Règles de la fréquence de contact

À propos des Règles de la fréquence de contact

Le répertoire XM Directory vous permet de définir des règles déterminant la fréquence à laquelle vos contacts peuvent recevoir des messages. Ces règles peuvent s’appliquer au niveau du répertoire, d’une liste de diffusion ou d’une enquête. Lorsque les utilisateurs de votre marque tentent de dépasser ces limites, la distribution les envoie quand même, mais tous les e-mails en dehors de ces limites seront ignorés.

Vous pouvez atteindre les règles de fréquence de contact en accédant à l’onglet Paramètres du répertoire. La section Fréquence de contact apparaît en haut de la page.

Règles de répertoire

Vous pouvez établir des règles qui s’appliquent à tous les contacts d’un répertoire. Vous pouvez choisir d’appliquer un seul ou ces deux paramètres.

• • Nombre maximal de messages qu’un contact peut recevoir : Limitez le nombre de messages que tous les contacts du répertoire peuvent recevoir en un certain temps. Déterminez le nombre maximal de messages dans le champ, puis précisez une période dans le menu déroulant.
    Astuce Qualtrics : la période par mois est définie sur 30 jours. Par exemple, si vous créez une règle personnalisée pour n’autoriser qu’un seul message par mois, le répondant peut recevoir un e-mail le 31 mars, mais pas un autre avant le 30 avril.
  • Nombre de jours devant s’écouler avant que les contacts ne reçoivent un autre message : Indiquez le nombre de jours qui doivent s’écouler entre les e-mails.
    Astuce Qualtrics : la période Par jour utilise des périodes de 24 heures. Par exemple, si vous créez une règle personnalisée pour n’autoriser qu’un seul message par jour et que le répondant reçoit un e-mail le 1er janvier à 8 h, il pourra recevoir un autre e-mail après 8 h le 2 janvier.

Règles personnalisées

Les règles personnalisées vous permettent de définir la fréquence à laquelle les répondants peuvent être contactés. Vous pouvez le préciser soit pour l’enquête à laquelle ils ont été invités, soit pour la liste de diffusion à laquelle ils appartiennent. Ces règles font office d’exceptions aux règles de votre répertoire. Pour plus d’informations sur les interactions entre les règles, voir la section Comment les règles interagissent.

Création d’une règle personnalisée

1. Cliquez sur Créer une règle personnalisée.
   
2. Indiquez si cette règle concerne les listes de diffusion ou les enquêtes.
   
3. Sélectionnez les listes ou les enquêtes auxquelles vous appliquez les règles. Vous pouvez en sélectionner plusieurs à la fois.
   
   Astuce Qualtrics : vous pouvez sélectionner plusieurs enquêtes ou plusieurs listes, mais vous ne pouvez pas créer une seule règle qui mélange les deux. Si vous avez besoin que les listes et les enquêtes aient les mêmes règles, définissez votre règle pour les enquêtes, puis reconfigurez la même règle pour les listes. Chaque règle personnalisée vous permet de sélectionner jusqu’à 20 listes ou enquêtes.
   Avertissement : votre enquête doit être active/publiée pour s’afficher comme option lors de la définition d’une règle personnalisée.
4. Sélectionnez les types de messages auxquels les règles s’appliquent. Il peut s’agir uniquement d’invitations ou d’invitations et d’e-mails sans lien vers une enquête (« Tous les types de messages »).
   
5. Indiquez si vous souhaitez Toujours autoriser les contacts de la ou des listes sélectionnées à recevoir des messages, des enquêtes et des intercepts, quelles que soient les règles de répertoire, ou si vous souhaitez créer une règle personnalisée.
   Astuce Qualtrics : si vous sélectionnez Toujours autoriser les contacts dans la ou les listes sélectionnées à recevoir des messages, des enquêtes et des intercepts, quelles que soient les règles de répertoire, toutes les règles de contact du répertoire que vous avez définies seront remplacées. Si vous envoyez des messages aux listes/enquêtes spécifiées par cette règle, cette règle s’appliquera à la place de ce que stipule la règle du répertoire.
6. Sélectionnez les règles qui s’appliquent. Si vous ne parvenez pas à comprendre le rôle de chaque règle, consultez la section Options ci-dessous.
   
