Estrazione dei dati dei dipendenti dal sistema HRIS Attività

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Informazioni sull’estrazione dei dati dei dipendenti da un HRIS

È molto probabile che le informazioni sui dipendenti non siano archiviate solo in Qualtrics®, ma anche in un RISIS (Sistema Informativo delle Risorse Umane), insieme a tutti i tipi di dati operativi importanti per ogni persona. È possibile automatizzare il processo di sincronizzazione di queste informazioni sui dipendenti con Qualtrics su base regolare, mantenendo le directory degli impiegati aggiornate e arricchendo la ricerca sui dipendenti. A tal fine, si crea un flusso di lavoro ETL che inizia con un’attività di estrazione dei dati dei dipendenti dal sistema HRIS.

Indipendentemente dal sistema utilizzato, vale la pena di provare questa attività, che consente di scegliere tra una gamma incredibilmente ampia di piattaforme HRIS. Di seguito è riportata una breve lista delle piattaforme supportate e più diffuse.

Consiglio Q: si sta cercando di connettersi a Workday? Questa è l’attività che fa per voi! Nelle fasi di configurazione che seguono utilizzeremo Workday come esempio.
Attenzione: L’attività Estrai i dati dei dipendenti dal sistema HRIS utilizza un sistema di terze parti chiamato Merge per integrarsi con il sistema HRIS di scelta. Merge conserverà i dati e le credenziali estratti finché esisterà il vostro account di integrazione Merge. Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione di Merge.
Consiglio Q: Per informazioni sui limiti generali che si applicano ai flussi di lavoro ETL, vedere Limiti del flusso di lavoro. Per i limiti specifici dell’attività, fare riferimento alle informazioni riportate in questa pagina.

Impostazione di un’attività di estrazione dei dati dei dipendenti dal sistema HRIS

Per utilizzare questa attività, è necessario aver abilitato l’autorizzazioneEstrai dati dei dipendenti da HRIS.

Creare un flusso di lavoro ETL.
Fare clic su Origine dati (estrattore ETL).
creando unattività ETL, il secondo widget sullo schermo permette di aggiungere unorigine dati
creando unattività ETL, il secondo widget sullo schermo permette di aggiungere unorigine dati
Cercare e selezionare Estrai i dati dei dipendenti dal sistema HRIS.
una nuova finestra in cui è possibile vedere lattività menzionata
una nuova finestra in cui è possibile vedere lattività menzionata
Fare clic su Aggiungi un account utente.
pulsante Aggiungi un account utente in alto a destra
pulsante Aggiungi un account utente in alto a destra
Create un nome per il vostro account.
denominazione dellaccount
denominazione dellaccount
Consiglio Q: il nome dell’account serve soprattutto per identificare la connessione o l’account HRIS a cui si intende accedere.
Fare clic su Connetti a HRIS.
Cercare e selezionare l’integrazione che si desidera utilizzare. Per una lista non esaustiva, consultare le piattaforme HRIS supportate.
nuova finestra che mostra i prodotti con cui è possibile integrarsi
nuova finestra che mostra i prodotti con cui è possibile integrarsi
A seconda del sistema HRIS scelto, i passi avanti varieranno. Seguite i passaggi sullo schermo per conoscere le autorizzazioni necessarie e le azioni da intraprendere per connettersi al sistema HRIS scelto.
Consiglio Q: consultate il nostro esempio di Workday per avere un’idea di come potrebbero essere gli AVANTI.
Una volta collegato al sistema HRIS, completate il flusso di lavoro.

Esempio: Connessione a Workday

In questo esempio, vi mostreremo come appare l’accesso a Workday con questa attività. Questi passaggi sono scritti presupponendo che abbiate già completato le istruzioni in Impostazione di un’attività di estrazione dei dati dei dipendenti dal sistema HRIS.

Mentre completate questi passaggi, dovrete avere il vostro HRIS (ad esempio, Workday) aperto in un’altra scheda.

