Politique concernant les données sensibles

À propos de la politique concernant les données sensibles

L’onglet Politique concernant les données sensibles contient ExpertReview – Compliance Assist, un outil puissant qui vous aide à réglementer les informations personnelles privées collectées par votre organisation Qualtrics. De nombreuses organisations ont des règles strictes concernant le type de données qu’elles peuvent collecter, et cet outil administratif peut vous aider à signaler des questions et des données susceptibles d’enfreindre la norme de votre organisation en matière de confidentialité des données des répondants.

Avec l’outil d’aide à la conformité ExpertReview, vous pouvez :

• déterminer les thèmes à signaler comme données sensibles, en utilisant des thèmes prédéfinis ou vos propres thèmes personnalisables ;
• alerter les créateurs d’enquêtes lorsqu’ils demandent des informations sensibles ;
• avertir les personnes interrogées avant qu’elles n’essaient de soumettre des informations sensibles ;
• retirer les informations sensibles afin que les utilisateurs de votre organisation ne les voient jamais.

Les paramètres de la politique concernant les données sensibles ne sont pas rétroactifs. Seules les réponses recueillies après l’enregistrement de ces paramètres seront signalées ou retirées en conséquence.

Configurer une politique relative aux données sensibles

Vous pouvez avoir plusieurs politiques sur les données sensibles par marque. Tous les Administrateurs de la marque peuvent accéder aux politiques de données sensibles de la marque et les modifier.

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Sélectionnez l’onglet Confidentialité des données.
   
3. Accédez à la section Politique concernant les données sensibles.
4. Cliquez sur Ajouter des sujets.
5. Choisissez entre :
   • Thèmes Qualtrics : choisissez parmi une bibliothèque de sujets prédéfinis. Utilisez la recherche ou les listes déroulantes pour sélectionner les thèmes à utiliser. Les différents numéros d’identification tels que celui de la Sécurité sociale seront séparés par pays plutôt que par secteur. Pour en savoir plus, voir Rubriques intégrées.
   • Nouveau sujet : Ajoutez un seul sujet personnalisé. Consultez Rubriques personnalisées pour obtenir de l’aide sur la mise en forme des fichiers et sur l’ajout d’une rubrique personnalisée unique pour savoir comment télécharger ce fichier une fois qu’il est prêt.
   • Importer le fichier des sujets : importer plusieurs sujets à la fois. Assurez-vous de vérifier les thèmes Qualtrics avant d’utiliser cette option pour télécharger des thèmes qui peuvent déjà être couramment utilisés. Voir Rubriques personnalisées pour obtenir de l’aide sur le formatage de fichier et sur l’importation de plusieurs sujets personnalisés pour savoir comment télécharger ce fichier sur le serveur une fois prêt.
6. Enregistrez vos modifications.
   Astuce Qualtrics : vous pourrez modifier ou supprimer ces sujets à l’avenir.
7. Une fois vos sujets créés, n’oubliez pas d’accéder aux Paramètres. Là, vous déterminerez s’il faut avertir les créateurs d’enquêtes lorsqu’ils posent des questions susceptibles de demander des données sensibles, ou avertir les participants à l’enquête lorsqu’ils tentent de fournir des informations sensibles les concernant. Vous pouvez également configurer ici la rédaction.
   
   Astuce Qualtrics : consultez Signaler les questions de l’enquête qui demandent des informations sensibles et Signaler les réponses à l’enquête qui fournissent des informations sensibles pour plus de détails.
8. Veillez également à consulter les exemptions. C’est ici que vous identifierez si des enquêtes doivent être exemptées de la politique relative aux données sensibles.
   
   Astuce Qualtrics : les exemptions peuvent concerner l’ensemble de la politique relative aux données sensibles ou une politique spécifique. Par exemple, il existe peut-être une enquête autorisée à collecter des numéros de téléphone et aucune autre information d’identification. Pour définir une exemption pour un thème spécifique, cliquez sur le nom du thème, puis définissez l’exemption sur la droite.
   
   

Signaler les questions de l’enquête qui demandent des informations sensibles

Vous pourrez avertir les créateurs d’enquêtes que les questions qu’ils ont créées enfreignent la politique relative aux données sensibles de votre entreprise. Activez l‘indicateur des questions de l’enquête qui demandent des informations sensibles.

Une fois cette option activée, vous pouvez cliquer sur Inclure un message d’avertissement personnalisé pour écrire ce que les utilisateurs verront sur la question qui enfreint cette politique.

Ce que voient les créateurs d’enquêtes

Lorsqu’un créateur d’enquête demande des données sensibles, la question sera marquée de la même manière que les questions qui ne respectent pas les autres recommandations d’ExpertReview, avec une icône iQ orange.

Lorsque l’utilisateur clique sur l’icône iQ, il prend connaissance des phrases qu’il a utilisées et qui ont déclenché l’avertissement. Ici, l’avertissement que l’administrateur a créé sera affiché.

