Extraer datos de la tarea Google Drive

Acerca de la tarea Extraer datos de Google Drive

Puede importar datos desde su cuenta de Google Drive a Qualtrics para que se puedan utilizar para añadir automáticamente usuarios de XM Directory, empleados o usuarios de dashboard de CX. Según sus necesidades, esta importación se puede realizar de forma programada, o incluso solo una vez.

Esta función está disponible para cualquier cliente de Qualtrics con acceso a Flujos de trabajo y a una cuenta de Google Drive.

Antes de comenzar

Antes de comenzar a importar datos de Google Drive a Qualtrics, tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

• ¿Qué desea hacer con sus datos de Google Drive una vez que están en Qualtrics? Observe las tareas de cargador disponibles para obtener una lista de opciones.
• ¿Qué cuenta de Google Drive utilizará? Asegúrese de que los archivos que desea importar a Qualtrics son propiedad de esta cuenta o los comparte. Tenga en cuenta que necesitará la propiedad de los archivos si desea eliminarlos o moverlos una vez procesados.
• ¿Dónde están los archivos que desea importar? Asegúrese de que se encuentran en una carpeta distinta y no solo en “My Drive”.
• ¿Desea importar un archivo específico o varios archivos de forma programada? Si está importando solo un archivo, puede continuar con la configuración. De lo contrario, tenga en cuenta lo siguiente.
• ¿Sus archivos tienen un formato consistente? Por ejemplo, los archivos que espera importar en el mismo flujo de trabajo deben tener las mismas cabeceras/columnas/campos, incluso si los valores difieren.
  Ejemplo: configura un flujo de trabajo para cargar contactos regularmente desde Google Drive a su XM Directory. Cada archivo tiene columnas para Nombre, Apellido, Correo electrónico, Teléfono, ID único y Ubicación.
• ¿Existen convenciones especiales para fijar nombres para los archivos que desea importar? Esto no es necesario, pero se recomienda, si solo desea distinguir claramente los archivos para importar, especialmente si viven en el mismo archivo como archivos no procesados.
• ¿Qué desea hacer con un archivo una vez procesado? Esto no solo sirve para identificar los archivos de Google Drive que ya se han cargado en Qualtrics, sino para evitar que se vuelvan a cargar si no hay cambios. Por ejemplo, ¿desea que se edite el nombre del archivo procesado? Si es así, piense si desea añadir un prefijo al nombre. ¿Desea mover el archivo a una carpeta diferente? En ese caso, asegúrese de crear la carpeta nueva.

Conectar una cuenta de Google Drive

Antes de poder utilizar la tarea Extraer datos de Google Drive, debe conectar una cuenta de Google Drive para Qualtrics para extraer datos de. Los administradores de organización pueden añadir cuentas para que otros usuarios de la organización las utilicen, o usuarios individuales para su uso personal.

La conexión para la tarea Extraer datos de Google Drive es independiente de las conexiones para otras extensiones de Google, como Google Calendar y Google Sheets.

Añadir una cuenta como administrador de organización

Si es administrador de organización, puede añadir una cuenta de Google Drive para que utilicen algunos o todos los usuarios de su licencia.

1. Primero, busque e instale la aplicación. Asegúrese de seleccionar Extraer datos de Google Drive, no de ninguna de las otras opciones de Google.
2. A continuación, añada una cuenta.

Para obtener más información sobre la gestión de qué usuarios tienen acceso a esta cuenta, consulte Determinación de quién puede utilizar una cuenta de ampliación.

Añadir una cuenta como usuario individual

Siga los pasos de esta sección para añadir una cuenta de Google Drive para su uso personal. Solo usted podrá utilizar la cuenta a la que se conecte.

1. Siga los pasos en Configuración de una tarea Extraer datos de Google Drive hasta llegar al paso en el que selecciona una cuenta para utilizar.
2. Haga clic en Añadir cuenta de usuario.
   
3. Asigne un nombre a la cuenta. Este nombre se utiliza para fines organizativos y para identificar la cuenta.
   
4. Haga clic en Conectar cuenta.
5. Inicie sesión en su cuenta de Google.
   
6. Luego se le redirigirá a la pantalla de consentimiento de Google, que resumirá la autorización que necesitamos para acceder a los archivos de su cuenta de Google Drive. Lea la descripción y haga clic en Permitir.
   

Configuración de una tarea Extraer datos de Google Drive

1. Haga clic en el menú de navegación en la parte superior izquierda.
   
2. Seleccione Workflows.
3. Haga clic en Crear un flujo de trabajo.
4. Seleccione Iniciado a una hora específica.
5. Si lo desea, cambie el nombre de su workflow.
   
6. Determine cuándo se desencadena el workflow programado. Consulte los workflows programados para obtener más información sobre la configuración de workflows programados.
7. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Tarea.
8. Busque y seleccione Extraer datos de Google Drive.
   
9. Seleccione la cuenta de Google Drive de la que desea extraer los archivos. Todas las cuentas añadidas por los administradores de organización, así como las cuentas que haya añadido usted mismo, se enumerarán aquí.
   
10. Si desea añadir nuevas credenciales de cuenta de Google Drive, haga clic en Añadir cuenta de usuario y siga los pasos de la sección Conectar una cuenta de Google Drive.
11. Haga clic en Siguiente.
12. Seleccione la carpeta de Google Drive donde Qualtrics buscará archivos para importar. Existen dos formas de seleccionar una carpeta:
    • Pegar enlace directo a carpeta: En Google Drive, vaya a la carpeta que desea seleccionar. Copie la URL completa de su navegador. A continuación, vuelva a Qualtrics y pegue el enlace en el campo.
      