Consiglio Q: i passaggi da 13 a 19 mostrano come mappare i campi personalizzati dal sistema HRIS. Tuttavia, è possibile saltare questi passaggi specifici per le connessioni a Workday se prima si utilizza il servizio di sostituzione dei campi di Workday. È possibile estrarre i campi personalizzati che si desidera mappare da Workday direttamente nel servizio di override dei campi, evitando così una mappatura aggiuntiva in Merge stesso. Per ulteriori informazioni sul servizio di sostituzione dei campi, consultare la documentazione di Merge.
Consiglio Q: se avete bisogno di aiuto per trovare le informazioni necessarie all’integrazione in Workday, vi consigliamo di contattare direttamente il team di supporto di Workday.
Selezionare Workday dalla lista delle integrazioni.
finestra con la lista delle integrazioni che evidenzia il giorno lavorativo
finestra con la lista delle integrazioni che evidenzia il giorno lavorativo
Scegliere come autenticarsi. In questo esempio, selezioneremo Usa le mie credenziali (consigliato).
nella pagina successiva della finestra, scegliendo il tipo di autenticatore
nella pagina successiva della finestra, scegliendo il tipo di autenticatore
Workday richiede un ruolo di amministrazione per connettersi. Confermare di essere un amministratore per procedere.
conferma del ruolo dellamministrazione
conferma del ruolo dellamministrazione
Consiglio Q: se non siete amministratori di Workday, rivolgetevi al team IT della vostra organizzazione.
Valutare le autorizzazioni per i dati e i termini per gli utenti finali. Procedendo, si accettano questi termini.
una pagina che mostra le autorizzazioni dei dati, con voci su cui è possibile fare clic per saperne di più
una pagina che mostra le autorizzazioni dei dati, con voci su cui è possibile fare clic per saperne di più
Per selezionare l’operatore, scegliere è.
selezionare il campo delloperatore
selezionare il campo delloperatore
Consiglio Q: questo passaggio (5) e quello avanti (6) sono facoltativi. È necessario completare questi passaggi solo se si desidera utilizzare campi personalizzati calcolati in Workday.
Inserire l’ID del sistema di integrazione dei dipendenti.
inserire lID del sistema di integrazione dei dipendenti
inserire lID del sistema di integrazione dei dipendenti
Consiglio Q: per informazioni sull’impostazione dell’utente o dell’ID del sistema di integrazione, consultare la documentazione di Merge.
AVANTI.
Consiglio Q: se avete bisogno di cambiare le vostre risposte, c’è un pulsante indietro in alto a sinistra in ogni pagina.
Inserite il vostro nome utente ISU (Integration System User) di Workday.
inserire lISU e la password
inserire lISU e la password
Consiglio Q: se non siete sicuri di come trovare le vostre informazioni su Workday, seguite i passaggi sullo schermo. È anche possibile fare clic su Stuck? per visualizzare le istruzioni dettagliate fornite da Merge.
Inserite la vostra password di Workday.
AVANTI.
Nelle pagine avanti di questa finestra sono indicati i passaggi da seguire nel proprio account Workday. Seguite attentamente i passaggi della finestra e utilizzate i link ai documenti di supporto illustrati forniti nella finestra se avete bisogno di aiuto. Queste fasi comprendono:
la schermata evidenzia il numero totale di passaggi previsti, le indicazioni sullo schermo e i collegamenti a ulteriore documentazione ospitata da Merge
la schermata evidenzia il numero totale di passaggi previsti, le indicazioni sullo schermo e i collegamenti a ulteriore documentazione ospitata da Merge
  • Creare un gruppo di sicurezza.
  • Configurare le autorizzazioni.
  • Attivare il criterio di sicurezza.
  • Convalida del criterio di autenticità.
  • Attivare le modifiche ai criteri di autenticità in sospeso.
Nel passaggio 7/7, si aggiunge l’URL dell’endpoint dei servizi web di Workday.
URL aggiunto
URL aggiunto
Avanti, mappate i campi da Workday a Qualtrics.
che spiega che si sta per iniziare la mappatura dei campi
che spiega che si sta per iniziare la mappatura dei campi
Consiglio Q: si può anche saltare questa fase e mappare i campi in un secondo momento.
In Nuovo campo di destinazione, selezionare il campo di Workday che si desidera mappare.
campi di mappatura
campi di mappatura
Assegnare un nome a questo campo.
Inserire una descrizione opzionale per il campo.
Fare clic su Aggiungi.
Per aggiungere altri campi, fare clic su Mappatura e ripetere i passaggi precedenti.
più mappatura dei campi
più mappatura dei campi
Se si sta cercando di mappare un campo che fa parte di una Lista di oggetti, fare clic su Mappatura avanzata per selezionare il campo dalla lista.
Consiglio Q: se si desidera utilizzare i campi calcolati, potrebbe essere necessario del tempo per farli apparire nell’interfaccia utente. Per accedere a questi campi calcolati, utilizzare Wd:Worker_Data.wd:Integration_Field_Override_Data nel mapper avanzato.
Consiglio q: lamappatura avanzata è attualmente disponibile solo per i campi di tipo di campo LISTA. Per i campi di tipo JSON e testo, l’opzione Mappatura avanzata non appare.
Consiglio Q: Per ulteriori informazioni sulla mappatura avanzata dei campi, consultare la guida alla mappatura dei campi di Merge e la guida alla mappatura dei campi di Workday.
Una volta terminata la mappatura dei campi, fare clic su Salva.
Fate clic su Termina configurazione per tornare a Qualtrics.
che indica che la connessione è avvenuta con successo, con un pulsante di conclusione nella parte inferiore
che indica che la connessione è avvenuta con successo, con un pulsante di conclusione nella parte inferiore
Selezionate il vostro account HRIS integrato (Workday).
Laccount collegato viene ora visualizzato
Laccount collegato viene ora visualizzato
Fare clic su Successivo.
Selezionare i campi che si desidera trasferire nella destinazione (directory degli impiegati).
selezionare i campi da includere
selezionare i campi da includere
Consiglio q: se si notano campi mancanti o denominati in modo errato, è necessario modificare la connessione al sistema HRIS. È possibile passare direttamente alla mappatura dei campi senza dover completare gli altri passaggi.
Fare clic su Successivo.
Salvare le modifiche.
salvare le modifiche
salvare le modifiche
Completare il flusso di lavoro.

