Projektgenehmigung

Projektgenehmigung

Mit dem Projektgenehmigungsprozess können Administratoren Regeln für den Fall einrichten, dass Umfragen genehmigt werden müssen, bevor sie veröffentlicht werden. Auf diese Weise können Administratoren die Nutzung ihrer Lizenz überprüfen und überprüfen, welche Informationen ihr Unternehmen sammelt.

Mit diesem Tool können Administratoren angeben, welche Benutzer vor der Veröffentlichung von Umfragen eine Genehmigung benötigen. Sie können auch festlegen, welche Benutzer oder Gruppen Umfragen für bestimmte Benutzergruppen genehmigen dürfen, sodass große Organisationen detaillierte Genehmigungsprozesse einrichten können, um sicherzustellen, dass die richtigen Genehmiger die richtigen Umfragen prüfen.

Marke vs. Spartengenehmigungen

Standardmäßig gelten Projektgenehmigungen für alle Umfragen in Ihrer Lizenz, die die Genehmigungsregelkriterien erfüllen. Falls gewünscht, können Administratoren die Funktionsweise von Genehmigungen in Ihrer Lizenz ändern, indem sie zulassen, dass Genehmigungsregeln auf Abteilungsebene und nicht auf markenweiter Ebene verwaltet werden.

So ändern Sie Genehmigungsmethoden:

1. Wechseln Sie als Administrator zur Registerkarte Genehmigungen.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Wählen Sie die Art der Genehmigungsregeln aus, die Sie auf Ihre Lizenz anwenden möchten:
   • Markengenehmigungsregeln: Ermöglicht Administratoren, Regeln zu erstellen, die für alle Umfragen innerhalb Ihrer Lizenz gelten. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie auch die Option Benutzern erlauben, Abteilungsgenehmigungsregeln zu bearbeiten, während Abteilungsgenehmigungsregeln inaktiv sind aktivieren. Diese Option ermöglicht es Abteilungsadministratoren, Abteilungsgenehmigungsregeln zu erstellen, auch wenn die Regeln auf Abteilungsebene deaktiviert sind.
     Tipp: Die Option Benutzern erlauben, Abteilungsgenehmigungsregeln zu bearbeiten, während Abteilungsgenehmigungsregeln inaktiv sind ist besonders nützlich, wenn von Regeln auf Markenebene zu Regeln auf Abteilungsebene gewechselt wird, da sie es ermöglicht, die Regeln auf Markenebene beizubehalten, während Abteilungsadministratoren Regeln auf Abteilungsebene erstellen. Sobald die Regeln auf Abteilungsebene vorhanden sind, kann ein Administrator Regeln auf Abteilungsebene aktivieren, um einen Übergangszeitraum zu verhindern, in dem keine Regeln gelten.
   • Abteilungsgenehmigungsregeln: Ermöglicht Abteilungsadministratoren, Regeln zu erstellen, die für Umfragen für Benutzer innerhalb ihrer Abteilung gelten.
4. Klicken Sie auf Anwenden.

Beachten Sie beim Wechsel zwischen Genehmigungsmethoden Folgendes:

• Diese Einstellung steuert, wer Genehmigungsregeln erstellen kann. Auf markenweiter Ebene erstellen Administratoren Genehmigungsregeln. Wenn sie auf Spartenebene festgelegt werden, erstellen Abteilungsadministratoren Regeln, jedoch nur für ihre Sparte.
• Wenn Genehmigungsregeln auf Abteilungsebene festgelegt werden, können Administratoren keine Regeln auf Abteilungsebene erstellen, selbst wenn sie ein Abteilungsadministrator sind. Administratoren können jedoch Genehmigungsregeln für alle Sparten anzeigen.

Erstellen einer Standardgenehmigungsregel

Beim Erstellen eines Genehmigungs-Workflows für Umfragen ist es wichtig, Ihre Standardregel zu konfigurieren. Diese Regel wird immer wirksam, wenn keine Ihrer benutzerspezifischen Genehmigungsregeln erfüllt wird.

