Acerca del cumplimiento de Qualtrics con el RGPD

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Acerca del cumplimiento de Qualtrics con el RGPD

Qualtrics cumple con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y ofrece tecnología que permite a nuestros clientes cumplir también con esta normativa. En esta página web se explica cómo pueden los usuarios gestionar solicitudes de los titulares de los datos mediante la plataforma Qualtrics, en concreto, centrándose en cómo pueden los usuarios modificar y eliminar datos.

Mientras que Qualtrics ofrece tecnología que permite a nuestros clientes cumplir con el RGPD, los clientes de Qualtrics deben buscar su propio asesoramiento legal con respecto a cómo obtener la conformidad con el RGPD.

Para obtener más detalles sobre Qualtrics y el RGPD, visite esta página (EN). Si tiene más preguntas acerca del cumplimiento con el RGPD, póngase en contacto con su Customer Success Representative o con soporte técnico de Qualtrics. Para ello, seleccione Póngase en contacto con el soporte técnico en la esquina superior derecha de esta página web.

Modificación de datos

Puede editarse la respuesta de una encuesta si el usuario dispone del permiso de cuenta adecuado, Editar respuestas de encuesta, que controlan los administradores de organización. Gracias a este permiso, el usuario puede modificar datos. Las capturas de pantalla a continuación muestran cómo se cambió el nombre de George por el de Georgiana con la función de edición de respuestas (EN).

Sin embargo, la edición de respuestas no cambiará de forma permanente los datos en API o exportaciones con la herramienta de exportación antigua. Para editar las respuestas de modo que los datos se modifiquen permanentemente en todos los medios de recuperación, deberá:

  • Exportar los datos antiguos como un CSV o TSV.
  • Edite el CSV o TSV con los datos nuevos.
  • Importar los nuevos datos.
  • Eliminar los datos antiguos de Qualtrics.

Eliminar datos por dirección de correo electrónico

Un administrador de organización puede usar una dirección de correo electrónico para eliminar todas las respuestas de una encuesta, así como contactos, listas de contactos, cuentas de usuario y tickets vinculados a esta misma dirección de correo electrónico. Se eliminarán los contactos y las listas tanto de Plataforma de la encuesta como de XM Directory. Si un encuestado quiere que elimine todos sus datos, lo mejor es que se ponga en contacto con su administrador de organización con una lista de direcciones de correo electrónico y que el encuestado siga las instrucciones de esta sección.

El administrador de organización puede ir a la página Administración, seleccionar la pestaña Privacidad de datos y seguir las instrucciones a continuación.

Introduzca el correo electrónico en el campo y haga clic en Eliminar para eliminar todos los registros conectados.

Puede usar la opción Sólo búsqueda si desea saber cuántos registros se van a eliminar con esta acción. De esta forma, también se descomponen los registros según si son respuestas de encuestas, tickets, contactos o usuarios.

Si tiene muchas direcciones de correo electrónico para buscar y eliminar sus datos de forma simultánea, haga clic en el texto azul debajo del campo para cargar un CSV de todas las direcciones de correo electrónico para los que desea eliminar (o buscar) los registros correspondientes. Debe asegurarse de que el archivo no tenga codificación UTF-8. Solo puede incluir hasta 500 direcciones de correo electrónico en un archivo.

Consejo Q: Esta solución no elimina respuestas en curso en la aplicación offline, encuestas completas, datos del servidor SFTP, orígenes de CSV de Vocalize o datos de distribución de Vocalize. Además, no actualiza los datos de Stats iQ (aunque sí elimina los datos de forma que se pierden al actualizar Stats iQ). Consulte las siguientes secciones para ver las instrucciones sobre cómo eliminar los datos alistados.

Eliminación de datos: Plataforma de la encuesta

En esta sección se explica cómo puede un usuario estándar eliminar puntos de datos individuales. Puede eliminar:

  • Una respuesta completa de la encuesta, varias respuestas o todas las respuestas
  • El proyecto de encuesta completo (incluidos todos los datos relacionados)
  • Un contacto, varios contactos, la lista de contactos completa o varias listas de contacto
  • Datos de administración
  • Contenido de los complementos como Stats iQ, la aplicación offline y la generación de tickets

Si tiene acceso a productos aparte de la Plataforma de la encuesta, consulte las secciones a continuación para ver cómo eliminar estos datos.