Completamento del Flusso di lavoro

Una volta impostata l’attività Estrai i dati dei dipendenti dal sistema HRIS, è il momento di scegliere una destinazione per i dati dei dipendenti.

Se si desidera, è possibile aggiungere una trasformazione opzionale dei dati.
Tornati alleditor del flusso di lavoro con laggiunta di una sorgente, è ora possibile completare lETL
Tornati alleditor del flusso di lavoro con laggiunta di una sorgente, è ora possibile completare lETL
Selezionare Aggiungi una destinazione dati.
Se si sta automatizzando il caricamento della directory degli impiegati, si consiglia di utilizzare l’attività Load Users into EX Directory. Per completare il flusso di lavoro, seguire i passaggi indicati nella pagina di supporto collegata.
CONSIGLIO Q: Per testare la connessione di unione senza caricare tutto nella EX Directory, eseguire il flusso di lavoro immediatamente prima di aggiungere l’attività Carica utenti nella EX Directory . È quindi possibile accedere alla sezione Cronologia sessioni per scaricare i risultati dell’estrazione dei dati in formato CSV e controllare manualmente che tutti i dati siano presenti.

nuova finestra in cui si decide dove devono andare i dati estratti con Merge
nuova finestra in cui si decide dove devono andare i dati estratti con Merge
Una volta attivato il flusso di lavoro, l’automazione del caricamento dei dipendenti verrà eseguita secondo la pianificazione scelta.
utilizzando i pulsanti in alto a destra delleditor del flusso di lavoro per attivare ed eseguire il flusso di lavoro
utilizzando i pulsanti in alto a destra delleditor del flusso di lavoro per attivare ed eseguire il flusso di lavoro
È anche possibile eseguire il flusso di lavoro immediatamente, indipendentemente dalla pianificazione. (Questo è facoltativo)
Consiglio Q: se si desidera esportare i dati dei dipendenti in una destinazione diversa, è possibile consultare le nostre pagine di supporto per altre possibili destinazioni (attività di caricamento dei dati).
Consiglio Q: per informazioni sull’estrazione delle informazioni sui manager e sui reclutatori da Workday, consultare la documentazione di Merge.

Connessioni HRIS supportate

L’attività Estrai i dati dei dipendenti dal sistema HRIS offre circa 50 piattaforme HRIS a cui è possibile collegarsi. Di seguito una lista non esaustiva di alcuni dei punti salienti. Se avete domande sull’autenticità di queste piattaforme, fate clic sui loro nomi per essere indirizzati ai loro siti web.

Per saperne di più sui campi che si possono estrarre da ciascun HRIS, consultare la documentazione di Merge. Scorrete a destra nella tabella collegata per vedere altre piattaforme HRIS.

