Introducción a XM Directory

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Acerca del XM Directory

XM Directory es una base de datos de contacto y un centro de distribución que comparte toda su organización. Aquí puede almacenar todos sus clientes y prospectos, pero el directorio no solo almacena su información de contacto . Puedes completar perfiles con todo, desde demografía estandarizada de la industria a datos transaccionales y en constante cambio.

Al utilizar la línea de tiempo de un contacto, incluso obtienes una vista completa de su comunicación con tu marca/organización, desde los mensajes que les enviaste hasta los opinión que brindaron en diferentes programas.

Línea de tiempo con punto de contacto expandido como una burbuja

Los usuarios habituales del XM Directory pueden cargar listas de contactos y distribuirles mensajes a través de una variedad de canales, incluidos el correo electrónico y los mensajes de texto. Cualquier cambio que los usuarios realicen en los contactos se refleja en el directorio, para beneficio de todos los demás usuarios.

Para comenzar, vaya al menú de navegación global y luego seleccione Directorios.

Consejo Q: Los usuarios con Employee Experience pueden ver la pantalla a continuación. Seleccionar Directorio de contactos Para continuar.

Es posible que su administrador le haya dado acceso a más de un directorio de contacto . Intente hacer clic en el menú desplegable en la parte superior de la página para ver a cuántos directorios tiene acceso. Tenga en cuenta que cada uno de ellos es distinto y no necesariamente tendrán los mismos contactos o configuraciones. Cuando creas una lista de distribución en un directorio, no se agrega a ningún otro directorio; esta misma regla se aplica a todos los cambios que puedas realizar.

Barra de navegación superior de la pantalla. Al hacer clic en el nombre del directorio , verá un menú desplegable con una lista de todos los demás directorios.

Consejo Q: Los administradores interesados en configurar varios directorios pueden obtener más información en Paso 2 de la guía de implementación.

Primeros pasos como administrador de Directorio

Como administrador, su función es diseñar, implementar y luego ejecutar el directorio.

Aprenda a crear un Directorio eficaz

Lo ideal es que los directorios de contacto requieran el mayor trabajo al principio, durante su configuración, y luego requieran muy poco trabajo para mantenerlos. En esta guía, le mostraremos cómo diseñar el mejor directorio para su organización para que pueda aprovechar los beneficios de XM Directory lo antes posible. Parte de esta implementación es conocer las configuraciones que permitirán al directorio mantenerse, desde el establecimiento de roles de acceso a los datos, hasta la automatización del proceso de limpieza de datos.

Guías de inicio rápido sobre mantenimiento de Directorio

Si ya ha creado su directorio, tenemos algunas guías de inicio rápido que pueden ayudarle a mantener sus contactos y datos.

Introducción a las distribuciones

Si es un usuario habitual, es probable que solo utilice XM Directory para cargar y distribuir a sus contactos. Generalmente, solo tendrá acceso a unas pocas páginas del directorio, incluidos Segmentos y listas y Distribuciones.

Consejo Q: Si no tienes la pestaña Distribuciones en el paso 2, es posible que seas un XM Directory usuario en su lugar. Ver preguntas frequentes.

Términos clave

Ya sea administrador o distribuidor, estas definiciones de los términos más utilizados en el XM Directory le resultarán útiles:

