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Automatización de importación de participantes

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Acerca de la automatización de la importación de participantes

Con los proyectos Ciclo de vida del empleado y Pulso, puede agregar automáticamente participantes o usuarios del dashboard al proyecto desde el Directorio global de empleados según un cronograma. Esto es útil cuando está ejecutando un programa en curso. Por ejemplo, durante la incorporación de personal, puede cargar nuevos empleados al directorio y esperar que se carguen en su proyecto de Ciclo de vida de incorporación de inmediato.

Adición automática de participantes en una programación

Consejo Q: En esta sección se describe la funcionalidad disponible para los proyectos Ciclo de vida y Pulso, pero no para los proyectos de Compromiso o Investigación ad hoc de empleados. Para obtener más detalles sobre cada uno, consulte Tipos de proyectos de experiencia del empleado.

Esta opción le permite agregar participantes automáticamente del Directorio global de empleados a su proyecto según un cronograma elegido. Limite los participantes que se agregan a su proyecto por metadatos.

Ejemplo: desea encuestar a los empleados cada vez que abandonan la empresa para preguntarles sobre su experiencia. Siempre que haya metadatos como la Fecha de fin adjunta a cada empleado en el directorio, podría filtrar su automatización de participantes para incluir solo empleados con próximas fechas de finalización.
  1. Vaya a la ficha Participantes.
    Pestaña Participantes del proyecto de ciclo de vida y las opciones que aparecen en la lista desplegable Agregar participantes
  2. Haga clic en Agregar participantes.
  3. Seleccione Automáticamente en una programación (participantes).
  4. Si desea que la automatización se active en cuanto guarde las modificaciones al final, seleccione Activado. Si aún no desea que se inicie la automatización, seleccione Desactivado.
    ventana de creación de automatización
  5. Seleccione los días periódicos de la semana que desea que se ejecute esta automatización.
  6. Seleccione la hora del día en la que desea que se ejecute la automatización.
  7. Especifique el huso horario.
  8. Utilice la lista desplegable para establecer las condiciones en las que los participantes se agregan al proyecto. Primero seleccionará los metadatos de los participantes y, a continuación, definirá los valores que deben tener o no estos metadatos para incluir a los participantes.
    Consejo Q: Debe añadir al menos una condición.
    Consejo Q: Consulte la sección Establecer condiciones de automatización de participantes a continuación para obtener más información.
  9. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.

Adición automática de usuarios de dashboard en una planificación

Consejo Q: En esta sección se describe la funcionalidad disponible para los proyectos de Ciclo de vida, pero no para los proyectos de Compromiso, Investigación ad hoc sobre empleados o Pulso. Para obtener más detalles sobre cada uno, consulte Tipos de proyectos de experiencia del empleado.

Esta opción le permite agregar usuarios del tablero del Directorio global de empleados a su proyecto según un cronograma elegido. Los usuarios del dashboard no participan en la encuesta del ciclo de vida. En su lugar, solo acceden a los resultados en el panel de instrucciones.

Una automatización de usuario de dashboard es especialmente útil cuando está emparejada con la asignación automática de roles. El uso de ambas funciones a la vez le permite otorgar permisos a sus paneles de instrucciones del ciclo de vida automáticamente en función de los cambios en su organización.

Ejemplo: Todos los socios de negocio de recursos humanos (HRBP) de su organización ven los paneles de onboarding. Puede configurar la automatización de participantes del dashboard para obtener HRBP desde el directorio de empleados según un campo de metadatos, como Rol = HRBP.  A continuación, puede configurar una asignación de roles automática para incluir todos los HRBP en un rol de dashboard, según el rol = HRBP.  Cuando se incorporan nuevos HRBP a su organización, estos se incorporan automáticamente al proyecto del ciclo de vida y se les asigna un rol de panel de instrucciones, lo que les da acceso al panel de onboarding.
  1. Vaya a la pestaña Participantes del Ciclo de vida de empleados.
    Pestaña Participantes del proyecto de ciclo de vida y las opciones que aparecen en la lista desplegable Agregar participantes
  2. Haga clic en Agregar participantes.
  3. Seleccione Automáticamente en una programación (usuarios de dashboard).
  4. Si desea que la automatización se active en cuanto guarde las modificaciones al final, seleccione Activado. Si aún no desea que se inicie la automatización, seleccione Desactivado.
    ventana de creación de automatización
  5. Seleccione los días periódicos de la semana que desea que se ejecute esta automatización.
  6. Seleccione la hora del día en la que desea que se ejecute la automatización.
  7. Especifique el huso horario.
  8. Utilice la lista desplegable para establecer las condiciones en las que los participantes se agregan al proyecto. Primero seleccionará los metadatos de los participantes y, a continuación, definirá los valores que deben tener o no estos metadatos para incluir a los participantes.
    Consejo Q: Debe añadir al menos una condición.
    Consejo Q: Consulte la sección Establecer condiciones de automatización de participantes a continuación para obtener más información.
  9. Decida si desea seleccionar Actualizar los metadatos de todos los que no sean encuestados en la programación que ha seleccionado aunque no cumplan estas condiciones. Al marcar esta casilla, la automatización extraerá automáticamente los metadatos más recientes del directorio global y actualizará todos los metadatos de los participantes no encuestados, independientemente de si cumplen los criterios o no.
    Consejo Q: Esto se aplica tanto a los participantes que se importaron previamente como a los que se agregaron manualmente como participantes no respondedores.
  10. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.
Consejo Q: Si un participante está marcado como encuestado y cumple los criterios para la automatización de la importación de usuarios del panel de instrucciones, no se cambiará de encuestado a no respondedor. Una vez que un participante se marca como encuestado, seguirá siendo así, a menos que se cambie manualmente a un no encuestado. Tenga en cuenta que la actualización de un participante de encuestado a no encuestado afectará a los números reflejados en la tasa de respuesta en el dashboard.

