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Protection des données et confidentialité

Introduction

Qualtrics se conforme aux lois applicables en matière de confidentialité des données dans son rôle de responsable du traitement des données à caractère personnel qu’il collecte et de responsable du traitement des données de nos clients collectées via la plateforme Qualtrics XM.

Qualtrics fournit une technologie qui permet à nos clients de respecter leurs propres obligations en vertu des lois applicables en matière de confidentialité des données.

Cette page de support explique comment les utilisateurs peuvent gérer les demandes des personnes titulaires de données à l’aide de la plateforme Qualtrics.

Bien que Qualtrics fournisse une technologie qui permet à nos clients de se conformer à diverses lois sur la protection de la vie privée, Qualtrics ne peut pas fournir de conseils juridiques aux clients et rien dans le présent document ne doit être interprété comme un conseil juridique. Les clients doivent demander leurs propres conseils juridiques sur la manière de se conformer aux lois sur la protection de la vie privée.

Si vous avez d’autres questions sur la conformité de la confidentialité, contactez votre responsable de la réussite XM ou contactez le support de Qualtrics en vous connectant à votre Customer Success Hub.

Demandes des personnes titulaires de données

Dans certaines circonstances, les personnes peuvent disposer des droits suivants en ce qui concerne les données à caractère personnel, notamment :

Le droit d’accéder à leurs données personnelles
Le droit de rectifier leurs données personnelles si elles sont inexactes
Le droit de supprimer leurs données personnelles
Le droit de limiter le traitement de leurs données personnelles
Le droit à la portabilité de leurs données
Le droit de contester le traitement de leurs données personnelles
Le droit de retirer leur consentement au traitement de leurs données personnelles

Si un répondant à une enquête souhaite exercer des droits en lien avec ses données à caractère personnel ou les informations personnelles qui ont pu être collectées via la plateforme Qualtrics XM, il doit contacter le client qui a collecté les données à caractère personnel pertinentes.

Si une personne souhaite exercer des droits en lien avec des données à caractère personnel pour lesquelles Qualtrics agit en tant que responsable du traitement, elle doit suivre les instructions fournies dans la Politique de confidentialité de Qualtrics.

Accès aux données

Si vous recevez une demande d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel que vous détenez sur la personne concernée, consultez la page suivante concernant l‘exportation des données de réponse.

La fonctionnalité Exporter les données est utilisée pour télécharger des données de réponse brutes à utiliser au-delà de la plateforme XM. Les fichiers de données exportés vous permettent de visualiser comment les répondants individuels ont répondu à chaque question dans une enquête. Ils incluent également les métadonnées de l’enquête (par exemple, la date d’enregistrement, l’adresse IP, etc.), les champs de contact et toutes les données intégrées.

Les données exportées peuvent ensuite être partagées avec la personne concernée dans plusieurs formats d’exportation, notamment CSV, XML, SPSS et autres.

Modification de données

Si vous recevez une demande d’une personne titulaire de données demandant de modifier ses données, vous avez plusieurs options. Des instructions sur la manière de modifier les données des réponses à l’enquête sont disponibles sur la page d’assistance Modification des données. Une réponse à une enquête peut être modifiée si l’utilisateur dispose de l’autorisation de compte appropriée, Modifier les réponses à l’enquête, qui est contrôlée par les administrateurs de l’organisation. Cette autorisation permet à l’utilisateur de modifier ses données. Vous trouverez plus de détails sur la page d’assistance Modification des réponses.

Il est également possible de modifier les détails d’un contact dans votre répertoire en suivant les instructions de la page d’assistance Gérer plusieurs contacts du répertoire.

Suppression de données (droit à l’oubli)

Si vous recevez une demande de suppression des données personnelles d’une personne concernée, vous devez consulter la page suivante concernant le droit à l’effacement. Il existe diverses manières de supprimer des données selon les types de données que vous détenez sur une personne. Veuillez consulter les pages suivantes pour de plus amples instructions sur la suppression de données de la plateforme Qualtrics :

Toutes les données des répondants sont sauvegardées par Qualtrics à l’aide de deux méthodes : propagation automatique entre les serveurs (immédiate lors de la collecte) et sauvegardes chiffrées quotidiennes complètes hors site. Cependant, il incombe aux clients de sauvegarder régulièrement leurs données en cas de suppression/modification accidentelle causée par un utilisateur, et pour répondre à leurs propres politiques de conservation des archives/données. Qualtrics sauvegarde les données aux fins de rétablissement après une catastrophe uniquement.

Lorsqu’un utilisateur supprime des données de la plateforme Qualtrics, toutes les sauvegardes desdites données à des fins de restauration après sinistre seront supprimées dans les 90 jours.

Avertissement : les sauvegardes de Qualtrics à des fins de restauration après sinistre ne peuvent pas être utilisées pour récupérer les réponses supprimées ou toute autre donnée supprimée.

