Control de acceso al registro de empleados

Acerca del control de acceso a registros de empleados

De forma predeterminada, los administradores de proyectos EX pueden importar a todos los participantes de su directorio global sin limitaciones. Sin embargo, es posible que desee limitar las personas a las que pueden acceder los administradores del proyecto cuando importan participantes a un proyecto. Por ejemplo, supongamos que mi empresa tiene 3 oficinas diferentes y cada oficina ejecuta su propia encuesta de experiencia en la oficina. Los administradores de proyectos que ejecutan cada encuesta solo deben tener acceso a los empleados de su oficina. El control de acceso del registro de empleados le permite limitar las personas disponibles para sus administradores de proyectos configurando roles con acceso a diferentes conjuntos de empleados. Esta función le permite satisfacer los requisitos de acceso a datos dentro de su empresa.

Las restricciones establecidas por el control de acceso de registro de empleado solo se aplican al proceso de importación de participantes en un proyecto. Los administradores de proyectos aún podrán ver las respuestas de los participantes en Datos y análisis. También podrán ver toda la lista de participantes en la pestaña Participantes de su proyecto.

Creación de roles de control de acceso de registro de empleado

1. En la ficha Control de acceso al registro del empleado de su directorio de empleados, haga clic en Crear roles.
2. Haga clic en Agregar nuevo rol.
   
3. Asigne a su rol un nombre único e identificable (por ejemplo, “Administradores de RR. HH.”).
4. Haga clic en Crear.
5. A continuación, añadirá usuarios a su rol. Haga clic en Añadir / Exportar y, a continuación, seleccione su método:
   • Añadir participantes: Seleccione manualmente los usuarios que estarán en este rol. Consulte Agregar & Eliminar participantes para obtener más información sobre esta opción.
   • Asignación automática de roles: cree reglas para asignar automáticamente usuarios a roles basados en sus metadatos. Consulte Asignación automática de roles para obtener más información sobre esta opción.
     Consejo Q: Si bien las páginas enlazadas son para añadir usuarios a roles en un proyecto, la funcionalidad principal es la misma.
6. En la sección Restricciones de función, seleccione las autorizaciones que desea aplicar a los usuarios en la función:
   • Restringir a fila: limita los datos disponibles para el usuario al importar participantes en función de metadatos. Consulte Limitación de datos para obtener más información.
     Consejo Q: Si no activa “Restringir a filas”, los administradores del proyecto con ese rol podrán importar todos los participantes de su directorio global sin restricciones.
   • Permitir la importación desde un archivo: cuando se habilita, permite al usuario importar participantes a un proyecto a través de una carga de archivo.
   • Permitir importación manual: Cuando está activado, permite al usuario importar manualmente participantes a un proyecto. Tenga en cuenta que al añadir participantes mediante la importación manual, los usuarios solo podrán añadir participantes en función de sus restricciones de rol (por ejemplo, si la limitación por “Región” es “EE. UU.”).
     Consejo Q: Si desactiva “Permitir importación desde archivo” e “Permitir importación manual”, la única forma en que el administrador del proyecto podrá añadir participantes a un proyecto es importar directamente desde el directorio global.

Limitación de datos

En esta sección se explica cómo configurar condiciones para limitar datos basados en metadatos. Esta opción limita los empleados que están disponibles para un administrador de proyecto cuando agregan participantes a un proyecto a través del directorio global.

1. Después de crear su rol, active la opción Restringir a fila.
2. Para la primera lista desplegable, solo hay 1 opción: “Usuarios”.
3. Para la segunda lista desplegable, seleccione el campo de metadatos por el que desea limitar.
   Consejo Q: Las opciones comunes son “Departamento”, “Región” y “Oficina”.
4. Para la tercera lista desplegable, seleccione sus criterios. Sus opciones incluyen:
   • es igual a: Esta opción le permite elegir un valor específico (por ejemplo, “Región” es igual a EE. UU.).
   • Es la misma que la del usuario actual: Esta opción limita el valor al mismo valor que el usuario en el rol (por ejemplo, si la limitación por parte de Office y la oficina del usuario es Seattle, entonces solo podrán ver los datos de otros empleados en Seattle).
5. Si ha seleccionado “es igual a”, haga clic en Seleccionar valor.
6. Haga clic en los valores que desea incluir.
7. Haga clic en Seleccionar.
8. Para agregar condiciones adicionales, haga clic en el menú de tres puntos y, a continuación, en Insertar condición a continuación.
   Consejo Q: Si incluye varias condiciones, están separadas por un “y” implícito, lo que significa que todas las condiciones deben ser verdaderas.
9. Para eliminar una condición, haga clic en los tres puntos junto a la condición y haga clic en Eliminar.
   Consejo Q: Si solo tiene una condición, no puede eliminarla. Para eliminar la condición, desactive “Restringir a fila”.

Activar el control de acceso a registros de empleados

Una vez que haya creado sus roles de directorio, puede habilitar el control de acceso a registros de empleados para que su configuración surta efecto.

1. Debajo de donde ha creado sus roles, desplácese hasta la parte inferior de la página. Haga clic en el botón Activar control de acceso de registro de empleado.
2. En la ventana emergente que aparece, haga clic en Activar control de acceso de registro de empleado.

Para desactivar el control de acceso a registros de empleados, desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la página y haga clic en Desactivar control de acceso de registros de empleados. Confirme su elección en la ventana emergente que aparece.

Impacto en la experiencia de administración del proyecto

En esta sección se explica cómo afectan las diferentes restricciones de rol a la capacidad de un administrador de proyecto de importar participantes a un proyecto.

Restringir fila

La restricción Restringir filas afecta a la opción Importar desde directorio global al importar participantes a un proyecto.

Al importar participantes del directorio global, todas las restricciones de campo aparecerán en la sección Restricciones de rol. No puede cambiar este criterio a menos que edite el control de acceso de registro de empleado que está aplicando la restricción. Puede añadir criterios adicionales que se aplicarán además de sus restricciones de rol.

Permitir la importación desde archivo

Si la opción Permitir importación desde archivo está desactivada, la opción Importar un archivo se desactivará en sus proyectos EX.

Permitir la importación manual

Si la opción Permitir importación manual está desactivada, la opción Añadir participantes manualmente se desactivará en sus proyectos EX.

Si se habilita Permitir importación manual y hay restricciones establecidas por la configuración Restringir fila, el administrador del proyecto solo podrá buscar usuarios en el directorio global en función de las restricciones de rol. Por ejemplo, si hay una condición para Región = EE. UU., solo podrán agregar manualmente participantes que tengan Región = EE. UU.