Ajouter et supprimer des participants (EX)
Contenus de cette page
Astuce : Cette page décrit les fonctionnalités disponibles pour les projets Engagement, Cycle de vie, Pulse et Recherche ad hoc sur les employés. Toutefois, seuls les projets Engage et Pulse sont dotés d’une hiérarchie. Pour plus de détails sur chaque projet, voir Types de projets d’expérience collaborateur.
A propos de l’ajout et de la suppression de participants
Vous pouvez ajouter des participants à votre projet d’engagement ou de cycle de vie des employés dans la section Participants de l’onglet Participants. Vous pouvez ajouter ces participants en grands lots avec un fichier CSV/TSV créé dans Excel, ou vous pouvez saisir manuellement des informations pour seulement certains d’entre eux à la fois. Au cours de ce processus, vous pouvez également inclure des informations supplémentaires appelées métadonnées pour vos participants, qui vous aideront plus tard à construire des hiérarchies (EE) et à organiser les données sur vos tableaux de bord.
Pour ajouter des participants à votre projet, cliquez sur le bouton Ajouter des participants, puis choisissez le mode d’ajout des participants :
- Importer à partir d’un fichier: Télécharger un fichier contenant les données du participant.
- Importation à partir du Répertoire général: Échantillonner des participants existants à partir de votre répertoire EX.
- Ajouter des participants manuellement: Saisir manuellement les données relatives aux participants.
- Ajouter des participants à partir du répertoire général: Rechercher des participants individuels qui existent dans votre répertoire EX.
Astuce : Si vous éditez un projet Lifecycle, vous avez également la possibilité de mettre en place une automatisation de l’importation des participants.
Astuce : Pour les nouveaux projets d’Engage, il y a un flux guidé supplémentaire qui vous guide à travers l’importation des participants et la génération de la hiérarchie d’organisation. Vous pouvez également utiliser l’une des autres méthodes d’importation décrites sur cette page.
Astuce : Les Administrateurs Employee Insights et les Administrateurs EX peuvent importer des Administrateurs Organisation en tant que participants au projet. Toutefois, ils ne peuvent pas modifier les données des utilisateurs de l’Organisation, qui ne peuvent être modifiées que par d’autres administrateurs de l’Organisation. Le Niveau a pour but d’empêcher que les informations relatives à l’administration du compte de l’utilisateur ne soient modifiées par des administrateurs de niveau inférieur. Si vous souhaitez modifier ce comportement, veuillez contacter le service des comptes et demander à ce que l’autorisation Limiter la mise à jour de la personne par l’administrateur EX soit désactivée pour l’organisation.
Ajouter manuellement des participants
Vous pouvez ajouter manuellement des participants à votre projet, ce qui est utile si vous n’avez qu’une poignée de participants à ajouter. Vous pouvez utiliser cette méthode pour rechercher des participants qui existent déjà dans votre répertoire EX et les importer, ou pour créer de nouveaux participants s’ils n’existent pas.
- Prénom
- Nom
- Identifiant unique
- Nom d’utilisateur (facultatif) Astuce : Si votre licence est dotée d’un SSO, nous vous recommandons de télécharger d’abord vos participants dans le répertoire. Vous pouvez ensuite ajouter ou importer les utilisateurs existants de votre répertoire.
Astuce : vous pouvez ajouter autant de champs de métadonnées que vous le souhaitez et les nommer comme bon vous semble. Toutefois, veuillez n’utiliser que “Language” pour le champ de métadonnées de la langue.
Astuce : les métadonnées modifiées dans le répertoire des employés ne s’appliquent qu’au répertoire ; les métadonnées modifiées dans le projet ne s’appliquent qu’au projet. La seule exception est que si des modifications sont apportées au UserName (NomDutilisateur) ou à l’identifiant unique, elles seront mises à jour sur toute la plateforme.
Astuce: si vous ajoutez des caractères spéciaux, vous devez placer l’ensemble du champ entre guillemets.
Importation de participants à partir d’un fichier
Vous pouvez télécharger un fichier contenant les données de vos participants. Cette méthode est utile si vous avez beaucoup de participants à ajouter à votre projet. Si votre fichier contient des données relatives à des participants qui existent déjà dans le répertoire EX, ces participants seront ajoutés au projet. S’il n’y a pas de correspondance dans le répertoire EX, de nouveaux participants seront créés.
