Extraction des données des salariés à partir du SIRH Tâche

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A propos de l’extraction de données sur les salariés à partir d’un SIRH

Il est très probable que vous conserviez les informations relatives à vos employés non seulement dans Qualtrics®, mais aussi dans un SIRH (système d’information sur les ressources humaines), avec toutes sortes de données opérationnelles importantes pour chaque personne. Vous pouvez automatiser le processus de synchronisation régulière de ces informations sur les collaborateurs avec Qualtrics, ce qui permet de maintenir vos répertoires à jour et d’enrichir vos recherches sur les collaborateurs. Pour ce faire, vous créez un flux de travail ETL qui commence par une tâche d’extraction des données des salariés à partir du SIRH.

Quel que soit le système que vous utilisez, cela vaut la peine d’essayer cette tâche, car elle vous permet de choisir parmi un éventail incroyablement large de plateformes SIRH. Vous trouverez ci-dessous une liste succincte des plates-formes populaires prises en charge.

Astuce : Essayez-vous de vous connecter à Workday ? Cette tâche est faite pour vous ! Nous utiliserons Workday comme exemple dans les étapes de configuration ci-dessous.

Attention : La tâche Extraire les données des salariés du SIRH utilise un système tiers appelé Merge pour s’intégrer au SIRH de votre choix. Merge conservera les données extraites et les identifiants aussi longtemps que votre compte d’intégration Merge existera. Pour plus d’informations, voir la documentation sur la fusion.

Astuce : Pour plus d’informations sur les limites générales qui s’appliquent aux flux ETL, voir Limites des flux de travail. Pour toute limite spécifique à une tâche, reportez-vous aux informations figurant sur cette page.

Configuration d’une tâche d’extraction des données du salarié à partir du SIRH

Pour utiliser cette tâche, vous devez disposer de l ‘autorisationExtraire les données des salariés du SIRH.

Créer un flux de travail ETL.

Cliquez sur Source de données (extracteur ETL).

la création dune tâche ETL, le deuxième widget à lécran vous permet dajouter une source de données

Recherchez et sélectionnez Extraire les données des salariés du SIRH.

nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez voir la tâche mentionnée

Cliquez sur Ajouter un compte d’utilisateur.

bouton dajout dun compte dutilisateur en haut à droite

Créez un nom pour votre compte.

Astuce : Ce nom de compte sert principalement à identifier le compte de connexion ou le compte SIRH auquel vous prévoyez de vous connecter.

Cliquez sur Connecter au SIRH.

Recherchez et sélectionnez l’intégration que vous souhaitez utiliser. Pour une liste non exhaustive, voir les plates-formes SIRH prises en charge.

nouvelle fenêtre montrant les produits que vous pouvez intégrer

Les étapes suivantes dépendent du SIRH que vous avez choisi. Suivez les étapes à l’écran pour connaître les autorisations dont vous avez besoin et les actions à entreprendre pour vous connecter au SIRH de votre choix.

Astuce : Consultez notre exemple de Workday pour avoir une idée de ce à quoi pourraient ressembler les étapes suivantes.

Une fois que vous êtes connecté à votre SIRH, complétez votre flux de travail.

Exemple : Connexion à Workday

Dans cet exemple, nous allons vous montrer à quoi ressemble la connexion à Workday avec cette tâche. Ces étapes sont rédigées en supposant que vous avez déjà suivi les instructions de la section Configuration d’une tâche d’extraction des données du salarié à partir du SIRH.

Pendant que vous effectuez ces étapes, votre SIRH (par exemple, Workday) doit être ouvert dans un autre onglet.

Astuce: les étapes 13 à 19 montrent comment mapper des champs personnalisés à partir de votre SIRH. Cependant, vous pouvez sauter ces étapes spécifiquement pour les connexions Workday si vous utilisez au préalable le service de remplacement de champs de Workday. Vous pouvez extraire tous les champs personnalisés que vous souhaitez mapper à partir de Workday directement dans le service de remplacement de champ, ce qui permet d’éviter un mappage supplémentaire dans Merge lui-même. Voir la documentation sur la fusion pour plus d’informations sur le service de remplacement de champ.

