Groupes d'utilisateurs

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À propos des groupes d'utilisateurs

En tant qu'administrateur de l'organisation, vous pouvez utiliser les groupes pour permettre à au moins deux utilisateurs de partager des projets, des visuels, des fichiers et des messages dans les bibliothèques. Les utilisateurs au sein des groupes peuvent également partager des listes de contacts dans leur page Contacts. Les groupes peuvent inclure l'ensemble des membres de votre organisation, l'ensemble des membres d'une division spécifique ou uniquement certains utilisateurs que vous sélectionnez manuellement.

L'administration des groupes n'est accessible qu'aux administrateurs de l'Organisation et de la Division dans la page d'administration.

Astuce : dès que vous créez un groupe, une bibliothèque de groupe est automatiquement créée. Si vous venez d'être ajouté à un groupe, vous devrez peut-être vous déconnecter puis vous reconnecter à votre compte avant de pouvoir accéder à la bibliothèque du groupe.

Astuce : Les utilisateurs peuvent être ajoutés à plusieurs groupes et verront tous les groupes dont ils font partie dans leur bibliothèque et sur leur page Contacts.

Création de nouveaux groupes

Accédez à la page Admin.

Choosing admin from the top-level navigation in the top-left of every page of the website

Sélectionner les groupes.

Create a New Group button in top-right corner of Groups tab in the Admin page

Cliquez sur Créer un nouveau groupe.

Saisissez le nom du groupe.

add group name, type, availability, and division

Astuce : Le nom de votre groupe ne doit pas contenir de caractères spéciaux, c'est-à-dire des caractères qui ne sont ni des chiffres ni l'alphabet anglais.

Déterminez à qui le groupe est accessible.

Remarque : les expressions « pour cette organisation » et « pour cette division » signifient que tous les utilisateurs de votre organisation ou de la division spécifiée, respectivement, pourront automatiquement accéder au contenu du groupe. Cela ne signifie pas pour autant qu'un administrateur devra ajouter manuellement certaines personnes au groupe.

Astuce : L'autorisation Disponible pour tous les utilisateurs s'applique également aux paramètres d'approbation des projets.
Si l'autorisation Disponible pour tous les utilisateurs est définie sur Pour cette organisation et que ce groupe est sélectionné comme groupe d'approbation, tous les utilisateurs de l'organisation apparaîtront dans la liste Sélectionner l'approbateur lors de la publication d'une enquête.
Si un groupe a l'autorisation Disponible pour tous les utilisateurs définie sur Pour cette organisation, et que ce groupe est sélectionné comme groupe propriétaire de l'enquête, tous les utilisateurs de l'organisation devront être approuvés avant de publier une enquête.
En revanche, si la disponibilité d'un groupe pour tous les utilisateurs est définie sur Non, seuls les utilisateurs de ce groupe apparaîtront en tant qu'approbateurs ou verront leurs enquêtes approuvées.

Sélectionnez le type de groupe.

Astuce : Le type de groupe détermine ce que les membres du groupe sont autorisés à faire avec le contenu appartenant au groupe. Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser le type de groupe par défaut. Si vous souhaitez restreindre les autorisations du groupe, vous pouvez créer un nouveau type de groupe.

Sélectionnez une division.

Cliquez sur Enregistrer.

Ajout manuel d'utilisateurs à un groupe

Si vous n'avez pas mis votre groupe à la disposition de tous les utilisateurs de votre organisation ou d'une division spécifique, vous devrez ajouter des utilisateurs manuellement.

Astuce : si vous avez créé un groupe à l'échelle d'une organisation ou d'une division, mais que vous souhaitez que des utilisateurs spécifiques disposent d'autorisations différentes de celles des membres du groupe, vous devrez également les ajouter manuellement. Pour plus d'informations sur la définition d'autorisations différentes pour des utilisateurs spécifiques, voir ci-dessous Donner à un utilisateur des autorisations de groupe supplémentaires.

Pour ajouter des utilisateurs à un groupe

Accédez à la page Admin.

Sélectionner les groupes.