Astuce : Si votre licence est dotée d’un SSO, assurez-vous de télécharger vos participants dans le répertoire avec leur nom d’utilisateur avant de télécharger les participants ! Une fois qu’ils sont dans le répertoire, vous pouvez télécharger des participants et exclure la colonne UserName (NomDutilisateur), tant que vous disposez de leurs identifiants uniques.
Astuce : Nous recommandons le fichier TSV si l’un de vos champs, tel que le nom des participants, contient des caractères autres que des chiffres ou l’alphabet anglais.
Attention : Si vous utilisez des délimiteurs à virgule pour séparer plusieurs valeurs dans un champ de métadonnées, vous ne pourrez pas utiliser les Widgets de résumé des participants qui filtrent par ce champ.
Astuce : Le nom d’utilisateur du participant sera par défaut la même valeur dans la colonne Email. Si vous souhaitez spécifier un nom d’utilisateur différent pour vos participants, ajoutez une colonne intitulée Nom d’utilisateur et spécifiez un nom d’utilisateur. Ce nom d’utilisateur est celui que vos participants utiliseront pour se connecter et afficher leurs tableaux de bord. Tous les caractères majuscules seront convertis en minuscules pour le nom d’utilisateur.
Astuce : La taille maximale d’un fichier pour le téléchargement d’une liste de contacts est de 100 Mo.
Astuce : une fois le traitement de votre fichier terminé, revenez à votre projet et cliquez sur Évaluer votre importation.
Erreurs détectées
Si vous autorisez l’importateur à vérifier les erreurs et que certaines sont détectées, vous recevrez un rapport d’erreurs que vous pourrez télécharger au format CSV, au cas où vous auriez un fichier volumineux nécessitant un rapport volumineux.
Cliquez sur Télécharger le rapport d’erreur pour le consulter.
Le rapport donnera la ligne exacte du fichier pour laquelle il signale l’erreur, le champ qui rencontre le problème et l’identifiant unique du participant avec une erreur.
Exemple : Nous avons accidentellement téléchargé deux fois notre utilisateur avec l’identifiant unique “bp3835453”. L’identifiant unique et l’adresse e-mail sont exactement les mêmes sur chacune des deux lignes. Si nous effaçons l’une des lignes, le problème sera résolu lorsque nous reviendrons pour télécharger le fichier.
Astuce : L’importateur de personnes ne détecte pas les problèmes liés à la hiérarchie.
Erreurs courantes à surveiller
Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, voici quelques conseils généraux pour créer votre fichier afin d’éviter les problèmes de téléchargement des participants :
- Assurez-vous que la première ligne du fichier contient IdentifiantUnique, Prénom, Nom, et E-mail.
- Vos en-têtes de fichier ne doivent pas contenir de caractères spéciaux, c’est-à-dire des caractères qui ne sont pas des chiffres ou issus de l’alphabet anglais. Astuce : cette règle ne s’applique qu’aux en-têtes, pas aux valeurs des colonnes.
- Les en-têtes ne peuvent pas dépasser 100 caractères.
- Les en-têtes de vos fichiers ne doivent pas utiliser des termes des champs Qualtrics :
- SID
- RID
- Auditable
- EndDate
- RecordedDate
- StartDate
- Status
- Points
- Veillez à ne pas inclure de doublons de la même ligne – deux participants ne doivent pas avoir le même identifiant unique ou le même e-mail.
- Le fichier ne doit pas contenir plus de 200 champs d’en-tête.
- Le fichier ne doit pas avoir plus d’en-têtes que de colonnes.
- Assurez-vous que les valeurs des colonnes ne dépassent pas 1 000 caractères.
Importation de participants à partir du répertoire
Une façon courante d’équilibrer la fréquence d’envoi d’une enquête et la “lassitude” que peuvent ressentir les personnes interrogées lorsqu’on leur demande de répondre encore et encore à l’enquête consiste à n’interroger qu’un sous-ensemble filtré. Vous pouvez, par exemple, mener une enquête auprès d’une région ou d’une unité opérationnelle à la fois, ou encore auprès d’un échantillon aléatoire de salariés. Cela peut permettre aux niveaux supérieurs de l’organisation d’obtenir un retour d’information représentatif sur l’Engagement sans avoir à enquêter aussi souvent auprès des mêmes employés.
Lorsque vous ajoutez des participants à un projet à partir du Répertoire des employés, vous pouvez choisir d’ajouter un échantillon généralisé randomisé, avec ou sans critères de filtre.
