Estrai dati dall’attività di Google Drive

Informazioni sull’attività Estrai dati da Google Drive

Puoi importare i dati dal tuo account Google Drive a Qualtrics in modo che possano essere utilizzati per aggiungere automaticamente utenti XM Directory, dipendenti o utenti CX Dashboard. A seconda delle proprie esigenze, questa importazione può essere eseguita su base pianificata o anche solo una volta.

Questa funzionalità è disponibile per qualsiasi cliente Qualtrics con accesso a Workflow e a un account Google Drive.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a importare dati da Google Drive a Qualtrics, considera le seguenti considerazioni:

• Che cosa vuoi fare con i tuoi dati Google Drive una volta che sono in Qualtrics? Consultare le attività del caricatore disponibili per una lista di opzioni.
• Quale account Google Drive utilizzerai? Assicurati che i file che desideri importare in Qualtrics siano di proprietà o condivisi da questo account. Tenere presente che sarà necessaria la proprietà dei file se si desidera eliminarli o spostarli dopo che sono stati elaborati.
• Dove sono i file che vorresti importare? Assicurati che si trovino in una cartella distinta e non solo sotto “Drive personale”.
• Si sta cercando di importare un file specifico o più file su base pianificata? Se si sta importando solo un file, è possibile procedere alla configurazione. In caso contrario, considerare quanto segue.
• I tuoi file sono in un formato coerente? Ad esempio, i file che si spera di importare nello stesso workflow devono avere le stesse intestazioni/colonne/campi, anche se i valori sono diversi.
  Esempio: si configura un flusso di lavoro per caricare regolarmente i contatti da Google Drive nella directory XM. Ogni file ha colonne per Nome, Cognome, E-mail, Telefono, UniqueID e Ubicazione.
• Esistono regole di attribuzione nomi speciali per i file che si desidera importare? Ciò non è richiesto, ma incoraggiato, se si desidera solo distinguere chiaramente i file da importare, in particolare se sono presenti nello stesso file dei file non elaborati.
• Che cosa vuoi fare con un file una volta che è stato elaborato? Questo non solo per identificare i file di Google Drive che sono già stati caricati in Qualtrics, ma per impedirne il nuovo caricamento in assenza di modifiche. Ad esempio, si desidera modificare il nome del file elaborato? Se sì, pensate se c’è un prefisso che volete aggiungere al nome. Spostare il file in un’altra cartella? In questo caso, assicurarsi di creare la nuova cartella.

Connessione di un account Google Drive

Prima di poter utilizzare l’attività Estrai dati da Google Drive, devi connettere un account Google Drive per Qualtrics da cui estrarre i dati. Gli account possono essere aggiunti da Brand Administrator per altri utenti della licenza, o da singoli utenti per il loro utilizzo personale.

La connessione per l’attività Estrai dati da Google Drive è separata dalle connessioni per altre estensioni di Google, come Google Calendar e Google Sheets.

Aggiunta di un account come amministratore del brand

Se sei un Amministratore della licenza, puoi aggiungere un account Google Drive per alcuni o tutti gli utenti nella tua licenza da utilizzare.

1. Innanzitutto, trovare e installare l’app. Assicurarsi di scegliere Estrai i dati da Google Drive, non nessuna delle altre opzioni di Google.
2. Quindi aggiungere un account.

Per ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti che hanno accesso a questo account, consultare Determinazione di chi può utilizzare un conto di estensione.

Aggiunta di un account come singolo utente

Seguire la procedura descritta in questa sezione per aggiungere un account Google Drive per l’utilizzo personale. Solo tu sarai in grado di utilizzare l’account che ti sei connesso.

1. Seguire la procedura in Configurazione di un’attività Estrai dati da Google Drive fino alla fase in cui si seleziona un account da utilizzare.
2. Fare clic su Aggiungi account utente.
   
3. Assegnare un nome all’account. Questo nome viene utilizzato per scopi organizzativi e per identificare il cliente.
   
4. Fare clic su Connetti account.
5. Accedere al proprio account Google.
   
6. Quindi si verrà reindirizzati alla schermata di consenso di Google, che riassumerà l’autorizzazione necessaria per accedere ai file nel proprio account Google Drive. Leggere la descrizione e fare clic su Consenti.
   

Configurazione di un’attività Estrai dati da Google Drive

1. Fare clic sul menu di navigazione in alto a sinistra.
   
2. Selezionare Workflow.
3. Fare clic su Crea un workflow.
4. Selezionare Avviato in un momento specifico.
5. Se lo si desidera, rinominare il workflow.
   
6. Determinare quando viene attivato il workflow pianificato. Consultare i flussi di lavoro pianificati per ulteriori informazioni sulla configurazione dei flussi di lavoro pianificati.
7. Fare clic sul segno più ( + ) e selezionare Attività.
8. Cercare e selezionare Estrai dati da Google Drive.
   
9. Selezionare l’account Google Drive da cui estrarre i file. Tutti gli account aggiunti dagli Amministratori della licenza, nonché gli account che hai aggiunto da solo, saranno elencati qui.
   
10. Se si desidera aggiungere nuove credenziali dell‘account Google Drive, fare clic su Aggiungi account utente e seguire la procedura nella sezione Connessione a un account Google Drive.
11. Fai clic su “Avanti”.
12. Scegli la cartella Google Drive in cui Qualtrics cercherà i file da importare. Esistono due modi per selezionare una cartella:
    • Incolla collegamento diretto alla cartella: in Google Drive, passare alla cartella che si desidera selezionare. Copiare l’URL completo dal proprio browser. Quindi, di nuovo in Qualtrics, incollare il collegamento nel campo.
      
