Contrôle de l’accès aux enregistrements des employés

À propos du contrôle d’accès aux enregistrements des employés

Par défaut, les administrateurs de projet EX peuvent importer tous les participants de votre répertoire global sans aucune restriction. Cependant, vous pouvez limiter les personnes auxquelles les administrateurs de projet peuvent accéder lorsqu’ils importent des participants dans un projet. Par exemple, supposons que mon entreprise dispose de 3 bureaux différents et que chaque bureau réalise sa propre enquête sur l’expérience de travail. Les administrateurs de projet qui exécutent chaque enquête ne doivent avoir accès qu’aux employés de leur bureau. Le contrôle d’accès aux enregistrements de salariés vous permet de limiter les personnes disponibles pour vos administrateurs de projet en configurant des rôles avec accès à différents ensembles de salariés. Cette fonctionnalité vous permet de répondre aux exigences d’accès aux données au sein de votre société.

Les restrictions définies par le contrôle d’accès aux enregistrements des employés s’appliquent uniquement au processus d’importation des participants dans un projet. Les administrateurs de projet pourront toujours afficher les réponses des participants dans Data & Analysis. Ils pourront également voir l’intégralité de la liste des participants dans l’onglet Participants de leur projet.

Création de rôles de contrôle d’accès d’enregistrement d’employé

1. Dans l’onglet Contrôle d’accès des enregistrements salariés de votre répertoire des employés, cliquez sur Créer des rôles.
2. Cliquez sur Ajouter un nouveau rôle.
   
3. Donnez à votre rôle un nom unique et identifiable (par exemple, « Administrateurs RH »).
4. Cliquez sur Créer.
5. Ensuite, vous allez ajouter des utilisateurs à votre rôle. Cliquez sur Ajouter/Exporter, puis sélectionnez votre méthode :
   • Ajouter des participants : sélectionnez manuellement les utilisateurs à qui ce rôle doit être attribué. Voir Ajout et suppression de participants pour plus d’informations sur cette option.
   • Affectation automatique de rôle : créez des règles pour affecter automatiquement des utilisateurs à des rôles en fonction de leurs métadonnées. Pour plus d‘informations sur cette option, voir Affectation automatique des rôles.
     Astuce Qualtrics : bien que les pages liées servent à ajouter des utilisateurs à des rôles dans un projet, la fonctionnalité principale est la même.
6. Dans la section Restrictions de rôle, sélectionnez les autorisations que vous souhaitez appliquer aux utilisateurs ayant le rôle :
   • Limiter à la ligne : limite les données disponibles à l’utilisateur lors de l’importation de participants en fonction des métadonnées. Pour plus d’informations, voir Limitation des données.
     Astuce Qualtrics : si vous n’activez pas « Limiter à la ligne », les administrateurs de projet ayant ce rôle pourront importer tous les participants de votre répertoire global sans restriction.
   • Autoriser l’importation à partir d’un fichier : lorsque cette option est activée, l’utilisateur peut importer des participants dans un projet via un chargement de fichier.
   • Autoriser l’importation manuelle : lorsqu’elle est activée, elle permet à l’utilisateur d’importer manuellement des participants dans un projet. Notez que lors de l’ajout de participants via une importation manuelle, les utilisateurs pourront uniquement ajouter des participants en fonction des restrictions de leur rôle (par exemple, si la limitation par “Région” est définie sur “États-Unis”).
     Astuce Qualtrics : si vous désactivez à la fois « Autoriser l’importation à partir d’un fichier » et « Autoriser l’importation manuelle », la seule façon pour l’administrateur du projet d’ajouter des participants à un projet est d’importer directement depuis le répertoire global.

Limitation des données

Cette section explique comment configurer des conditions pour limiter les données en fonction des métadonnées. Cette option limite les employés disponibles pour un administrateur de projet lorsqu’ils ajoutent des participants à un projet via le répertoire global.

1. Après avoir créé votre rôle, activez l’option Restreindre à la ligne.
2. Pour la première liste déroulante, il n’y a qu’une seule option : « Utilisateurs ».
3. Pour la deuxième liste déroulante, sélectionnez le champ de métadonnées que vous souhaitez limiter.
   Astuce Qualtrics : les choix courants sont « Service », « Région » et « Bureau ».
4. Pour la troisième liste déroulante, sélectionnez vos critères. Vous avez le choix :
   • est égal à : cette option vous permet de choisir une valeur spécifique (par ex., « Région » est égal à US).
   • Est identique à celui de l’utilisateur actuel : cette option limite la valeur à la même valeur que l’utilisateur dans le rôle (par exemple, si la limite par Office et le bureau de l’utilisateur est Seattle, il ne pourra voir que les données d’autres employés à Seattle).
5. Si vous avez sélectionné « est égal à », cliquez sur Sélectionner une valeur.
6. Cliquez sur la ou les valeurs que vous souhaitez inclure.
7. Cliquez sur Sélectionner.
8. Pour ajouter des conditions supplémentaires, cliquez sur le menu à trois points, puis sur Insérer une condition ci-dessous.
   Astuce Qualtrics : si vous incluez plusieurs conditions, elles sont séparées par un « et » implicite, ce qui signifie que toutes les conditions doivent être vraies.
9. Pour supprimer une condition, cliquez sur les trois points en regard de la condition et cliquez sur Supprimer.
   Astuce Qualtrics : si vous n’avez qu’une seule condition, vous ne pouvez pas la supprimer. Pour supprimer la condition, désactivez “Restreindre à la ligne”.

Activation du contrôle d’accès aux enregistrements des employés

Une fois que vous avez créé vos rôles de répertoire, vous pouvez activer le contrôle d’accès aux enregistrements des employés pour que ses options prennent effet.

1. Sous l’endroit où vous avez créé vos rôles, faites défiler jusqu’en bas de la page. Cliquez sur le bouton Activer le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs.
2. Dans la fenêtre pop-up qui s’affiche, cliquez sur Activer le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs.

Pour désactiver le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs, faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Désactiver le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs. Confirmez votre choix dans la fenêtre pop-up qui s’affiche.

Impact sur l’expérience administrateur du projet

Cette section décrit l’impact des différentes restrictions de rôle sur la capacité d’un administrateur de projet à importer des participants dans un projet.

Restreindre la ligne

La restriction Restreindre les lignes a un impact sur l’option Importer depuis le répertoire global lors de l’importation de participants dans un projet.

Lors de l’importation de participants à partir du répertoire global, toutes les restrictions de champ apparaîtront dans la section Restrictions de rôle. Vous ne pouvez pas modifier ce critère sauf si vous modifiez le contrôle d’accès de l’enregistrement de salarié qui applique la restriction. Vous pouvez ajouter des critères supplémentaires qui s’appliqueront en plus des restrictions de votre rôle.

Autoriser l’importation à partir d’un fichier

Si l’option Autoriser l’importation à partir d’un fichier est désactivée, l’option Importer un fichier sera désactivée dans vos projets EX.

Autoriser l’importation manuelle

Si l’option Autoriser l’importation manuelle est désactivée, l’option Ajouter manuellement des participants sera désactivée dans vos projets EX.

Si l’option Autoriser l’importation manuelle est activée et qu’il existe des restrictions définies par le paramètre Restreindre la ligne, l’administrateur du projet pourra uniquement rechercher des utilisateurs dans le répertoire global en fonction des restrictions de rôle. Par exemple, s’il existe une condition pour Région = États-Unis, ils pourront uniquement ajouter manuellement des participants ayant Région = États-Unis.