Employee Engagement Guide: Definition, Einflussfaktoren und konkrete Maßnahmen

Ein hohes Employee Engagement führt zu Umsatzsteigerungen und fördert das Wachstum eines Unternehmens. Denn zufriedene und engagierte Mitarbeiter arbeiten effektiver und produktiver als unmotiviertes Personal. Daher sollten Unternehmen mithilfe geeigneter Maßnahmen versuchen, das Mitarbeiterengagement zu erhöhen. Erfahren Sie in diesem Employee Engagement Guide:

• Welche Einflussfaktoren spielen für Mitarbeiterengagement eine zentrale Rolle?
• Wie sollte eine sinnvolle Engagement-Umfrage aussehen?

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Was bedeutet Employee Engagement?

Employee Engagement (dt. Mitarbeiterengagement) beschreibt die Verbindung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Dabei geht es in erster Linie um die Frage: Wie motiviert sind die Mitarbeiter, bei der Realisierung der Unternehmensziele mitzuwirken? Die Employee Motivation setzt sich aus diesen drei grundsätzlichen Teilbereichen zusammen:

• Kognitiv: Wie denkt der Mitarbeiter über das Unternehmen? Trägt er die Werte der Organisation mit?
• Emotional: Wie fühlt sich der Angestellte bei der Arbeit? Ist er zufrieden mit der Arbeitsumgebung, den Aufgaben etc.?
• Verhaltensorientiert: Erledigt der Mitarbeiter seine Tätigkeiten engagiert und motiviert? Verhält er sich dem Unternehmen gegenüber loyal und würde es laut ENPS als Arbeitgeber weiterempfehlen?

Durch diese und weitere Fragen lässt sich das Mitarbeiterengagement des Unternehmens feststellen. Bei unzureichendem Employee Engagement lohnt es sich, Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen. Denn je zufriedener die Mitarbeiter, desto erfolgreicher das Unternehmen.

Um auf dem Markt zu gewinnen, müssen Sie zuerst am Arbeitsplatz gewinnen.

– Doug Conant, CEO, Campbell’s Soup 

Warum ist Mitarbeiterengagement so wichtig?

Zahlreiche Studien belegen, dass Angestellte, die sich in ihrer Arbeit engagieren, dem Unternehmen eher helfen, seine Ziele zu erreichen, als unmotivierte Mitarbeiter. Denn engagierte Mitarbeiter …

	… sind produktiver.
	… lösen Probleme schneller.
	… entwickeln sich weiter.
	… verhalten sich bei der Arbeit prosozial.
	… bleiben länger in einem Unternehmen.

Wenn Unternehmen das Engagement ihrer Mitarbeiter verbessern, profitieren sie somit von folgenden Vorteilen:

• Höherer Umsatz: Das Marktforschungsinstitut Gallup gibt an, dass hoch engagierte Teams eine um 20 Prozent höhere Rentabilität für Unternehmen aufweisen. Gleichzeitig verringert sich die Abwesenheit der Mitarbeiter um 41 Prozent. Nach einer Untersuchung der Unternehmensberatung Bain & Company erzielen Unternehmen mit motivierten Angestellten sogar mehr als doppelt so viel Umsatz wie Unternehmen mit niedrigem Mitarbeiterengagement.
• Positive Kundenerfahrungen: Eine Umfrage von Right Management ergab, dass 70 Prozent der engagierten Mitarbeiter eine gute Vorstellung davon haben, wie sie Kundenwünsche erfüllen können. Nur 17 Prozent der unmotivierten Mitarbeiter sagen das Gleiche. Zudem fallen laut Gallup die positiven Kundenbewertungen für engagierte Mitarbeiter um 10 Prozent höher aus.
• Niedrigere Fluktuationsraten: Laut dem Oxford Handbuch für positive Psychologie am Arbeitsplatz verlassen engagierte Mitarbeiter ihre Organisation zu 87 Prozent seltener. Dadurch senken Unternehmen ihre Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, deren Schulung sowie Einarbeitung.

