ステップ 2：ディレクトリの実装
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ディレクトリを実装する
XM Directoryで達成したいことについて少し検討したところで、次はその目標達成に役立つ具体的な機能についていくつか説明します。
データを個別のディレクトリに分割する
貴社の組織では、XM Directoryを使用して、それぞれ異なる目標を持つ複数のチームが作業を行いますか？どのユーザーがどの連絡先データにアクセスできるかを明確に区別する必要がありますか？
その場合は、複数のディレクトリを設定することを検討してください。クアルトリクスライセンスの各ディレクトリは、プロファイルと関連するトランザクションデータを格納する独立したコンテナとして機能します。さらに、ロールを使用すると、各ディレクトリにアクセスできるユーザーだけでなく、管理者を分離するための、より詳細な権限を設定できます。
例：ブランドQPizzaが、異なるディレクトリにある様々なフランチャイズのデータを管理したい場合。各フランチャイズ加盟店は、それぞれ異なる顧客基盤を持ち、独立した事業単位として運営されています。このため、ブランドは、各ユニットが互いのデータにアクセスできないようにし、それぞれが独立してデータとコミュニケーションを構成できるようにしたいと考えています。各ディレクトリにロールを設定することで、これを実現できます。
追加できるディレクトリの数には上限があることに注意してください。詳細については、複数ディレクトリの作成と管理のサポートページを参照してください。
ユーザー設定と権限
では、貴社の組織の誰がXM Directoryのどの機能にアクセスできるようにすべきかを考えてみましょう。これらの権限は、管理者ページとディレクトリーロールの2か所で管理できます。
管理者ページ
管理者ページにアクセスできるのはブランド管理者と部署管理者のみですが、部署管理者のアクセスは制限されています。
［管理］ページでは、特定の権限を持つユーザータイプを作成（または既存のユーザータイプから選択）して、XM Directoryだけでなくクアルトリクスプラットフォーム全体のどの部分にどのユーザーがアクセスできるかを簡単に管理できます。XM Directoryへのアクセスは［連絡先］権限で制御されますが、配信に関連する権限や、各ユーザーがアクセスできるチャネルに関する権限は、［アンケートプラットフォーム］権限で設定します。
詳細については、上記のサポートページをざっとお読みいただくことをお勧めしますが、ここでは簡単な推奨事項をいくつかご紹介します。
- ブランド管理者は、デフォルトですべての連絡先権限が有効になっており、XM DirectoryおよびXMプラットフォームの他の部分を完全に管理できます。
- ユーザーにXM Directoryの役割を管理する権限を付与したいものの、組織全体の管理者権限は付与したくない場合は、そのユーザーに対してディレクトリの役割を管理権限を有効にします。
- ユーザーにXM Directoryの管理権限のみを付与する場合、またはブランド上の特定のディレクトリへのアクセスのみを許可する場合は、ロールを使用することをお勧めします。
役割
役割は、ディレクトリページからアクセスできます。これにより、どのユーザーがどのディレクトリにアクセスできるか、また、管理者アクセス（例：ディレクトリ全体の閲覧、設定の編集など）を許可するかどうかを管理できます。
各ディレクトリに、標準アクセス用と管理者アクセス用の2つのロールを作成することをお勧めします。
ヒント：詳細については、XM Directoryの役割を参照してください。
データハイジーン
クアルトリクスライセンスのメンバーがディレクトリにコンタクトを追加する前に、データをクリーンに保つ方法を確立しておくことが重要です。つまり、重複（同じ人物の情報がディレクトリ全体に散在している状態）を避け、特定のフィールドの書式設定に関する標準を定めるということです。
ヒント：データハイジーンに関するその他のヒントについては、XM Directoryデータの使用とベストプラクティスを参照してください。
重複するコンタクトのマージ
あらゆるデータ集計システムに不可欠な基本要件の1つは、コンタクトを識別し、その情報を1か所に集約できることです。これは、同一システム内で同じ人物が重複して登録されるのを防ぐことにもなります。
XM Directoryの場合、IDの解決のディレクトリ設定で重複するコンタクトをマージする方法を指定できます。すべてのディレクトリ設定と同様に、これらはディレクトリごとに個別に定義されるため、さまざまなチームのニーズに対応できます。
例：Customer Experienceチームは独自のディレクトリを持っています。メールアドレスを使用して連絡先の重複を排除します。営業チームにも独自のディレクトリがあります。SalesforceからIDを取得し、それを外部データ参照として保存することで、重複を排除しています。
セットアップ後、選択したマージルールが引き続き目的に沿っているか、または変化するニーズに合わせて更新する必要があるかを定期的に検証することをお勧めします。最初にどのフィールドから重複を排除すべきかわからない場合は、メールをお試しください。
ヒント：ユーザーはすでに重複データのアップロードを開始していますか？問題ありません。ディレクトリ設定でマージルールを設定すると、既存の重複を簡単に統合できます。
標準化とスキーマ化
