Partage de tableaux de bord et de livres (Studio)

À propos du partage des tableaux de bord et des pages

Le partage de votre tableau de bord ou de votre classeur vous permet de collaborer sur des rapports avec d’autres personnes. Vous pouvez partager avec des utilisateurs individuels, des groupes ou même quelqu’un qui ne s’est pas encore inscrit dans Studio. Lors du partage, vous pouvez décider si votre collaborateur peut modifier ou simplement afficher le tableau de bord ou le livre.

Il existe plusieurs façons de commencer le partage :

• Sur la page d’accueil de Studio, faites défiler vers le bas jusqu’à Explorer Dashboards & Books. Cliquez sur le menu en regard de votre tableau de bord ou de votre livre, puis sélectionnez Partager.
  
  Astuce Qualtrics : pour partager plusieurs tableaux de bord ou livres à la fois, sélectionnez-les à l’aide des cases à cocher à gauche. Les sélections multiples partagent le même menu d’actions. Voir Partager plusieurs tableaux de bord ou pages à la fois ci-dessous.
• Lorsqu’un tableau de bord ou un classeur est ouvert, cliquez sur le bouton Partager dans l’en-tête.
  
• Lorsqu’un tableau de bord ou un classeur est ouvert, ouvrez le menu d’options et sélectionnez Partager.
  

Une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez décider avec qui partager votre tableau de bord ou votre livre.

Partage d’un tableau de bord ou d’une page

1. Saisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre tableau de bord ou votre livre.
   
   • Utilisateurs Studio : saisissez le prénom, le nom ou l’adresse e-mail de l’utilisateur, puis cliquez dessus.
   • Tous les utilisateurs de Studio : vous pouvez distribuer des tableaux de bord et des livres à l’échelle de l’organisation à chaque utilisateur Studio de votre compte principal en sélectionnant Partager avec tous les utilisateurs. Ce paramètre le rendra disponible pour tous les utilisateurs, y compris les nouveaux utilisateurs qui s’inscrivent après la création du tableau de bord. Vous pouvez toujours ajouter des utilisateurs et des groupes spécifiques lorsque vous utilisez cette option.
     Astuce Qualtrics : cette action requiert l’autorisationPartager avec tous.
   • Groupes Studio : Tapez le nom du groupe, puis cliquez dessus. Lorsque vous partagez un tableau de bord ou une page avec un groupe, tous les membres de ce groupe y ont accès. Peu importe quand un utilisateur rejoint le groupe, les utilisateurs qui rejoignent le groupe après avoir partagé auront toujours accès. Cependant, dès qu’un utilisateur quitte le groupe, votre tableau de bord ou votre page ne sera plus accessible à cet utilisateur.
   • Utilisateurs non inscrits : saisissez l’adresse e-mail d’une personne avec laquelle vous souhaitez partager votre tableau de bord ou votre livre. Appuyez ensuite sur Entrée. Une fois le partage terminé, cette personne sera invitée à créer un compte Studio.
2. Si vous êtes propriétaire d’un tableau de bord, vous verrez Autoriser les éditeurs à partager. Sélectionnez cette option pour permettre à tous les éditeurs de partager le tableau de bord et de l’ajouter à tous les jeux de rapports auxquels ils ont accès (créés ou partagés). Laissez cette option non sélectionnée pour vous assurer que vous seul pouvez partager le tableau de bord ou l’ajouter aux jeux de rapports.
3. Dans la section Ajouter, déterminez le niveau d’accès de chaque utilisateur ou groupe. Les options suivantes sont disponibles :
   • Peut voir : permet aux utilisateurs d’afficher, d’actualiser et d’exporter votre tableau de bord ou votre page, mais sans y apporter de modifications.
   • Peut modifier : permet aux utilisateurs d’apporter des modifications à votre tableau de bord ou à votre classeur, mais pas autant que le propriétaire. Pour plus d’informations, voir Propriétaires vs. Éditeurs vs. Visualiseurs.
     Astuce Qualtrics : la modification ne sera pas disponible lors du partage d’un tableau de bord ou d’une page avec tous les utilisateurs de Studio ou les utilisateurs non inscrits.
4. Cliquez sur le lien Aperçu pour afficher les données personnalisées pour un utilisateur spécifique en fonction de son niveau hiérarchique d’organisation. Pour plus de détails, voir Aperçu d’une hiérarchie organisationnelle.
   