Eliminar datos de respuesta

  1. Navegue a la pestaña Datos y análisis y marque la casilla de verificación de la respuesta o respuestas que desee eliminar.
  2. Haga clic en Con seleccionado y elija Eliminar
  3. Seleccione la casilla de verificación de Estoy seguro de que quiero eliminar respuestas. Si lo desea, seleccione la casilla de Reducir todas las cuotas para las respuestas eliminadas. Cuando esté listo, haga clic en Eliminar respuestas

Para obtener más detalles, consulte la página de soporte de eliminación de respuestas (EN).

Eliminar proyectos completos

Al eliminar un proyecto, se eliminan todos los datos de respuestas que este contiene. Esta acción no elimina los contactos, las listas de contactos, ni las respuestas de la aplicación offline que permanecen almacenadas en el caché en el dispositivo.

Haga clic en el menú desplegable junto al proyecto que desea eliminar y seleccione Eliminar proyecto en la parte inferior de la lista.

Una vez eliminando un proyecto, el administrador de organización puede asegurarse de que se ha eliminando de forma permanente. Si usted es administrador de organización y no sabe con seguridad cómo hacerlo, consulte la subsección Eliminar datos de administración a continuación para obtener más información.

Consejo Q: Si esta opción aparece atenuada, quiere decir que esta encuesta es propiedad de otro usuario. Póngase en contacto con el propietario para eliminar esta encuesta. Encontrará el nombre del propietario con el menú Ordenar por y seleccione Propietario

Eliminar contactos y listas de contactos

Consejo Q: En esta sección se explica cómo eliminar contactos estándar de la Plataforma de la encuesta. Si cuenta con XM Directory o ve que su página de contactos no se ve igual que en estas capturas de pantalla, vaya a la sección Eliminación de datos: XM Directory en su lugar.

Al eliminar un contacto, se elimina su información de cualquier distribución enviada en el pasado a la misma lista de contactos. Esta acción, además, no elimina las respuestas de las encuestas que el contacto ha realizado, de modo que será usted quien deba eliminar la respuesta.

Para eliminar uno o varios contactos, puede hacer lo siguiente:

  1. Haga clic en la casilla de verificación junto al nombre del contacto que desee eliminar. 
  2. Haga clic en el menú Se ha seleccionado 1 elemento y elija Eliminar

Para eliminar una lista de contactos y todos los contactos que se incluyen, haga clic en el menú desplegable de la lista y seleccione Eliminar en la parte inferior.

Eliminar datos de administración - Encuestas

Para eliminar un proyecto de forma permanente de una cuenta de usuario, el usuario debe eliminarlo en primer lugar. Luego, el administrador de organización debe hacer lo siguiente:

  1. En la página Administración, vaya a la pestaña Usuarios
  2. Haga clic en el nombre de usuario.
  3. Haga clic en Ver información del uso de cuenta
  4. Las encuestas con nombres en rojo las eliminó el usuario. Haga clic en Borrar permanentemente
  5. Escriba eliminar en el campo. 
  6. Haga clic en Eliminar.

Eliminar datos de administración - Usuarios

Al eliminar un usuario, se eliminan todos sus datos, incluidas las respuestas, listas de contactos y todo lo que haya en la cuenta. Para eliminar uno o varios usuarios, el administrador de organización debe hacer lo siguiente:

  1. Navegue a la página Administración
  2. Seleccione Usuarios.
  3. Busque el usuario existente con cualquiera de los criterios y filtros de búsqueda (Nombre de usuario, Nombre, Apellidos, etc., así como División, Tipo de usuario y Estado de cuenta). Puede usar varios criterios a la vez.
  4. Para eliminar la cuenta de usuario que desea, haga clic en Eliminar usuario, ubicado a la derecha debajo de Acciones.
  5. Siga las indicaciones para confirmar la acción y vuelva a hacer clic en Eliminar

Eliminar datos de Stats iQ

Una vez eliminados los datos de la pestaña Datos y análisis (que se describe en la subsección Eliminar datos de respuesta más arriba), deberá eliminar los datos de Stats iQ. Puede hacerlo actualizando los datos.

Haga clic en Import new responses (Importar nuevas respuestas) en la esquina superior derecha.

