Paso 3: Configuración de ajustes del directorio

Qué hay en esta página:

Consejo Q: Target Audience se llama ahora XM Directory. Hemos realizado mejoras en la interfaz de usuario (IU) para lograr una mejor integración con la XM Platform. Si desea cambiar a la nueva apariencia, póngase en contacto con el Customer Success Representative. Si no dispone de Target Audience y desea adquirirlo, póngase en contacto con el Account Executive.

Si es administrador de organización, puede decidir con qué frecuencia se envían las distribuciones en toda la organización, y definir las reglas sobre qué constituyen las cargas de contactos como duplicados para que puedan consolidarse. Para ello, vaya a Configuración del directorio.

Consejo Q: Si no es un administrador de organización, vaya a la sección Paso 4: Distribución de una encuesta o campaña por correo electrónico.

Frecuencia de contacto

XM Directory le permite determinar con qué frecuencia puede su organización enviar mensajes a los contactos. Puede establecer dos reglas globales que se aplicarán a todos los contactos de su organización. La primera regla hace referencia al número máximo de mensajes que puede recibir un contacto. Puede decidir con qué frecuencia se ejecuta esta regla, por ejemplo, por día, por semana o por mes. La segunda regla hace referencia al número de días que deben transcurrir antes de que los contactos puedan recibir otro mensaje.

Estas reglas se aplican al directorio en su conjunto. Si su organización tiene muchos usuarios que envían encuestas a las audiencias, se recomienda establecer algún tipo de regla de frecuencia de contacto. La mejor práctica es espaciar las invitaciones a la encuesta entre 30 y 60 días para evitar que se cansen de responder y la disminución de las tasas de respuesta; es poco probable que los encuestados respondan a correos electrónicos consecutivos. No obstante, puede haber ciertas listas de distribución o encuestas que necesiten pasar por alto esas reglas. Puede pasar por alto las reglas generales utilizando la opción Reglas personalizadas.

Las reglas personalizadas pueden aplicarse a una lista de distribución o a una encuesta.

Para la opción Reglas personalizadas de la lista, debe seleccionar la lista a la que quiere que se aplique esta regla y si quiere establecerla en Todos los mensajes o Solo las invitaciones a la encuesta. Hay tres opciones para la regla personalizada y la primera es ignorar totalmente la configuración general del directorio y permitir que siempre se envíen correos electrónicos a esa lista de distribución. Las otras dos opciones son las dos reglas descritas anteriormente (el número máximo de correos electrónicos que un contacto puede recibir y el número de días que debe transcurrir entre cada correo electrónico enviado), pero esta vez solo aplicado a esta lista.

Para la opción Reglas personalizadas de la encuesta, las reglas que puede seleccionar son las mismas que las de la lista, con la excepción de que las aplicará a la encuesta. Esto significa que cualquier lista de distribución que intente enviar una invitación por correo electrónico a la encuesta elegida se verá afectada.

Si tiene una encuesta que se envía después de que un cliente se ponga en contacto con el equipo de soporte técnico, es posible que desee establecer una regla personalizada que permita que siempre pueda enviarse esta encuesta, con independencia de las reglas de configuración del directorio. De esta manera, puede capturar información después de cada interacción con el equipo de soporte técnico.

Por otro lado, puede establecer reglas más restrictivas en una lista de distribución específica. Por ejemplo, añadir restricciones adicionales a una lista de distribución que incluye a las principales partes interesadas, evita que bombardee innecesariamente a estos importantes usuarios.

Consejo Q: Para obtener más información sobre la frecuencia de contacto y las reglas personalizadas, consulte la página Reglas de frecuencia de contacto (EN).

Deduplicación automática

Cuando añade contactos con la opción Deduplicación automática activada, XM Directory comprueba si la persona a la que intenta añadir coincide con los campos de deduplicación de cualquier contacto existente en el directorio. Si el contacto ya existe, XM Directory no creará un contacto nuevo con la información. En su lugar, se actualizará el contacto existente del directorio con cualquier información nueva que añada, como valores de datos embebidos nuevos o actualizados.

Se recomienda encarecidamente que mantenga la opción Deduplicación automática activada, especialmente si su organización cuenta con varios usuarios encargados de añadir y actualizar contactos. La deduplicación garantizará que no se añadan contactos varias veces, llegando a abarrotar el directorio, y que su información sea coherente en las distintas encuestas y campañas por correo electrónico. Asimismo, asegurará que si un contacto se ha dado de baja por completo del directorio, no se le vuelva a añadir como contacto independiente con el que su organización pueda contactar de nuevo.

Le recomendamos que base la configuración de la deduplicación en la dirección de correo electrónico. Si utiliza el mismo correo electrónico para más de un contacto, es recomendable combinar los datos de referencia externos con la dirección de correo electrónico.

Es importante tener en cuenta que la configuración de la deduplicación está conectada con los enunciados AND. Si se seleccionan varias opciones, la deduplicación solo se producirá si TODOS los campos coinciden con los de otro contacto. Estos ajustes no se aplican de forma retrospectiva por lo que se recomienda encarecidamente definir estas reglas de antemano.

Consejo Q: Consulte la página Deduplicación automática (EN) para obtener más detalles.