Consiglio Q: Merge aggiorna continuamente la lista dei sistemi HRIS supportati. Le integrazioni più recenti saranno elencate nel prodotto come “Beta” quando sono ancora in fase di sviluppo.
Consiglio Q: sebbene siano disponibili molte piattaforme HRIS, l’attività Estrai i dati dei dipendenti dall’HRIS consente di collegarsi a 1 alla volta. Se utilizzate più di un HRIS, assicuratevi di creare un flusso di lavoro separato per ciascuno di essi.

Modifica delle connessioni e delle mappature HRIS

Modifica della connessione HRIS di un flusso di lavoro

È possibile modificare l’attività Estrai i dati dei dipendenti da HRIS in un flusso di lavoro esistente. In questo modo è possibile modificare le mappature, risincronizzare la connessione o apportare altre modifiche a questa attività.

Fare clic sull’attività Estrai i dati dei dipendenti da HRIS.
nel flusso di lavoro, lattività HRIS viene evidenziata
nel flusso di lavoro, lattività HRIS viene evidenziata
Fare clic su Indietro.
pulsante in basso a sinistra
pulsante in basso a sinistra
Fate clic sui 3 punti accanto al vostro HRIS.
il menu appare quando si fa clic sul punto accanto allaccount
il menu appare quando si fa clic sul punto accanto allaccount
Fare clic su Modifica account.
L’opzione di risincronizzazione può essere utile se si sono aggiornate di recente le configurazioni dei campi dati nel sistema HRIS o se è necessario importare immediatamente i dati. Questa opzione sincronizza i dati tra l’HRIS e Merge (il back-end di terze parti dell’attività). I dati vengono sincronizzati tra Merge e Qualtrics in base alla pianificazione del flusso di lavoro.
nuova finestra in cui è possibile configurare le impostazioni, vedere le sincronizzazioni dei dati e altro ancora
nuova finestra in cui è possibile configurare le impostazioni, vedere le sincronizzazioni dei dati e altro ancora
Consiglio: potete anche eseguire immediatamente il flusso di lavoro per risincronizzare i dati tra il vostro HRIS e Qualtrics.
In Configura impostazione, è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:
nuova finestra con le opzioni elencate di seguito
nuova finestra con le opzioni elencate di seguito
  • Ricollegare l’integrazione: Rifare l’intero collegamento e la parte di login del collegamento al sistema HRIS.
  • Visualizzare i filtri per i dati: Filtrare i dati provenienti dalla connessione al sistema HRIS. Per Workday, viene utilizzato anche per fornire l’ID del sistema di integrazione.
  • Mappare campi aggiuntivi: Creare o modificare le mappature dei campi personalizzati.
Consiglio Q: i passaggi esatti per completare queste attività variano a seconda del sistema HRIS. Per avere un’anteprima di come potrebbero essere questi passaggi, consultate il nostro esempio di Workday.

Manager delle connessioni degli account come amministratore del brand

Come per le altre estensioni, i Brand Administrator possono modificare gli account HRIS collegati. Questa estensione ha lo stesso nome dell’attività Estrai i dati dei dipendenti dal sistema HRIS.

Per informazioni sulle estensioni, vedere le seguenti sezioni della pagina Amministrazione delle estensioni:

Da qui, nella pagina di amministrazione delle estensioni, è possibile effettuare le stesse modifiche descritte nella sezione precedente (ricollegamento, filtri, mappatura dei campi). È sufficiente selezionare i 3 punti, quindi Modifica account.

FAQs

Che cos'è Merge e perché Qualtrics lo utilizza per questa attività?

Devo creare un account con Merge?

I dati e le credenziali vengono rimossi da Merge quando il flusso di lavoro viene eliminato in Qualtrics?

Di quali autorizzazioni ha bisogno Merge per recuperare i dati da Workday?

Cosa ha fatto Qualtrics per garantire la sicurezza dei miei dati con Merge?

Qual è la politica di conservazione dei dati estratti dall'applicazione HRIS?
Molte delle pagine di questo sito sono state tradotte dall'originale in inglese mediante traduzione automatica. Sebbene in Qualtrics abbiamo profuso il massimo impegno per avere le migliori traduzioni automatiche possibili, queste non sono mai perfette. Il testo originale inglese è considerato la versione ufficiale, e qualsiasi discrepanza tra questo e le traduzioni automatiche non è legalmente vincolante.

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