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Création et gestion de plusieurs répertoires

Attention : cette page concerne une fonctionnalité qui n’est pas incluse dans le répertoire XM par défaut. Si vous n’avez pas la possibilité de créer plusieurs répertoires et que vous souhaitez acheter un accès, contactez votre commercial.

À propos de plusieurs répertoires

Le XM Directory vous permet d’avoir plusieurs répertoires à la fois. Ceci est utile dans les situations où vous devez créer des groupes de contacts distincts avec différents paramètres à l’échelle du répertoire.

Exemple : vous voulez sauvegarder les contacts salarié et client dans des répertoires distincts. Étant donné que les e-mails externes doivent respecter des lois et réglementations plus strictes que les e-mails internes de l’entreprise, cela vous permet d’appliquer des règles de fréquence de contact conformes au RGPD et/ou toute autre réglementation locale de protection des données pour vos clients. D’autre part, vous pouvez définir les salariés de sorte qu’ils fusionnent automatiquement les doublons en fonction du matricule (défini comme Référence externe de données), un champ qui ne peut pas être utilisé pour dédupliquer des clients qui n’ont pas de tels ID.

Seuls les administrateurs de la marque peuvent créer et gérer plusieurs répertoires.

Astuce Qualtrics : si vous n’utilisez pas de rôles, tous les utilisateurs Qualtrics de votre licence auront accès à tous les répertoires. Alors que les utilisateurs standard n’ont pas accès aux onglets Contacts du répertoire, Paramètres du répertoire ou Automatisations, ils peuvent télécharger des listes de distribution et les diffuser à partir de n’importe quel répertoire de l’organisation.

Création de plusieurs répertoires

Astuce Qualtrics : vous pouvez créer jusqu’à 5 répertoires par défaut.

Accédez à la page Répertoires.
Cliquez sur la liste déroulante du répertoire en haut.
Cliquez sur Créer un répertoire.
Nommez votre nouveau répertoire.
Sélectionnez le type de répertoire que vous souhaitez créer :
- Répertoire XM : Un répertoire à l’échelle de l’organisation avec des profils riches de vos contacts. Les contacts du répertoire peuvent être consultés par toute personne ayant accès au répertoire. Avec ce type de répertoire, vous pouvez créer des règles de fréquence de contact, créer des segments dynamiques, fusionner des contacts en double, etc.
- Répertoire XM (Lite) : Répertoire décentralisé composé de listes de distribution. Les contacts ne peuvent être consultés que par les utilisateurs qui ont créé la liste de distribution dans laquelle ils se trouvent ou qui ont eu un accès partagé avec eux. Avec ce type de répertoire, les contacts de chaque liste sont complètement séparés des contacts des autres listes.
Cliquez sur Créer.
Astuce Qualtrics : une fois créés, les répertoires XM Directory Lite auront un indicateur Lite pour les distinguer.

Déterminer les utilisateurs qui ont accès à chaque répertoire

Vous pouvez déterminer quels utilisateurs ont accès à chaque répertoire de votre licence. Vous pouvez même déterminer si l’accès à ce répertoire doit être de niveau administrateur ou non, permettant à certains utilisateurs de gérer les paramètres du répertoire.

Pour en savoir plus, consultez notre page d’assistance sur les rôles du répertoire XM.

Modification des différents répertoires

Vous pouvez naviguer entre les répertoires à l’aide du menu déroulant de répertoire en haut de la page.

Astuce Qualtrics : le répertoire par défaut sera le premier répertoire répertorié dans le menu déroulant.

Une fois dans un répertoire, vous pouvez apporter des modifications dans chacun des onglets comme vous le feriez normalement. Toutefois, lorsque vous modifiez un répertoire, vous n’avez absolument aucun effet sur les autres. Cela signifie que les contacts et les listes de diffusion téléchargés dans un seul répertoire n’existent que dans ce répertoire, et que les paramètres de répertoire, tels que les règles de fréquence des contacts ou la consolidation des doublons de contacts, sont uniques pour chaque répertoire.

Renommer un répertoire

Accédez à Paramètres du répertoire.
Sélectionnez Gérer le répertoire.
Cliquez sur Modifier
Tapez un nom.
Cliquez sur Enregistrer.

Modification de l’affichage du profil

Accédez à Paramètres du répertoire.
Sélectionnez Gérer le répertoire.
Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les ensembles de zones démographiques que vous voulez afficher dans des profils de contact individuels.
Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter des valeurs à ces champs manuellement ou vous pouvez utiliser des questions certifiées pour collecter ces informations dans vos enquêtes et les mapper automatiquement au répertoire XM.

Exemple : si vous sélectionnez Démographie États-Unis, une section Données démographiques pour les États-Unis sera ajoutée à tous vos profils de contact.

Chargement de l’historique des statuts de l’enquête

Accédez à Paramètres du répertoire.
Sélectionnez Gérer le répertoire.
En haut, à côté de « Vous pouvez désormais créer des échantillons en fonction de l’historique des statuts d’enquête des contacts », cliquez sur Commencer.
Sélectionnez Confirmer.

Supprimer des répertoires

Astuce Qualtrics : vous ne pouvez pas supprimer le répertoire par défaut. L’option de suppression sera grisée.

Attention : la suppression d’un répertoire supprimera toutes ses données, y compris les contacts, les données intégrées, les données d’expérience, les listes, les déclencheurs de messages, les recherches enregistrées et les automatisations.

Sélectionnez le répertoire que vous souhaitez supprimer dans la liste déroulante.
Accédez à Paramètres du répertoire.
Sélectionnez Gérer le répertoire.
Cliquez sur Je souhaite supprimer ce répertoire.
Lisez attentivement les options. Sélectionnez les deux cases à cocher.
Saisissez le nom du répertoire.
Cliquez sur Supprimer le répertoire.

Distribution depuis vos répertoires

Vous pouvez distribuer à une liste de distribution dans n’importe quel répertoire auquel vous avez accès à partir de l’onglet Distributions de votre répertoire.

Accédez à la page Répertoires.
Sélectionnez votre répertoire.
Accédez à l’onglet Distributions.

Pour en savoir plus sur vos options de distribution, consultez les sections Envoyer des e-mails dans le répertoire XM,Exporter des liens uniques dans le répertoire XM, Distributions SMS dans le répertoire XM, Distributions WhatsApp ou Distributions d’avis sur le Web et l’application sur les pages d’assistance du répertoire XM.

Astuce Qualtrics : vous pouvez distribuer dans des listes de distribution de deux façons dans n’importe quel répertoire :

L’onglet Distributions dans le répertoire (illustré ci-dessus)
L’onglet Distributions de l’enquête

FAQ

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