ステップ4：メッセージの設定

メッセージについて

明確、明瞭なメッセージの設定が、360プロジェクトの成功のために重要です。開始前に、内部で綿密なコミュニケーションを取ることが回答率の向上につながります。また、特に評価者が指名されるなどの特定のワークフローでは、メールメッセージとシステムメッセージでの明確なコミュニケーションがひときわ重要です。

最初のステップでは、正常にメールの配信ができるよう設定を進めていきます。メールの「差出人」アドレスをカスタマイズするオプションについては、「カスタム差出人アドレスの使用」のサポートページを参照してください。構成が必要な場合は、Qualtricsサポートにお問い合わせください。

メッセージオプション

最初の招待状を送る前に、いくつかのオプションを設定する必要があります。これらはメッセージタブのオプションセクションにあります。

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• 被評価者へのリマインダーを許可する：このオプションにより、被評価者へのリマインダーをいつでも送信することができます。被評価者へのリマインダーは、被評価者の評価を終えていない評価者だけが受け取ります。
• 新しい評価者の招待を自動的に送信する：有効にすると、被評価者から指名された評価者は、指名され次第（設定によってはマネージャーが指名を承認し次第）、評価者のメールアドレスに招待メールが届きます。

  

  注意: この設定は、評価者を指名する前にオンにしておく必要があります。遅れてオンにした場合、設定が有効になる前に指名された評価者を過去にさかのぼって招待することはできませんが、今後新たに指名された評価者には通知されます。

• 評価者の招待とリマインダーを可能な限り統合します：評価者が多くの被評価者に招待されている場合、または複数のリマインダーを送信されている場合、このオプションはそれらのメッセージを統合しようとします。

  

  Qtip:この設定は、「新しい評価者の招待を自動的に送信する」設定によって送信されたメッセージを統合しません。また、ログインしていない外部評価者に送信されたメッセージは統合されません。外部評価者のインクルードログイン情報を無効にしても、外部評価者には複数の評価者のメールアドレスが送信されます。

• 外部評価者用のログイン情報を含める：外部評価者は、評価への直接リンクを受け取ることができ、ログインする必要はありません。しかし、さまざまな被評価者から指名される可能性が高い場合、たくさんのメールが届くことになる。外部評価者のメールアドレスを統合したい場合は、この設定を有効にしてください（自動招待も無効にしてください）。外部評価者にはログイン情報が与えられ、すべての評価を一元管理できるポータルサイトにアクセスできる。

  

  Qtip:このオプションを無効にすると、被評価者とマネージャーだけが招待者のログイン情報を受け取ることになります。外部評価者には、ポータルのログイン情報は送られませんが、評価へのユニークなリンクが記載された個別のメールアドレスが送られます。

評価者の招待とリマインダーを可能な限り統合する」または「外部評価者のログイン情報を含める 」を有効にしていても、「新しい評価者に自動的に招待を送信する」を有効にしている場合、自動的に送信された招待は統合されませんのでご注意ください。繰り返し指名される外部評価者が多く、外部評価者が受け取る招待の数を減らしたい場合は、「新しい評価者への招待を自動的に送信する」を無効にし、「外部評価者のログイン情報を含める 」を有効にするとよいでしょう。また、360を別々のフェーズで実施する場合（被評価者招待のフェーズ、推薦のフェーズ、評価者の招待のフェーズなど）も、この方法が望ましい。

詳しくはメッセージオプションをご覧ください。

招待＆リマインダーメッセージ

ほぼすべてのワークフローで一般的に使用されるメールは、［対象者インバイト］、［評価者インバイト］、リマインダーです。メッセージングのアイデアを得るのに役立つテンプレートについては、この文書を参照してください。

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メッセージには、次の主な要素を含める必要があります。

• アンケート完了の締め切り
• ワークフローに固有の要件（「評価者X人を指名する必要がある」など）
• アンケートにアクセスするリンク
• アンケートへのアクセスに関連する特定の情報（独自リンク、パスワードなど）
• 参加者の問い合わせ先

Qtip:メッセージにログイン情報を含める場合、セキュリティ上の理由から、ポータルにログインしてパスワードを変更した参加者にはパスワードが表示されません。この点をカバーするために、メールに「注意: 参加者ポータルにログインしてパスワードを変更した場合、セキュリティ上の理由から、このメールではパスワードが省略されます。パスワードを忘れた場合は、ログインリンクにアクセスし、”Forgot your password? “を選択してパスワードをリセットしてください。”

メッセージ」タブの全コンポーネントの詳細については、「電子メール・メッセージ」サポート・ページをご覧ください。

Qtip:指名承認およびレポートアクセスワークフローの異なるオプションにリンクされた追加メッセージが利用可能であることに注意してください。参加者オプションで有効にすると、オプションの次へ「Eメール編集」アイコンが表示され、クリックすると「Eメールメッセージ」セクションに移動して設定できます。