Daten aus Google-Drive-Aufgabe extrahieren

Informationen zur Aufgabe „Daten aus Google Drive extrahieren“

Sie können Daten aus Ihrem Google-Drive-Konto in Qualtrics importieren, damit diese dann zum automatischen Hinzufügen von XM-Directory-Benutzern, Mitarbeitern oder CX-Dashboard-Benutzern verwendet werden können. Abhängig von Ihren Anforderungen kann dieser Import auf eingeplanter Basis oder sogar nur einmal durchgeführt werden.

Diese Funktion steht allen Qualtrics-Kunden mit Zugriff auf Workflows und ein Google-Drive-Konto zur Verfügung.

Bevor Sie anfangen

Bevor Sie mit dem Importieren von Daten aus Google Drive in Qualtrics beginnen, berücksichtigen Sie die folgenden Überlegungen:

• Was möchten Sie mit Ihren Google-Drive-Daten tun, sobald sie in Qualtrics sind? Eine Liste der Optionen finden Sie in den verfügbaren Loader-Aufgaben.
• Welches Google-Drive-Konto werden Sie verwenden? Stellen Sie sicher, dass die Dateien, die Sie in Qualtrics importieren möchten, diesem Konto gehören oder von diesem Konto geteilt werden. Beachten Sie, dass Sie die Verantwortlichkeit für die Dateien benötigen, wenn Sie sie nach der Verarbeitung löschen oder verschieben möchten.
• Wo sind die Dateien, die Sie importieren möchten? Stellen Sie sicher, dass sie sich in einem eigenen Ordner befinden und nicht nur unter „Mein Laufwerk“.
• Möchten Sie eine bestimmte Datei oder mehrere Dateien zeitgesteuert importieren? Wenn Sie nur eine Datei importieren, können Sie mit der Einrichtung fortfahren. Andernfalls beachten Sie Folgendes:
• Passen Ihre Dateien zu einem konsistenten Format? Beispielsweise sollten Dateien, die Sie in denselben Workflow importieren möchten, dieselben Überschriften, Spalten oder Felder haben, auch wenn die Werte unterschiedlich sind.
  Beispiel: Sie richten einen Workflow ein, um Kontakte regelmäßig von Google Drive in Ihr XM Directory hochzuladen. Jede Datei enthält Spalten für Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Eindeutige ID und Ort.
• Gibt es spezielle Namenskonventionen für Dateien, die Sie importieren möchten? Dies ist nicht erforderlich, wird aber empfohlen, wenn Sie nur Dateien für den Import klar unterscheiden möchten, insbesondere wenn sie in derselben Datei wie nicht verarbeitete Dateien leben.
• Was möchten Sie mit einer Datei tun, nachdem sie verarbeitet wurde? Dies dient nicht nur dazu, die Google-Drive-Dateien zu identifizieren, die bereits in Qualtrics hochgeladen wurden, sondern um zu verhindern, dass sie erneut hochgeladen werden, wenn keine Änderungen vorgenommen wurden. Soll beispielsweise der Name der verarbeiteten Datei bearbeitet werden? Wenn dies der Fall ist, überlegen Sie, ob dem Namen ein Präfix hinzugefügt werden soll. Soll die Datei in einen anderen Ordner verschoben werden? Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie den neuen Ordner anlegen.

Verbinden eines Google-Drive-Kontos

Bevor Sie die Aufgabe Daten aus Google Drive extrahieren verwenden können, müssen Sie ein Google-Drive-Konto für Qualtrics verbinden, um Daten aus zu extrahieren. Konten können von Administratoren hinzugefügt werden, damit andere Benutzer der Marke sie verwenden können, oder von einzelnen Benutzern für ihre persönliche Verwendung.

Die Verbindung für die Aufgabe Daten aus Google Drive extrahieren ist getrennt von den Verbindungen für andere Google-Erweiterungen wie Google Kalender und Google Tabellen.

Hinzufügen eines Accounts als Administrator

Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie ein Google-Drive-Konto für einige oder alle Benutzer in Ihrer Lizenz hinzufügen.

1. Suchen und installieren Sie zunächst die App. Stellen Sie sicher, dass Sie Daten aus Google Drive extrahieren wählen, keine der anderen Google-Optionen.
2. Fügen Sie dann ein Konto hinzu.

Weitere Informationen darüber, welche Benutzer Zugriff auf dieses Konto haben, finden Sie unter Festlegen, wer ein Erweiterungskonto verwenden kann.

Hinzufügen eines Kontos als einzelner Benutzer

Führen Sie die Schritte in diesem Abschnitt aus, um ein Google-Drive-Konto für Ihre persönliche Verwendung hinzuzufügen. Nur Sie können das Konto verwenden, mit dem Sie eine Verbindung herstellen.

