Tâche Google Agenda

À propos de la tâche Google Agenda

Automatisez votre processus de planification en liant Qualtrics à votre calendrier. La tâche Google Agenda vous permet de créer et d’annuler automatiquement des événements Google Agenda en fonction des réponses aux enquêtes.

Connexion d’un compte Google Agenda

Avant de pouvoir utiliser la tâche Google Agenda, vous devez connecter un compte Google Agenda pour Qualtrics afin de planifier des événements avec. Les comptes peuvent être ajoutés par les Administrateurs de la Marque pour d’autres utilisateurs de la marque à utiliser, ou par des utilisateurs individuels pour leur usage personnel.

Ajout d’un compte en tant qu’administrateur de la marque

Si vous êtes un Administrateur de la Marque, suivez les étapes de cette section pour ajouter un compte Google Agenda que certains ou tous les utilisateurs de votre licence pourront utiliser.

1. À l’aide du menu de navigation en haut à gauche, accédez à Admin.
   
2. Accédez à Extensions.
   
3. Cliquez sur l’extension Google Agenda.
4. Cliquez sur Ajouter un compte.
5. Donnez un nom au compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
6. Cliquez sur Connecter un compte.
7. Continuez à vous connecter à votre compte Google Agenda.

Pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs qui ont accès à ce compte, voir Déterminer qui peut utiliser un compte d’extension.

Ajout d’un compte en tant qu’utilisateur individuel

Suivez les étapes de cette section pour ajouter un compte Google Agenda pour votre usage personnel. Vous seul pourrez utiliser le compte que vous connectez.

1. Suivez les étapes de la section Création d’une tâche Google Agenda jusqu’à ce que vous accédiez à l’étape dans laquelle vous sélectionnez un compte à utiliser.
2. Cliquez sur Ajouter un compte utilisateur.
3. Donnez un nom à votre compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
4. Cliquez sur Connecter un compte.
5. Continuez à vous connecter à votre compte Google Agenda.

Configuration d’une tâche Google Agenda

Création d’un événement Google Agenda

1. Accédez à la vue Onglet Workflows d’un projet, ou le page Workflows autonomes.
   Astuce Qualtrics : pour le lier aux réponses d’une enquête particulière, nous vous recommandons de commencer dans l’onglet Workflows d’une enquête.
2. Cliquez sur Créer un workflow.
3. Créez un workflow planifié ou basé sur des événements. Voir Planifié vs. Workflows basés sur des événements pour plus d’informations.
   Astuce Qualtrics : pour utiliser automatiquement les réponses de cette enquête pour ajouter des événements à votre Google Agenda, il doit s’agir d’un workflow basé sur les événements.
4. Déterminez le calendrier de votre workflow (si planifié) ou sélectionnez l’événement qui lance le workflow (s’il est basé sur un événement).
   Astuce Qualtrics : pour lancer le flux de travail en fonction d’une réponse à l’enquête, configurez un événement de réponse à l’enquête.
5. Si vous le souhaitez, cliquez sur le signe plus (+ ) puis sur Conditions pour ajouter des conditions à votre workflow, qui détermine à quel moment le workflow s’exécute.
6. Cliquez sur le signe plus ( + ), puis sur Tâche.
7. Sélectionnez Google Agenda.
8. Sélectionner Créez un événement.
   
9. Cliquez sur Suivant.
10. Sélectionnez le compte Google dans lequel modifier les événements de calendrier. Tous les comptes ajoutés par les Administrateurs de la Marque, ainsi que les comptes que vous avez ajoutés vous-même, seront répertoriés ici.
11. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux identifiants de compte, cliquez sur Ajouter un nouveau compte et suivez les étapes de la section Connexion d’un compte Google Agenda.
12. Cliquez sur Suivant.
13. Sélectionnez un calendrier Google dans la liste déroulante.
    
    Astuce Qualtrics : vous ne pouvez sélectionner que les calendriers dont vous êtes le propriétaire.
14. Sélectionnez Événement d’une journée entière si l’événement durera toute la journée. Lorsque cette option est sélectionnée, vous n’avez pas besoin de sélectionner une heure de début ou de fin.
15. Sélectionnez Utiliser une date personnalisée si vous souhaitez utiliser un format de date autre que aaaa-mm-jj.
16. Indiquez une date de début et une date de fin pour l’événement. Si l’événement n’est pas une journée entière, indiquez une heure de début et une heure de fin.
    Astuce Qualtrics : les dates doivent être au format aaaa-mm-jj et les heures doivent être au format hh:mm.
    Attention : les dates de fin sont exclusives. Si vous planifiez un événement à partir des 1er et 2 avril, vous devrez sélectionner une date de fin au 3 avril lors de la configuration de votre événement.
17. Sélectionnez le fuseau horaire de l’événement.
18. Sélectionnez la fréquence à laquelle l’événement doit se répéter.
19. Si vous le souhaitez, ajoutez des invités à l’événement du calendrier en saisissant une liste d’e-mails séparés par des virgules.
    