1. Navigieren Sie zum Abschnitt Admin.
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Genehmigungen.
3. Wählen Sie entweder Markengenehmigungsregeln oder Abteilungsgenehmigungsregeln, je nachdem, wie Genehmigungen für Ihre Lizenz verwaltet werden sollen. Siehe Marke vs. Spartengenehmigungen für weitere Informationen.
4. Ihre Standardregel wird unten auf der Seite angezeigt. Klicken Sie auf den Pfeil neben dieser Regel, um sie zu erweitern.
5. Wählen Sie Ihre Standardregel aus. Folgende Optionen sind verfügbar:
   
   • Immer (bei jeder Veröffentlichung oder Aktualisierung): Umfragen müssen bei jeder Veröffentlichung genehmigt werden. Dazu gehören auch Änderungen, die an veröffentlichten Live-Umfragen vorgenommen wurden.
   • Erstmals veröffentlicht: Umfragen müssen genehmigt werden, wenn sie zum ersten Mal veröffentlicht werden. Nach der Genehmigung können Umfrageeigentümer die Umfrage ohne Genehmigung ändern und erneut veröffentlichen.
   • Nie: Umfragen erfordern standardmäßig keine Genehmigung.
6. Wenn Sie Erstmals veröffentlicht oder Immer als Ihre Standardregel ausgewählt haben, müssen Sie auch auswählen, welche Benutzergruppe für die Genehmigung von Umfragen zuständig ist.
7. Klicken Sie auf Anwenden, um Ihre Regel zu speichern.

Erstellen benutzerspezifischer Genehmigungsregeln

Je nachdem, wer der Umfrageverantwortliche ist, können Sie zusätzliche Genehmigungsregeln erstellen. Auf diese Weise können Sie ein Netzwerk von Umfragegenehmigern und -genehmigern basierend auf Ihrer Unternehmensstruktur erstellen.

Abhängig von der ausgewählten Genehmigungsmethode Ihrer Lizenz werden benutzerdefinierte Genehmigungsregeln entweder von Administratoren oder von Abteilungsadministratoren erstellt.

1. Navigieren Sie zum Abschnitt Admin.
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Genehmigungen.
3. Wählen Sie entweder Markengenehmigungsregeln oder Abteilungsgenehmigungsregeln, je nachdem, wie Genehmigungen für Ihre Lizenz verwaltet werden sollen. Siehe Marke vs. Spartengenehmigungen für weitere Informationen.
4. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
5. Geben Sie einen beschreibenden Regelnamen ein, um anderen Benutzern in Ihrer Lizenz den Zweck der Genehmigungsregel mitzuteilen.
   