データハイジーンのもう一つの重要な側面は、フィールドが標準化されていることを確認することです。ある程度、これは特定の必須フィールドの書式設定によって達成されます。
XM Directory内には、名、姓、メールアドレスなどの主要情報のための予約済みフィールドがあります。連絡先の識別に社内ID（例：顧客ID番号、ユーザー名）を使用している場合は、そのIDをExternalDataReference列に含めることをお勧めします。
さらに、年齢、性自認、子供の数、学歴、雇用形態、配偶者の有無、世帯人数などの主要な人口統計情報については、認定質問を利用できます。アンケート調査の作成者には、ディレクトリ全体でこれらのデモグラフィックの形式に一貫性を持たせるため、アンケート調査を作成する際にこれらの質問を使用するよう促してください。
埋め込みデータのベストプラクティス
予約済みフィールドを除き、ユーザーは連絡先に任意の追加データを追加できます。これらの追加フィールドは、埋め込みデータと呼ばれます。これらのフィールドをクリーンアップする必要がある場合は、ディレクトリレベルで実行できます。定期的なデータハイジーンチェックの時間を確保することを強くお勧めします。
ヒント：埋め込みデータを使用する場合でも、フィールドの命名方法や取り込める値の長さには制限があることに注意してください。詳細については、利用可能なフィールドのサポートページをご覧ください。
ヒント：同じディレクトリで実行されている異なるプログラムのデータが重複しないように、埋め込みデータ属性名にプログラム固有の用語を接頭辞として付けることを検討してください。例えば、サポート部門と営業部門の両方がCSATフィードバックを収集している場合があります。クロスオーバーを避けるため、一方のフィールドを「サポート-CSAT」、もう一方を「セールス-CSAT」とすることができます。
主要な埋め込みデータフィールドの標準化のための非公式なシステムを作成する際は、XM Directoryの管理者として指定した他のユーザーと計画を立て、コミュニケーションをとることが重要です。ユーザーに注意して扱ってほしい特定の会社フィールドがある場合は、その旨をユーザーに必ず伝えてください。
例：所属する組織に「オフィス所在地」というフィールドが含まれているとします。ユーザーが「United States」、「US」、「USA」といった値を持つ連絡先をアップロードすると、国別データの整理やレポート作成が困難になります。
コンタクトとそのオペレーショナルデータでディレクトリを構築する
貴社で利用可能なさまざまな連絡先データと、それがいくつのプラットフォームに分散しているかを思い浮かべてみてください。このステップでは、そのデータをXM Directoryに移行する方法を検討します。
他のプラットフォームからコンタクトを同期
クアルトリクスでは、プラットフォームにデータをインポートするためのさまざまな手段を提供しています。例えば、定期的なスケジュールを設定して、他のシステムからXM Directoryに取引先担当者を自動的にアップロードすることで、余分な作業をすることなく、クアルトリクスのディレクトリを最新の状態に保つことができます。Salesforce、Google Drive、クアルトリクスファイルサービス、または独自のSFTPなどのソースからコンタクトを取り込むことができます。 設定手順とサポートされているCRMのリストについては、ワークフローのXM Directoryオートメーションを参照してください。
ヒント：SalesforceからXM Directoryへのワークフローテンプレートを使用すると、よりスピーディーに設定できます。試す
コマンドでインポート
構造化されていないデータソースの場合（または自動化の準備がまだできていない場合）、XM Directoryでは、連絡先データが入力されたCSVまたはTSVファイルを簡単にインポートできます。このプロセスは、リンク先のサポートページで詳しく説明されており、新規ユーザーにとって最適な出発点となります。
顧客への連絡頻度の制限
XM Directoryでは、ブランドからコンタクトにメッセージを送信できる頻度を設定できます。これらのルールは、ディレクトリ全体に適用されます。
ヒント：ライセンスにアンケート調査を送信するユーザーが多数いる場合は、連絡頻度ルールを設定することをお勧めします。回答疲れを軽減し、回答率の低下を防ぐため、アンケートの招待は 30～60 日の間隔を空けることをお勧めします。これは、回答者が連続したメールに回答する可能性が低いためです。
ディレクトリ全体のルールをバイパスする必要がある特定のメーリングリストまたはアンケート調査がある場合は、カスタムルールを追加することもできます。
例：カスタマーがサポートチームに問い合わせた後に送信されるアンケートがある場合、ディレクトリ設定のルールに関係なく、このアンケートが常に送信されるようにカスタムルールを設定することができます。この方法で、サポートのやり取りが発生するごとに情報をキャッチすることができます。
例：一方、特定のメーリングリストに、より制限の厳しいルールを設定することもできます。たとえば、重要な関係者を含むメーリングリストに制限を加えることで、これらの重要なユーザーに不要にメールを送信するのを防止できます。
ヒント：連絡頻度とカスタムルールの詳細については、［連絡頻度ルール］ページを参照してください。
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