Étape 3 : personnalisation de vos options et téléchargement des participants

Options relatives aux participants

Toutes les enquêtes 360 ne sont pas identiques. Différentes options sont donc nécessaires pour répondre aux objectifs du projet. Elles sont déterminées avant le lancement du projet et configurées dans la section Options de l’onglet Participants. Avant de définir ces options, les questions clés à vous poser sont les suivantes :

• Par qui souhaitez-vous faire évaluer vos personnes évaluées ?
• Comment souhaitez-vous sélectionner les évaluateurs des personnes évaluées ?

Ci-dessous, nous aborderons certaines des options les plus couramment utilisées et ce qu’elles font.

• L’évalué s’auto-évalue : le sujet doit s’évaluer lui-même. La sélection de cette option uniquement et d’aucune autre option est courante lorsque l’administrateur importera à la fois les listes d’évalués et d’évaluateurs.
• Les managers approuvent les nominations : il s’agit d’une option du responsable, située en haut des options du participant. Si vous laissez les évalués choisir leurs propres évaluateurs, cette option donne aux responsables le contrôle sur les personnes autorisées à évaluer leurs subordonnés. Si une personne évaluée choisit un évaluateur qui ne le connaît pas si bien, ou qui ne correspond pas aux normes que le gestionnaire a en tête, le responsable peut refuser la nomination.
  Astuce Qualtrics : cette option est fournie avec plusieurs paramètres d’e-mail. Vous pouvez donc choisir d’informer le responsable des nouvelles nominations, de permettre aux évalués de contacter leurs responsables lorsqu’ils ont terminé de nommer des évaluateurs ou d’envoyer un e-mail à la personne évaluée lorsque les nominations sont refusées. Vous pouvez également personnaliser les e-mails sortants en cliquant sur E-mail en regard d’une option que vous avez sélectionnée.

• L’évalué ne peut pas supprimer les nominations définies par les managers ou les administrateurs : ce paramètre empêche les évalués de supprimer les évaluateurs chargés pour eux par un administrateur (c’est-à-dire vous-même) ou sélectionnés par un responsable (si les Responsables peuvent choisir des évaluateurs activés). Les évalués peuvent toujours supprimer les nominations qu’ils ont eux-mêmes effectuées.
• Subject nomme des évaluateurs : permet aux évalués de choisir qui seront leurs évaluateurs. Vous pouvez également spécifier où la personne évaluée sélectionne des évaluateurs. Nous vous conseillons de charger tous vos évaluateurs dans le projet et de sélectionner Tout le monde dans l’évaluation, ou de vous assurer que les membres pertinents de votre organisation sont chargés dans le répertoire, puis de sélectionner Tout le monde dans le répertoire. Vous pouvez ensuite restreindre les personnes qui peuvent être ajoutées à partir de ces emplacements par des métadonnées.
  Astuce Qualtrics : l’option « N’importe qui n’est pas en évaluation actuellement » n’est pas couramment utilisée, car elle permet aux évalués d’ajouter celui qu’ils souhaitent dans votre répertoire d’employés et peut entraîner des doublons. Elle ne doit jamais être utilisée si votre marque possède SSO.
• Permettre aux évalués de sélectionner des liens : si vous autorisez les évalués à choisir qui les évalue, vous devez presque toujours les autoriser à définir également leur relation avec leur évaluateur. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser l’option Autoriser uniquement les relations de types spécifiés pour limiter les relations que les sujets peuvent sélectionner.

Consultez la page d’assistance Options des participants pour en savoir plus sur les options des participants qui ne sont pas abordées ici.

Importer des participants

Fichier des évalués

La première étape lors de l’ajout de participants sera toujours d’importer les personnes évaluées. Les informations minimales requises pour l’importation d’un sujet sont le prénom, le nom, l’adresse e-mail et l’identifiant unique. Tous les autres champs de métadonnées à utiliser dans l’enquête ou les rapports (par ex., service, occupation, etc.) sont facultatifs. Pour plus d’informations sur le téléchargement du fichier d’exemple et son importation, consultez la section Préparer votre fichier des personnes évaluées.

Fichier des évaluateurs

Les évaluateurs sont généralement ajoutés à votre projet de l’une des deux façons suivantes : soit en ayant des évaluateurs prédéterminés, soit en important un pool d’évaluateurs.

La méthode des évaluateurs prédéterminés est en rapport avec le premier exemple de la section Options, où les évalués et les évaluateurs sont prédéterminés. Pour cette configuration, le fichier de l’évaluateur est configuré avec les en-têtes suivants : Prénom, Nom, E-mail de l’évaluateur, Identifiant unique de l’évaluateur, Identificateur unique du participant et Relation. Il est utile de rappeler que chaque champ de ce fichier concerne l’évaluateur : le prénom et le nom de famille de l’évaluateur, l’identifiant et l’e-mail de l’évaluateur, l’identifiant de la personne évaluée que l’évaluateur évalue et la relation de l’évaluateur avec la personne évaluée. Le champ IdentificateurUniqueSujet est ce qui relie l’évaluateur à l’évalué dans la plateforme, et la relation affecte la manière dont le feedback est affiché dans le rapport. Ces champs sont essentiels pour que votre rapport de la personne évaluée fonctionne comme prévu.

Si vous laissez les évalués nommer leurs évaluateurs, vous devez charger une liste d’évaluateurs parmi lesquels ils pourront choisir. Dans ce cas, le fichier de l’évaluateur doit contenir Prénom, Nom, E-mail de l’évaluateur et Identifiant unique de l’évaluateur, mais il n’a pas besoin de contenir de lien vers une personne évaluée, car l’évalué déterminera la relation et créera la connexion au cours de son processus de nomination.

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