Drei Faktoren für gutes Mitarbeiterengagement

Das Engagement der Mitarbeiter wird laut Experten maßgeblich von drei Faktoren beeinflusst:

• Arbeitsplatz: Hierunter fällt sowohl die räumliche Umgebung als auch das Miteinander der Kollegen. Hohes Employee Engagement erzielen Unternehmen u. a. mit …
  • … einer angenehmen Arbeitsatmosphäre.
  • … der Bereitstellung von Räumen für Ruhearbeit und Kommunikation.
  • … modernen Tools, die den Workflow unterstützen.
  • … komfortabler Möblierung für eine gesunde Körperhaltung bei der Arbeit.
• Führungsstil: Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter einer Firma wertgeschätzt fühlen, eigene Entscheidungen treffen dürfen und Unterstützung sowohl im Team als auch vonseiten des Vorgesetzten erhalten. Abwechslungsreiche Tätigkeiten sowie das Gefühl, sinnvolle Arbeit zu leisten, führen ebenso zu größerer Mitarbeiterzufriedenheit und damit zu einem erhöhten Employee Engagement.
• Persönlichkeit: Nicht alle Faktoren des Mitarbeiterengagements lassen sich vom Unternehmen beeinflussen. So hat die individuelle Persönlichkeit eines jeden Menschen enorme Auswirkungen auf dessen Engagement. Daher ist es wichtig, bereits beim Rekrutieren neuer Fachkräfte herauszufinden, ob sich der Bewerber mit den Unternehmenswerten identifizieren kann.

Wie wegweisend diese Faktoren sind, zeigen auch die Ergebnisse einer Studie zur Arbeitsmotivation der Manpower Group von Jahr 2019. Etwa 73 Prozent der Befragten möchten keine Tätigkeit ausüben, die eintönig ist und sinnlos erscheint. Zudem wünschen sich rund 65 Prozent der Befragten freundliche Kollegen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Damit spielen zwischenmenschliche Faktoren und Arbeitsinhalte mindestens eine ebenso große Rolle für erhöhtes Mitarbeiterengagement wie finanzielle Anreize.

Employee Engagement messen

Es ist nur dann lohnenswert, die Stimmung der Mitarbeiter zu messen und zu analysieren, wenn man bereit ist, die Ergebnisse mitzuteilen und Maßnahmen voranzutreiben.

-Marina Pearce, Head of Talent Analytics, Ford

Um das Mitarbeiterengagement zu erhöhen, sind skalierbare Messwerte hilfreich. Mithilfe von speziellen Softwaretools und einer geeigneten Umfrage kann die aktuelle Employee Motivation gemessen werden. Beachten Sie dabei die folgenden drei Schritte:

1. Umfrage durchführen

Eine Employee-Engagement-Umfrage ist in der Regel umfangreicher aufgebaut als andere Mitarbeiterbefragungen. Sie umfasst zwischen 30 und 50 Items und wird von den meisten Unternehmen nur einmal im Jahr durchgeführt. Je nach Art und Größe des Unternehmens sollte jedoch eine individuell geeignete Wiederholungsfrequenz gewählt werden.

An der Engagement-Umfrage sollten möglichst alle Mitarbeiter teilnehmen. Daher ist es sinnvoll, ihnen für die Beantwortung zwei bis drei Wochen Zeit zu geben und die Umfrage so zu strukturieren, dass sie auch nach einer Unterbrechung fortgeführt werden kann.

2. Daten auswerten

Für eine Person allein ist die Auswertung aller Mitarbeiterdaten zu umfangreich. Daher lohnt es sich, die Daten der einzelnen Abteilungen an die zuständigen Teamleads abzugeben. Anschließend werden die wichtigsten Erkenntnisse in einem gemeinsamen Führungskräftemeeting zusammengetragen sowie mögliche Maßnahmen zur Verbesserung des Employee Engagements erarbeitet.

3. Reagieren

Um die Entwicklung des Employee Engagements im Zuge der Optimierungen im Blick zu behalten, ist die Zusammenarbeit mit den Teamleitern besonders wichtig. Sie sollten ein bis zwei Hauptschwerpunkte festlegen, auf die sie in ihrem Team achten und zu denen sie später nochmals Feedback einholen.

Um die Employee Motivation zu verbessern, muss die Kommunikation mit den Mitarbeitern stimmen. So ist es ratsam, ihnen mitzuteilen, wenn aufgrund des Feedbacks entsprechende Reaktionen geplant sind. Und auch wenn Anregungen nicht umgesetzt werden können, sollten sie die Gründe hierfür erfahren. Oftmals zeigen Mitarbeiter Verständnis, sie fühlen sich wertgeschätzt und das Mitarbeiterengagement kann trotzdem steigen.

Umfrage zum Mitarbeiterengagement erstellen

Bevor Unternehmen eine Umfrage zum Mitarbeiterengagement versenden, sollten sie für die Datenerhebung und -analyse klare Fristen festlegen:

• Wann soll die Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden?
• Wie lange soll die Beantwortung möglich sein?
• Wann finden die anschließende Auswertung und das Führungskräftemeeting statt?
• In welchem Abstand ist erneut Feedback einzuholen?

