Politique concernant les données sensibles
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Attention : la politique concernant les données sensibles est également connue sous le nom d'« Expert Review – Compliance Assist ». Si vous souhaitez y avoir accès, veuillez contacter votre commercial ou le service client .
À propos de la politique concernant les données sensibles
L'onglet « Politique concernant les données sensibles » contient ExpertReview – Compliance Assist, un outil performant qui vous aide à gérer les informations personnelles collectées par votre organisation Qualtrics. De nombreuses organisations appliquent des règles strictes concernant le type de données qu'elles sont autorisées à collecter auprès des participants, et cet outil administratif peut vous aider à signaler les questions et les données susceptibles d'enfreindre les normes de votre organisation en matière de confidentialité des données des répondants.
Avec l’évaluation de l’expert – Compliance Assist, vous pouvez :
- déterminer les thèmes à signaler comme données sensibles, en utilisant des thèmes prédéfinis ou vos propres thèmes personnalisables ;
- alerter les créateurs d’enquêtes lorsqu’ils demandent des informations sensibles ;
- avertir les personnes interrogées avant qu’elles n’essaient de soumettre des informations sensibles ;
- retirer les informations sensibles afin que les utilisateurs de votre organisation ne les voient jamais.
Les paramètres de la politique concernant les données sensibles ne sont pas rétroactifs. Seules les réponses dont la saisie aura commencé après l'enregistrement de ces paramètres seront marquées ou masquées en conséquence.
Attention : Les changements apportés aux politiques concernant les données sensibles ont un impact sur TOUTES les Enquêtes en direct au sein de l'organisation. L'activation de la rédaction pour les politiques concernant les données sensibles peut interrompre les enquêtes en direct en cas de conflit entre la politique concernant les données sensibles et la validation des questions. Par exemple, si une enquête en ligne comporte une question de saisie du texte dont la validation exige que la réponse soit une adresse e-mail, l'activation de la fonction de masquage des adresses e-mail empêchera les participants de répondre à cette question et ils ne pourront pas poursuivre l'enquête.
Astuce : Cette fonction est réservée aux administrateurs de l'organisation. Les administrateurs de division n’ont pas accès à cette fonctionnalité.
Attention : la politique concernant les données sensibles n'est pas compatible avec le retour vidéo. Par conséquent, la Politique les données sensibles ne sera pas appliquée aux Projets vidéo et audio importés ou aux Questions de test des utilisateurs non modérées. Toutefois, les données collectées via ces fonctions feront l'objet d'une anonymisation des informations permettant d'identifier les personnes, conformément aux règles d'anonymisation d'AWS. Veuillez noter que cette expurgation ne s'applique qu'à la transcription elle-même, et non à l'audio ou à la vidéo.
Attention : la politique concernant les données sensibles n'est pas compatible avec l'agent d'expérience « Survey Experience ».
Astuce : Les politiques concernant les données sensibles peuvent censurer ou supprimer les informations collectées dans les questions de l'Enquête, mais n'affectent pas les métadonnées des répondants, comme les données de localisation. Pour cela, essayez d'anonymiser les réponses. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de limiter la collecte de données personnelles dans Qualtrics, consultez ce guide.
Configurer une politique relative aux données sensibles
Vous pouvez avoir plusieurs politiques concernant les données sensibles par organisation. Tous les administrateurs de l'organisation peuvent consulter et modifier les politiques concernant les données sensibles de l'organisation.
- Sujets Qualtrics : Choisissez parmi une bibliothèque de sujets préétablis. Utilisez la recherche ou les listes déroulantes pour sélectionner les thèmes à utiliser. Les différents numéros d’identification tels que celui de la Sécurité sociale seront séparés par pays plutôt que par secteur. Pour plus de détails, voir Sujets intégrés.
- Nouveau sujet : Ajouter un seul sujet personnalisé. Consultez les rubriques personnalisées pour obtenir de l'aide sur le formatage des fichiers et Ajouter une rubrique personnalisée unique pour savoir comment télécharger ce fichier une fois qu'il est prêt.
- Importer un fichier de sujets : Importer plusieurs thèmes à la fois. Assurez-vous de vérifier les thèmes Qualtrics avant d’utiliser cette option pour télécharger des thèmes qui peuvent déjà être couramment utilisés. Voir les rubriques personnalisées pour obtenir de l'aide sur le formatage des fichiers et l'importation de plusieurs rubriques personnalisées pour savoir comment télécharger ce fichier une fois qu'il est prêt.
Astuce : Vous pouvez modifier ou supprimer ces sujets à l'avenir.
Astuce : Pour plus de détails, voir Signaler les questions d'enquête qui demandent des informations sensibles et Signaler les réponses d'enquête qui fournissent des informations sensibles.