Astuce : Si vous avez besoin d’aide pour trouver les informations nécessaires à l’intégration dans Workday, nous vous recommandons de contacter directement l’équipe d’assistance de Workday.

Sélectionnez Workday dans la liste des intégrations.

fenêtre avec liste des intégrations surlignant la journée de travail

Choisissez le mode d’authentificateur. Dans cet exemple, nous sélectionnerons Utiliser mes informations d’identification (recommandé).

dans la page suivante de la fenêtre, choisir le type dauthentificateur

Workday nécessite un rôle d’administrateur pour se connecter. Confirmez que vous êtes un administrateur pour continuer.

Astuce : Si vous n’êtes pas un administrateur Workday, adressez-vous à l’équipe de technologie de votre organisation.

Évaluer les autorisations de données et les conditions de l’utilisateur final. En poursuivant, vous acceptez ces conditions.

une page indiquant les autorisations de données, avec des rubriques sur lesquelles vous pouvez cliquer pour en savoir plus

Pour Select operator, choisissez is.

Astuce : Cette étape (5) et l’étape suivante (6) sont facultatives. Vous ne devez effectuer ces étapes que si vous souhaitez utiliser des champs personnalisés calculés dans Workday.

Saisissez l’identifiant de votre système d’intégration des salariés.

saisie de lID du système dintégration des salariés

Astuce : Pour obtenir de l’aide sur la configuration de l’utilisateur ou de l’identifiant de votre système d’intégration, consultez la documentation de Merge.

Passez à la page suivante.

Astuce : si vous souhaitez modifier vos réponses, un bouton ” Retour “ se trouve en haut à gauche de chaque page.

Saisissez votre nom d’utilisateur ISU (Integration System User) pour Workday.

Astuce : Si vous ne savez pas comment trouver vos informations sur le travail, suivez les étapes indiquées à l’écran. Vous pouvez également cliquer sur Stuck ? pour consulter les instructions détaillées fournies par Merge.

Saisissez votre mot de passe Workday.

Passez à l’écran suivant.

Les pages suivantes de cette fenêtre indiquent les étapes à suivre dans votre compte Workday. Suivez attentivement les étapes de la fenêtre et utilisez les liens vers les DOC illustrés fournis dans la fenêtre si vous avez besoin d’aide. Ces étapes sont les suivantes :

surligne le nombre total détapes auxquelles vous pouvez vous attendre, les instructions à lécran et les liens vers dautres documents hébergés par Merge

Créer un groupe de sécurité.
Configurer les autorisations.
Activer la politique de sécurité.
Validation de la politique d’authentificateur.
Activer les modifications de la politique d’authentification en attente.

À l’étape 7/7, vous ajoutez l’URL du point de terminaison de vos services web Workday.

Dans l’étape suivante, vous mapperez les champs de Workday vers Qualtrics.

expliquant que vous êtes sur le point de commencer à mapper des champs

Astuce : Vous pouvez également sauter cette étape et cartographier les champs plus tard.

Sous Nouveau champ cible, sélectionnez le champ Workday que vous souhaitez mapper.

Donnez un nom à ce champ.

Saisissez une description facultative pour le champ.

Cliquez sur Ajouter.

Pour ajouter d’autres champs, cliquez sur Mapping et répétez les étapes précédentes.

Si vous essayez de mapper un champ qui fait partie d’une Liste d’objets, cliquez sur Mappage avancé pour sélectionner le champ dans cette liste.

Astuce : si vous souhaitez utiliser des champs calculés, il se peut qu’ils mettent du temps à apparaître dans l’interface utilisateur. Pour accéder à ces champs calculés, utilisez Wd:Worker_Data.wd:Integration_Field_Override_Data dans le mappeur avancé.

Astuce : Le mappage avancé n’est actuellement disponible que pour les champs de type Liste. Pour les champs de type JSON et texte, l’option Mappage avancé n’apparaît pas.

Astuce : Pour plus d’informations sur le mappage de champs avancé, consultez le guide de ma ppage de champs de Merge et le guide de mappage de champs de Workday.