Signaler les réponses à l’enquête qui fournissent des informations sensibles

Vous pouvez signaler les réponses afin que les participants à l’enquête soient avertis lorsqu’ils tentent de fournir des informations sensibles. Vous pouvez également faire en sorte que s’ils ne tiennent pas compte de cet avertissement, le créateur de l’enquête puisse alors signaler les données sensibles recueillies.

Sélectionnez Marquer les réponses à l’enquête qui fournissent des informations sensibles pour permettre aux créateurs d’enquêtes de signaler les violations. Celles-ci sont répertoriées par thème, et non par données sensibles exactes fournies (par exemple, numéro de téléphone américain, et non 555-555-5555).

L’activation de l’option Avertir les répondants de l’enquête lorsqu’ils fournissent des informations sensibles a créé un message dans l’enquête lorsque les répondants tentent de soumettre du contenu sensible.

Si vous sélectionnez Retirer les informations sensibles des réponses à l’enquête, les informations qui enfreignent la directive sont entièrement supprimées. Le reste de la réponse conviendra, mais les informations signalées et retirées seront supprimées et irrécupérables. Les créateurs d’enquêtes pourront toujours signaler les violations, mais ces violations seront répertoriées par thème, et non par violation spécifique.

Avertir les répondants lorsqu’ils fournissent des informations sensibles

Voici comment cela se présente lorsqu’un répondant tente de fournir des informations sensibles. L’apparence de l’enquête et des questions posées variera en fonction de ce que vous avez créé, mais la fenêtre affichera le nombre de questions affectées et permettra aux répondants de vérifier leurs réponses.

On demandera au répondant s’il souhaite modifier ce qu’il a écrit (Examiner les réponses) ou continuer à répondre à l’enquête (Continuer sans vérifier).

Retirer des informations sensibles

Lorsque des informations sont retirées, elles sont remplacées par une série d’astérisques (*) afin que les créateurs d’enquêtes ne puissent pas utiliser les informations sensibles fournies par le répondant.

La désactivation de cette option dans la politique relative aux données sensibles ne restaurera pas les données retirées. Toutes les données retirées sont supprimées définitivement.

Mondial vs. Rédaction du sujet

Lorsque des informations sont retirées, elles sont remplacées par une série d’astérisques afin que les créateurs d’enquêtes ne puissent pas utiliser les informations sensibles fournies par le répondant.

Il est possible que vous souhaitiez retirer des informations fournies concernant certains thèmes, mais pas d’autres. Par exemple, bien que vous puissiez certainement retirer tous les numéros de Sécurité sociale que les répondants tentent de saisir dans une enquête, vous souhaiterez peut-être laisser les numéros de téléphone et les adresses e-mail intacts, afin de pouvoir effectuer un suivi auprès des répondants, si nécessaire.

La rédaction globale peut être activée sous les Paramètres à l’aide de l’option Retirer les informations sensibles des réponses à l’enquête. Cette option retire toutes les données marquées, quel que soit le thème.

Pour supprimer des informations d‘un sujet à la fois :

1. Cliquez sur le nom du thème que vous souhaitez modifier.
   
2. Développez les Paramètres de la stratégie.
   
3. Sélectionnez Remplacer les paramètres de la politique globale.
4. Sélectionnez Rédiger les informations sensibles relatives à ce sujet dans les réponses de l’enquête.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Générer un rapport sur les violations de la politique de données dans les réponses

Les réponses peuvent être signalées en fonction des politiques de confidentialité qu’elles enfreignent. Les créateurs d’enquêtes peuvent signaler les politiques non respectées à l’aide du champ Q_DataPolicyViolations.

Les sujets marqués dans une réponse à l’enquête peuvent ne pas correspondre aux sujets violés lors de la création de l’enquête. Prenons l’exemple d’une politique qui signale les numéros de téléphone aux États-Unis. Un créateur d’enquête peut demander des numéros de téléphone, mais si aucun répondant ne fournit cette information, aucune réponse ne sera signalée. En revanche, si vous avez une question de feedback général pour laquelle un client fournit un numéro de téléphone sans y être invité, cette réponse sera signalée.

Thèmes intégrés

Bien qu’il ne soit pas garanti qu’ils soient parfaitement définis, les thèmes intégrés sont un excellent moyen de démarrer votre politique relative aux données sensibles. Ils fournissent des options très recherchées avec de grands dictionnaires de mots-clés et des expressions régulières soigneusement définies.

Une fois que vous avez terminé la configuration pour la première fois, vous pouvez sélectionner d’autres sujets intégrés ultérieurement en cliquant sur Ajouter des sujets et en sélectionnant des sujets Qualtrics.

Dans cette fenêtre, utilisez les listes déroulantes ou la barre de recherche pour trouver les thèmes souhaités. Les numéros d’identification et autres numéros d’enregistrement se trouvent sous leur pays d’origine. (Par exemple, le numéro d’assurance britannique est sous son pays respectif au lieu de sous un secteur.)

Si vous souhaitez supprimer tous les sujets répertoriés, cliquez sur Supprimer tous les sujets au-dessus de la liste des sujets sélectionnés.

