Boucles de workflow

À propos des boucles de workflow

Vous pouvez utiliser des boucles de workflow pour exécuter un ensemble de tâches automatiques pour plusieurs entrées dans une liste. Par exemple, vous pouvez envoyer un récapitulatif NPS à chaque responsable de point de vente contenant le NPS moyen pour son magasin, ou envoyer un score de satisfaction mensuel des employés à chaque responsable d’équipe dans l’organisation.

Qualtrics réalise des boucles de flux de travail via des tâches d’extraction de données planifiées. Vous pouvez être précis sur ce qui est exécuté pour chaque saisie de données extraite, autrement appelé « liste ». En d’autres termes, il s’agit de la liste de toutes les personnes occupant un rôle particulier (gestionnaires de comptes, gestionnaires de personnel, etc.), ou de toutes les villes (par exemple, Seattle, New York, etc.), ou, plus généralement, de tous les éléments d’une table.

Tâches d’extraction de données

Lors de la création de workflows qui bouclent, la première tâche que vous devez ajouter est une tâche d’extraction de données. Ces types de tâches extraient des données d’une autre source que vous pouvez ensuite utiliser ou enregistrer ailleurs. Les sources à partir desquelles vous pouvez extraire des données sont les suivantes :

• Fichiers SFTP
• Salesforce
• SuccessFactors
• Amazon S3

L’une de ces tâches doit être ajoutée au workflow avant que vous puissiez indiquer ce qui se passe sur chaque boucle. Une fois que vous avez commencé à créer les tâches qui apparaissent dans chaque boucle, vous êtes autorisé à ajouter les tâches supplémentaires de votre choix.

Conditions requises pour les boucles de workflow

Avant de créer une boucle de workflow, gardez à l’esprit certains points importants :

• Les boucles de workflow sont uniquement compatibles avec workflows planifiés.
• Vous ne pouvez ajouter qu‘une seule liste de boucles à un workflow à la fois. Cela signifie que si vous avez ajouté plusieurs tâches d’extraction de données à votre workflow, vous pouvez uniquement baser une boucle sur 1 d’entre elles.
• Les boucles ne peuvent traiter que des fichiers d’une certaine taille. Cela signifie que le fichier que vous extrayez doit remplir les conditions suivantes :
  • Le fichier ne peut pas comporter plus de 10 000 lignes.
    Exemple : en d’autres termes, si vous traitez des utilisateurs, il existe une limite de 10 000 utilisateurs. Si vous traitez des contacts, il existe une limite de 10 000 contacts.
    Astuce Qualtrics : si vous dépassez 10 000 lignes, le flux de travail ne s’exécutera pas.
  • La taille du fichier ne peut pas dépasser 1 Go.
  • Chaque ligne ne peut pas dépasser 1 Mo.
• Les boucles ne peuvent pas être ajoutées à l’intérieur d’autres boucles.
• Vous pouvez uniquement ajouter jusqu’à 5 tâches dans une liste de boucles.

Configuration des boucles de workflow

Cette section explique comment configurer une boucle de workflow à l’aide de l’exemple d’envoi d’un e-mail NPS hebdomadaire aux utilisateurs qui appartiennent au rôle de gestionnaire. Cependant, il ne s’agit pas de la seule utilisation des boucles de workflow.

1. Accédez à la page Flux de travail ou à l’onglet d’une enquête.
   
2. Cliquez sur la liste déroulante en regard de Créer un workflow.
3. Sélectionnez Lancé à une heure spécifique.
4. Configurez votre planification.
   
   Exemple : nous souhaitons envoyer un e-mail NPS à chaque responsable au début de chaque semaine. Ainsi nous avons choisi de faire en sorte que notre flux de travail se déroule toutes les semaines le lundi à 9h.
5. Cliquez sur le signe plus (+ ) pour ajouter une tâche.
6. Sélectionnez une tâche d’extraction de données.
   
   Exemple : nous avons choisi Extraire les données des employés de SuccessFactors, car nous souhaitons répéter certains workflows pour chaque responsable que nous avons enregistré dans SuccessFactors.
7. Sélectionnez Ajouter une boucle pour chaque.
   
8. Sous Pour chaque poste d’une liste, sélectionnez la tâche que vous avez configurée à l’étape 6.
   
9. Cliquez sur le signe plus (+ ) et sélectionnez les tâches souhaitées.
   Avertissement : Nous vous recommandons fortement de ne pas utiliser d’autres tâches d’extracteur de données ou de chargeur de données à l’intérieur de votre boucle. Consultez cette page pour obtenir la liste de ces tâches. Si vous souhaitez utiliser une tâche du chargeur de données, envisagez de créer un workflow ETL standard au lieu d’utiliser des boucles.
   Exemple : nous ajoutons une tâche de service Web afin de pouvoir utiliser l’API pour extraire le nom et l’adresse e-mail de chaque utilisateur.
   
   Exemple : Ensuite, nous ajoutons une tâche de calcul des mesures pour trouver leur score NPS. Nous avons configuré un filtre sur cette tâche afin que le champ de données intégrées Manager soit égal à l’ID de l’utilisateur. Notez que cela est représenté sous forme de texte inséré pour la zone ID utilisateur extraite lors de l’appel d’API du service Web. Sans ce filtre, le mauvais score NPS pourrait être calculé.
   
10. Cliquez sur le signe plus (+ ) et sélectionnez les conditions souhaitées.
    
    Exemple : nous souhaitons uniquement envoyer un e-mail pour les scores NPS qui comptent comme détracteurs. Nous définissons donc une condition à envoyer uniquement si le NPS de la tâche de calcul de la mesure est inférieur ou égal à 6.
    
11. Cliquez sur le signe plus (+ ) et ajoutez d’autres tâches selon vos besoins.
    Exemple : nous ajoutons une tâche d’e-mail, qui nous permet de configurer l’e-mail NPS que nous avons planifié depuis le début. Nous pouvons utiliser du texte inséré pour obtenir une adresse e-mail à partir de la tâche de service Web et le score NPS à partir de la tâche de calcul de la mesure.
    
12. Une fois la configuration terminée, assurez-vous que votre flux de travail est activé.
    

Historique d’exécution

Lorsque vous consultez l’historique d’exécution d’un flux d’opérations avec boucles, vous pouvez voir l’historique d’exécution pour chacune des boucles déclenchées. Cela vous permet de limiter les problèmes de performance liés à des boucles de workflow spécifiques.

Lorsque vous êtes dans l’onglet Historique d’exécution, cliquez sur le nom du flux d’opérations pour afficher plus de détails. En plus de l’événement et des tâches du flux d’opérations, vous verrez également Pour chaque boucle. Cliquez sur cette option pour afficher une répartition de la manière dont chaque événement et chaque tâche ont été exécutés dans chaque boucle.

1. Nombre de boucles dans lesquelles les tâches ont échoué ou réussi. Ces nombres sont affectés par les filtres.
2. Filtrez pour voir les boucles dans lesquelles les tâches ont échoué ou réussi.
   Astuce Qualtrics : pour en savoir plus sur les statuts de flux de travail.
3. Chaque boucle est numérotée dans l’ordre dans lequel elle a été exécutée.
4. Heure à laquelle chaque boucle a démarré (dans le fuseau horaire de votre compte).
5. Cliquez sur une boucle pour afficher plus de détails sur les tâches exécutées au cours de cette boucle et si elles ont réussi. Vous verrez également l’identifiant de chaque tâche (T-ID #).
6. Cliquez sur une tâche pour afficher son fichier JSON.