Zudem ist es sinnvoll, die Teilnehmer vorab über den Zeitplan zu informieren. Falls sie diesen nicht einhalten können, sollen sie frühzeitig Bescheid geben. So ist es möglich, den Ablauf entsprechend anzupassen.

Inhalt der Umfrage

Bei der Gestaltung der Engagement-Umfragen ist zwischen “Nice to have”- und “Must have”-Fragen zu unterscheiden. Die Umfrage sollte nicht zu umfangreich werden, um die Beantwortungsdauer möglichst gering zu halten.

Im Idealfall decken Unternehmen mit ihrer Umfrage drei Kernbereiche ab:

• Engagement: Hieraus ergibt sich, wie Mitarbeiter zum Unternehmen stehen und wie motiviert sie bei der Arbeit sind. Sind sie bereit, über die üblichen Arbeitsanforderungen hinauszugehen?
• Zufriedenheit: Fragen zur Mitarbeiterzufriedenheit ergeben, welche Aspekte zu höherem oder geringerem Engagement führen können. Dazu gehören z. B. die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, die Zusammenarbeit im Team, Arbeitsprozesse, Wertschätzung, Weiterbildungsangebote usw.
• Unternehmensspezifische Themen: Den letzten Themenblock können Unternehmen für individuelle Fragen nutzen. Liegen Themen vor, die in der Vergangenheit zu Konflikten führten oder fand eine Umstrukturierung statt? Dann wird es Zeit, die Stimmung in Bezug auf diese Themen in Erfahrung zu bringen.

Analyse der Daten

Durch die Messung des Employee Engagements mit einer entsprechenden Software ist eine effektive und skalierbare Auswertung möglich. Die Daten werden automatisch analysiert und übersichtlich dargestellt.

Zu den wichtigsten Analysetools gehört ein statistischer Test, der die größten Einflussfaktoren auf das Mitarbeiterengagement ermittelt. In dem anschaulichen Dashboard erkennen Führungskräfte die Hauptmotivatoren und die Bewertungen der Mitarbeiter auf einen Blick. Daraus können sie zielgerichtete Verbesserungsmaßnahmen entwickeln.

Alternativ lassen sich Daten weitestgehend auch manuell analysieren – planen Sie für die Auswertung in diesem Fall mehr Zeit ein. Geschlossene Fragen oder solche mit vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten lassen sich gut mithilfe von Prozentangaben der jeweiligen Antworten präsentieren. Balken- oder Tortendiagramme unterstreichen Trends und Tendenzen.

Manuell eingegebene Antworten sollten ebenso mit einer großen Sorgfalt wiedergegeben werden: Die Einbindung von Zitaten oder wiederholt verwendeten Schlagbegriffen ist wichtig für die finale Auswertung der Umfrage.

Die Haupteinflussfaktoren des Employee Engagements

Studien haben gezeigt, dass die folgenden Faktoren den größten Einfluss auf das Employee Engagement und die Motivation haben.

In einer Engagement-Umfrage sollten all diese Aspekte mit aufgenommen werden.

Employee Engagement verbessern

Es gibt keine pauschale Anleitung dafür, wie Unternehmen das Engagement ihrer Mitarbeiter verbessern können. Vielmehr kommt es darauf an, die Haupteinflussfaktoren im eigenen Betrieb auszumachen. In der Regel müssen die Anpassungen im Anschluss auf zwei Ebenen vollzogen werden:

• Änderungen auf Organisationsebene
• Änderungen innerhalb einzelner Teams

Letzterem kommt dabei oftmals die höhere Bedeutung bei. Denn der Großteil der Haupteinflussfaktoren kann direkt vom Teamleiter gesteuert werden, z. B. die offene Kommunikation mit den Mitarbeitern sowie die angebotenen Weiterbildungsmöglichkeiten. Bei einer Umfrage zu den zentralen Kündigungsgründen durch Compensation Partner nannten die Befragten am häufigsten die zu geringe Wertschätzung vonseiten der Führungskraft. Zudem ergab die Langzeitstudie “Gallup Engagement Index 2019”, dass sich im Schnitt fünf von zehn Mitarbeitern mehr Unterstützung bei der digitalen Weiterbildung wünschen. Dementsprechend gilt es, vor allem das Führungspersonal bezüglich der Gestaltung eines guten Employee Engagements zu schulen.

Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber ihr Feedback ‚sehr gut‘ in die Tat umsetzt, sind doppelt so engagiert wie diejenigen, deren Arbeitgeber ihr Feedback ‚nicht gut‘ umsetzt.

– Qualtrics 2020 Global Trends Report

Gutes Employee Engagement aufrechterhalten

Ein Aktionsplan, aus dem gutes Mitarbeiterengagement resultiert, ist nicht statisch zu betrachten. Im Laufe der Zeit variiert die Belegschaft, das Unternehmen wächst und es entstehen neue Herausforderungen. So können sich auch die Antworten auf die Employee-Engagement-Umfrage verändern.

Fragen überprüfen

Wird die Datenerhebung zum Mitarbeiterengagement nur einmal im Jahr durchgeführt, ist es ratsam, sich vor Versenden des Fragebogens erneut mit dem Inhalt zu beschäftigen. Erfolgt die Engagement-Umfrage in kürzeren Abständen, reicht es gegebenenfalls aus, erst bei einer Verschlechterung der Ergebnisse aktiv zu werden.

Überprüfen Sie die verwendeten Fragen auf ihre Aktualität. Einige von ihnen sind inzwischen möglicherweise redundant oder irrelevant und sollten entfernt werden. Legen Sie dabei besonderes Augenmerk auf Fragen, die …

• … häufig übersprungen werden. Mögliche Ursachen hierfür sind, dass sie entweder nicht relevant sind oder die Formulierung unklar ist.
• … falsch dargestellt werden oder bei denen keine Beantwortung möglich ist. Jedes Element sollte mit einer Aktion verbunden sein.
• … für den aktuellen Unternehmenszustand irrelevant oder veraltet erscheinen. Diese sind zu aktualisieren oder zu entfernen.
• … über Jahre hinweg eine negative Bewertung erhalten haben. Die bisher ergriffenen Maßnahmen reichen nicht aus oder sind nicht zielführend.
• … über Jahre hinweg eine positive Bewertung erhalten haben und plötzlich ein deutlich schlechteres Ranking erzielen. Hier sind die Hintergründe zu prüfen, z. B. ob sich die Wünsche der Belegschaft geändert haben oder die Maßnahmen eingestellt wurden.

Berichterstattung gestalten

Die Berichterstattung der Ergebnisse an Führungskräfte und Geschäftsleitung sollte zeitnah und effektiv erfolgen, z. B. durch eine anschauliche Aufbereitung innerhalb einer Software. Dabei ist sicherzustellen, dass …

• … die Berichterstattung ausschließlich relevante Informationen für die Zielperson beinhaltet und für diese leicht zugänglich ist.
• … Managern gleichzeitig die notwendigen Ressourcen für etwaige Anpassungen zur Verfügung gestellt werden.

Frequenz bewerten

Der Zeitpunkt der Engagement-Umfrage ist entscheidend für eine gute Rücklaufquote. Arbeitsintensive Perioden eignen sich daher nicht für eine umfangreiche Datenerhebung. Zudem sollten Unternehmen regelmäßig ihren Umfragezyklus überdenken. Stellen Sie sich beispielsweise diese Fragen:

• Wäre eine Erhebung in kürzeren Zeitabständen aussagekräftiger, z. B. halb- oder vierteljährlich? Innerhalb eines Jahres kann sich viel ändern.
• Wie gut lassen sich häufigere Umfragen in den Workflow des Unternehmens integrieren?

Engagement personalisieren

Für ein aussagekräftigeres Ergebnis kann der direkte Austausch mit einzelnen Mitarbeitern sinnvoll sein. So stehen Unternehmen u. a. folgende Optionen zur Verfügung:

• Einzelberichte für jeden Mitarbeiter mit der Zusammenfassung seiner Ergebnisse
• Zentraler Ort, an dem Mitarbeiter die Gesamtergebnisse einsehen oder sich über die Ergebnisse allgemein austauschen können
• Erweiterung der Kommunikationskanäle zur Diskussion von Maßnahmen, Einreichen von Verbesserungsvorschlägen und Ähnlichem

Branding aktualisieren

Auch wenn die Employee-Engagement-Umfrage inhaltlich unverändert bleibt, sollten Unternehmen einige Neuerungen durchführen:

• Design
• Farbe
• Funktionen
• Reihenfolge der Fragen

Auf diese Weise wirkt die Umfrage stets aktuell und neu. Mitarbeiter werden so verstärkt dazu animiert, neue Antworten zu geben, anstatt ihr bisheriges Antwortverhalten durch den Wiedererkennungswert zu wiederholen.