Establecer condiciones de importación de participantes

En la sección anterior, defina las condiciones en las que se añaden participantes al proyecto desde el directorio. En función del tipo de campo de los metadatos que utilice en sus condiciones, puede fijar condiciones basadas en diferentes operadores.

Puede agregar más de una condición que los participantes deben cumplir haciendo clic en el signo más (+ ) junto a una condición. Haga clic en el signo menos ( – ) junto a una condición para eliminarlo. Estas condiciones se evalúan acumulativamente, lo que significa que siempre están unidas por un “y” implícito. (Por ejemplo, se debe cumplir la condición uno Y la condición dos para que un miembro del directorio se cargue en la lista de participantes). Puede tener hasta 20 condiciones para una automatización de participante.

Campos de fecha

Para los campos de fecha, puede optar por importar personas cuyo valor de metadatos de fecha caiga en la cantidad de días anterior, inferior a o exactamente X antes o después de la fecha actual. Para importar participantes dentro de un intervalo de tiempo específico, tendrá que utilizar 2 conjuntos de condiciones para “sándwich” el marco de tiempo que desea importar. Aquí le guiaremos a través de la configuración de estas condiciones.

  1. Introduzca el nombre del campo de metadatos y seleccione el formato del campo. Asegúrese de que el formato es fecha.
    Imagen que muestra el orden de lo que se debe seleccionar para configurar la importación
  2. Seleccione el formato de fecha. Puede seleccionar una de las siguientes opciones:
    • DD/MM/AAAA
    • MM-DD-AAAA
    • DD/MM/AAAA
    • DD-MM-AAAA
    • AAAA-MM-DD
    • AAAA/MM/DD
  3. Seleccione si la fecha debe ser Más de, Menor que o Exactamente el número de días especificado.
  4. Introduzca el primer límite de su condición.
  5. Seleccione si la condición está relacionada con el número de días después de hoy o días antes de hoy.
  6. Haga clic en los tres puntos y, a continuación, en Insertar condición a continuación para agregar otra condición.
  7. Seleccione el mismo campo y formato de campo que para su primera condición.
    Imagen que muestra el orden de los pasos para la segunda condición
  8. Seleccione la condición opuesta de la que seleccionó en el paso 3.
    Ejemplo: Dado que hemos utilizado Más de en nuestra primera condición, utilizaremos Menor que para la segunda condición.
  9. Introduzca el segundo límite de su condición.
  10. Seleccione si la condición está relacionada con el número de días después de hoy o días antes de hoy.

Ejemplo: supongamos que desea importar todos los participantes de su Directorio de empleados que comenzaron a trabajar en su empresa en las últimas dos semanas (los últimos 0-14 días). Para su automatización, tendrá dos condiciones. La primera condición es importar todos los participantes con una fecha de inicio superior a 14 días antes de hoy. Esto capturará a los empleados que comenzaron hace 14 días o antes. El segundo es importar todos los participantes con una fecha de inicio anterior a 1 día después de hoy. Esto capturará a los empleados que comenzaron hoy o antes. Estas dos condiciones crean los límites superior e inferior de nuestras condiciones de importación, lo que significa que solo se importarán los empleados con una Fecha de inicio dentro de las últimas dos semanas.

Campos de número

Seleccione valores que sean criterios mayores que o menores que.

Campos de texto

Seleccione valores que sean los criterios Igual a, No igual a, En y No en.

“Igual a” solo incluye participantes con una coincidencia de valores exacta. “No igual a” excluirá cualquier cosa con ese texto exacto.

Ejemplo: Solo desea incluir empleados cuyo “Departamento” sea igual a “Ingeniería”. Solo se incluirán los empleados cuyo Departamento sea igual a Ingeniería. No solo se excluirían Ventas y Marketing, sino que si tiene un departamento separado llamado “Ingeniería de ventas”, que también se excluiría, porque no es una coincidencia exacta.
Consejo Q: Si no es igual a se utiliza como criterio, se incluirán los participantes que no tengan ningún valor para el campo especificado. Por ejemplo, si los criterios se configuran para importar participantes según el campo de metadatos “Gerente” es No igual a “Sí”, se importarán los participantes sin valor para el campo de metadatos “Gerente”, así como los participantes para los que “Gerente” no es igual a “Sí”.

“En” y “No en” pueden ser útiles cuando desee incluir varios valores de metadatos en sus criterios. Asegúrese de que estos valores estén separados por comas, sin conjunción como “y” que los une.

Ejemplo: supongamos que establece criterios que coincidan con el “Texto de departamento en Ventas, Marketing, Ingeniería”. Si el Departamento de Barnaby es “Ventas”, se le incluiría en esta automatización. Así lo haría cualquier persona con el Departamento “Marketing” o “Ingeniería”. Por lo tanto, “En” le permite enumerar varios términos, disminuyendo el número de condiciones que tiene que añadir.una lógica creada para un campo de texto con en la lógica

Gestión de automatizaciones de participantes existentes

Las automatizaciones de participantes existentes aparecerán en la parte superior de la sección Participantes de la pestaña Participantes. Aquí puede ver si la automatización está activada o desactivada actualmente. También puede hacer clic en el menú junto a la automatización para elegir entre un par de opciones.

El menú desplegable ampliado aparece junto a la automatización

  • Empiece ahora: Ejecute la automatización.
  • Gestionar: Edite la automatización. Esto le permite activar o desactivar la automatización, editar las condiciones y modificar el período.

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