Astuce : les exemptions peuvent concerner l'ensemble de la Politique concernant les données sensibles ou une politique spécifique. E.g., maybe there’s a survey allowed to collect phone numbers and no other identifying information. Pour définir une exemption pour un thème spécifique, cliquez sur le nom du thème, puis définissez l’exemption sur la droite.
Signaler les questions de l’enquête qui demandent des informations sensibles
Astuce : pour accéder à ces options, cliquez sur « Paramètres » en haut à droite.
Vous pourrez signaler aux auteurs d'enquêtes que les questions qu'ils ont créées enfreignent la politique concernant les données sensibles de votre entreprise. Activer l'indicateur « EnableFlag » pour les questions d'enquête qui demandent des informations sensibles.
Une fois cette option activée, vous pouvez cliquer sur « Ajouter un message d'avertissement personnalisé » pour rédiger le message qui s'affichera aux utilisateurs lorsque la question enfreindra cette règle.
Ce que voient les créateurs d’enquêtes
Lorsqu'un créateur d'enquête demande des données sensibles, la question sera signalée de la même manière que les questions qui enfreignent d'autres recommandations de l'évaluation de l’expert, à savoir par une icône iQ orange.
Lorsque l’utilisateur clique sur l’icône iQ, il prend connaissance des phrases qu’il a utilisées et qui ont déclenché l’avertissement. Ici, l’avertissement que l’administrateur a créé sera affiché.
Astuce : cette fonction n'empêchera pas l'utilisateur de créer la question ou de publier l'enquête ; elle lui indiquera simplement qu'il risque d'enfreindre la politique relative à l'organisation. Les problèmes de thèmes spécifiques seront signalés, par exemple, l’identification des numéros de Sécurité sociale par opposition à une simple violation de la politique de confidentialité.
Signaler les réponses à l’enquête qui fournissent des informations sensibles
Astuce : pour accéder à ces options, cliquez sur « Paramètres » en haut à droite.
Vous pouvez marquer certaines réponses afin que les participants à l'enquête soient avertis lorsqu'ils tentent de fournir des informations sensibles. Vous pouvez également faire en sorte que, s'ils ignorent cet avertissement, l'auteur de l'enquête puisse ensuite générer un rapport sur les données sensibles qu'ils ont collectées.
Marquer les réponses à l'enquête qui contiennent des informations sensibles afin de permettre aux générateurs d'enquêtes de signaler les infractions. Celles-ci sont répertoriées par thème, et non par données sensibles exactes fournies (par exemple, numéro de téléphone américain, et non 555-555-5555).
L'activation de l'option « Avertir les participants » lorsqu'ils fournissent des informations sensibles a entraîné l'affichage d'un message dans l'enquête dès qu'un participant tente d'envoyer du contenu sensible.
Si vous sélectionnez « Masquer les informations sensibles relatives à l' dans les réponses à l'enquête », les informations d' qui enfreignent la politique sont entièrement supprimées. Le reste de la réponse conviendra, mais les informations signalées et retirées seront supprimées et irrécupérables. Les créateurs d’enquêtes pourront toujours signaler les violations, mais ces violations seront répertoriées par thème, et non par violation spécifique.
Prévenez les participants à l'enquête qu'ils ont fourni des informations sensibles
Voici comment cela se présente lorsqu’un répondant tente de fournir des informations sensibles. L'apparence de l'enquête et des questions posées variera en fonction de ce que vous avez construit, mais la fenêtre affichera le nombre de questions concernées et permettra aux répondants de passer en revue leurs réponses.
On demandera au participant s'il souhaite modifier ses réponses (« Évaluer les réponses ») ou poursuivre l'enquête (« Continuer sans évaluer »).
Retirer des informations sensibles
Lorsque des informations sont retirées, elles sont remplacées par une série d’astérisques (*) afin que les créateurs d’enquêtes ne puissent pas utiliser les informations sensibles fournies par le répondant.
La désactivation de cette option dans la politique relative aux données sensibles ne restaurera pas les données retirées. Toutes les données retirées sont supprimées définitivement.
Astuce : cette option masque toutes les données sensibles, quel que soit le sujet. Pour savoir quels sont les sujets concernés par la censure, consultez Global vs. Topic Redaction.
Global vs. Rédaction des sujets
Lorsque des informations sont retirées, elles sont remplacées par une série d’astérisques afin que les créateurs d’enquêtes ne puissent pas utiliser les informations sensibles fournies par le répondant.
Il est possible que vous souhaitiez retirer des informations fournies concernant certains thèmes, mais pas d’autres. Par exemple, bien que vous puissiez certainement retirer tous les numéros de Sécurité sociale que les répondants tentent de saisir dans une enquête, vous souhaiterez peut-être laisser les numéros de téléphone et les adresses e-mail intacts, afin de pouvoir effectuer un suivi auprès des répondants, si nécessaire.
