Reglas de frecuencia de contacto

Acerca de Reglas de frecuencia de contacto

XM Directory le permite establecer reglas que determinen la frecuencia con la que sus contactos pueden recibir mensajes. Estas reglas pueden aplicarse al nivel del directorio, de una lista de distribución o de una encuesta. Si los usuarios de su organización tratan de sobrepasar estos límites, la lista de distribución seguirá enviando correos electrónicos, pero se omitirán todos los que superen dichos límites.

Puede acceder a las reglas de frecuencia de contacto navegando a la pestaña Configuración del directorio. La sección Frecuencia de contacto aparece en la parte superior de la página.

Reglas de directorio

Puede crear reglas que se apliquen a todos los contactos de un directorio. Puede optar por aplicar solo uno de estos parámetros o ambos.

• • Número máximo de mensajes que puede recibir un contacto: Limite el número de mensajes que pueden recibir todos los contactos en el directorio dentro de un período de tiempo determinado. Determine el número máximo de mensajes en el campo y especifique un período en el menú desplegable.
    Consejo Q: El período Por mes se define en 30 días. Por ejemplo, si crea una regla personalizada para permitir solo 1 mensaje al mes, el encuestado podría recibir un correo electrónico el 31 de marzo, pero no otro hasta el 30 de abril.
  • Número de días que deben transcurrir para que los contactos puedan recibir otro mensaje: Especifique el número de días que deben transcurrir entre los correos electrónicos.
    Consejo Q: El período Por día funciona con períodos de 24 horas. Por ejemplo, si crea una regla personalizada para permitir solo un mensaje por día y el encuestado recibe un correo electrónico el 1 de enero a las 8 am, podrá recibir otro correo electrónico después de las 8 am del 2 de enero.

Reglas personalizadas

Las reglas personalizadas le permiten fijar límites a la frecuencia con la que se puede contactar con los encuestados. Puede especificarlas en función de la encuesta a la que se les haya invitado o de la lista de distribución a la que pertenezcan. Estas reglas actúan como excepciones a sus reglas de directorio. Consulte la sección sobre Cómo interactuar reglas para obtener más información sobre las interacciones de reglas.

Crear una regla personalizada

1. Haga clic en Crear regla personalizada.
   
2. Seleccione si la regla es para listas de distribución o para encuestas.
   
3. Seleccione las listas o encuestas a las que desea aplicar las reglas. Puede seleccionar varias a la vez.
   
   Consejo Q: puede seleccionar varias encuestas o listas, pero no puede crear una sola regla que combine las dos. Si necesita que las listas y las encuestas tengan las mismas reglas, cree una para las encuestas y luego otra exactamente igual para las listas. Cada regla personalizada le permite seleccionar hasta 20 listas o encuestas.
   Advertencia: La encuesta debe estar activa/publicada para mostrarse como opción al establecer una regla personalizada.
4. Seleccione los tipos de mensajes a los que se aplicarán las reglas. Puede ser solo invitaciones o invitaciones y correos electrónicos sin enlaces de encuesta (“Todos los tipos de mensaje”).
   
5. Seleccione si desea permitir siempre que los contactos de las listas seleccionadas reciban mensajes, encuestas e intercepts, independientemente de las reglas de directorio, o si desea crear una nueva regla personalizada.
   Consejo Q: Si selecciona Permitir siempre que los contactos de la(s) lista(s) seleccionada(s) reciban mensajes, encuestas e intercepts, independientemente de las reglas de directorio, se anularán las reglas de contacto del directorio que haya establecido. Si envía mensajes a las listas/encuestas especificadas por esta regla, esta regla se aplicará en lugar de lo que la regla de directorio indique.
6. Seleccione las reglas que se aplicarán. Si tiene problemas para comprender qué hace cada regla, consulte a continuación la sección Opciones.
   
7. Haga clic en Crear regla.

Opciones

• Limite la cantidad de mensajes que pueden recibir los contactos cuando se envíen a esta lista: especifique cuántos mensajes pueden recibir los contactos y en qué período de tiempo.
  Consejo Q: El período Por mes se define en 30 días. Por ejemplo, si crea una regla personalizada para permitir solo 1 mensaje al mes, el encuestado podría recibir un correo electrónico el 31 de marzo, pero no otro hasta el 30 de abril.
• Especifique la cantidad de tiempo que debe pasar después del último mensaje que recibe un contacto para poder recibir un mensaje enviado a esta lista: Especifique, en días, cuánto tiempo tiene que pasar entre mensajes.
  Ejemplo: En la siguiente imagen, solo se pueden enviar 5 invitaciones a la encuesta al mes. Solo 1 invitación puede salir cada 7 días. Sin embargo, si envía correos electrónicos sin enlaces de encuesta a las listas seleccionadas, puede enviar tantas veces como desee porque la regla está configurada para que solo afecte a las invitaciones.
• Ignorar y sustituir las reglas de directorio existentes: Ignore todas las demás reglas de frecuencia de contacto a favor de su regla personalizada. Consulte la sección sobre Cómo interactuar reglas para obtener más información sobre las interacciones de reglas.

Cómo interactúan las reglas

Si una regla personalizada incluye Ignorar y sustituir las reglas de directorio existentes, esta regla se aplicará independientemente de otras reglas personalizadas o de las reglas de directorio. Este parámetro anula siempre todas las demás reglas configuradas.

Cuando no hay reglas que incluyan Ignorar y sustituir las reglas de directorio existentes, las reglas personalizadas que incluyen Permitir siempre a los contactos recibir los mensajes enviados a esta lista/encuesta independientemente de las reglas de frecuencia de contacto del directorio anularán todas las demás reglas.

De lo contrario, si se aplican diferentes reglas a la misma distribución, se aplicará la regla personalizada o la regla de directorio con la configuración más restrictiva.

La siguiente tabla muestra qué regla se aplicará cuando interactúen dos reglas. La celda donde se cruzan dos reglas muestra cuál de las dos ganará.

Cuando se evalúan las reglas personalizadas

Las reglas personalizadas se evalúan en el momento en que una distribución comienza a enviarse. Si se programa una distribución cuando se aplica una regla y, a continuación, la regla se elimina antes de que se envíe la distribución, la distribución no seguirá la regla establecida anteriormente.

Del mismo modo, las reglas de frecuencia personalizadas no se aplican a mitad de una distribución, lo que significa que sería posible que las direcciones de correo electrónico recibieran varios correos electrónicos que normalmente no se permitirían debido a las reglas de frecuencia de contacto. Por ejemplo, supongamos que tiene una regla personalizada fijada para permitir que solo cada contacto de una lista de distribución reciba un correo electrónico al mes. Si su lista contiene la misma dirección de correo electrónico tres veces, la dirección recibirá tres correos electrónicos, uno para cada entrada de la lista de distribución.

Las reglas personalizadas también volverán a ver las distribuciones anteriores. Si ya ha enviado una distribución para una encuesta o lista específica y, a continuación, crea una regla de frecuencia personalizada, la regla se evaluará junto con las distribuciones que ya se hayan enviado. Además, no hay límite en lo que esta regla mirará hacia atrás.

Reglas personalizadas con múltiples listas o encuestas

Cada regla personalizada le permite seleccionar hasta 20 listas o encuestas a la vez. Para determinar si una distribución debe enviarse a un destinatario determinado, se evaluarán las reglas personalizadas con varias listas o encuestas frente a todas las distribuciones enviadas a la lista.

Preguntas frecuentes