Rôles des participants (EX)
Contenus de cette page
À propos des rôles des participants
Les rôles des participants sont utilisés pour contrôler l’accès aux tableaux de bord et aux hiérarchies d’organisation. Les rôles sont le meilleur moyen de gérer les autorisations pour de grands groupes de participants. Créez un rôle et attribuez-le à plusieurs participants afin de gagner du temps en évitant d’attribuer les autorisations une par une.
Types de tableaux de bord avec rôles
Les rôles sont configurés pour chaque projet. Les rôles décrits sur cette page concernent les projets liés à l’Employee Experience, notamment :
- Engagement collaborateur
- Cycle de vie
- 360
- Enquête Pulse Astuce : Voir les autorisations uniques du rôle d’impulsion ici.
- Recherche ad hoc sur les collaborateurs
- Analyse du parcours des employés
Les tableaux de bord qui ne figurent pas dans la liste ci-dessus ne sont pas couverts par cette page d’assistance. Bien que d’autres produits de tableau de bord Qualtrics puissent avoir des fonctions similaires, cette page support ne détaille que les fonctions présentes dans les types de tableaux de bord listés ci-dessus.
Astuce : Seuls les projets Engage et Pulse sont dotés d’une hiérarchie.
Créer une fonction
Astuce: vous pouvez toujours renommer ultérieurement votre rôle en cliquant sur l’icône de crayon à droite du nom du rôle.
Autorisations des rôles
Diverses autorisations peuvent être activées ou désactivées pour un rôle. Voir :
- Permissions de projets qui comprennent également les permissions de plan d’action
- Autorisations du tableau de bord
Vous pouvez également modifier les autorisations des participants à un niveau individuel en cliquant sur le nom ou l’adresse électronique d’un participant. La fenêtre d’information sur les participants s’ouvre alors et vous permet d’apporter des modifications au niveau individuel.
Astuce : Si un participant reçoit une autorisation à un niveau individuel, cette autorisation sera marquée comme définie par l’utilisateur et ne sera pas mise à jour en fonction des rôles qu’il occupe.
Interactions des autorisations entre plusieurs rôles
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- Si un participant est assigné à plusieurs rôles et que ces deux rôles restreignent les données par des métadonnées, le participant se verra accorder l’accès le plus souple. Par exemple, si un rôle leur permet de voir les données du bureau américain, tandis que l’autre rôle leur permet de voir les données du bureau australien, ils verront à la fois les données du bureau américain et celles du bureau australien. Astuce : Toutefois, si le participant est assigné à plusieurs rôles et qu’un rôle restreint les données, mais qu’un autre a la fonction Voir toutes les données, les données ne seront pas restreintes. Qualtrics appliquera les restrictions les plus libérales en matière de données.
- Si un participant est affecté à deux rôles, et que ces deux rôles restreignent les données par la hiérarchie d’organisation, le participant aura accès aux deux restrictions. Par exemple, si un rôle leur permet de voir les réponses de l’unité 1, tandis que l’autre rôle leur permet de voir les réponses de l’unité 2, ils verront à la fois les données de l’unité 1 et celles de l’unité 2.
- Si un participant est affecté à deux rôles qui restreignent les données, l’un avec des restrictions basées sur les métadonnées et l’autre avec des restrictions basées sur la hiérarchie de l’organisation, le participant aura accès aux données correspondant à la fois à la restriction sur les métadonnées et à la restriction sur la hiérarchie de l’organisation. Par exemple, si un rôle leur permet de voir les données du bureau américain, tandis que l’autre rôle leur permet de voir les réponses dans l’unité hiérarchique d’organisation 1, ils auront accès à toutes les réponses du bureau américain (restriction sur les métadonnées) en plus de toutes les réponses dans l’unité hiérarchique d’organisation 1 (restriction sur la hiérarchie d’organisation).
- Si un participant est assigné à plusieurs rôles et que ces deux rôles restreignent les données par des métadonnées, le participant se verra accorder l’accès le plus souple. Par exemple, si un rôle leur permet de voir les données du bureau américain, tandis que l’autre rôle leur permet de voir les données du bureau australien, ils verront à la fois les données du bureau américain et celles du bureau australien.
Astuce : au sein d’un même rôle, les restrictions pour les mêmes champs sont toujours reliées par un “OU” En revanche, les restrictions pour différents champs d’un même rôle sont reliées par “ET” Les différents rôles sont ensuite réunis par “OU”.Les
restrictions liées à la hiérarchie d’org se comportent de la même manière que les champs, sauf dans le cas où un rôle a une restriction et l’autre pas et qu’il y a un filtre de hiérarchie d’org sur le bord, dans ce cas, le filtre de hiérarchie d’org est restreint par la valeur de la hiérarchie.
Ajouter & ; Supprimer des participants
Pour ajouter des participants à un rôle, procédez comme suit.
Attention : Les utilisateurs qui ont été ajoutés manuellement à un rôle ne seront pas supprimés si leurs métadonnées changent. Les utilisateurs ne seront automatiquement retirés d’un rôle que s’ils ont été ajoutés avec une attribution automatique de rôle.
Astuce: vous pouvez ajouter plusieurs conditions en cliquant sur les trois points à droite et en sélectionnant Insérer une condition en dessous.
Pour supprimer des participants d’un rôle, survolez la personne et sélectionnez l’icône de la corbeille sur la côte à droite.
Ajouter des délégués aux rôles
Si vous avez ajouté des délégués à votre projet d’Engage, vous pouvez utiliser les rôles pour attribuer rapidement les autorisations de vos délégués en vrac.