La censure globale peut être activée dans les « Paramètres » à l'aide de l'option « Censurer les informations sensibles relatives au dans les réponses aux enquêtes ». Cette option retire toutes les données marquées, quel que soit le thème.
Pour masquer les informations d'un sujet à la fois:
Attention : en activant cette option, vous supprimerez désormais toutes les données devant faire l'objet d'une caviardage. La désactivation de cette option ne restaurera aucune donnée supprimée par l’option de retrait. Une fois les données retirées, elles sont définitivement supprimées.
Générer un rapport sur les violations de la politique de données dans les réponses
Les réponses peuvent être signalées en fonction des politiques de confidentialité qu’elles enfreignent. Les générateurs d'enquêtes peuvent signaler les politiques enfreintes à l'aide du champ « Q_DataPolicyViolations ».
Les thèmes associés à une réponse à l'enquête peuvent ne pas correspondre aux thèmes définis lors de la création de l'enquête. Prenons l’exemple d’une politique qui signale les numéros de téléphone aux États-Unis. Un créateur d’enquête peut demander des numéros de téléphone, mais si aucun répondant ne fournit cette information, aucune réponse ne sera signalée. En revanche, si vous avez une question de feedback général pour laquelle un client fournit un numéro de téléphone sans y être invité, cette réponse sera signalée.
Astuce : si vous souhaitez consulter ou signaler des violations de la politique relative aux données, le champ correspondant est facilement accessible dans les onglets « Données et analyse » et « Rapports ». Toutefois, pour définir la logique d'enquête (telle que la logique de branche ou la logique d’affichage), vous devez d'abord ajouter les données « Q_DataPolicyViolations » d' , en tant que données intégrées, à votre flux d’enquête. Lorsque vous modifiez l'enquête, n'oubliez pas de la publier!
Astuce : vous pouvez afficher les réponses signalées dans un tableau de bord expérience client en mappant le champ de données intégré « Q_DataPolicyViolations » en tant qu'ensemble de texte à réponses multiples.
Attention : Les Réponses importées seront exclues de la rédaction.
Thèmes intégrés
Bien qu’il ne soit pas garanti qu’ils soient parfaitement définis, les thèmes intégrés sont un excellent moyen de démarrer votre politique relative aux données sensibles. Ils fournissent des options très recherchées avec de grands dictionnaires de mots-clés et des expressions régulières soigneusement définies.
Une fois la configuration initiale terminée, vous pourrez sélectionner d'autres thèmes intégrés ultérieurement en cliquant sur « Ajouter des thèmes » puis en choisissant les thèmes Qualtrics.
Dans cette fenêtre, utilisez les listes déroulantes ou la barre de recherche pour trouver les thèmes souhaités. Les numéros d’identification et autres numéros d’enregistrement se trouvent sous leur pays d’origine. (Par exemple, le numéro d’assurance britannique est sous son pays respectif au lieu de sous un secteur.)
Si vous souhaitez supprimer tous les sujets répertoriés, cliquez sur « Tout supprimer » au-dessus de la liste des sujets sélectionnés.
Thèmes personnalisés
Il peut parfois vous arriver de vouloir mettre en avant des thèmes propres à votre organisation, tels que le numéro d'identification des employés, ou d'utiliser des thèmes auxquels Qualtrics n'a même pas encore pensé. Heureusement, vous pouvez importer vos propres sujets personnalisés.
Lorsque vous utilisez un fichier JSON, les sujets que vous importez sont toujours ajoutés en tant que nouveaux sujets , et ne viennent pas s'ajouter à des sujets existants similaires. Par exemple, si vous avez sélectionné manuellement la sécurité sociale comme sujet, puis importé un fichier JSON avec un sujet appelé Sécurité sociale et comportant des mots clés supplémentaires, vous aurez deux sujets Sécurité sociale dans votre Compliance Assist. Cela n' affecte en rien la capacité de l'outil à vérifier si l'organisation commet des violations de la vie privée.
Exportez un fichier JSON contenant vos thèmes en cliquant sur « Exporter » en haut de la fenêtre des thèmes. Vous pouvez utiliser ce fichier pour importer vos thèmes dans une autre organisation ou pour apporter des modifications au fichier JSON et ajouter de nouveaux thèmes personnalisés.
Supprimer des thèmes
Accédez au menu déroulant Actions, tout à droite du thème, et cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer un thème. Cela est possible pour les thèmes personnalisés et les thèmes prédéfinis.
Astuce : si vous souhaitez supprimer tous les sujets répertoriés, cliquez sur « Tout supprimer » au-dessus de la liste des sujets sélectionnés lorsque vous cliquez sur « Sujets Qualtrics ».