6. Wählen Sie die Eigentümergruppe der Umfrage. Dies ist die Benutzergruppe, deren Umfragen genehmigt werden müssen.
   Tipp: Sie finden diese Gruppenberechtigungen auf der Registerkarte Gruppen der Admin-Seite. Wenn für eine Gruppe die Berechtigung Für alle Benutzer verfügbar auf Für diese Instanz gesetzt ist und diese Gruppe als Umfrageeigentümergruppe ausgewählt ist, müssen alle Benutzer in der Instanz ihre Umfragen genehmigen lassen, bevor sie eine Umfrage veröffentlichen können. Wenn für eine Gruppe die Berechtigung Für alle Benutzer verfügbar auf Nein gesetzt ist und diese Gruppe als Eigentümergruppe der Umfrage ausgewählt ist, müssen nur Benutzer in dieser Gruppe eine Genehmigung für Umfragen einholen.
7. Wählen Sie aus, wann Umfragen genehmigt werden müssen. Folgende Optionen sind verfügbar:
   • Immer (bei jeder Veröffentlichung oder Aktualisierung): Umfragen müssen bei jeder Veröffentlichung genehmigt werden. Dazu gehören auch Änderungen, die an veröffentlichten Live-Umfragen vorgenommen wurden.
   • Erstmals veröffentlicht: Umfragen müssen genehmigt werden, wenn sie zum ersten Mal veröffentlicht werden. Nach der Genehmigung können Umfrageeigentümer die Umfrage ohne Genehmigung ändern und erneut veröffentlichen.
   • Nie: Umfragen erfordern standardmäßig keine Genehmigung.
8. Wählen Sie die Gruppe Genehmiger aus. Dies ist die Benutzergruppe, die Umfragen für die ausgewählte Gruppe des Umfrageverantwortlichen genehmigt.
   Tipp: Die für die Genehmigergruppe konfigurierten Berechtigungen wirken sich darauf aus, welche Benutzer beim Veröffentlichen einer Umfrage in der Liste Genehmiger auswählen angezeigt werden. Sie finden diese Gruppenberechtigungen auf der Registerkarte Gruppen der Seite Admin. Wenn für eine Gruppe die Berechtigung Für alle Benutzer verfügbar auf Für diese Marke gesetzt ist und diese Gruppe als Genehmigergruppe ausgewählt ist, werden alle Benutzer der Instanz beim Veröffentlichen einer Umfrage in der Liste Genehmiger auswählen angezeigt. Wenn für eine Gruppe die Berechtigung Für alle Benutzer verfügbar auf Nein gesetzt ist und diese Gruppe als Genehmigergruppe ausgewählt ist, werden beim Veröffentlichen einer Umfrage nur Benutzer in dieser Gruppe in der Liste Genehmiger auswählen angezeigt.
9. Passen Sie bei Bedarf die Regelnummer an. Regeln werden ab Nummer 1, dann Nummer 2 usw. ausgewertet. Weitere Informationen finden Sie unter Auswertung von Regeln.
10. Legen Sie fest, ob diese Regel aktiv oder inaktiv ist, indem Sie das Ankreuzfeld Aktiviert markieren oder entmarkieren.
11. Klicken Sie auf Anwenden, um Ihre Regel zu speichern.

Wiederholen Sie die obigen Schritte, um zusätzliche benutzerdefinierte Regeln anzulegen. Sie können bis zu 250 benutzerdefinierte Regeln anlegen.

Regeln löschen

Benutzerdefinierte Regeln

Sie können benutzerdefinierte Regeln löschen, indem Sie die Regel erweitern und in der Regel auf Löschen klicken.

Die Standardregel

Sie können die Standardregel nicht löschen. Sie können sie jedoch so ändern, dass Umfragen nie genehmigt werden müssen.

Änderungen rückgängig machen

Wenn Sie Änderungen an Ihren Genehmigungsregeln für die Umfrage vorgenommen haben, die Sie verwerfen möchten, können Sie auf Zurücksetzen klicken, um diese Änderungen rückgängig zu machen. Dadurch werden Ihre Regeln so zurückgesetzt, wie sie das letzte Mal auf Anwenden geklickt haben.

Wie Regeln ausgewertet werden

Wenn ein Umfrageverantwortlicher eine Umfrage veröffentlicht, werden die Umfragengenehmigungsregeln geprüft. Die Regeln werden in der Reihenfolge ihrer Regelnummer ausgewertet (mit der Regelnummer 1 zuerst, der Regelnummer 2 der zweiten usw.). Die Nummer einer Regel befindet sich auf der rechten Seite der Regel.

Sie können Ihre benutzerdefinierten Regeln neu anordnen, indem Sie auf klicken und die sechs Punkte auf der Regel ziehen. Alternativ können Sie auf die Nummer klicken und eine neue Nummer in das Feld eingeben.

Sobald eine Regel ausgewertet wurde und wahr ist, folgt die Umfrage dieser Genehmigungsregel. Wenn keine der benutzerdefinierten Regeln für diese Umfrage zutrifft, wird die Standardregel wirksam.

Der Genehmigungsprozess

In diesem Abschnitt wird der gesamte Genehmigungsprozess beschrieben.

