ステップ 2：ディレクトリの実装
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ディレクトリの実装
XM DIRECTORYで何を達成したいのか、その目的を達成するための具体的な機能について説明します。
データの区切り線をディレクトリに分ける
組織内には、XM DIRECTORYを拠点とし、それぞれ異なる目標を持つチームが存在するのでしょうか。また、どのユーザーがどの連絡先データにアクセスできるかを明確に分ける必要があるのでしょうか。
その場合は、複数のディレクトリを設定することを検討すべきである。クアルトリクスライセンスの各ディレクトリは、プロファイルと関連トランザクションデータのデータアイソレーションコンテナとして機能します。さらに、ロールを使用することで、ユーザーはより詳細な権限を設定し、各ディレクトリにアクセスするユーザーだけでなく、それらを管理するユーザーを分離することができます。
例: ブランドQPizzaは異なるディレクトリの異なるフランチャイズのデータを管理したい。各フランチャイジーはそれぞれ異なる顧客基盤を持ち、独立したビジネスユニットとして運営されている。このためブランドは、各ユニットが互いのデータにアクセスできないようにし、互いのデータとコミュニケーションを独立して構成できるようにしたいと考えている。ディレクトリごとにロールを設定することで、これを実現できる。
追加できるディレクトリ数には制限があることを覚えておいてください。詳しくは「複数ディレクトリの作成とマネージャー」のサポートページをご覧ください。
ユーザー設定と権限
では、組織内の誰がXM DIRECTORYのどの機能にアクセシビリティを持つべきか考えてみましょう。これらのパーミッションは、マネージャーページとディレクトリロールの2つの場所で管理することができます。
Qtip:Platform vs.QTIPの詳細を見る。役割ベースの権限.
管理者ページ
ブランド管理者と部署管理者のみが管理者ページにアクセスでき、部署管理者のアクセスは制限されています。
管理画面を使って、特定の権限を持つユーザータイプを作成し（または既存のユーザータイプから選択し）、どのユーザーがXMディレクトリだけでなく、Qualtricsプラットフォーム全体のどの部分にアクセスできるかを簡単にコントロールすることができます。XM Directoryへのアクセスは、Contacts Permissionsで制御されますが、配信に関する権限や、各ユーザーがアクセスできるチャンネルは、Survey Platformの権限で制御されます。
詳細については、上記のリンク先のサポートページをざっと読むことをお勧めするが、ここでは簡単なお勧めをいくつか紹介しよう：
- ブランド管理者は、デフォルトですべての連絡先パーミッションが有効になっており、XM DIRECTORYだけでなく、XMプラットフォームの他の部分についても完全な管理機能を提供します。
- XM Directoryのロールを管理できるようにしたいが、組織全体の管理者権限を与えたくない場合は、Manage Directory Roles権限を有効にしてください。
- ユーザーにXMDIRECTORYだけの管理者権限を与えたり、ブランド上の特定のディレクトリだけにアクセスさせたい場合は、ロールの使用をお勧めします。
役割
ロールはディレクトリページからアクセシビリティが可能です。これにより、どのユーザーがどのディレクトリにアクセスできるか、また、そのユーザーに管理者アクセス（ディレクトリ全体を見ることができる、設定を編集できるなど）を許可するかどうかを制御することができます。
各ディレクトリについて、標準アクセス用と管理アクセス用の2つのロールを作成することを推奨します。
Qtip:詳細を見るには、XM DIRECTORY Rolesを参照してください。
データ衛生
クアルトリクスライセンスのメンバーがディレクトリに連絡先を追加し始める前に、データをクリーンに保つ方法を確立することが重要です。つまり、複製（同じ個人情報がディレクトリに散在している状態）を避け、特定のフィールドのフォーマットに関する基準を設定することです。
Qtip:その他のデータ衛生のヒントについては、XM Directoryデータの使用法とベストプラクティスを参照してください。
複製連絡先のマージ
データ集約システムの基本的な要件の1つは、連絡先を確実に特定し、その情報を1か所に集約できるようにすることだ。それは、同一人物の同一システム内での複製を避けるということでもある。
XM DIRECTORYの場合、Identity Resolutionディレクトリ設定で複製連絡先のマージ方法を指定できます。他のディレクトリ設定と同様、ディレクトリごとに定義が異なるため、異なるチームのニーズに合わせることができます。
例: カスタマーエクスペリエンスチームには独自のディレクトリがあります。電子メールを使って連絡先を重複統合している。営業チームも独自のディレクトリを持っており、Salesforceから外部データ参照として保存されているIDを取得することで重複統合を行います。
セットアップ後、選択したマージルールが引き続き目的を果たすかどうか、あるいはニーズの変化に合わせて更新する必要があるかどうかを定期的に検証することをお勧めします。重複統合するフィールドがわからない場合は、Emailを試してみてください。
Qtip:ユーザーはすでに複製をアップロードし始めていますか？問題ないよ！ディレクトリ設定でマージルールを設定すると、既存の複製を簡単に統合できます。
標準化と図式化