The Add button in the Actions column of the Groups tab in the Admin page

À droite du nom du groupe, cliquez sur Ajouter.

Recherchez l'utilisateur que vous souhaitez ajouter, puis sélectionnez l'utilisateur concerné.

First and Last Name search boxes in the Add User to Group menu

Astuce : vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs en maintenant la touche Ctrl ou Cmd enfoncée lorsque vous cliquez. Pour sélectionner deux utilisateurs et tous ceux qui se trouvent entre les deux, maintenez la touche Majuscule enfoncée et cliquez sur le premier et le dernier utilisateur.

Cliquez sur Ajouter.

Donner à un utilisateur des autorisations de groupe supplémentaires

Les administrateurs de l'organisation peuvent modifier les droits d'accès aux groupes des utilisateurs. Cette fonction est utile si vous souhaitez donner à un utilisateur un accès spécial lui permettant d'ajouter et de modifier le contenu du groupe, au-delà de l'accès accordé aux autres membres du groupe.

Exemple : Vous pouvez autoriser uniquement le responsable de la recherche à ajouter des enquêtes à la bibliothèque du groupe, tandis que tous les autres peuvent se contenter d'utiliser les enquêtes qui s'y trouvent déjà.

Pour modifier les autorisations d'un membre du groupe

Ajouter l'utilisateur au groupe. Cette opération est nécessaire même si le groupe est accessible à tous les utilisateurs.

Cliquez sur le nom du groupe.

Group name in the lefthand Name column in the Groups tab

Cliquez sur Modifier à droite du nom de l'utilisateur.

Edit option in the Actions column next the individual user name

Cliquez sur les cases à cocher pour définir les autorisations qui s'appliqueront à cet utilisateur.

Employee Insights tab in Edit Rights Within Group menu

Astuce : lorsqu'un utilisateur est ajouté manuellement à un groupe, les autorisations sélectionnées déterminent ce qu'il est autorisé à faire avec le contenu appartenant au groupe. Ces autorisations remplacent les autorisations du type de groupe pour cet utilisateur.

Cliquez sur Enregistrer.

Types de groupes

Les types de groupes, à l'instar des types d'utilisateurs, sont des ensembles d'autorisations qui déterminent ce qu'un utilisateur est autorisé à faire avec le contenu appartenant à un groupe. Les autorisations du type de groupe s'appliquent à tous les membres du groupe, sauf indication contraire pour un membre individuel.

Pour créer un nouveau type de groupe

Accédez à la page Admin.

Sélectionnez Types de groupe.

Create a New Group Type in the top-right corner of the Group Types tab in the Admin page

Cliquez sur Créer un nouveau type de groupe.

Nommez le type de groupe et cliquez sur les cases à cocher pour activer/désactiver les autorisations souhaitées.

Text box to name Group Type and Permissions checkboxes

Cliquez sur Enregistrer.

Une fois sauvegardé, votre type de groupe figurera désormais dans la liste des types de groupes disponibles. Cette liste comprend également tous les types de groupes par défaut.

Pour appliquer un type de groupe

Accédez à la page Admin.

Sélectionner les groupes.

Image showing how to navigate to the groups tab

Cliquez sur le nom du groupe.

Sélectionnez le type de groupe dans le menu déroulant.

Dropdown list for Group Type in the Edit Group menu

Cliquez sur Enregistrer.

Suppression de groupes ou de types de groupes

Pour supprimer un groupe ou un type de groupe, cliquez sur « Supprimer » dans la colonne « Actions » correspondant à celui que vous souhaitez supprimer.

Option de suppression d'un type de groupe dans la colonne de droite intitulée Actions

Utilisation des groupes d'utilisateurs

Pour savoir comment partager un sondage avec un groupe, suivez les étapes décrites sur la page d'aide « Partager un projet ».

Vous pouvez également copier des enquêtes, des graphiques, des fichiers et des messages dans des bibliothèques de groupe. Vous trouverez ces instructions sur la page de la Bibliothèque.

Pour savoir comment partager une liste de contacts avec un groupe, rendez-vous dans la section « Partage des listes » de notre page « Recherche, tri et organisation des listes de distribution et des échantillons ».