1. Führen Sie die Schritte unter Einrichten einer Aufgabe zum Extrahieren von Daten aus Google Drive aus, bis Sie zu dem Schritt gelangen, in dem Sie ein zu verwendendes Konto auswählen.
2. Klicken Sie auf Benutzerkonto hinzufügen.
   
3. Geben Sie dem Konto einen Namen. Dieser Name wird für organisatorische Zwecke und zur Identifikation des Accounts verwendet.
   
4. Klicken Sie auf Konto verbinden.
5. Melden Sie sich an Ihrem Google-Konto an.
   
6. Anschließend werden Sie zum Google-Einwilligungsbildschirm weitergeleitet, auf dem die Berechtigung zusammengefasst wird, die wir für den Zugriff auf Dateien in Ihrem Google-Drive-Konto benötigen. Lesen Sie die Beschreibung, und klicken Sie auf Zulassen.
   

Einrichten einer Aufgabe zum Extrahieren von Daten aus Google Drive

1. Klicken Sie oben links auf das Navigationsmenü.
   
2. Wählen Sie Workflows.
3. Klicken Sie auf Workflow erstellen.
4. Wählen Sie Zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet.
5. Falls gewünscht, benennen Sie Ihren Workflow um.
   
6. Legen Sie fest, wann der eingeplante Workflow ausgelöst wird. Weitere Informationen zum Einrichten eingeplanter Workflows finden Sie unter Eingeplante Workflows.
7. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und wählen Sie Aufgabe.
8. Suchen und wählen Sie Daten aus Google Drive extrahieren.
   
9. Wählen Sie das Google-Drive-Konto aus, aus dem Sie Dateien extrahieren möchten. Hier werden alle Konten aufgeführt, die von Administratoren hinzugefügt wurden, sowie alle Konten, die Sie selbst hinzugefügt haben.
   
10. Wenn Sie neue Anmeldeinformationen für das Google-Drive-Konto hinzufügen möchten, klicken Sie auf Benutzerkonto hinzufügen, und führen Sie die Schritte im Abschnitt Verbinden eines Google-Drive-Kontos aus.
11. Klicken Sie auf Weiter.
12. Wählen Sie den Google-Drive-Ordner, in dem Qualtrics nach zu importierenden Dateien sucht. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Ordner auszuwählen:
    • Direkten Link in Ordner einfügen: Navigieren Sie in Google Drive zu dem Ordner, den Sie auswählen möchten. Kopieren Sie die vollständige URL aus Ihrem Browser. Fügen Sie dann zurück in Qualtrics den Link in das Feld ein.
      
    • Google-Drive-Ordner auswählen: Es wird ein Dropdown-Menü mit den Ordnern in Google Drive angezeigt. Sie können den Namen Ihres Ordners eingeben, um ihn zu finden.
      
13. Überprüfen Sie den ausgewählten Ordner, um sicherzustellen, dass er korrekt ist.
    
    Tipp: Wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten, klicken Sie auf Ordner ändern.
14. Wählen Sie aus, welche Datei(en) in Qualtrics importiert werden sollen. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Dateien zu konfigurieren:
    • Importieren Sie alle Dateien, die einem Dateinamensmuster entsprechen: Dies ist die beste Option für Importe, die Sie zeitgesteuert durchführen möchten. Die Angabe eines Teils eines Dateinamens ist eine gute Möglichkeit, nur zugehörige Dateien zu identifizieren und dabei alle anderen Dateien, die sich möglicherweise im Ordner befinden, zu ignorieren. Sie können dieses Feld auch leer lassen, wenn alle Dateien, die dem ausgewählten Ordner hinzugefügt wurden, für den Upload zulässig sind. Nachdem Sie sich für Ihren Dateinamen entschieden haben, wählen Sie einen Dateityp aus. Sie können zwischen CSV, TSV und Google-Tabellen wählen.
      
      Beispiel:
      Sie importieren regelmäßig Kontakte. Alle Ihre Kontaktdateien haben „Kontakte“ als Präfix und dann ein Datum, sodass sie leicht erkennbar sind.
    • Eine bestimmte Datei importieren: Wählen Sie eine bestimmte Datei im Quellordner aus. Dies ist eine gute Möglichkeit, einen einmaligen Import anstatt eines regulären, eingeplanten Imports auszuführen. Nur CSV-, TSV- und Google-Tabellen sind für den Import verfügbar. Sie können eine Datei nach ihrem Namen suchen.
      
