Paso 1: Preparación de contactos para la distribución en XM Directory

Preliminares

Antes de empezar a enviar distribuciones, debe asegurarse de tener listos los contactos correctos. Para ello, deberá dirigirse a la pestaña Segmentos y listas de su directorio.

Esta pestaña tiene tres secciones diferentes: Segmentos, Listas y Muestras. En la siguiente sección, hablaremos más sobre estas diferentes funciones y cuándo puede utilizar una u otra.

Segmentos

Los segmentos son grupos de contactos que comparten atributos como la demografía, las necesidades o las prioridades. Son una excelente manera de identificar los grupos clave de los que su organización desea obtener información. Los segmentos se actualizan automáticamente diariamente (o manualmente, según sea necesario) para incluir todos los contactos en el directorio que se ajusten a sus criterios. Por lo tanto, si un contacto se actualiza con información nueva y ahora pertenece al segmento, se añadirá; se eliminarán los contactos que ya no se ajusten a los criterios del segmento.

Solo los administradores de directorios pueden crear o editar segmentos, pero cualquier persona con acceso al directorio puede distribuirles encuestas. Si tiene curiosidad por los criterios que se utilizan para determinar la pertenencia de un contacto dentro de un segmento, lea la descripción o haga clic en su nombre para ver los criterios.

Listas

Si lo único que quiere hacer es distribuir a una lista de contactos, debe comenzar con una lista de distribución. Cuando crea contactos utilizando una lista de distribución, puede incluir cualquier información que desee asociar con ellos, desde direcciones de correo electrónico hasta números de teléfono y atributos adicionales (llamados “datos embebidos”).

A diferencia del directorio, las listas de distribución son de propiedad individual, por lo que la creación de una lista en su cuenta no significa automáticamente que otro usuario de su organización podrá usarla o editarla.

Si creó una lista de distribución en el pasado, siempre puede reutilizarla. La reutilización de las listas existentes es una buena idea cuando lo que quiere es hacer un seguimiento de las tasas de respuesta y del historial de distribución de los miembros de una lista concreta. Si envía una distribución a un conjunto de contactos completamente nuevo, un subconjunto de una lista existente, o si lo que quiere es mantener un historial de distribución independiente para determinadas distribuciones, entonces la mejor práctica es crear una lista nueva.

Creación de listas de distribución

Existen dos opciones para añadir contactos: cargar un archivo o introducir manualmente los contactos. La entrada manual se utiliza cuando se introducen contactos a mano o se copian de una hoja de Excel. No se recomienda esta opción para un gran número de contactos. La opción de carga de archivo le pedirá que cargue un archivo que contenga sus contactos. Se recomienda que descargue y utilice el documento de ejemplo proporcionado, ya que las listas de distribución requieren un formato específico para que la carga se realice correctamente.

Si un contacto de los que añade no existe en el directorio en el momento de la importación, dicho contacto se añadirá automáticamente al directorio. Si el contacto existe en el directorio, este se actualizará. Eso significa que si otro usuario tiene al contacto en una de sus listas de distribución particulares, la información de dicho contacto se actualizará también en esa lista de distribución.

Muestras

En lugar de crear otras listas de distribución, puede crear muestras de listas ya existentes. Para ello, vaya a la sección Muestras. Es mejor crear muestras cuando lo que quiere es extraer de una lista a algunos contactos o crear una muestra aleatoria a partir de una lista existente.

Un caso de uso frecuente de las muestras es para realizar el seguimiento de las encuestas. Por ejemplo, es posible que su organización haya enviado una encuesta a las personas que han visitado el sitio web e indicado que han adquirido algún producto. Quizás quiera volver a encuestar a esas personas en el futuro para ver qué opinan de su compra o saber si han seguido comprando productos en su sitio web. Para ello, podría crear una muestra a partir de la lista de distribución original utilizando como criterio el hecho de que adquirieron algún producto de su sitio web en el pasado.

Listas compartidas

Como se señaló anteriormente, los segmentos están disponibles en toda la dirección, mientras que las listas de correo y sus muestras inicialmente solo pertenecen a la persona que las creó.

Sin embargo, si pertenece a un grupo, puede compartir listas de distribución que haya creado con el grupo, así como crear nuevas listas compartidas y ver qué ya se ha compartido con el grupo. En la pestaña Listas, haga clic en Carpetas de lista compartida y seleccione una biblioteca (si la hubiera) a la que pertenezca.

Desencadenantes de mensaje

Si se ha añadido un contacto a una lista, es posible que desee enviarle un correo electrónico notificándole su pertenencia a la lista de distribución y que es posible que se le envíen encuestas adicionales. Con los desencadenantes de mensajes, se puede notificar automáticamente a un destinatario por correo electrónico si se ha añadido un contacto a una lista de distribución.

Para ello, haga clic en una lista y seleccione Opciones de lista. Seleccione Gestionar desencadenadores de mensaje.

Aquí se le recordará que el mensaje se enviará cada vez que se añada a alguien a la lista de distribución. Seleccione el destinatario, que puede ser el propio contacto u otra dirección de correo electrónico. Desde aquí, redactará el mensaje que quiera enviar y configurará otras opciones de mensaje.

También puede añadir criterios adicionales para que un correo electrónico solo se envíe en determinadas circunstancias. Por ejemplo, si quiere enviar un correo electrónico a un contacto para informarle de su suscripción a la lista de distribución y de la posibilidad de que reciba correos electrónicos en el futuro, es probable que no quiera enviarle dicho correo si ya ha recibido otros de su organización. Para configurarlo, haga clic en Añadir criterios adicionales cuando esté configurando el tipo de desencadenador. Seleccione Estadísticas y establezca la condición en “Total de correos electrónicos iguales a 0”. En este caso, los contactos solo recibirán un desencadenante de mensaje si su organización no se ha puesto en contacto con ellos y se han añadido recientemente a la lista de distribución.

Siguientes pasos

Ahora tiene a sus contactos listos para la distribución, diríjase al Paso 2: Distribución a contactos en XM Directory.

Preguntas frecuentes