Thèmes personnalisés

Dans certains cas, vous pouvez choisir de signaler des thèmes propres à votre organisation, tels que l’ID de l’employé, ou d’utiliser des thèmes auxquels Qualtrics n’a même pas encore pensé. Heureusement, vous pouvez importer vos propres sujets personnalisés.

Lorsque vous utilisez un fichier JSON, les sujets que vous importez sont toujours ajoutés en tant que nouveaux sujets, et non ajoutés à des sujets similaires existants. Par exemple, si vous avez sélectionné manuellement Sécurité sociale comme sujet, puis importé un fichier JSON avec une rubrique appelée Sécurité sociale qui comportait des mots-clés supplémentaires, vous auriez deux rubriques Sécurité sociale dans votre aide à la conformité. Cela ne nuit pas à la capacité de l’outil de vérifier votre marque pour les violations de la vie privée d’aucune manière.

Exportez un fichier JSON de vos sujets en cliquant sur Exporter en haut de la fenêtre des sujets. Vous pouvez utiliser ce fichier pour importer vos thèmes dans une autre organisation ou pour apporter des modifications au fichier JSON et ajouter de nouveaux thèmes personnalisés.

Supprimer des thèmes

Accédez au menu déroulant Actions, tout à droite du thème, et cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer un thème. Cela est possible pour les thèmes personnalisés et les thèmes prédéfinis.

Enquêtes exemptées des politiques relatives aux données sensibles

Vous pouvez être amené à devoir marquer des enquêtes comme exemptes de violations de la politique relative aux données sensibles. Par exemple, si vous avez un flux de travail dans lequel vous devez reprendre contact avec des clients mécontents, vous devrez probablement collecter certaines informations de contact, même si vous interdisez généralement cette pratique dans d’autres enquêtes de l’organisation.

Marquer les enquêtes comme exemptes

1. Cliquez sur Exemptions en masse.
   
2. Cliquez sur Ajouter une enquête.
3. Recherchez une enquête par nom. Vous ne pouvez sélectionner qu’une seule enquête à la fois. N’effectuez pas de recherche basée sur un ID d’enquête.
   
4. Sélectionnez une option parmi les suivantes :
   • L’enquête est exemptée de tous les thèmes actuels et futurs de la politique relative aux données sensibles
   • L’enquête n’est exempte que des thèmes sélectionnés de la politique relative aux données sensibles
     Astuce Qualtrics : vous pouvez sélectionner plusieurs sujets. Cliquez sur la corbeille pour supprimer un thème de la liste des thèmes dont l’enquête est exempte.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce Qualtrics : les exemptions peuvent concerner l’ensemble de la politique relative aux données sensibles ou une politique spécifique. Par exemple, il existe peut-être une enquête autorisée à collecter des numéros de téléphone et aucune autre information d’identification. Pour définir une exemption pour un thème spécifique, cliquez sur le nom du thème, puis définissez l’exemption sur la droite.

Gérer des exemptions

Une fois que vous avez marqué des enquêtes exemptées de la politique relative aux données sensibles, elles s’afficheront sur la page Exemptions.

Cliquez sur le texte des sujets bleus pour modifier les sujets dont l’enquête est exemptée.

Cliquez sur la corbeille pour supprimer l’exemption.

Exemptions du sujet

Par défaut, les sujets de politique concernant les données sensibles s’appliquent à toutes les questions et enquêtes. Cependant, vous pouvez créer des exemptions pour les rubriques. Vous pouvez exempter une enquête entière ou une question d’une enquête.

1. Cliquez sur la rubrique pour laquelle vous souhaitez ajouter des exemptions.
   
2. Pour ajouter des exemptions pour une enquête spécifique, accédez à Niveau de l’enquête.
   
3. Commencez à taper dans la zone pour sélectionner une enquête à laquelle appliquer l’exemption.
4. Pour ajouter des exemptions pour une question d’enquête spécifique, accédez au niveau de la question.
   
5. Cliquez sur Ajouter des questions.
6. Commencez à taper pour rechercher l’enquête qui contient les questions pour lesquelles vous souhaitez créer des exemptions.
   
7. Cliquez sur Continuer.
8. Sélectionnez les questions auxquelles vous souhaitez ajouter l’exemption.
   
9. Cliquez sur Appliquer.

Application de politiques relatives aux données sensibles à certaines enquêtes

Par défaut, les politiques relatives aux données sensibles s’appliqueront à toutes les enquêtes de votre organisation, à l’exception des exemptions que vous avez créées. Cependant, vous pouvez modifier le comportement d’une politique individuelle en matière de données sensibles de sorte que les enquêtes doivent être explicitement inscrites à la politique pour qu’elle prenne effet.

1. Accédez à Options.
2. Activez l’option de politique sur les données sensibles « Appliquer pour sélectionner uniquement ».
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Sélectionnez la politique que vous souhaitez appliquer à une enquête.
   
5. Activez l’option Appliquer pour sélectionner uniquement.
   
6. Commencez à taper dans la zone pour sélectionner une enquête à laquelle appliquer la politique.
7. Pour supprimer une enquête, cliquez sur l’icône de corbeille en regard de celle-ci.

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