   Astuce Qualtrics : cette fonctionnalité est facultative. Elle est particulièrement utile pour les tableaux de bord ou les livres personnalisés, et si votre poste dans la hiérarchie de l’organisation est égal ou supérieur à celui de l’utilisateur avec lequel vous partagez.
5. Indiquez un message. (Facultatif)
   
6. Sélectionnez Notifier par e-mail si vous souhaitez envoyer un e-mail en plus de la notification intégrée à l’application à tous les utilisateurs et groupes avec lesquels vous avez partagé.
   Astuce Qualtrics : si vous effectuez un partage avec tous les utilisateurs, tout le monde ne recevra pas de notification par e-mail. Seuls les utilisateurs et les groupes de la section Ajouter seront envoyés par e-mail.
7. Cliquez sur le lien Copier le tableau de bord pour copier un lien vers ce tableau de bord dans le presse-papiers (ou Copier la page si vous partagez une page).
   Astuce Qualtrics : vous pouvez coller ce lien dans le champ Message.
8. Cliquez sur Partager.

Responsables vs. Éditeurs vs. Visualiseurs

Le tableau suivant donne un aperçu de ce que chaque type d’utilisateur peut faire dans le tableau de bord que vous avez partagé.

Partage de tableaux de bord vs. Partage de pages

Vous pouvez partager un tableau de bord individuellement ou dans le cadre d’un livre. Le partage de tableaux de bord et le partage de livres fonctionnent indépendamment. Il se peut qu’un utilisateur n’ait pas accès à un tableau de bord individuel et qu’il soit toujours en mesure de l’afficher dans le cadre d’une page partagée.

Vous pouvez voir tous les utilisateurs qui ont accès à votre tableau de bord dans la fenêtre Partager le tableau de bord. Ils sont organisés en ces listes :

• Auparavant partagé. Les utilisateurs individuels et les groupes avec le tableau de bord ont été partagés avec. Vous pouvez modifier leur niveau d’accès (Peut afficher ou Peut modifier) et les supprimer entièrement de cette liste.
• Déjà partagé avec x utilisateurs ou groupes via des pages : (où x est le nombre d’utilisateurs et de groupes.) Utilisateurs et groupes avec lesquels le tableau de bord est partagé dans le cadre de la page. Le partage de pages accorde uniquement un accès au niveau du visualiseur. Pour supprimer des utilisateurs de cette liste, vous devez passer au partage de pages.

Partage de plusieurs tableaux de bord ou pages à la fois

Vous pouvez partager plusieurs tableaux de bord et/ou livres à la fois.

1. Sur la page d’accueil de Studio, faites défiler vers le bas jusqu’à Explorer Dashboards & Books.
   
2. Sélectionnez plusieurs articles à l’aide des cases à cocher à gauche.
3. Cliquez sur le menu en regard de l’un des éléments sélectionnés.
4. Cliquez sur Partager.
5. Spécifiez les utilisateurs ou les groupes avec lesquels vous souhaitez partager.
   
6. Si vous disposez des autorisations Partager avec tous les utilisateurs, vous pouvez sélectionner Gérer l’accès au partage pour tous les utilisateurs.
7. Pour chaque utilisateur ou groupe, vous pouvez afficher ou modifier les autorisations, ou supprimer son accès.
8. Vous verrez une liste des éléments que vous partagez. Vous pourrez supprimer des éléments à l’aide du bouton x.
   
9. Indiquez un message. (Facultatif)
10. Sélectionnez Notifier par e-mail si vous souhaitez envoyer un e-mail en plus de la notification intégrée à l’application à tous les utilisateurs et groupes avec lesquels vous avez partagé.
    Astuce Qualtrics : si vous effectuez un partage avec tous les utilisateurs, tout le monde ne recevra pas de notification par e-mail. Seuls les utilisateurs individuels et les groupes de la section Mettre à jour seront envoyés par e-mail.
11. Cliquez sur Partager.

Arrêter le partage d’un tableau de bord ou d’une page

1. Ouvrez la fenêtre Partager.
   
2. Pour supprimer une personne, recherchez l’utilisateur ou le groupe dans la section précédemment partagé et sélectionnez Supprimer l’accès.
3. Pour arrêter de partager votre tableau de bord avec tout le monde, cliquez sur le lien Tout supprimer situé en haut du tableau de bord précédemment partagé.
4. Cliquez sur Partager pour enregistrer vos modifications.
   

Modifier le tableau de bord avec d’autres utilisateurs

Lorsque vous modifiez un tableau de bord qui est déjà en cours de modification par quelqu’un d’autre, un message s’affiche, indiquant à chacun des utilisateurs qui est en train de modifier le tableau de bord.

Lorsque plusieurs utilisateurs modifient le même tableau de bord en même temps, le dernier enregistrement écrasera toutes les modifications précédentes.

FAQ

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