保持ポリシー
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保持ポリシーについて
組織のルールやGDPRなどのプライバシー法により、一定期間が経過した後に収集したアンケートデータを削除または匿名化することが求められる場合があります。保持ポリシーは、クアルトリクスがアンケートの回答や連絡先データを保存する期間を決定する、組織全体に適用されるポリシーです。ポリシーが実行されるたび (24 時間ごと) に、設定されたしきい値より古い回答またはコンタクトがクアルトリクスによって削除されます。回答の削除ポリシーでは、個々のアンケート調査に異なる保持期間を設定できる例外を設けることも可能です。
匿名化ポリシーを設定することもできます。このオプションを使用すると、回答が送信されてからどのくらいの期間が経過した後に、特定の識別情報を回答から削除するかを決定できます。
注意：データ保持ルールは遡って適用されます。選択した頻度で回答とコンタクトがスキャンされ、保持期間を超過していないかどうかが確認されます。これには、保持ルールが作成される前に収集されたものを含む、すべての回答とコンタクトが含まれます。手動で編集された回答フィールドには、データ保持ルールは適用されませんのでご注意ください。
デフォルトの回答削除ポリシーの設定
ブランドごとに設定できるデフォルトの削除ポリシーは 1 つのみです。ただし、特定のアンケート調査に対して例外を作成することも可能です。すべてのブランド管理者は、同じ離職防止ポリシーにアクセスして編集できます。
- 回答の作成日：回答は記録されてから一定の日数が経過すると自動的に削除されます。
- アンケートの最新の回答：アンケートの最新の回答が記録されてから一定の日数が経過すると、回答は自動的に削除されます。
ヒント: 保持ポリシーで 2 つの基準を組み合わせることもできます。
ヒント: 値は 1 以上にする必要があります。
注意: 削除された回答は復元できず、保持ポリシーによって削除されると完全に失われます。
デフォルトの匿名化ポリシーの設定
注意: 匿名化ポリシーはEXライセンスでは利用できません。
ブランドごとに設定できる匿名化ポリシーは1つのみです。ただし、特定のアンケート調査に対して例外を作成することも可能です。すべてのブランド管理者が同じ匿名化ポリシーにアクセスして編集できます。
管理者ページに移動します。
データプライバシータブを選択します。
データ保持ポリシーセクションに移動します。
匿名化するフィールドを選択するには、デフォルトの匿名化ポリシーセクション内にあるハイパーリンク付きのテキスト「こちら」をクリックします。
［組み込みフィールド］タブで、匿名化に使用する既存のフィールドを選択します。これらのフィールドはアンケートの回答から削除されます。オプションは次のとおりです。
［ディレクトリのメタデータフィールド］タブでは、ディレクトリに現在存在する埋め込みデータを選択できます。これらの埋め込みデータフィールドは、アンケートの回答から削除されます。
ヒント：フィルターアイコンをクリックすると、選択したフィールドまたは選択解除したフィールドのみを表示できます。複数のディレクトリがある場合は、フィルターを使用して特定のディレクトリの埋め込みデータを表示することもできます。
適用をクリックします。
回答を匿名化するには、［回答を自動的に匿名化］を選択します。
回答の作成日に基づいて回答を匿名化するか、アンケートの最終回答の後に匿名化するかを選択します。
ヒント：ポリシーで 2 つの基準を組み合わせることができます。
回答が匿名化されるまでの日数を入力してください。
［保存］をクリックします。
注意: データ保持ポリシーによって匿名化されたデータは、一度匿名化されると復元できません。
デフォルトのコンタクト削除ポリシーの設定
注意：一度連絡先を削除すると、個人データタブを使用して、個人データの削除またはダウンロードを目的としてその連絡先に関連付けられた回答を検索することはできなくなります。
連絡先削除ポリシーは、設定した条件に基づいて、ディレクトリから連絡先を自動的に削除します。ブランドごとに設定できるデフォルトの削除ポリシーは 1 つのみです。コンタクトの削除ポリシーに例外を作成することはできません。すべてのブランド管理者は、同じ離職防止ポリシーにアクセスして編集できます。
- 最終更新日：最終更新日から一定の日数が経過すると、コンタクトが自動的に削除されます。
- 連絡先の作成日：連絡先は、作成されてから一定の日数が経過すると自動的に削除されます。
- 最終回答日：最終アンケート回答からの経過日数が指定した日数を超えた場合、コンタクトが自動的に削除されます。
- 最後の参加招待：最後の参加招待が指定された日数を超えた場合、連絡先は自動的に削除されます。 ヒント: 保持ポリシーに複数の基準を組み合わせることもできます。
Qtip: The value must be greater than or equal to 1.
