fois cette option activée dans les options des participants, l'icône Modifier l'e-mail apparaîtra à côté de l'option. En cliquant sur cette icône, vous serez redirigé vers la section Messages électroniques pour la configuration.