Astuce : Envoyez-vous des enquêtes d’Engage- ment dans le style d’un programme “pulse” ? Cette fonctionnalité est parfaite pour vous !
Astuce : si vous choisissez d’importer tous les participants, ignorez les étapes 5 à 7.
Astuce : Ces valeurs seront reliées par “ou” ; par exemple, en choisissant France et Allemagne comme pays, vous rechercherez les salariés dont le pays est la France ou l’ Allemagne.
Astuce : S’il n’y a pas d’options, cela signifie que personne dans le répertoire n’a de valeur pour ce champ. N’oubliez pas que vous pouvez supprimer des champs de métadonnées de votre répertoire, mais vous ne devez le faire que si vous êtes totalement sûr de ne pas utiliser ces champs ou de ne pas avoir l’intention de les utiliser.
Astuce : Les critères multiples sont reliés par une clause “Et”. Par exemple, si vous indiquez que le pays doit être la France et que le département doit être la finance, vous n’importerez que les membres du département de la finance situés en France.
Astuce : Lorsqu’il est associé à un filtre, il s’agit du pourcentage de participants qui répondent aux critères du filtre. Lorsqu’il n’est pas associé à un filtre, il s’agit du pourcentage de l’ensemble du répertoire des employés.
Ajout de participants à partir du répertoire des employés
Vous pouvez ajouter manuellement des participants individuels à partir du répertoire des employés. Avec cette méthode, vous pouvez télécharger les participants en tant que participants à l’enquête ou en tant qu’utilisateurs du tableau de bord (non-répondants).
Cette méthode permet d’ajouter jusqu’à 20 participants à la fois. Lorsque vous ajoutez des participants à partir du répertoire des employés, vous ne pouvez ajouter que des participants qui existent déjà dans le répertoire, et vous ne pouvez modifier leurs métadonnées qu’après les avoir ajoutés au projet. Lorsque ces participants sont ajoutés au projet, toutes leurs métadonnées dans le répertoire des employés sont ajoutées.
Astuce : Si vous ajoutez des participants à un programme Engage ou Pulse avec une hiérarchie d’organisation, le participant ne sera PAS automatiquement ajouté à la hiérarchie. Si le participant a des métadonnées dans le répertoire qui correspondent à la hiérarchie, une case à cocher “Ajouter la personne à la hiérarchie” apparaîtra pour que vous puissiez sélectionner si vous souhaitez qu’elle soit ajoutée à la hiérarchie une fois qu’elle est ajoutée au projet.
Si le participant n’a pas de métadonnées de hiérarchie, vous verrez un message à ce sujet dans la section “Résumé”.
Importer des participants & ; Construire une Hiérarchie d’organisation avec des conseils
Astuce : Cette option n’est disponible que pour les projets d’Engage qui viennent d’être lancés et qui n’ont pas encore importé de participants. Le retrait de participants d’un projet existant ne donne pas accès au flux guidé.
Vous n’arrivez pas à ajouter des participants et à créer une hiérarchie d’organisation ? Le flux guidé pour l’importation des participants et la construction d’une hiérarchie d’organisation vous guidera à travers les étapes nécessaires à la mise en place de votre projet.
Astuce : Cette option n’est disponible que dans le cadre d’un nouveau projet d’Engage sans participants antérieurs.
- Oui, j’ai les champs nécessaires pour construire une Hiérarchie parent-enfant: Créer une hiérarchie parent-enfant. Si cette option est choisie, saisissez un nom pour la hiérarchie.
- Oui, j’ai les champs nécessaires pour construire une Hiérarchie basée sur le niveau: Créer une hiérarchie basée sur les niveaux. Si cette option est choisie, saisissez un nom pour la hiérarchie.
- Non, je veux juste importer les participants et leurs données: Ne créez pas de hiérarchie. Vous pouvez toujours ajouter manuellement des champs de hiérarchie d’organisation et construire une hiérarchie ultérieurement.
Astuce : Voir Importer des participants à l’aide d’un fichier pour obtenir de l’aide afin de prévenir et de corriger les erreurs les plus courantes.
Astuce : Si vous importez des champs pour une hiérarchie d’organisation, vous pouvez ajuster les champs de votre hiérarchie à l’aide des menus déroulants.
Vous pouvez suivre la progression de votre importation à partir de la page Manager les importations/mises à jour/exportations.