Création d'une bibliothèque à l'échelle de l'organisation

Il est souvent utile de créer une bibliothèque à l'échelle de l'organisation pour que tous les utilisateurs de Qualtrics puissent la partager. Vous pouvez y stocker des ressources que vos utilisateurs utiliseront lors de l'élaboration d'enquêtes. Lors de la mise en place de votre bibliothèque à l'échelle de l'organisation, vous pouvez limiter le nombre d'utilisateurs pouvant télécharger de nouveaux contenus, tout en permettant à tous les utilisateurs d'accéder au contenu de la bibliothèque.

Astuce : Pour créer une bibliothèque à l'échelle de l'organisation, vous devez être administrateur de l'organisation.

Naviguez jusqu'à l'onglet Admin.

Allez dans Types de groupes.

the group types tab. the create a new group type button is on the right side

Cliquez sur Créer un nouveau type de groupe.

Donnez un nom à votre type de groupe.

Dans la section Autorisations de la bibliothèque de l'onglet Général, activez toutes les autorisations qui commencent par "Utiliser la bibliothèque" et désactivez toutes les autorisations qui commencent par "Gérer la bibliothèque".

setting up the permissions for the group type. the "use library" permissions are enabled while the "manage library" permissions are disabled.

Cliquez sur Enregistrer.

Naviguez jusqu'à l'onglet Groupes .

the groups tab. the create a new group button is on the right side

Cliquez sur Créer un nouveau groupe.

Donnez un nom à votre groupe. C'est le nom que vos utilisateurs verront lorsqu'ils sélectionneront la bibliothèque du groupe.

creating a new group by giving the group a name, choosing which users have access, and choosing a group type

Sélectionnez Pour cette organisation dans le champ Disponible pour tous les utilisateurs.

Sélectionnez le type de groupe que vous avez créé précédemment.

Cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter des utilisateurs chargés de manager le contenu de la bibliothèque (c'est-à-dire des utilisateurs qui peuvent ajouter et supprimer le contenu du groupe), accédez à votre groupe nouvellement créé et cliquez sur Ajouter.

the add button for adding users to a group

Recherche d'utilisateurs par prénom ou nom de famille.

Sélectionnez le(s) utilisateur(s) que vous souhaitez voir gérer le contenu du groupe.

Cliquez sur Ajouter.

Cliquez sur le nom de votre groupe.

the groups tab with our newly created group visible

Cliquez sur Modifier suivant l'un des utilisateurs de votre groupe.

the edit button for editing the permissions of a user within a group

Dans la section Autorisations de la bibliothèque de l'onglet Général, activez les autorisations "Gérer la bibliothèque". Ces autorisations permettent à l'utilisateur de télécharger et de supprimer du contenu de la bibliothèque.

the manage library permissions are enabled

Cliquez sur Enregistrer.

Répétez les étapes 18 à 20 pour tous les utilisateurs du groupe.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Avec la configuration ci-dessus, la bibliothèque de groupe est accessible à tous les membres de votre organisation, mais seul un nombre limité d'utilisateurs peut télécharger du contenu dans la bibliothèque. Cependant, tout utilisateur de votre licence peut utiliser le contenu téléchargé dans la Bibliothèque.

Meilleures pratiques

Voici quelques exemples de groupes d'utilisateurs pratiques :

Instances dans lesquelles vous souhaitez que les utilisateurs partagent des projets, des graphiques, des fichiers et des messages dans des bibliothèques
Créer une bibliothèque à l'échelle de l'organisation pour permettre à tous les utilisateurs de collaborer
Les bibliothèques à l'échelle de l'organisation sont excellentes pour certaines applications ; cependant, le fait d'avoir des groupes spécialisés pour différentes équipes empêche tout le monde de tout voir &amp ; peut permettre un programme plus structuré &amp ; organisé

Lorsque vous constituez des groupes, gardez à l'esprit ces considérations importantes :

Les projets ne sont pas destinés à être utilisés pour contrôler les autorisations des utilisateurs en dehors du cadre d'un projet ou d'un effort de collaboration donné ; pour cela, il est recommandé d'utiliser des types d'utilisateurs
Technologie de l'information : si tout le monde utilise la bibliothèque globale pour toutes les tâches/stockages, elle peut devenir encombrée et difficile à parcourir

FAQs

Que signifie cette autorisation ?

