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Activadores de correo electrónico
Acerca de los Desencadenantes de correo electrónico
Ya sea que necesite conocer una respuesta inmediatamente o enviar un correo electrónico de seguimiento a sus encuestados, los desencadenadores de correo electrónico proporcionan una solución simple. Los desencadenantes de correo electrónico le permiten enviar una notificación por correo electrónico a alguien cuando se completa una respuesta a la encuesta y se cumplen las condiciones especificadas.
Configuración de un Desencadenante de correo electrónico
De forma predeterminada, un desencadenante de correo electrónico enviará un correo electrónico a su dirección de correo electrónico cada vez que un encuestado complete la encuesta. Estas y muchas otras opciones se pueden configurar siguiendo los pasos que se indican a continuación.
Para configurar un desencadenante de correo electrónico
- Vaya a la pestaña Encuesta y haga clic en las opciones de Encuesta.
- Vaya a la sección Después de la encuesta de las opciones de encuesta.
- En el menú Gestionar desencadenadores de correo electrónico, seleccione Editar desencadenadores.
- Haga clic en Añadir una condición para establecer el desencadenante que se enviará cuando se complete la encuesta Y se cumpla una condición especificada (si decide no añadir una condición, el Desencadenante de correo electrónico se enviará cada vez que un encuestado complete la encuesta).
Consejo Q: Una respuesta de encuesta incompleta solo hará que un desencadenante de correo electrónico envíe un correo electrónico si el desencadenante tiene una condición que se cumplió con la respuesta incompleta. De lo contrario, las respuestas incompletas no provocarán que un desencadenante de correo electrónico envíe un correo electrónico cuando se registre.Consejo Q: Si su encuesta se distribuyó en varios idiomas y desea enviar a los encuestados un desencadenante en el idioma en el que la respondieron, deberá crear un desencadenante para cada idioma. Puede establecer una condición en el desencadenante para enviar según el código de idioma del destinatario para que los destinatarios reciban el desencadenante en el idioma correcto. - Rellene el campo del formulario A la dirección de correo electrónico con la dirección de correo electrónico del destinatario si es diferente de su correo electrónico predeterminado.
Consejo Q: Puede enviar el desencadenante de correo electrónico a varias personas a la vez añadiendo correos electrónicos separados por comas en este campo. Consulte la Desencadenar correo electrónico para los encuestados a continuación para obtener más opciones e información.
- Rellene el campo Nombre de remitente.
- Rellene el campo Dirección de correo electrónico de respuesta. Si sus destinatarios tienen dudas o responden al desencadenante de correo electrónico, este es el correo electrónico que recibe esas respuestas. Si deja el correo electrónico de respuesta en blanco, se utilizará el trigger@qemailserver.com predeterminado.
- Escriba un Asunto.
- Escriba un mensaje para el desencadenante. Utilice la editor de contenido enriquecido para personalizar su mensaje.
- Seleccione el menú desplegable Cuándo para elegir cuánto tiempo de retraso se debe aplicar al desencadenador. De forma predeterminada, se enviará de inmediato, una vez que el encuestado finalice la encuesta, pero puede elegir tiempos de retraso distintos, desde una hora hasta 28 días.
Consejo Q: Debido a la naturaleza de cómo se activan los correos electrónicos, no es posible especificar la fecha y la hora exactas en que se enviará el correo electrónico (ya que la fecha especificada puede haber pasado cuando el encuestado termina la encuesta). - Decida si las opciones Incluir informe de respuestas y Mostrar texto de pregunta completo son adecuadas para este mensaje de correo electrónico.
Consejo Q: Incluir informe de respuestas agrega un resumen de las preguntas y las respuestas del encuestado al cuerpo del correo electrónico (además de incluir un enlace a una versión en línea). La opción Mostrar texto de pregunta completo muestra el texto completo de cada pregunta en el informe de respuesta en lugar de recortar el texto más largo.Atención: Hay algunos casos en los que los informes de respuestas pueden estar desactivados para una organización. Consulte la página Permitir informes de respuestas para obtener más información.
- Haga clic en Guardar desencadenantes para guardarlos y volver a la pestaña Encuesta.
Consejo Q: Elimine un desencadenante de correo electrónico haciendo clic en Finalizar edición y, a continuación, en Eliminar.
Puede añadir tantos desencadenantes de correo electrónico como desee, modificando las condiciones o las direcciones de correo electrónico del destinatario según sea necesario.
Desencadenantes de correo electrónico para encuestados
Si está distribuyendo su encuesta a través de un lista de contactos o pide a los encuestados sus direcciones de correo electrónico en la encuesta, puede usar texto dinámico código para actualizar dinámicamente la dirección de correo electrónico a la que envía el desencadenante de correo electrónico (en lugar de utilizar una dirección de correo electrónico fija).
Para usar texto dinámico para enviar un desencadenante de correo electrónico
- Haga clic en el icono de texto dinámico {A} en la sección Mensaje del desencadenante.
- Seleccione la pregunta de la encuesta utilizada para recopilar la dirección de correo electrónico del encuestado o…
- Seleccione el campo Panel para la dirección de correo electrónico del destinatario, si, en un principio, envió su encuesta a una lista de contactos.
- Copie el código de Texto dinámico que se genera.
- Copie el código de Texto dinámico en el campo del formulario A la dirección de correo electrónico.
Consejo Q: ¿Tiene una cadena de consulta en su desencadenante de correo electrónico que parezca que no funciona? Puede que tenga que ver con el formato de su texto dinámico. ¿La mejor práctica es añadir “?format=urlencode’ al final de los valores de texto dinámico, antes del último paréntesis. Esto garantiza que los valores con espacios y caracteres especiales se transfieran correctamente a la cadena de consulta. Por ejemplo, extraiga los datos embebidos llamados Departamento en la cadena de consulta utilizando ${e://Field/Department?format=urlencode} en lugar de ${e://Field/Department}.
Sin embargo, no añada format=urlencode a los campos de correo electrónico. Esto convertirá el símbolo @ en %40.
Cuándo se desencadenan los mensajes de correo electrónico
Existen varios tipos de respuestas que desencadenan mensajes de correo electrónico y otros que no.
- Todas las respuestas completadas (personas que llegaron hasta el final de la encuesta) desencadenarán mensajes de correo electrónico a los que cumplen los requisitos.
- Las respuestas incompletas de la encuesta (personas que nunca terminaron su encuesta) no desencadenan correos electrónicos a menos que el desencadenante tenga una condición añadida.
- Las respuestas importadas no desencadenan correos electrónicos.
- Las respuestas de la aplicación offline desencadenarán mensajes de correo electrónico una vez cargadas.