Mettre à jour des participants
Imaginons que vous avez déjà téléchargé vos participants, mais réalisez que vous avez oublié d’inclure certaines métadonnées. Vous avez peut-être accidentellement téléchargé les mauvaises valeurs pour votre hiérarchie ou vous souhaitez simplement ajouter l’emplacement de chaque participant pour ajouter l’option permettant à vos participants de filtrer leur tableau de bord en fonction du pays dans lequel se trouve leur bureau. vous pouvez télécharger un autre fichier CSV/TSV pour mettre à jour ces métadonnées, à condition de suivre les étapes ci-dessous.
Importation d’un fichier mis à jour
Suivez les instructions de la section Importation de participants de cette page pour savoir où obtenir un fichier d’exemple, puis téléchargez-le dans votre projet d’employé. N’oubliez pas de toujours inclure une colonne Identifiant unique afin que Qualtrics sache quels participants mettre à jour. Vous pouvez exclure les participants et les colonnes de métadonnées que vous ne souhaitez pas modifier.
Astuce : Cette méthode peut être utilisée pour modifier, ajouter et supprimer des valeurs de métadonnées. Le téléchargement d’un fichier contenant des valeurs vides pour un champ de métadonnées effacera les valeurs actuelles des métadonnées des participants. (Niveau, cela peut être utile dans les cas où vous avez accidentellement attribué trop de colonnes de hiérarchie de niveau à un participant et que vous devez en supprimer quelques-unes. En incluant ces colonnes mais en laissant des valeurs vides, vous indiquez que ces niveaux sont vides) L’importateur n’ignorera aucune des colonnes que vous incluez dans l’importation, même si tous les participants ont une valeur vide pour celle-ci.
Attention : La hiérarchie ne sera mise à jour que si vous importez un fichier contenant toutes les métadonnées de votre hiérarchie. Par exemple, si vous avez utilisé l’identifiant unique, l’ID du responsable, l’ID de l’unité organisationnelle et la description de l’unité organisationnelle pour créer votre hiérarchie, ces 4 colonnes devront être présentes dans une importation pour générer un changement dans votre hiérarchie. Vous n’aurez pas besoin de métadonnées sans rapport avec la hiérarchie, telles que l’âge ou l’ancienneté.
Astuce : Si un participant est mis à jour avec une nouvelle valeur pour l’adresse électronique, son nom d’utilisateur sera également mis à jour pour correspondre à la nouvelle adresse électronique. Cela se fera automatiquement sauf si :
Pousser les mises à jour des métadonnées vers les réponses et les tableaux de bord
Astuce : Ces méthodes ne fonctionnent que pour les projets Ad Hoc de recherche et d’Engagement des employés. Les participants au cycle de vie ne disposent pas de ces options. En savoir plus sur les types de projets EX.
Si vous avez apporté des modifications aux informations sur vos participants en important de nouvelles métadonnées ou par le biais de la fenêtre d’information sur les participants, vous voudrez vous assurer que ces mises à jour se reflètent dans vos tableaux de bord et dans vos réponses. Il existe plusieurs façons de mettre à jour les métadonnées des participants, en fonction du niveau de modification que vous avez effectué :
Vous pouvez mettre à jour les participants un par un dans l’onglet Participants, en utilisant le menu déroulant situé à droite de leur nom.
Si vous n’avez mis à jour que quelques participants, vous pouvez actualiser les métadonnées en sélectionnant les personnes à mettre à jour, en cliquant sur Actions en bloc, puis en sélectionnant Mettre à jour les réponses avec les métadonnées actuelles.
Si vous avez apporté de nombreuses modifications à de nombreux participants, vous pouvez mettre à jour toutes les métadonnées sous Outils.
Attention: Les modifications apportées aux métadonnées d’un participant dans un projet n’apparaîtront pas dans le répertoire des employés et ne modifieront pas non plus les métadonnées du participant dans les projets historiques. Les modifications des métadonnées sont spécifiques au projet dans lequel la modification est effectuée.
Métadonnées
Attention : Les noms et les valeurs des métadonnées ne peuvent pas prendre en charge certains caractères, et d’autres conventions de dénomination doivent être prises en compte. Veuillez consulter la rubrique Caractères maximums et pris en charge pour obtenir des informations.