Eliminar datos de la aplicación offline

Si tiene respuestas en curso en la aplicación offline, puede cargarlas en Qualtrics para poder eliminarlas desde Datos y análisis, o bien puede eliminarlas desde el dispositivo.

Para eliminar respuestas directamente desde el dispositivo, haga lo siguiente:

  1. Vaya a la pantalla de la encuesta.
  2. Toque Saved Responses (Respuestas guardadas). 
  3. Toque en la respuesta parcial que desee gestionar. 
  4. Haga clic en Delete Response (Eliminar respuesta). 

Eliminar tickets

A veces, su programa de generación de tickets incluirá datos de respuestas o datos embebidos (EN) con los tickets creados a partir de las respuestas de encuestas. Si usted es administrador de organización, podrá eliminar tickets haciendo clic en el icono del cubo de basura, como se indica a continuación.

Eliminación de datos: XM Directory

Cualquier contacto eliminado del directorio se eliminará automáticamente de las demás listas de distribución y distribuciones que se enviaron a dichas listas. Sin embargo, todos los datos de contacto permanecerán en la respuesta de la encuesta. Consulte la sección Eliminación de datos: Plataforma de la encuesta más arriba para obtener detalles sobre cómo eliminar estas respuestas.

Eliminar contactos del directorio

Vaya a la página Directorio y marque la casilla de los contactos que desee eliminar. Una vez que haya seleccionado estos contactos, haga clic en el menú desplegable y seleccione Eliminar contacto.

Eliminar listas de distribución

Al eliminar una lista de distribución, no se eliminarán los contactos. Deberá eliminar los contactos desde el directorio.

Eliminación de datos: Vocalize

Eliminar datos originados en una encuesta

Si elimina las respuestas de una encuesta o la encuesta completa según las indicaciones de Eliminación de datos: Plataforma de la encuesta, los datos de eliminarán automáticamente del dashboard.

Eliminar datos de generación de tickets

Si elimina los tickets según las indicaciones de Eliminación de datos: Plataforma de la encuesta, los datos se eliminarán automáticamente del dashboard.

Eliminar orígenes de CSV

Algunos dashboards importan datos de CSV como origen (EN). Para eliminar este origen, vaya a la configuración del dashboard, haga clic en el origen de CSV y seleccione Eliminar fuente.

Eliminar datos de distribución

Si está realizando informes sobre los datos de distribución en su dashboard, póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics para eliminar estos datos.

Eliminación de datos: Employee Experience

En el caso de proyectos 360, de Employee Engagement y de Pulso de empleado, puede eliminar todos los datos conectados a un encuestado a la vez. Una vez que elimine un participante en el directorio, elimina también:

  • Su respuesta en cada proyecto
  • Sus metadatos
  • Todos sus informes y datos del dashboard
  • Su cuenta

Existen dos maneras de eliminar un participante del directorio.

La primera es de forma individual. Haga clic en el menú desplegable junto a un usuario y, a continuación, seleccione Eliminar del directorio.

La segunda consiste en eliminar a varios usuarios a la vez. Si marca la casilla que hay junto a cada persona que desea eliminar, puede eliminarlas haciendo clic en el menú desplegable de la izquierda y eligiendo Eliminar del directorio.

Consejo Q: ¡Tenga cuidado! Junto al menú desplegable, se encuentra la opción Seleccionar todo. Si hace clic en ella, se seleccionarán todas las personas de esta página del directorio. 

Eliminación de datos: Soluciones personalizadas

Hay algunos aspectos más que tener en cuenta si ha optado por una solución personalizada.

Servidor SFTP

Si utiliza un servidor SFTP, después de eliminar datos en la plataforma Qualtrics, también deberá eliminar todos los datos personales de dicho servidor.

Copia de seguridad y retención de datos

Esta sección corresponde a los datos de los servicios, no a los procedimientos empresariales internos de retención de Qualtrics. Qualtrics realiza una copia de seguridad de todos los datos de los encuestados mediante dos métodos: la propagación automáticamente por los servidores (inmediata desde la recopilación) y las copias de seguridad diarias, completas, externas y cifradas. Sin embargo, los clientes son responsables de la copia de seguridad rutinaria de sus datos en caso de una eliminación o modificación por accidente provocada por uno de sus usuarios, así como de sus propias políticas de retención de datos o archivos. Qualtrics realiza copias de seguridad de los datos solo para la recuperación ante desastres.