Règles de fréquence de contact
Contenus de cette page
À propos des Règles de la fréquence de contact
Le Répertoire XM vous permet de définir des règles déterminant la fréquence à laquelle vos contacts peuvent recevoir des messages. Ces règles peuvent s’appliquer au niveau du répertoire, d’une liste de diffusion ou d’une enquête. Lorsque les utilisateurs de votre marque tentent de dépasser ces limites, la distribution les envoie quand même, mais tous les e-mails en dehors de ces limites seront ignorés.
Vous pouvez accéder aux règles de Fréquence de contact en vous rendant dans l'onglet « Paramètres du répertoire ». La section Fréquence de contact apparaît à gauche.
Les paramètres de fréquence de contact ne sont disponibles que dans le Répertoire XM.
Astuce : Pour accéder à l'onglet Paramètres du répertoire, vous devez disposer de l'autorisation Gérer le répertoire pour votre compte ou, si votre licence comporte des rôles, vous devez disposer d'un rôle d'administrateur. Si vous souhaitez avoir accès aux règles de Fréquence de contact applicables à votre organisation, veuillez vous adresser à votre administrateur de l'organisation.
Attention : Pour éviter les spams, Qualtrics ignore toujours les emails dupliqués. Un courriel dupliqué est défini comme un courriel avec la même personne évaluée et le même corps envoyé à une adresse électronique avec une période de 12 heures.
Règles de répertoire
Attention : Le nombre de règles du répertoire est limité à 20. Les règles de répertoire par défaut comptent pour une seule règle. Cela signifie que vous pouvez avoir jusqu'à 19 règles personnalisées en plus des règles par défaut.
Les règles du répertoire s'appliquent à chaque contact d'un répertoire. Vous pouvez choisir d'activer un seul de ces paramètres ou les deux.
Remarque : ces règles ne s'appliquent pas aux rappels, aux messages de remerciement ni à la tâche e-mail dans les flux de travail. Elles ne s'appliqueront qu'aux invitations à des enquêtes et aux e-mails de base, aux tâches de distribution via le Répertoire XM, à la tâche « Envoyer l’enquête par e-mail », aux SMS (à l’exception des rappels par SMS) et aux distributions via WhatsApp.
- Limiter le nombre de messages que les participants peuvent recevoir : Limitez le nombre de messages que tous les contacts du répertoire peuvent recevoir dans un certain laps de temps. Déterminez le nombre maximal de messages dans le champ, puis précisez une période dans le menu déroulant.
Indiquez le temps qui doit s'écouler entre deux messages: Saisissez le nombre minimum de jours qui doit s'écouler entre les messages envoyés au même contact. Ce tampon doit exister entre les messages, quel que soit le canal (par exemple, SMS et courrier électronique).
Astuce : La période par jour est calculée sur la base de périodes de 24 heures glissantes. Par exemple, si vous créez une règle personnalisée pour n'autoriser qu'un seul message par jour et que le répondant reçoit un courriel le 1er janvier à 8 heures, il pourra recevoir un autre courriel le 2 janvier après 8 heures.
Astuce : N'oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer les règles du répertoire » lorsque vous avez terminé.
Règles personnalisées
Attention : Le nombre de règles du répertoire est limité à 20. Les règles de répertoire par défaut comptent pour une seule règle. Cela signifie que vous pouvez avoir jusqu'à 19 règles personnalisées en plus des règles par défaut. Si vous désactivez les règles de répertoire par défaut, vous pouvez créer jusqu'à 20 règles personnalisées.
Les règles personnalisées vous permettent de définir la fréquence à laquelle les répondants peuvent être contactés. Vous pouvez le préciser soit pour l’enquête à laquelle ils ont été invités, soit pour la liste de diffusion à laquelle ils appartiennent. Ces règles font office d'exceptions aux règles de votre répertoire. Pour plus d'informations sur les interactions entre les règles, voir la section " Comment les règles interagissent ".
Exemple : Imaginons, par exemple, que vous ayez défini une règle de répertoire autorisant un contact à recevoir un seul message par mois et qu'un contact spécifique ait déjà reçu le message qui lui était alloué. Vous pouvez créer une règle personnalisée qui stipule qu'une liste de distribution spécifique peut toujours recevoir des messages, ce qui vous permet de remplacer la règle du répertoire pour ce contact.
Création d'une règle personnalisée
Cliquez sur Créer une règle personnalisée.
Indiquez si cette règle concerne les listes de diffusion ou les enquêtes.