Vous pouvez consulter notre page consacrée aux autorisations des utilisateurs, des groupes et des divisions pour obtenir une description détaillée de la fonction de chaque autorisation.

Une fois sur la page « Autorisations des utilisateurs, groupes et divisions », effectuez une recherche sur la page pour trouver rapidement l'autorisation qui vous intéresse. Pour effectuer une recherche dans la page, appuyez sur Cmd + F sur Mac ou sur Ctrl+ F sur PC.

J'ai remarqué qu'une autorisation spécifique était grisée pour un utilisateur, pourquoi ne puis-je pas donner cette autorisation spécifique à cet utilisateur ?

Les autorisations relatives aux comptes peuvent être gérées à plusieurs niveaux : au niveau de l'organisation, au niveau de la division et au niveau de l'utilisateur. Si une autorisation a été désactivée à un niveau plus élevé, l'autorisation sera grisée aux niveaux inférieurs. Ainsi, si une autorisation est grisée au niveau de l'utilisateur, cela signifie que l'autorisation a été désactivée au niveau de l'organisation ou de la division. Afin d'activer cette autorisation, l'autorisation doit tout d'abord être activée au niveau supérieur. Il est également possible que la fonctionnalité soit grisée parce que vous n'en avez pas acheté l'accès. Si, après avoir vérifié à un niveau supérieur, vous constatez que cette autorisation n'est pas activée, contactez votre commercial pour discuter de l'achat de cette fonction.

Quelle est la différence entre un groupe et une division ?

Les groupes permettent de faciliter le partage de contenus (bibliothèques, listes de contact) entre utilisateurs. Les divisions permettent de diviser les utilisateurs en mini-organisations au sein de votre organisation, vous permettant ainsi d'attribuer des autorisations et des administrateurs spécifiques à chaque division.

Comment puis-je modifier un utilisateur ?

Accédez à l'onglet « Utilisateurs », recherchez l'utilisateur en question, puis cliquez sur son nom d'utilisateur. Un menu s'ouvrira alors où vous pourrez modifier les informations du compte de l'utilisateur ainsi que ses autorisations.

Pour plus d'informations, consultez la section « Gestion des comptes utilisateurs existants » de la page d'aide « Création et gestion des utilisateurs ».

Pour modifier les utilisateurs, vous devez être administrateur de l'organisation. Contactez votre Administrateur de marque si vous avez besoin d'aide.

Comment puis-je transférer la propriété d'une enquête d'un utilisateur à un autre ?

Si vous souhaitez transférer toutes les enquêtes d'un compte vers un autre, rendez-vous dans l'onglet « Utilisateurs », recherchez l'utilisateur dont vous souhaitez transférer les enquêtes, puis sélectionnez « Transférer les enquêtes » à droite.

Si vous souhaitez transférer uniquement une enquête spécifique d'un compte à l'autre, cliquez sur le nom d'utilisateur du propriétaire de l'enquête, puis sélectionnez « Afficher les informations d'utilisation du compte ». Cela vous permettra de trouver l’enquête que vous souhaitez transférer ; sélectionnez « Changer de propriétaire » à droite de l’enquête.

Pour plus d'informations, consultez la section « Modification de la propriété d'un projet » de la page d'aide « Création et gestion des utilisateurs ».

Pour transférer des enquêtes d'un compte à un autre, vous devez être administrateur de l'organisation. Contactez votre Administrateur de marque si vous avez besoin d'aide.

Pourquoi un utilisateur n'apparaît-il pas lorsque j'essaie de l'ajouter manuellement à un groupe ?

Cela peut se produire si votre groupe n'est accessible qu'à une certaine division et que l'utilisateur que vous essayez d'ajouter ne fait pas partie de cette division.

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