Lors de l’ajout de participants, votre fichier doit contenir des métadonnées. Les métadonnées sont des variables contenant des informations sur vos participants, telles que le numéro d’identification de l’employé, le rôle dans l’entreprise ou la date de début de contrat. Les métadonnées peuvent être utilisées pour créer votre hiérarchie dans Engagement des employés ou pour filtrer les données de vos tableaux de bord dans Engagement ou Cycle de vie des employés
Astuce : Vous avez oublié de télécharger certaines métadonnées avant la collecte des données ? Consultez notre section sur la mise à jour des participants.
Dans un fichier importé, les métadonnées sont représentées sous la forme d’une colonne de données. L’en-tête devient le nom de la variable dans Qualtrics.
Exemple : L’ID de l’employé et l’ID du Manager sont des métadonnées utilisées dans la construction des hiérarchies parent-enfant (EE). Disons que dans mon entreprise, mon numéro d’employé est le 831 et le numéro d’employé de mon manager est le 909. Lors de mon ajout en tant que participant, ma colonne d’ID d’employé indiquera 831 et celle de mon manager indiquera 909.
Exemple : Dans votre tableau de bord Engagement des employés ou Cycle de vie, vous souhaitez fournir des comparaisons de données provenant de tous les différents départements par rapport à une performance de référence en matière d’engagement. Lorsque vous ajoutez vos participants, vous devez inclure une colonne Département avec les informations du département de chacun de vos employés afin que ces informations soient enregistrées dans le projet et que vous puissiez générer ces comparaisons dans votre tableau de bord une fois les données d’engagement collectées.
Supprimer des participants
Il existe différentes manières de supprimer des participants. Avec l’approche manuelle, vous sélectionnez les participants et les supprimez par pages de l’onglet Participants. Avec le processus d’importation pratique, vous pouvez télécharger une liste d’identifiants uniques pour les participants que vous souhaitez supprimer.
Attention : Lorsque vous retirez un participant d’un projet, vous supprimez ses réponses du projet. Cela signifie qu’il ne sera plus disponible sur les tableaux de bord correspondants. Ne supprimez un participant que si vous êtes sûr de supprimer définitivement ces données ou si vous avez confirmé qu’aucune réponse n’a été collectée.
Suppression manuelle
Astuce : Vous ne pouvez supprimer des utilisateurs ensemble que s’ils se trouvent sur la même page de l’onglet Participants. Si vous passez à la page suivante, toutes les sélections que vous avez effectuées sur la page précédente seront désélectionnées.
Suppression en bloc grâce à l’importation
Astuce : Si vous ne connaissez pas les identifiants uniques de vos participants, vous pouvez exporter votre liste de participants.
Vous pouvez supprimer jusqu’à 25 000 participants à la fois avec cette méthode. Si vous devez supprimer plus de 25 000 participants, vous devrez effectuer plusieurs suppressions.
FAQs
J'ai déjà chargé mon fichier de participants et collecté des données, mais je dois apporter une modification à ma hiérarchie. Comment faire ça ?
J'ai déjà chargé mon fichier de participants et collecté des données, mais je dois apporter une modification à ma hiérarchie. Comment faire ça ?
Mes participants Employee Engagement souhaitent reprendre leurs réponses. Comment peuvent-ils faire ça ?
Mes participants Employee Engagement souhaitent reprendre leurs réponses. Comment peuvent-ils faire ça ?
. Ouvrez ensuite le menu Actions et sélectionnez Obtenir le lien vers l'enquête Resoumettre. Copiez le lien et envoyez-le au participant. 
Je charge les employés dans mon répertoire et mon organisation dispose de SSO. Comment mettre en forme la colonne Nom d'utilisateur ?
Je charge les employés dans mon répertoire et mon organisation dispose de SSO. Comment mettre en forme la colonne Nom d'utilisateur ?
Vous ne devez pas inclure le suffixe SSO (#brandID) dans les noms d’utilisateur des participants. Qualtrics ajoutera automatiquement le suffixe à tous les noms d’utilisateur. Si vous incluez le suffixe SSO, Qualtrics l’ajoutera une deuxième fois.
Lorsque je crée des participants, y a-t-il des limites de métadonnées que je devrais prendre en compte ?
Lorsque je crée des participants, y a-t-il des limites de métadonnées que je devrais prendre en compte ?
C'est génial! Merci pour votre avis!
Merci pour votre avis!
Comment puis-je accéder aux données historiques dans mon tableau de bord EX ?