注意: 保持ポリシーによって削除されたコンタクトは復元できず、完全に失われます。
保持ポリシーのスケジュール設定
デフォルトでは、保持ポリシーは毎日実行されるようにスケジュールされています。アンケートの回答やコンタクトを別の頻度で削除したい場合は、週次、月次、四半期ごと、または年次で実行するようにスケジュール設定できます。
すべてのポリシーを今すぐ実行
保持ポリシーをスケジュールしたら、スケジュールされた周期に関係なく、すべてのポリシーをすぐに実行することを選択できます。
例外の作成
ブランドの他のアンケート調査とは異なる保持/定着率/離職防止ポリシーを適用する必要がある特定のアンケート調査がある場合は、例外を設定できます。
- デフォルトのポリシーを上書きしない：アンケートはデフォルトの削除ポリシーに従います。
- 回答を自動的に削除しない：デフォルトの削除ポリシーに関係なく、このアンケートの回答は自動的に削除されません。
- 回答を自動的に削除：デフォルトの削除ポリシーに関係なく、このアンケートの回答は自動的に削除されます。回答を自動的に削除する場合は、削除の基準を入力します。これらの基準に関する詳細は、デフォルトの削除ポリシーの設定セクションの手順5～6を参照してください。
- デフォルトのポリシーを上書きしない：アンケートはデフォルトの匿名化ポリシーに従います。
- 回答を自動的に匿名化しない: デフォルトの匿名化ポリシーに関わらず、このアンケートの回答は自動的に匿名化されません。
- 回答を自動的に匿名化：デフォルトの匿名化ポリシーに関係なく、このアンケートの回答は自動的に匿名化されます。回答を自動的に匿名化する場合は、匿名化の基準を入力します。これらの基準に関する詳細は、デフォルトの匿名化ポリシーの設定セクションの手順8～9を参照してください。
例外の管理
ブランドのすべての例外は、例外の作成と管理の表で確認できます。検索バーにアンケート名またはキーワードを入力して、既存の例外を検索します。この表では、以下の情報を確認できます。
- アンケート名：免除が作成されたアンケートの名前。
- 所有者: アンケート所有者のユーザー名。
- 削除ポリシー：このアンケートに適用される削除ポリシーです。
- 匿名化ポリシー：このアンケートに適用される匿名化ポリシーです。
例外の横にある3つの水平方向のドットをクリックすると、保持ポリシーを編集したり、削除したりできます。
イベントログの表示
イベントログには、保持イベントとポリシー変更の両方が表示されます。
保持イベント
ドロップダウンで保持を選択すると、このテーブルにはデータ保持ルールと例外の結果として発生したデータの削除と匿名化が表示されます。検索バーを使用して、特定の離職防止イベントを検索できます。過去12か月をクリックすると、表を特定の期間でフィルターできます。
この表には、以下の情報が含まれています。
- タイムスタンプ：離職防止イベントが発生した日時。
- イベントタイプ：発生した離職防止イベントのタイプ。
- レコードタイプ:影響を受けたレコードのタイプ。
- 影響を受けたレコード：影響を受けたレコードの数。
- ジョブ ID：離職防止イベントの ID。
保持ポリシーの変更
ドロップダウンでポリシーの変更を選択すると、このテーブルにデータ保持ルールと例外の変更が表示されます。検索バーを使用して、特定のポリシーの変更を検索できます。過去12か月をクリックすると、表を特定の期間でフィルターできます。
この表には、以下の情報が含まれています。
- タイムスタンプ：ポリシーの変更が行われた時刻。
- ユーザー：ポリシーを変更したユーザー。
- リソース：例外が変更された特定のアンケートの名前、またはブランド全体の保持ルールが変更された場合はブランドポリシー。
- 古いポリシー：以前のポリシーまたは例外。
新しいポリシー：新しいポリシーまたは例外。
ヒント: 「ブランドのデフォルト」という値は、新しい例外が作成され、以前はアンケートがブランド全体の保持ルールに従っていたことを意味します。
EX仮名化ポリシー
EX匿名化タブでは、ブランド全体に対するデフォルトの匿名化ポリシーを有効にできます。匿名化ポリシーを使用すると、EXの回答から個人を特定できるデータをリアルタイムで難読化し、プラットフォーム内でアンケートの回答を特定の従業員に結び付けられないようにすることができます。詳細については、匿名化ポリシー(EX)を参照してください。
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