データ衛生のもう一つの重要な側面は、データフィールドが標準化されていることを確認することです。ある程度は、特定の必須フィールドのフォーマット方法によって達成される。
XM DIRECTORY内には、姓、名、Eメールなどの主要情報のための予約フィールドがあります。連絡先を特定するために使用する企業ID（顧客ID番号やユーザー名など）がある場合は、これをExternalDataReference列に含めることをお勧めします。
さらに、年齢、性自認、子供の数、教育レベル、雇用形態、配偶者の有無、世帯人数のような主要な属性については、認定された質問に頼ることができる。アンケートを作成する際には、これらの質問に従うようアンケートビルダーに促し、これらの属性がディレクトリ間で一貫したフォーマットで維持されるようにしてください。
埋め込みデータのベストプラクティス
予約フィールドを除き、ユーザーは連絡先に好きなデータを追加することができます。これらの追加フィールドは埋め込みデータとして知られている。これらのフィールドをクリーンアップする必要がある場合は、ディレクトリレベルから行うことができる。定期的なデータ衛生チェックのタイミングを作ることを強くお勧めします。
Qtip:埋め込みデータであっても、フィールド名の付け方や取り込める値の長さには制限があることを覚えておいてください。詳細はAvailable Fieldsのサポートページをご覧ください。
Qtip：同じディレクトリで作業している異なるプログラムのデータの重複を避けるために、埋め込みデータの属性名の前にプログラム固有の用語を付けることを検討してください。例えば、サポートとセールスの両方がCSATフィードバックを集めているかもしれない。クロスオーバーを避けるために、一方のフィールドをサポートCSATとし、もう一方をセールスCSATとすることもできる。
重要な埋め込みデータフィールドの標準化を非公式に行う場合、XM DIRECTORY管理者として指定した他のユーザーと計画を立て、コミュニケーションすることが重要です。もし、ユーザーに気をつけてもらいたい会社の項目があるのであれば、必ずそれをユーザーにコミュニケーションしましょう。
例: あなたの組織には、”Office Location “というフィールドがあります。ユーザーが “United States”、”US”、”USA “といった値の連絡先をアップロードすると、国別データの整理やレポートが難しくなります。
ディレクトリに連絡先とその操作データを入力する
御社が利用できる様々な連絡先データ、そしてそれがどれだけのプラットフォームにまたがっているかを思い返してみてください。そのデータをどのようにXM DIRECTORYに持っていくかを考えるステップです。
他のプラットフォームからの連絡先の同期
クアルトリクスは、データをインポートするための複数の手段を提供しています。例えば、他のシステムからXM DIRECTORYに連絡先を自動的にアップロードする定期的なスケジュールを設定することで、余分な作業をすることなくクアルトリクスディレクトリを最新の状態に保つことができます。連絡先は、Salesforce、Google Drive、クアルトリクスファイルサービス、または独自のSftpなどから取得できます。 セットアップ手順とサポートされるCRMのリストについては、ワークフローのXM DIRECTORYオートメーションを参照してください。
Qtip:スピーディーなセットアップのために、SalesforceからXM DIRECTORYへのワークフローテンプレートも用意されています。試す
コマンドによるインポート
非構造化データソースの場合（または自動化の準備が整っていない場合）、XM Directoryは連絡先データを含むCSVまたはTSVファイルを簡単にインポートすることができます。このプロセスはリンク先のサポートページで詳しく説明されており、新規ユーザーにとっては素晴らしい出発点となる。
QTip:より洗練されたカスタムメイドのCXプログラムについては、クアルトリクスエンジニアリングサービスを利用してAPIサポートを使って統合したり、よりカスタムな実装を行うことができます。これらのサービスにご興味のある管理者の方は、営業担当までお問い合わせください。
顧客への連絡頻度の制限
XM DIRECTORYでは、ブランドから連絡先へのメッセージ送信頻度を設定できます。これらの規則はディレクトリ全体に適用される。
Qtip:お客様のライセンスで、多くの異なるユーザーがアンケート調査を送信する場合は、連絡頻度ルールを設定することをお勧めします。ベストプラクティスは、回答疲労を軽減し、回答率の低下を防ぐために、アンケートの招待の間隔を30～60日あけることです。
ディレクトリ全体のルールをバイパスする必要がある特定のメーリングリストやアンケートがある場合は、カスタムルールを追加することもできます。
例: 顧客がサポートチームに連絡した後に送信されるアンケートがある場合、ディレクトリ設定ルールに関係なく、このアンケートが常に送信されるようにカスタムルールを設定したいと思うかもしれません。この方法で、サポートのやり取りが発生するごとに情報をキャッチすることができます。
例: 一方、特定のメーリングリストに対して、より制限的なルールを設定することもできます。たとえば、重要な関係者を含むメーリングリストに制限を加えることで、これらの重要なユーザーに不要にメールを送信するのを防止できます。
Qtip:連絡頻度とカスタムルールの詳細については、連絡頻度ルールのページをご覧ください。
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