Politique de pseudonymisation (EX)

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Politique de pseudonymisation

L’onglet Pseudonymisation EX permet d’activer la politique de pseudonymisation par défaut pour l’ensemble de l’organisation. Une politique de pseudonymisation vous permet d’obscurcir les données d’identification personnelle des réponses EX en temps réel, de sorte que les réponses aux enquêtes ne puissent plus être attribuées à un employé spécifique au sein de la plateforme.

Attention: Cette fonction est réservée aux administrateurs de l’organisation et n’est pas incluse dans toutes les licences. Veuillez contacter le service des comptes pour y accéder.

Attention: La fonction de pseudonymisation de l’EX a pour but de permettre à une organisation de pseudonymiser des données. Dans des circonstances limitées, il peut être nécessaire pour une organisation de ré-identifier les personnes auprès desquelles des données sont collectées. Si vous souhaitez réidentifier des données pseudonymisées, votre Administrateur de l’organisation doit contacter l’équipe de support de Qualtrics.

Astuce: Cette fonction n’est disponible que pour les projets Engagement des employés, Cycle de vie des employés, Recherche ad hoc sur les employés et Pulse. le projet 360 n’est pas pris en charge.

Mise en place d’une politique de pseudonymisation

Attention: Lorsque vous activez la politique de pseudonymisation, seuls les projets activés par la suite seront concernés. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Pseudonymisation des projets existants.

Ouvrez Admin dans le menu de navigation.

Longlet admin dans le menu de navigation

Aller à Confidentialité des données.

Onglet Confidentialité des données dans les paramètres dadministration avec Pseudonymisation EX surligné.

Sélectionnez Politique de conservation.

Cliquez sur EX Politiques de pseudonymisation.

Sélectionnez Pseudonymiser automatiquement les réponses.

Attention: Après avoir activé ce paramètre, les données des champs par défaut seront supprimées des réponses à l’enquête par défaut. En outre, vous pouvez sélectionner les champs à pseudonymiser. Les champs par défaut ne peuvent pas être désélectionnés. Les données pseudonymisées ne seront plus disponibles, elles ne pourront donc pas être agrégées et faire l’objet de tableaux de bord.

Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Attention: La pseudonymisation des champs n ‘ affecte pas l’onglet des participants, y compris les hiérarchies d’organisation, ni l’onglet des messages.

Lorsque la pseudonymisation est activée, les utilisateurs ne pourront pas voir les données des champs suivants par défaut :

Identifiant unique
Prénom du Participant
Nom de famille du Participant
Adresse e-mail

Astuce: Pour savoir si les participants ont répondu à l’enquête avec la pseudonymisation activée, utilisez la colonne Statut del’onglet Participants.

Pseudonymisation pour les projets existants

Lorsque vous activez la politique de pseudonymisation, seuls les projets activés par la suite seront affectés. Les projets activés avant l’activation de la politique ne seront pas pseudonymisés automatiquement. De même, les projets qui ont été activés puis désactivés avant l’activation de la politique ne seront pas pseudonymisés (même s’ils sont réactivés après l’activation de la politique). Suivez les étapes suivantes pour pseudonymiser des projets existants.

Naviguez jusqu’à l’onglet Non-pseudonymisé dans la section Politiques de pseudonymisation de l’EX des paramètres de la politique de conservation.

Sélectionnez les projets que vous souhaitez pseudonymiser.

Cliquez sur Pseudonymiser.

Astuce: Vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 projets à pseudonymiser en même temps.

Sélectionner les champs supplémentaires à pseudonymiser

Une fois la politique de pseudonymisation activée, les données des champs par défaut seront automatiquement supprimées. Pour pseudonymiser des champs supplémentaires, cliquez sur Sélectionner les champs à pseudonymiser.

Sélectionner les champs supplémentaires surlignés

Sélectionnez l’onglet Champs de données de localisation pour pseudonymiser les données de localisation. Veillez à ce qu’au moins un champ d’accessibilité ne soit pas sélectionné afin d’accéder aux données d’étalonnage.

Onglet Champs de localisation de la fenêtre contextuelle des champs supplémentaires

Sélectionnez l’onglet Champs supplémentaires pour sélectionner d’autres champs à pseudonymiser. Utilisez la barre de recherche pour rechercher tous les champs de métadonnées des participants présents dans le répertoire des employés.

Exemption des projets de la politique de pseudonymisation

Attention: Ces projets doivent être réalisés avant d’activer le projet. Si un projet a été activé, il ne peut pas être ajouté à la liste des exemptions. Pour ajouter un projet activé à la liste d’exemption, vous devrez créer une copie du projet et l’ajouter à la liste d’exemption avant de l’activer.

Ouvrez Admin dans le menu de navigation.

Aller à Confidentialité des données.

Sélectionnez Pseudonymisation EX.

Cliquez sur Ajouter une exemption.

Surligne longlet ajouter une exemption dans les paramètres de pseudonymisation

Sélectionnez le(s) projet(s) que vous souhaitez exempter de la politique de pseudonymisation.

Sélection de lexemption avec le bouton "continuer" surligné

Cliquez sur Continuer.

Confirmez vos exemptions, puis cliquez sur Continuer.

Continuer surligné dans la fenêtre pop-up de gestion de lexemption

Cliquez sur Fermer.

Bouton de fermeture surligné après la confirmation de lenregistrement

Toutes les exemptions se trouvent dans le tableau Créer et gérer les exemptions. Pour supprimer une exemption, cliquez sur le menu à trois points situé à droite du projet.

Le menu de navigation à trois points vous permet de supprimer lexemption

Attention: Les exemptions ne peuvent pas être supprimées pour les projets ayant un statut actif.

MODIFICATION DE LA LISTE DES EXEMPTIONS

Pour modifier les colonnes de la liste des exemptions, cliquez sur la flèche située à droite du titre de la colonne.

FAQs

Que signifie la pseudonymisation des réponses ?

La pseudonymisation consiste à supprimer certaines données à caractère personnel (également appelées informations personnelles identifiables) d’une réponse à une enquête. Lorsque cette option est activée, les données personnelles déterminées par l’administrateur de l’organisation seront supprimées de la réponse et un jeton unique sera utilisé pour que des fonctionnalités telles que la hiérarchie d’organisation, la mise à jour des réponses avec les métadonnées actuelles et l’analyse du parcours de l’employé continuent de fonctionner comme pour les enquêtes non pseudonymisées. Ce jeton n’est généralement pas disponible pour les clients d’une marque dont la politique de pseudonymisation est activée. Aucun utilisateur, y compris l'administrateur de l'organisation, ne pourra utiliser le jeton pour identifier le répondant d'une réponse pseudonymisée.

Dans Qualtrics, qui a accès au mappage des données pseudonymisées à un employé individuel ?

Les jetons pour les données pseudonymisées sont considérés comme des « Données client » et seront traités conformément aux politiques de sécurité de Qualtrics. Qualtrics ne liera pas le jeton unique aux réponses pseudonymisées, sauf instruction contraire du client, ou en vertu d'un contrat ou d'une autre obligation légale, par exemple à des fins de maintenance, de réponse à un incident ou d'obligation légale contraignante.

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