Sélectionnez les listes ou les enquêtes auxquelles vous appliquez les règles. Vous pouvez en sélectionner plusieurs à la fois.
Astuce : Vous pouvez sélectionner plusieurs enquêtes ou plusieurs listes, mais vous ne pouvez pas créer une règle unique qui mélange les deux. Si vous avez besoin que les listes et les enquêtes aient les mêmes règles, définissez votre règle pour les enquêtes, puis reconfigurez la même règle pour les listes. Chaque règle personnalisée permet de sélectionner jusqu'à 20 listes ou enquêtes.
Avertissement : votre enquête doit être active/publiée pour apparaître parmi les options lors de la configuration d'une règle personnalisée.
Sélectionnez les types de messages auxquels les règles s’appliquent. Il peut s'agir d'invitations uniquement, ou d'invitations et d' e-mails sans lien vers l'enquête ("Tous les types de messages").
Remarque : l'option « Tous les types de messages » ne peut être sélectionnée que pourles règles de fréquence de contact basées sur des listes de contacts, et non pour les enquêtes.
Indiquez si vous souhaitez toujours autoriser les contacts de la (des) liste(s) sélectionnée(s) à recevoir des messages, des enquêtes et des interceptions sans tenir compte des règles du répertoire, ou si vous souhaitez créer une nouvelle règle personnalisée.
Astuce : La sélection de l'option Toujours autoriser les contacts de la ou des listes sélectionnées à recevoir des messages, des enquêtes et des interceptions sans tenir compte des règles du répertoire a priorité sur les règles que vous avez définies pour les contacts du répertoire. Si vous envoyez des messages aux listes/enquêtes spécifiées par cette règle, celle-ci s'appliquera en lieu et place de la règle du répertoire.
Sélectionnez les règles qui s’appliquent. Si vous ne parvenez pas à comprendre le rôle de chaque règle, consultez la section Options ci-dessous.
Cliquez sur Enregistrer la règle.
Options
Limiter le nombre de messages que les contacts peuvent recevoir : Spécifiez le nombre de messages que les contacts peuvent recevoir et dans quel délai.
Astuce : La période mensuelle est définie comme étant de 30 jours. Par exemple, si vous créez une règle personnalisée pour n'autoriser qu'un seul message par mois, le répondant pourrait recevoir un courriel le 31 mars, mais pas un autre avant le 30 avril.
Indiquez le temps qui doit s'écouler entre les messages : Indiquez, en jours, le temps qui doit s'écouler entre les messages.
Exemple : Dans l'image ci-dessous, il est possible d'envoyer uniquement 5 invitations à une enquête par mois. Sur invitation uniquement sur 7 jours. Toutefois, si vous envoyez des e-mails sans lien vers l'enquête aux listes sélectionnées, vous pouvez en envoyer autant que vous le souhaitez car la règle est définie pour affecter uniquement les invitations.
- Ignorer et remplacer les règles du répertoire existantes : Ignorer toutes les autres règles de Fréquence de contact en faveur de votre règle personnalisée. Pour plus d'informations sur les interactions entre les règles, voir la section " Comment les règles interagissent ".
Comment les règles interagissent
Si une règle personnalisée inclut l'option « Ignorer et remplacer les règles de répertoire existantes », cette règle s'appliquera indépendamment des autres règles personnalisées ou des règles de répertoire. Ce paramètre remplace toujours l’ensemble des autres paramètres de règle.
En l'absence de règles comportant l'option « Ignorer et remplacer les règles de répertoire existantes », les règles personnalisées comprenant l'option « Toujours autoriser les contacts à recevoir les messages envoyés à cette liste/enquête, quelles que soient les règles de Fréquence de contact du répertoire » prévaudront sur toutes les autres règles.
Si aucun de ces paramètres n'est activé, c'est la règle personnalisée ou la règle du répertoire dont les paramètres sont les plus restrictifs qui s'applique.
Lorsque plusieurs règles s'appliquent à la même distribution, seule la plus élevée dans la liste de priorité suivante sera appliquée. Si plusieurs règles ont la même priorité, la règle la plus restrictive est appliquée :
Lorsque les règles personnalisées sont évaluées
Les règles personnalisées sont évaluées au moment où une distribution commence à être envoyée. Si une distribution est programmée alors qu'une règle est en place et que la règle est supprimée avant l'envoi de la distribution, celle-ci ne suivra pas la règle précédemment établie.