    • Selezionare la cartella Google Drive: verrà visualizzato un menu a discesa che elenca le cartelle in Google Drive. È possibile digitare il nome della cartella per trovarla.
      
13. Rivedere la cartella selezionata per essere certi che sia quella corretta.
    
    Qtip: per selezionare una cartella diversa, fare clic su Modifica cartella.
14. Scegli quale/i file sarà/saranno importato/i in Qualtrics. Esistono due modi per configurare questi file:
    • Importare i file che corrispondono a un modello di nome file: questa è l’opzione migliore per le importazioni che si desidera vengano eseguite su base pianificata. Fornire una parte di un nome file è un ottimo modo per identificare solo i file correlati, ignorando al contempo eventuali altri che potrebbero trovarsi nella cartella. È anche possibile lasciare vuoto questo campo se tutti i file aggiunti alla cartella selezionata sono idonei per il caricamento. Una volta stabilito il nome del file, seleziona un tipo di file. Puoi scegliere tra CSV, TSV e Google Sheets.
      
      Esempio:
      Si stanno importando contatti su base regolare. Tutti i file dei tuoi contatti hanno come prefisso “contatti” e quindi una data, in modo che siano facilmente identificabili.
    • Importa un file specifico: seleziona un file specifico nella cartella di origine. Questo è un buon modo per eseguire un’importazione una tantum, piuttosto che un’importazione regolare e pianificata. Solo i file CSV, TSV e Google Sheets saranno disponibili per l’importazione. È possibile cercare un file in base al nome.
      
15. In Opzioni di importazione, decidere cosa accade ai file dopo che sono stati elaborati da questo workflow di Google Drive. Sono disponibili alcune opzioni:
    
    • Cancellare i file elaborati. Questa è la scelta predefinita. Una volta importato il file in Qualtrics, viene eliminato da Google Drive.
    • Mantieni i file elaborati e rinominali. Anziché eliminare i file, verranno rinominati. Specificare un prefisso file che verrà aggiunto ai nomi dei file quando vengono elaborati. Aggiungeremo anche l’ora in cui il file è stato elaborato al nome, per evitare eventuali duplicati.
      Esempio: se il prefisso è “elaborato”, un file denominato dati dei dipendenti verrà rinominato processed-employee-data_2021-06-09_093039.
    • Mantieni i file elaborati e spostali in un’altra cartella. Spostare il file elaborato in un’altra cartella. È possibile selezionare la cartella di destinazione nello stesso modo in cui è stata selezionata la cartella di origine, incollandola in un collegamento o selezionandola dall’elenco a discesa.
    • Mantieni i file elaborati. Una volta importato, il file rimarrà nella cartella originale. Assicurarsi che tra cicli di esecuzione del workflow il suo contenuto sia aggiornato o che lo stesso file venga importato di nuovo.
16. Se lo si desidera, selezionare Usa PGP per crittografare i file. Per ulteriori informazioni su questo metodo supplementare di crittografia e protezione dei dati, consultare PGP Encryption.
17. In Carica file di esempio, è necessario importare un file di esempio che avrà la stessa struttura dei file che verranno elaborati ogni volta che viene eseguito il workflow. Esistono due modi per impostare questo file di esempio:
    • Scegli un file di esempio da Google Drive: scegli un file di esempio direttamente da Google Drive. Qui appariranno solo CSV, TSV e Google Sheets; la dimensione massima del file è 100MB per CSV e TSV, 10 MB per i fogli Google. Prima di poter inviare il formato file, è necessario fare clic su Verifica campi per assicurarsi che il documento sia corretto.
      
      Qtip: stai caricando un file specifico? Selezionare nuovamente questo file per il file di esempio.
    • Carica un file di esempio dal tuo computer: carica un CSV o un TSV (dimensione massima di 100MB) dal tuo computer.
      
      Qtip: se vuoi, puoi scaricare i file di esempio nel task o scaricarli nella sezione File di esempio. L’unico formato di codifica file supportato è UTF-8. Alcuni software per fogli di calcolo salvano i file come Unicode UTF-8, che è diverso da UTF-8, in caso di errori imprevisti. Assicurarsi di eseguire l’esportazione in formato UTF-8 e non in formato Unicode UTF-8.
      
18. Verificare i campi nel file. La tabella visualizzerà le intestazioni di colonna (che rappresentano i singoli campi) e i relativi valori per le prime due righe di dati.
    
19. Ricontrollare la parametrizzazione. Se si è pronti a completare la configurazione di Google Drive, fare clic su Salva.
    
20. Fare clic sul segno più ( + ) e selezionare Attività per configurare l’attività che dovrebbe seguire l’estrazione dei dati di Google Drive. Dovrebbe trattarsi di un’attività di caricamento dati. Vedere le attività del caricatore disponibili per un elenco di opzioni.
    

Condizioni basate su dati estratti

Una volta terminata la configurazione dell’attività Google Drive, è possibile impostare le condizioni in base ai dati estratti. Ciò consente all’utente di specificare cosa accade successivamente nel proprio workflow.

Di seguito è riportato un elenco di tipi di condizioni che è possibile aggiungere a un flusso di lavoro dopo un’attività “Estrai dati da Google Drive”.

• Numero di file importati
• Numero di righe importate

È quindi possibile specificare un numero esatto o un intervallo (maggiore di, minore di, ecc.). Ad esempio, puoi dire che i file saranno caricati nella directory CX solo se ci sono meno di 100 righe.

FAQ