15. Legen Sie unter Importoptionen fest, was mit Dateien geschieht, nachdem sie von diesem Google-Drive-Workflow verarbeitet wurden. Sie haben einige Möglichkeiten:
    
    • Löschen Sie die verarbeiteten Dateien. Dies ist die Standardauswahl. Sobald die Datei in Qualtrics importiert wurde, wird sie aus Google Drive gelöscht.
    • Behalten Sie verarbeitete Dateien bei, und benennen Sie sie um. Anstatt die Dateien zu löschen, werden sie umbenannt. Geben Sie ein Dateipräfix an, das den Dateinamen bei der Verarbeitung hinzugefügt wird. Außerdem wird die Zeit, zu der die Datei verarbeitet wurde, zum Namen hinzugefügt, um Duplikate zu vermeiden.
      Beispiel: Wenn das Präfix „processed-“ lautet, wird eine Datei namens employee-data in processed-employee-data_2021-06-09_093039 umbenannt.
    • Behalten Sie verarbeitete Dateien bei, und verschieben Sie sie in einen anderen Ordner. Verschieben Sie die verarbeitete Datei in einen anderen Ordner. Sie können den Zielordner auf dieselbe Weise wie den Quellordner auswählen, indem Sie ihn entweder in einen Link einfügen oder ihn aus der Dropdown-Liste auswählen.
    • Behalten Sie verarbeitete Dateien bei. Nach dem Import verbleibt die Datei in ihrem ursprünglichen Ordner. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt zwischen den Workflow-Laufzyklen aktualisiert wird oder dieselbe Datei immer wieder importiert wird.
16. Wählen Sie bei Bedarf PGP verwenden, um Ihre Dateien zu verschlüsseln. Weitere Informationen über diese zusätzlichen Mittel der Verschlüsselung und des Datenschutzes finden Sie unter PGP Encryption.
17. Unter Beispieldatei hochladen müssen Sie eine Beispieldatei importieren, die dieselbe Struktur hat wie die Dateien, die verarbeitet werden, wenn der Workflow ausgeführt wird. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Beispieldatei festzulegen:
    • Wählen Sie eine Beispieldatei aus Google Drive: Wählen Sie eine Beispieldatei direkt aus Google Drive aus. Hier werden nur CSVs, TSVs und Google-Tabellen angezeigt; die maximale Dateigröße beträgt 100 MB für CSV und TSV, 10 MB für Google-Tabellen. Bevor Sie das Dateiformat übermitteln können, müssen Sie auf Felder überprüfen klicken, um sicherzustellen, dass das Dokument korrekt aussieht.
      
      Tipp: Laden Sie eine bestimmte Datei hoch? Wählen Sie diese Datei erneut für Ihre Beispieldatei aus.
    • Laden Sie eine Beispieldatei von Ihrem Computer hoch: Laden Sie eine CSV- oder TSV-Datei (max. 100 MB) von Ihrem Computer hoch.
      
      Tipp: Wenn Sie möchten, können Sie die Beispieldateien in der Aufgabe oder die Dateien im Abschnitt Beispieldateien herunterladen. Das einzige unterstützte Dateikodierungsformat ist UTF-8. Einige Tabellenkalkulationssoftware sichern Dateien als Unicode UTF-8, was sich von UTF-8 unterscheidet, wenn unerwartete Fehler auftreten. Stellen Sie sicher, dass Sie im UTF-8-Format und nicht im Unicode-UTF-8-Format exportieren.
      
18. Überprüfen Sie die Felder in der Datei. Die Tabelle zeigt die Spaltenüberschriften (die die einzelnen Felder darstellen) und ihre Werte für die ersten beiden Datenzeilen an.
    
19. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen nochmals. Wenn Sie bereit sind, das Google-Drive-Setup abzuschließen, klicken Sie auf Speichern.
    
20. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und wählen Sie Aufgabe, um die Aufgabe einzurichten, die Ihrer Google-Drive-Datenextraktion folgen soll. Dies sollte eine Datenlader-Aufgabe sein. Eine Liste der Optionen finden Sie in den verfügbaren Loader-Aufgaben.
    

Konditionen basierend auf extrahierten Daten

Wenn Sie die Einrichtung Ihrer Google-Drive-Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie Bedingungen basierend auf den extrahierten Daten festlegen. Auf diese Weise können Sie sich genau darüber informieren, was als Nächstes in Ihrem Workflow geschieht.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der Bedingungstypen, die Sie einem Workflow nach der Aufgabe “Daten aus Google Drive extrahieren” hinzufügen können.

• Anzahl der importierten Dateien
• Anzahl der importierten Zeilen

Sie können dann eine genaue Nummer oder einen Bereich (größer als, kleiner als usw.) angeben. Sie können beispielsweise angeben, dass Dateien nur in das CX-Verzeichnis hochgeladen werden, wenn weniger als 100 Zeilen vorhanden sind.

Häufig gestellte Fragen