De même, les règles de fréquence personnalisée ne s'appliquent pas au milieu d'une distribution, ce qui signifie qu'il serait possible pour les adresses électroniques de recevoir plusieurs courriels, ce qui ne serait normalement pas autorisé en raison des règles de fréquence de contact. Par exemple, imaginons que vous ayez défini une règle personnalisée pour que chaque contact d'une liste de distribution ne reçoive qu'un seul e-mail par mois. Si votre liste contient trois fois la même adresse électronique, celle-ci recevra trois courriels, un pour chaque entrée dans la liste de distribution.
Les règles personnalisées s'appuieront également sur les distributions précédentes. Si vous avez déjà envoyé une distribution pour une enquête ou une liste spécifique, puis que vous créez une règle de fréquence personnalisée, celle-ci sera évaluée conjointement avec les distributions qui ont déjà été envoyées. De plus, cette règle peut s'appliquer sans aucune limite dans le temps.
Exemple : imaginons que vous configuriez aujourd’hui une règle personnalisée stipulant qu’il doit s’écouler 180 jours entre deux messages avant que vous puissiez envoyer une nouvelle invitation à participer à une enquête.
Vous avez un contact qui a reçu un message il y a 30 jours (avant la mise en place de la règle) et qui doit recevoir une invitation demain (après la mise en place de la règle). Recevront-ils une invitation demain ?
La règle personnalisée tient compte des distributions précédentes ; votre contact ne recevra donc pas d'e-mail.
Règles personnalisées avec plusieurs listes ou enquêtes
Chaque règle personnalisée permet de sélectionner jusqu'à 20 listes ou enquêtes à la fois. Afin de déterminer si une distribution doit être envoyée à un destinataire donné, les règles personnalisées avec plusieurs listes ou enquêtes seront évaluées par rapport à toutes les distributions envoyées à la liste.
Exemple : Nous avons mis en place une règle de fréquence de contact personnalisée qui est associée à une enquête (1) d'enregistrement et (2) d'embarquement post transaction pour Qualtrics Airlines. Cette règle est configurée pour n'envoyer qu'une seule distribution associée à ces deux enquêtes par semaine.
Imaginons que Toby soit un client de Qualtrics Airlines qui voyage de Seattle à New York, avec une correspondance à Chicago. Cela fait donc deux vols, et par conséquent deux procédures d'enregistrement et d'embarquement.
Avec la règle personnalisée présentée dans cet exemple, Toby ne recevrait qu'un seul questionnaire : une invitation à répondre au questionnaire d'enregistrement au moment où il s'enregistrerait à Seattle. Il ne se verrait pas proposer d'enquête ni lors de l'embarquement à Seattle, ni lors de l'enregistrement à Chicago, ni lors de l'embarquement à Chicago, car cette règle est jugée trop restrictive. Si c'est voulu, alors ça ne pose pas de problème. Mais si nous voulons enquêter sur chacune de ces expériences distinctes, nous devons changer de règle.
Par exemple, au lieu de limiter le nombre de contacts que ces enquêtes reçoivent en une semaine, il peut être préférable d'autoriser les contacts à recevoir des distributions sans tenir compte des règles du répertoire, comme suit :
FAQs
Qu'est-ce que le Répertoire XM ? / Où se trouve le public cible ?
Qu'est-ce que le Répertoire XM ? / Où se trouve le public cible ?
Comment puis-je définir des règles de fréquence de contact pour mes interceptions digitales ?
Comment puis-je définir des règles de fréquence de contact pour mes interceptions digitales ?
Les règles de fréquence de contact s'appliquent-elles aux liens uniques ou aux appels API ?
Les règles de fréquence de contact s'appliquent-elles aux liens uniques ou aux appels API ?
- Oui, les règles relatives à la Fréquence de contact s'appliquent aux liens uniques(également appelés « liens personnels »). Une fois que vous avez créé un lien unique, le délai de contact avec les destinataires est remis à zéro. Par exemple, si vous ne pouvez contacter les destinataires qu'une fois tous les 30 jours et que vous essayez immédiatement d'envoyer un courriel à la même liste pour laquelle vous venez de générer des liens, ces destinataires seront ignorés. Toutefois, les règles de fréquence des contacts ne vous bloqueront pas pour générer de nouveaux liens uniques pour les mêmes destinataires.
- Si vous effectuez un appel d'API pour envoyer un message de distribution, quel qu'il soit, ou pour générer des liens uniques, les résultats seront soumis aux règles de Fréquence de contact.
C'est génial! Merci pour votre avis!
Merci pour votre avis!