Directorio: Un directorio es una colección de contactos, cada uno con una lista de atributos que los describen y sus interacciones con su marca/organización. Los directorios son una forma de organizar subconjuntos de contactos y administrar colectivamente la frecuencia con la que son contactados, cómo se consolidan los registros, el estado de suscribirse y otras configuraciones para grupos de contactos relacionados.
Listas de correo: Las listas de correo son listas de contactos que pueden recibir correos electrónicos e invitaciones a encuesta . Puede crear listas de correo mediante la carga de archivos o manualmente. A diferencia del directorio, las listas de distribución no son visibles para toda la organización, sino que se crean en cuentas individuales. Las listas de distribución pueden compartirse con otros usuarios o grupos.
Muestras: Subgrupos de participantes de una lista de contactos elegidos según un filtro establecido y/o tamaño aleatorio.
Segmentos: Los segmentos son grupos dinámicos de contactos que cumplen criterios específicos, a menudo agrupados por sus necesidades particulares, datos demográficos, prioridades, intereses comunes u otra información de identificación. Los segmentos están diseñados por administradores, pero pueden ser utilizados por cualquier usuario del directorio .
Distribución: Es el acto de contactar personas a través de varios canales, incluido el correo electrónico, SMS o WhatsApp.
Datos incrustados: Los Datos embebidos son campos adicionales que usted adjunta a un contacto para describirlo, como su edad, género, región o cualquier información que lo ayude a comprender más profundamente a la persona y crear segmentos para la segmentación y el análisis. Cualquier datos embebidos se puede referenciar en la lógica del flujo de la encuesta y se puede almacenar o incrustar como parte de los datos de respuesta. Los Datos embebidos también están disponibles para actualizaciones como parte de las importaciones y automatizaciones.
Deduplicación: La Deduplicación se refiere al proceso de fusionar registros de contacto que representan a la misma persona. Por ejemplo, campos como referencia a datos externos, correo electrónico, nombre y/o apellido se pueden utilizar solos o en combinación para identificar a un solo usuario en múltiples contactos, de modo que su información se pueda fusionar en una sola. La Deduplicación se puede utilizar para fusionar automáticamente contactos existentes con nuevos contactos creados durante las importaciones automatizadas. Los administradores del XM Directory también pueden ejecutar el proceso manualmente en los contactos existentes.
Frecuencia de Contacto : Las reglas de Frecuencia de contacto controlan la frecuencia con la que una persona en el directorio recibirá mensajes. Las reglas se pueden establecer en el nivel de Directorio , nivel de Lista o nivel de Encuesta .
Roles: Un rol es un grupo de usuarios de Qualtrics definido por los administradores del directorio para facilitar el control de acceso. Los administradores pueden elegir qué rol tiene qué nivel de acceso a un directorio. Por ejemplo, un rol puede configurarse para tener acceso de administración a un directorio, mientras que otro rol puede tener acceso de solo lectura a ese directorio.
Datos de la Transacción : Las transacciones son eventos que representan información sobre una interacción con la marca/organización, el empleado o los clientes en un momento específico. Por ejemplo, una transacción puede ser una orden de compra, un clic en una página web, una llamada de un cliente, una solicitud de servicio y más.

Consejo Q: Para obtener una lista de la A a la Z de términos clave relacionados con los contactos, consulte Temas de Qualtrics AZ: Contactos.

Acceso solo para usuarios

Usuarios con la Editar XM Directory Los permisos deshabilitados pueden ver, exportar y distribuir contactos dentro del XM Directory, pero no pueden editar ni eliminar ninguna información de contacto ni cargar contactos. Estos usuarios verán un Sólo acceso etiqueta en la parte superior izquierda del XM Directory.

etiqueta de solo acceso en una cuenta de xm directory

Para obtener más información, consulte Permisos de contactos.

Ejemplo: Si tiene un usuario que necesita distribuir encuestas pero no debería poder modificar ni eliminar contactos, puede darle acceso al XM Directory pero deshabilitar la función Editar XM Directory permiso.

Compatibilidad con toda la plataforma Qualtrics

Consejo Q: Las características analizadas en esta sección no necesariamente están incluidas en todas las licencias. Si está interesado en obtener acceso, comuníquese con Servicios de Cuenta.

Puede utilizar el XM Directory para enviar invitaciones para varios tipos de proyectos de Qualtrics. Sin embargo, no todos los tipos de proyectos de Qualtrics son compatibles con XM Directory.

Características compatibles con el XM Directory

Consejo Q: También puedes Enviar correos electrónicos sin un enlace a ninguna encuesta..

Características incompatibles con el XM Directory

Por el contrario, el XM Directory no puedo ser utilizado para distribuir cualquier proyectos de Employee Experience (EX ). Esto significa que no se pueden usar proyectos EX con XM Directory, incluidos Engagement, Pulse, 360 y más.

Los datos de contacto del XM Directory están completamente separados de la información del empleado / participante guardada en el Directorio de Empleado. Esto significa que los datos editados en un directorio nunca afectarán al otro.