1. Ein Umfrageverantwortlicher versucht, seine Umfrage zu veröffentlichen, und es wird ein Popup angezeigt, dass er genehmigen muss.
   
2. Der Umfrageverantwortliche wählt aus, welcher Benutzer die Umfrage genehmigt.
   Tipp: Während es einem Administrator möglich ist, beim Erstellen einer Genehmigungsregel Genehmigergruppen festzulegen, muss eine Person beim Veröffentlichen der Umfrage einen einzelnen Genehmiger für ihre Umfrage auswählen.
3. Bei Bedarf kann der Umfrageverantwortliche auch Notizen für den Genehmiger hinterlassen.
4. Der Umfrageverantwortliche klickt auf Genehmigung anfordern.
5. Der Genehmiger erhält eine E-Mail, mobil oder produktintern, in der er ihn darüber informiert, dass er eine Umfrage genehmigen muss.
   
   Tipp: Die Umfrage wird automatisch mit dem Genehmiger zusammenarbeiten. Die Umfrage wird nicht in der Projektliste des Genehmigers angezeigt, aber der Name des Genehmigers wird im Kommunikationsassistenten für die Umfrage angezeigt.
   Tipp: Schauen Sie sich den Benachrichtigungs-Feed an, um den Kanal der Benachrichtigung zu ermitteln, den Sie erhalten, z. B. E-Mail, mobil oder produktintern. Stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht von allen Benachrichtigungen oder von „Genehmigungen“ abgemeldet haben.
6. Der Genehmiger meldet sich bei seinem Qualtrics-Konto an.
   Achtung: Wenn Ihre Organisation eine eindeutige Qualtrics-URL eingerichtet hat, müssen Sie sich mit dieser URL anmelden. Wenn Sie diese URL nicht kennen, können Sie eine Internetsuche durchführen, einen Kollegen fragen oder den Support anrufen.
7. Oben auf der Startseite des Genehmigers wird angezeigt, wann Posten vorhanden sind, die genehmigt werden müssen. Sie können Anzeigen wählen, um fortzufahren.
   
8. Der Genehmiger klickt auf Überprüfen, um das Projekt zu überprüfen.
   
9. Dem Genehmiger wird die Vorschauversion der Umfrage zur Überprüfung angezeigt.
   
10. Der Genehmiger kann die Umfrage entweder ablehnen oder genehmigen.
    Tipp: Wenn der Genehmiger die Umfrage ablehnt, erhält er die Möglichkeit, dem Umfrageverantwortlichen Feedback zu eventuellen Änderungsvorschlägen zu geben.
    
    Tipp: Nachdem die Umfrage genehmigt oder abgelehnt wurde, wird die Freigabe der Umfrage mit dem Genehmiger automatisch aufgehoben, da sie nicht mehr überprüft werden muss.

Zusätzliche Optionen auf der Genehmigungsseite

Wenn Sie auf die Dropdown-Liste neben einem Posten klicken, der auf Genehmigung wartet, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Auswahl.

• Genehmigungshistorie anzeigen: Zeigen Sie die Historie der Kommentare zu diesem Projekt an, oder lassen Sie eigene. Wenn Sie auf diese Option klicken, wird das unten gezeigte Fenster angezeigt.
  
• Umfrage genehmigen: Genehmigen Sie die Umfrage.
• Umfrage ablehnen: Die Umfrage ablehnen.

Ausstehende Genehmigungen

Administratoren können alle Umfragen, die derzeit auf Genehmigung warten, auf der Registerkarte Ausstehende Genehmigungen sehen.

Auf dieser Registerkarte sehen Sie die folgenden Informationen zu den Umfragen, die auf Genehmigung warten:

• Umfrage: Dies ist der Name der Umfrage.
• Verantwortlicher: Dies ist der Name des Umfrageverantwortlichen.
• Genehmiger: Dies ist der Name des Benutzers, der für die Genehmigung der Umfrage ausgewählt wurde.
• Wunschdatum: Uhrzeit und Datum, an dem der Umfrageverantwortliche die Genehmigung angefordert hat.