20. Indiquez si vous souhaitez envoyer un rappel à l’hôte en fonction des paramètres de son calendrier ou envoyer un e-mail aux invités lorsque l’événement est créé.
21. Sélectionnez les autorisations que vos invités doivent posséder en cochant les cases appropriées.
    • Modifier l’événement : donner aux invités la possibilité de modifier l’événement. Cette option est désactivée par défaut.
      Attention : si vous n’accordez pas aux invités l’autorisation Modifier l’événement, ils ne peuvent pas modifier la date ou l’heure de l’événement sur leur propre calendrier.
    • Inviter d’autres personnes : donner aux invités la possibilité d’ajouter d’autres invités à l’événement. Cette option est activée par défaut.
    • Voir la liste des invités : Donnez aux invités la possibilité de voir quels autres invités sont ajoutés à l’événement. Cette option est activée par défaut.
    Astuce Qualtrics : si vous sélectionnez Modifier un événement, Inviter d’autrespersonnes et Voir la liste des invités seront sélectionnés par défaut.
22. Ajoutez un titre d’événement. Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter une description et un site.
    
    Astuce Qualtrics : sélectionner Ajouter une vidéoconférence Google Meet ajoutera le bouton « Join with Google Meet » (Rejoindre Google Meet) à l’invitation du calendrier.
23. Sélectionnez la visibilité du calendrier pour cet événement.
24. Lorsque vous avez terminé d’ajouter tous vos champs, cliquez sur Enregistrer.

Utilisation du texte inséré

Lors de la création d’un événement Google Agenda, vous avez également la possibilité d’utiliser du texte inséré pour n’importe quel champ. Cela vous permet de personnaliser les événements du calendrier en fonction d’informations spécifiques à chaque répondant, au lieu d’utiliser les mêmes informations pour chaque répondant. Cliquez sur l’icône {a} en regard d’un champ pour insérer du texte dans l’enquête. Les champs disponibles pour le texte inséré sont les suivants :

• Question de l’enquête : réponse à une question d’enquête spécifique.
• Champ de données intégrées : valeur d’un champ de données intégrées spécifique.
• Emplacement GeoIP : informations sur l’emplacement d’un répondant.
• DateTime : date ou heure spécifique.
  Astuce Qualtrics : lorsque vous insérez une date, elle doit être au format aaaa-mm-jj.
• Champ Panneau : Valeur d’un champ de répertoire spécifique.
• Quota : nombre d’un quota d’enquête.

Exemple : insérez du texte à partir d’un champ de panel pour ajouter automatiquement le répondant à l’enquête en tant qu’invité à l’événement du calendrier.

Annulation d’un événement Google Agenda

L’annulation d’un événement implique la plupart des mêmes étapes que la création d’un nouvel événement de calendrier.

1. Suivez les étapes 1 à 7 dans la section Création d’une tâche Google Agenda jusqu’à l’étape 8, où vous sélectionnez la tâche Google Agenda que vous souhaitez utiliser.
2. Sélectionner Annuler l’événement.
3. Cliquez sur Suivant.
4. Sélectionnez le compte Google pour modifier les événements du calendrier sur. Tous les comptes ajoutés par les Administrateurs de la Marque, ainsi que les comptes que vous avez ajoutés vous-même, seront répertoriés ici.
5. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux identifiants de compte, cliquez sur Ajouter un nouveau compte et suivez les étapes de la section Connexion d’un compte Google Agenda.
6. Cliquez sur Suivant.
7. Sélectionnez un calendrier.
8. Si vous le souhaitez, sélectionnez une date spécifique pour afficher uniquement les événements qui se produisent à cette date. Si aucune date n’est sélectionnée, la liste déroulante des événements affichera tous les événements pour le calendrier sélectionné.
9. Sélectionnez l’événement à annuler. Cochez Informer les invités que cet événement a été annulé si vous souhaitez que les invités reçoivent un e-mail d’annulation.
10. Cliquez sur Sauvegarder.

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