Enquêtes exemptées des politiques relatives aux données sensibles
Astuce : Les enquêtes ne peuvent être ajoutées qu'à une seule exemption. Si une enquête est déjà ajoutée à une exemption de politique concernant les données sensibles, elle ne peut pas être ajoutée à une autre.
Vous pouvez être amené à devoir marquer des enquêtes comme exemptes de violations de la politique relative aux données sensibles. Par exemple, si vous avez un flux de travail dans lequel vous devez reprendre contact avec des clients mécontents, vous devrez probablement collecter certaines informations de contact, même si vous interdisez généralement cette pratique dans d’autres enquêtes de l’organisation.
Marquer les enquêtes comme exemptes
- L’enquête est exemptée de tous les thèmes actuels et futurs de la politique relative aux données sensibles
- L'enquête ne contient pas les sujets sélectionnés de la politique concernant les données sensibles. Astuce : Vous pouvez sélectionner plusieurs sujets. Cliquez sur la corbeille pour supprimer un thème de la liste des thèmes dont l’enquête est exempte.
Astuce : les exemptions peuvent concerner l'ensemble de la Politique concernant les données sensibles ou une politique spécifique. Par exemple, il se peut qu'une enquête soit autorisée à recueillir des numéros de téléphone, mais aucune autre information permettant d'identifier les personnes interrogées. Pour définir une exemption pour un thème spécifique, cliquez sur le nom du thème, puis définissez l’exemption sur la droite.
Gérer des exemptions
Une fois que vous aurez indiqué que certaines enquêtes ne sont pas concernées par la politique concernant les données sensibles, celles-ci apparaîtront sur la page « Exemptions ».
Cliquez sur le texte « bluetopics » pour modifier les thèmes exclus de l'enquête.
Cliquez sur la corbeille pour supprimer l’exemption.
Exemptions thématiques
Par défaut, les thèmes de la Politique concernant les données sensibles s'appliquent à toutes les questions et enquêtes. Toutefois, vous pouvez créer des exemptions pour les thèmes. Vous pouvez exempter une enquête entière ou une question d'une enquête.
Appliquer les politiques concernant les données sensibles à certaines enquêtes
Par défaut, la politique concernant les données sensibles s'applique à toutes les enquêtes de votre organisation, sauf en cas d'exceptions que vous avez définies. Toutefois, vous pouvez modifier le comportement d'une politique concernant les données sensibles de manière à ce que les enquêtes doivent être explicitement inscrites dans la politique pour qu'elle prenne effet.
FAQs
Lorsque je valide une enquête, puis-je voir les demandes de données sensibles identifiées par l’évaluation de l’expert ?
Lorsque je valide une enquête, puis-je voir les demandes de données sensibles identifiées par l’évaluation de l’expert ?
Si vous avez mis en place le processus de validation des enquêtes, les validateurs peuvent consulter les résultats de l’évaluation de l’expert en cliquant sur « Review » dans l'éditeur lorsqu'ils examinent l’enquête.
Les astérisques sont-ils la seule option pour masquer des informations, ou peut-on les remplacer par autre chose ?
Les astérisques sont-ils la seule option pour masquer des informations, ou peut-on les remplacer par autre chose ?
La politique concernant les données sensibles peut-elle également servir à censurer les propos grossiers dans les réponses aux enquêtes ?
La politique concernant les données sensibles peut-elle également servir à censurer les propos grossiers dans les réponses aux enquêtes ?
Dois-je ajouter « Q_DataPolicyViolations » à mon flux d’enquête, ou est-ce qu'il y figure déjà ?
Dois-je ajouter « Q_DataPolicyViolations » à mon flux d’enquête, ou est-ce qu'il y figure déjà ?
Si la fonction de masquage est activée pour un sujet, les données exportées seront-elles également masquées ?
Si la fonction de masquage est activée pour un sujet, les données exportées seront-elles également masquées ?
Combien de temps faut-il pour que les mises à jour de ma politique concernant les données sensibles prennent effet ?
Combien de temps faut-il pour que les mises à jour de ma politique concernant les données sensibles prennent effet ?
Les informations sensibles sont-elles uniquement masquées dans les enquêtes, ou cela concerne-t-il également les réponses à d'autres projets ? (Par exemple : 360, engagement, Lifecycle, etc.)
Les informations sensibles sont-elles uniquement masquées dans les enquêtes, ou cela concerne-t-il également les réponses à d'autres projets ? (Par exemple : 360, engagement, Lifecycle, etc.)
Les questions sont-elles signalées uniquement lorsque l'on crée une enquête, ou cela concerne-t-il également d'autres projets ? (Par exemple : 360, engagement, Lifecycle, etc.)
Les questions sont-elles signalées uniquement lorsque l'on crée une enquête, ou cela concerne-t-il également d'autres projets ? (Par exemple : 360, engagement, Lifecycle, etc.)
C'est génial! Merci pour votre avis!
Merci pour votre avis!