7. Cliquez sur Créer une règle.

Options

• Limitez le nombre de messages que les contacts peuvent recevoir lorsqu’ils sont envoyés à cette liste : indiquez le nombre de messages que les contacts peuvent recevoir et dans quel délai.
  Astuce Qualtrics : la période par mois est définie sur 30 jours. Par exemple, si vous créez une règle personnalisée pour n’autoriser qu’un seul message par mois, le répondant peut recevoir un e-mail le 31 mars, mais pas un autre avant le 30 avril.
• Indiquez combien de temps doit s’écouler après le dernier message qu’un contact a reçu avant de pouvoir recevoir un message envoyé à cette liste : indiquez, en jours, combien de temps doit s’écouler entre les messages.
  Exemple : dans l’image ci-dessous, seules 5 invitations à des enquêtes peuvent être envoyées par mois. Une seule invitation peut sortir tous les 7 jours. Cependant, si vous envoyez des e-mails sans lien vers l’enquête vers les listes sélectionnées, vous pouvez en envoyer autant de fois que vous le souhaitez car la règle est définie pour n’affecter que les invitations.
• Ignorer et remplacer les règles de répertoire existantes : Ignorer toutes les autres règles de fréquence de contact au profit de votre règle personnalisée. Pour plus d’informations sur les interactions entre les règles, voir la section Comment les règles interagissent.

Comment les règles interagissent

Si une règle personnalisée inclut Ignorer et remplacer les règles de répertoire existantes, cette règle s’applique quelles que soient les autres règles personnalisées ou les règles de répertoire. Ce paramètre remplace toujours l’ensemble des autres paramètres de règle.

Lorsqu’aucune règle n’inclut Ignorer et remplacer les règles de répertoire existantes, les règles personnalisées qui incluent Toujours autoriser les contacts à recevoir les messages envoyés à cette liste/enquête indépendamment des règles de fréquence de contact du répertoire remplaceront toutes les autres règles.

Sinon, si des règles différentes s’appliquent à la même distribution, la règle personnalisée ou la règle de répertoire avec le paramètre le plus restrictif s’applique.

Le tableau ci-dessous indique la règle qui s’applique lorsque deux règles interagissent. La cellule où se croisent deux règles montre laquelle des deux gagnera.

Lorsque les règles personnalisées sont évaluées

Les règles personnalisées sont évaluées au moment où une distribution commence à être envoyée. Si une répartition est planifiée lorsqu’une règle est en place, puis que la règle est supprimée avant l’envoi de la répartition, la répartition ne suivra pas la règle établie précédemment.

De même, les règles de fréquence personnalisées ne s’appliquent pas au milieu d’une distribution, ce qui signifie qu’il serait possible pour les adresses e-mail de recevoir plusieurs e-mails qui ne seraient normalement pas autorisés en raison des règles de fréquence de contact. Par exemple, supposons que vous avez défini une règle personnalisée pour autoriser chaque contact d’une liste de distribution à recevoir un seul e-mail par mois. Si votre liste contient la même adresse e-mail trois fois, elle recevra trois e-mails, un pour chaque entrée de la liste de diffusion.

Les règles personnalisées examineront également les distributions précédentes. Si vous avez déjà envoyé une distribution pour une enquête ou une liste spécifique et que vous créez ensuite une règle de fréquence personnalisée, la règle sera évaluée conjointement avec les distributions qui ont déjà été envoyées. En outre, il n’y a aucune limite à l’ampleur du retour en arrière de cette règle.

Règles personnalisées avec plusieurs listes ou enquêtes

Chaque règle personnalisée vous permet de sélectionner jusqu’à 20 listes ou enquêtes à la fois. Afin de déterminer si une distribution doit être envoyée à un destinataire donné, les règles personnalisées avec plusieurs listes ou enquêtes seront évaluées par rapport à toutes les distributions envoyées à la liste.

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