Après avoir ajouté des délégués à un rôle et leur avoir accordé l’accès à votre tableau de bord, les délégués auront désormais accès au tableau de bord qui les intéresse en fonction de leur position dans la hiérarchie de l’organisation.
Attribution automatique des rôles
Astuce : Cette fonction n’est disponible que pour les projets du cycle de vie, et non pour les recherches ad hoc sur les employés ou l’Engagement des employés. En savoir plus sur les différents types de projets d’Employee Experience.
L’attribution automatique de rôles vous permet d’ajouter automatiquement des utilisateurs à des rôles en fonction de leurs métadonnées. Si vous modifiez ultérieurement les métadonnées d’un utilisateur, son rôle sera également mis à jour en conséquence.
Exemple : Il existe un rôle pour toutes les personnes dont le département est “Support” Barnaby change de département, passant du soutien aux opérations. Il est retiré du rôle de soutien.
L’attribution automatique de rôles fonctionne mieux lorsqu’elle est associée à une automatisation des utilisateurs du tableau de bord, qui ajoute automatiquement les utilisateurs du tableau de bord à votre projet à partir du répertoire des collaborateurs. L’utilisation simultanée des deux fonctions vous permet d’attribuer automatiquement des autorisations à vos tableaux de bord du cycle de vie en fonction des changements intervenus dans votre organisation.
Exemple : Tous les partenaires commerciaux des ressources humaines (HRBP) de votre organisation voient les tableaux de bord de l’onboarding. Vous pouvez configurer l’automatisation des participants au tableau de bord de manière à ce que les HRBP soient extraits de votre répertoire d’employés sur la base d’un champ de métadonnées, tel que Rôle = HRBP. Vous pouvez ensuite configurer une attribution de rôle automatique pour intégrer tous les HRBP dans un rôle de tableau de bord, sur la base de Rôle = HRBP. Lorsque de nouveaux HRBP arrivent dans votre organisation, ils sont automatiquement intégrés au projet de cycle de vie et se voient attribuer un rôle de tableau de bord, qui leur donne accès au tableau de bord d’intégration.
Astuce : La liste des champs de métadonnées disponibles est basée sur les métadonnées des participants à votre projet. Vous ne pourrez sélectionner que les projets qui existent pour les participants actuellement dans le projet. Si vous souhaitez créer une attribution automatique des rôles avant de télécharger votre liste de participants, vous devrez ajouter des participants test qui contiennent les champs de métadonnées que vous souhaitez utiliser dans l’automatisation.
- Égal : C’est ce que vous devriez choisir la plupart du temps. Cela garantit une correspondance exacte. Veillez à ce que les valeurs soient sensibles à la casse.
- Dans : Cette option est idéale si vos métadonnées comportent plusieurs valeurs, par exemple celles qui sont séparées par des deux points (par exemple, Seattle::Provo). “In” vous permet de tenir compte de ces valeurs séparées par deux points. Exemple : Ci-dessous, “Pays en Australie” garantit que même les utilisateurs dont les métadonnées Pays sont quelque chose comme “Australie::USA” seront inclus dans le rôle.
Exemple : Vous créez un rôle appelé Seattle Team. Vous voulez que tous les utilisateurs ayant un bureau deSeattle soient placés dans ce rôle.
Astuce : Vous pouvez taper pour rechercher des valeurs dans ce champ.
Astuce : Vous pouvez cliquer sur Supprimer pour supprimer les règles d’attribution automatique des rôles pour un rôle. Tous les participants qui ont été ajoutés via les règles seront retirés du rôle.
Comment fonctionne l’attribution automatique des rôles lorsque les métadonnées d’un même utilisateur comportent plusieurs valeurs ?
Certaines métadonnées ont plusieurs valeurs. Par exemple, si vous listez le bureau principal d’un employé, il se peut qu’il en ait plusieurs s’il se déplace pour son travail. Si un attribut de métadonnées a plusieurs valeurs, cela modifie le fonctionnement de l’attribution automatique des rôles.
Exemple : Supposons que vous souhaitiez que les utilisateurs énumérés ci-dessous apparaissent dans le même rôle :
Utilisateur 1 : Pays = Australie
Utilisateur 2 : Ville = Provo
Vous pouvez ajouter deux conditions à votre rôle, jointes par “N’importe lequel”
Vous pouvez également avoir plusieurs rôles, de sorte qu’un utilisateur ayant plusieurs valeurs se voit attribuer un rôle supplémentaire pour chaque valeur. Dans ce cas, vous devez créer un rôle Australie et un rôle États-Unis.
Exemple : Supposons que vos utilisateurs soient :
Utilisateur 1 : Pays = Australie::USA
Utilisateur 2 : Pays = Australie
Si vous avez créé un rôle Australie, vous utiliserez in au lieu de equals pour vous assurer que les deux utilisateurs sont inclus.
En revanche, si la condition du rôle est “Pays égal à Australie”, l’utilisateur 1 ne sera pas ajouté au rôle, car sa valeur Pays est “Australie::USA”, et pas seulement Australie.
Ressources supplémentaires pour la création de conditions d’affiliation automatique
Pour plus d’informations sur la manière de créer et de combiner des conditions, consultez les ressources suivantes :
Options de rôle
Recherche d’un rôle
Si votre rôle contient de nombreux participants, vous pouvez utiliser la barre de recherche au-dessus d’un rôle pour rechercher un participant au sein du rôle. Vous ne pourrez effectuer une recherche qu’à partir du nom ou de l’adresse électronique du participant.
C'est génial! Merci pour votre avis!
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