    • Seleccione la carpeta de Google Drive: aparecerá un menú desplegable en el que se enumeran las carpetas de su Google Drive. Puede escribir el nombre de la carpeta para buscarla.
      
13. Revise la carpeta seleccionada para asegurarse de que es la correcta.
    
    Consejo Q: Si desea seleccionar una carpeta diferente, haga clic en Cambiar carpeta.
14. Elija qué archivo(s) se importará(n) a Qualtrics. Existen dos formas de configurar estos archivos:
    • Importe cualquier archivo que coincida con un patrón de nombre de archivo: Esta es la mejor opción para las importaciones que desea que ocurran de forma programada. Proporcionar una parte de un nombre de archivo es una excelente manera de identificar solo los archivos relacionados, al tiempo que se ignora cualquier otro que pueda estar en la carpeta. También puede dejar este campo en blanco si todos los archivos añadidos a la carpeta seleccionada son aptos para la carga. Una vez que haya decidido su nombre de archivo, seleccione un tipo de archivo. Puede elegir entre CSV, TSV y Hojas de cálculo de Google.
      
      Ejemplo:
      Está importando contactos de forma regular. Todos sus archivos de contactos tienen “contactos” como prefijo y, a continuación, una fecha, para que se puedan identificar fácilmente.
    • Importar un archivo específico: seleccione un archivo específico en la carpeta de origen. Esta es una buena forma de ejecutar una importación única, en lugar de una importación regular programada. Solo los archivos CSV, TSV y Hojas de cálculo de Google estarán disponibles para la importación. Puede buscar un archivo por nombre.
      
15. En Opciones de importación, decida qué sucede con los archivos después de que este workflow de Google Drive los haya procesado. Tiene algunas opciones:
    
    • Borre los ficheros procesados. Esta es la opción predeterminada. Una vez importado el archivo a Qualtrics, se elimina de Google Drive.
    • Mantener los archivos procesados y cambiarles el nombre. En lugar de borrar los ficheros, se les cambiará el nombre. Especifique un prefijo de archivo que se añadirá a los nombres de los archivos cuando se procesen. También añadiremos al nombre la hora en la que se procesó el archivo para evitar duplicados.
      Ejemplo: si el prefijo es “procesado-”, un archivo denominado empleado-datos pasará a llamarse processed-employee-data_2021-06-09_093039.
    • Mantener los archivos procesados y moverlos a una carpeta diferente. Mueva el archivo procesado a otra carpeta. Puede seleccionar la carpeta de destino del mismo modo que seleccionó la carpeta de origen, ya sea pegando un vínculo o seleccionándola de la lista desplegable.
    • Conservar archivos procesados. Una vez importado, el archivo permanecerá en su carpeta original. Asegúrese de que se actualice el contenido entre los ciclos de ejecución del workflow o de que se vuelva a importar el mismo archivo.
16. Si lo desea, seleccione Utilizar PGP para cifrar sus archivos. Para obtener más información sobre este medio adicional de cifrado y protección de datos, consulte Cifrado PGP.
17. En Cargar archivo de muestra, debe importar un archivo de muestra que tendrá la misma estructura que los archivos que se procesarán cada vez que se ejecute el workflow. Existen dos formas de establecer este archivo de muestra:
    • Elija un archivo de muestra de Google Drive: Elija un archivo de muestra directamente de Google Drive. Aquí solo aparecerán CSV, TSVs y Hojas de cálculo de Google; el tamaño máximo de archivo es de 100 MB para CSV y TSV, de 10 MB para hojas de Google. Antes de poder enviar el formato de archivo, debe hacer clic en Verificar campos para asegurarse de que el documento sea correcto.
      
      Consejo Q: ¿Está cargando un archivo específico? Vuelva a seleccionar este archivo para su archivo de muestra.
    • Cargue un archivo de muestra desde su ordenador: Cargue un CSV o TSV (tamaño máximo de 100 MB) desde su ordenador.
      
      Consejo Q: Si lo desea, puede descargar los archivos de muestra en la tarea o descargar los archivos en la sección Archivos de ejemplo. El único formato de codificación de archivo admitido es UTF-8. Algunas hojas de cálculo guardan archivos como Unicode UTF-8, que es diferente de UTF-8, si obtiene errores inesperados. Asegúrese de que está exportando en formato UTF-8 y no Unicode UTF-8.
      
18. Verifique los campos en el archivo. La tabla mostrará los encabezados de columna (que representan los campos individuales) y sus valores para las dos primeras filas de datos.
    
19. Vuelva a verificar sus parametrizaciones. Si está listo para completar la configuración de Google Drive, haga clic en Guardar.
    
20. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Tarea para configurar la tarea que debería seguir su extracción de datos de Google Drive. Debería ser una tarea del cargador de datos. Consulte las tareas de cargador disponibles para obtener una lista de opciones.
    

Condiciones basadas en datos extraídos

Una vez que haya terminado de configurar su tarea de Google Drive, puede establecer condiciones basadas en los datos extraídos. Esto le permite ser específico sobre lo que sucede a continuación en su workflow.

La siguiente es una lista de tipos de condiciones que puede añadir a un flujo de trabajo después de una tarea “Extraer datos de Google Drive”.

• Número de archivos importados
• Número de filas importadas

A continuación, puede especificar un número exacto o un rango (mayor que, menor que, etc.). Por ejemplo, puede decir que los archivos solo se cargarán en el directorio CX si hay menos de 100 filas.

Preguntas frecuentes