Restriction de traitement

Sur la plateforme Qualtrics, vous pouvez supprimer les données de la personne de la plateforme XM conformément aux instructions ci-dessus si vous souhaitez supprimer les informations de la personne. Vous pouvez également choisir d’utiliser le répertoire XM pour créer et mettre à jour les informations de contact dans une base de données centrale et envoyer des enquêtes directement aux listes de distribution ou restreindre les distributions qu’une personne peut envoyer.

Portabilité des données

Si vous recevez une demande de personne concernée dans laquelle une personne demande le droit d’obtenir et de réutiliser ses données à caractère personnel pour ses propres besoins sur différents services, vous devez consulter la page d’assistance Exportation des données de réponse, qui détaille la fonctionnalité d’exportation de données. La fonctionnalité Exporter les données est utilisée pour télécharger des données de réponse brutes à utiliser au-delà de la plateforme XM. Les fichiers de données exportés vous permettent de visualiser comment les répondants individuels ont répondu à chaque question dans une enquête. Ils incluent également les métadonnées de l’enquête (par exemple, la date d’enregistrement, l’adresse IP, etc.), les champs de contact et toutes les données intégrées.

Parmi vos options d’exportation, vous pouvez choisir le type de fichier de votre téléchargement. Les différents types de fichiers sont détaillés sur la page Formats d’exportation de données.

Opposition au traitement

Dans le cadre d’une enquête particulière, vous pouvez choisir de demander le consentement du répondant avant de lui envoyer le reste de l’enquête. Si la personne titulaire de données décide qu’elle ne veut pas participer, vous pouvez mettre fin à sa session d’enquête. Vous trouverez des détails sur la configuration sur la plateforme Qualtrics sur la page d’assistance Créer un formulaire de consentement.

Si une personne s’oppose à la réception d’un type particulier d’enquêtes, vous pouvez utiliser le répertoire XM pour établir des règles permettant de contacter cette personne.

Vous pouvez également choisir de supprimer les informations de la personne de votre compte Qualtrics en suivant les instructions indiquées précédemment.

Droits concernant la prise de décision et le profilage automatiques

En tant que contrôleurs de données, les clients déterminent les éléments suivants concernant les données conservées sur la plateforme Qualtrics :

Le type de données à collecter
La personne auprès de laquelle collecter les données
L’endroit où collecter les données
L’objectif de la collecte des données
Le moment auquel supprimer les données

Vous devez déterminer si vous disposez d’une base légale pour réaliser la prise de décision et le profilage automatiques et, si c’est le cas, si votre exécution de ces activités est conforme à la loi en vigueur. Les outils mentionnés ci-dessus, qui vous permettent de traiter d’autres demandes de personnes titulaires de données, peuvent être utilisés pour prendre en charge toutes les demandes des personnes titulaires de données s’opposant à la prise de décision et au profilage automatiques.

Journaux d’accès en lecture

Le journal d’activités n’affiche pas tous les accès en lecture aux données situées dans les répertoires de votre organisation. En cas de besoin légal de savoir qui a accédé aux informations de votre compte, vous pouvez contacter le support, qui transmettra la demande à notre centre d’opérations de sécurité.

Application de mises en suspens juridiques

La plateforme Qualtrics fournit un certain nombre d’outils pour prendre en charge les mises en suspens juridiques/pour litige ou les demandes de conservation de documents.

Vous pouvez choisir d’utiliser la fonctionnalité Exporter les données. La fonction Exporter des données permet de télécharger les données de réponse brutes à utiliser hors de la plateforme d’enquête. Parmi vos options d’exportation, vous pouvez choisir le type de fichier de votre téléchargement. Les différents types de fichiers sont détaillés sur la page Formats d’exportation de données. Les fichiers de données exportés vous permettent de visualiser comment les répondants individuels ont répondu à chaque question dans une enquête. Ils incluent également les métadonnées de l’enquête (par exemple, la date d’enregistrement, l’adresse IP, etc.), les champs de contact et toutes les données intégrées. Ce fichier téléchargé peut être crypté et conservé hors de la plateforme Qualtrics.

Vous pouvez aussi choisir de modifier les paramètres d’autorisation utilisateurs sur la plateforme Qualtrics, afin que seuls certains utilisateurs puissent interagir et/ou accéder aux données particulières en question. Vous trouverez des détails sur la création et la gestion des utilisateurs sur la page Création de &amp ; Gestion des utilisateurs, ainsi que des détails sur la modification des paramètres d’autorisation sur la page Autorisations utilisateur.

Alors que Qualtrics fournit une technologie permettant aux clients de respecter les demandes de mise en suspens juridique ou de conservation de documents, les clients Qualtrics doivent consulter leur propre conseiller juridique concernant la conformité.

FAQ

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