Preguntas frequentes

¿Cómo puedo saber si tengo XM Directory o XM Directory Lite?

XM Directory Litees una función de distribución de contacto limitada que le permite cargar listas de correo. XM Directory completo (o simplemente XM Directory) también puede guardar contactos y listas, pero tiene muchas capacidades mejoradas más allá de esto. Es una base de datos compartida a nivel de toda la empresa que contiene contactos y su información, con funciones mejoradas como transacciones, configuraciones de frecuencia de contacto , segmentos, informes de distribución de todo el directorio y más.

Para los administradores, es fácil saber si tienen XM Directory Full o XM Directory Lite en su licencia. Los administradores de XM Directory tienen acceso a muchas más funciones que el usuario promedio de XM Directory Lite, incluida la pestaña Resumen, la pestaña Contactos del Directorio y la Configuración del Directorio .

Sin embargo, incluso si no eres administrador, a menudo puedes saber si tienes XM Directory Full o XM Directory Lite de una de las siguientes maneras:

Además de la pestaña Segmentos y listas, los usuarios de XM Directory Full tienen acceso a una pestaña Distribuciones. Los usuarios de XM Directory Lite no tienen esta función. (Nota: también es posible que se haya revocado la capacidad de distribuir encuestas para su cuenta. Marque una de las encuestas en su cuenta : si tiene una pestaña de Distribuciones en funcionamiento, usted es un usuario de XM Directory Lite. Si no es así, aún podrías ser cualquiera de los dos).
Los usuarios de XM Directory Lite no pueden tener múltiples directorios. Si ve un menú desplegable en la parte superior de su directorio, eso significa que definitivamente es un usuario completo del XM Directory .

Si aún no está seguro de qué función tiene, comuníquese con un Administrador de Marca/organización. Los administradores de Marca/organización que no estén seguros pueden comunicarse con su Ejecutivo de Cuenta o Servicios de Cuenta.

¿Cómo puedo mantenerme al día sobre las nuevas funciones de Qualtrics?

Publicamos notas de versión semanales en la Comunidad de XM para notificar a los clientes sobre las nuevas funciones de Qualtrics.

Para acceder a estas notas de la versión, necesita una cuenta de XM Community. Estas cuentas son gratuitas para cualquier usuario que tenga una cuenta de Qualtrics. Esta página de soporte técnico contiene información sobre cómo registrar una cuenta de XM Community.

Una vez que haya iniciado sesión en la comunidad XM, acceda a la publicación semanal de introducción de actualizaciones de productos. Esta publicación contiene toda la información que necesita para comenzar a suscribirse a actualizaciones de productos.

¿Debería tener un único directorio o varios directorios?

Recomendamos evaluar cuidadosamente los datos que planea almacenar en un directorio para determinar qué es lo mejor para su organización. Uno de los principales objetivos de un directorio es evitar que los datos queden demasiado aislados y desactualizados dividiéndolos en demasiados silos, creando en su lugar un perfil integral de un contacto entre los muchos grupos de su organización que pueden tener puntos de contacto con ellos; esto crea una visión más enriquecedora de ese contacto a lo largo del tiempo a medida que se recopilan más datos. Por otro lado, uno de los objetivos de múltiples directorios es separar estratégicamente los datos, por razones relacionadas con la seguridad, la gestión de datos y más.

En nuestras guías de implementación de directorios, lo guiamos por los pasos para determinar qué es lo mejor para su organización. Consulte el Paso 1: Diseñe su directorio y el Paso 2, donde analizamos Dividir sus datos entre los directorios separados.

¿Cuál es la diferencia entre los datos embebidos y los datos de transacción?

La diferencia entre los datos de transacción de un contacto y los datos embebidos es que los datos de transacción representan información en un momento determinado, mientras que los datos embebidos siempre representan la información más reciente. Los datos embebidos son excelentes para la información demográfica y de preferencias más reciente, mientras que los datos de transacciones son una forma poderosa de identificar el viaje o la línea de tiempo de la conducta de la persona. Ambas combinaciones ayudan a identificar segmentos de usuarios que comparten viajes comunes.

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