Lorsque vous avez fini de mapper les champs, cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur Terminer la configuration pour revenir à Qualtrics.

fenêtre indiquant que la connexion a réussi, avec un bouton "terminer" au bas de la fenêtre

Sélectionnez votre compte SIRH intégré (Workday).

Votre compte connecté apparaît maintenant

Cliquez sur Suivant.

Sélectionnez les champs que vous souhaitez transférer dans votre destination (répertoire des employés).

Astuce : Si vous constatez que des champs manquent ou sont nommés de manière incorrecte, vous devez modifier votre connexion au SIRH. Vous pouvez passer directement à la cartographie des champs sans avoir à suivre les autres étapes.

Cliquez sur Suivant.

Sauvegarder vos changements.

Complétez votre flux de travail.

Compléter le FLUX DE TRAVAIL

Une fois que vous avez configuré votre tâche Extraire les données des salariés du SIRH, il est temps de choisir une destination pour vos données sur les salariés.

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une transformation de données optionnelle.

De retour dans léditeur de flux de travail avec une source ajoutée, vous pouvez maintenant terminer lETL

Sélectionnez Ajouter une destination de données.

Si vous automatisez le téléchargement du répertoire des employés, nous vous recommandons d’utiliser la tâche Charger les utilisateurs dans le répertoire EX. Suivez les étapes de la page d’assistance liée pour compléter votre flux de travail.

Astuce : Pour tester la connexion de fusion sans tout charger dans votre Répertoire EX, exécutez le flux de travail immédiatement avant d’ajouter la tâche Charger les utilisateurs dans le Répertoire EX. Vous pouvez ensuite accéder à la section Historique des exécutions pour télécharger les résultats de votre collecte de données sous la forme d’un fichier CSV et vérifier manuellement que toutes vos données apparaissent.

nouvelle fenêtre dans laquelle vous décidez de lemplacement des données extraites avec la fusion

Une fois votre flux de travail activé, l’automatisation du téléchargement de vos employés s’exécutera selon le calendrier que vous aurez choisi.

utiliser les boutons en haut à droite de léditeur de flux de travail pour activer et exécuter le flux de travail

Vous pouvez également exécuter le flux de travail immédiatement, indépendamment de la planification. (Cette option est facultative.)

Astuce : Si vous souhaitez exporter les données de vos employés vers une autre destination, vous pouvez consulter nos pages d’assistance pour connaître les autres destinations possibles (tâches de chargement des données).

Astuce : Pour obtenir des informations sur les managers et les recruteurs à partir de Workday, consultez la documentation sur la fusion.

Connexions SIRH prises en charge

La tâche Extraire les données des salariés du SIRH propose une cinquantaine de plateformes SIRH auxquelles vous pouvez vous connecter. La liste ci-dessous, non exhaustive, en surligne quelques-uns. Si vous avez des questions sur l’authentificateur de ces plateformes, cliquez sur leurs noms pour accéder à leurs sites web.

Pour en savoir plus sur les champs que vous pouvez extraire de chaque SIRH, consultez la documentation de Merge. Faites défiler le tableau lié vers la droite pour découvrir d’autres plateformes SIRH.

Astuce : La Liste met continuellement à jour sa liste de systèmes SIRH pris en charge. Les intégrations plus récentes seront listées dans le produit comme “Beta” lorsqu’elles sont encore en cours de développement.

BambooHR
Dayforce (Ceridian)
Factoriel
Espace de travail de Google
Hibob
Microsoft Entra
À savoir
Okta
OneLogin
Paylocity
Proliant
Square Payroll
UKG Pro
UKG Pro WFM
L’UKG est prête
Jour ouvrable
SAP SuccessFactors
Astuce : La tâche Extraire les données des salariés du SIRH ne prend pas encore en charge les objets personnalisés dans SuccessFactors. Comme alternative, nous avons des tâches conçues pour extraire les données des employés de SuccessFactors qui prennent en charge les objets personnalisés.

Astuce : Bien qu’il existe de nombreuses plateformes SIRH, la tâche Extraire les données des salariés du SIRH vous permet de vous connecter à une seule plateforme à la fois. Si vous utilisez plusieurs SIRH, veillez à créer un flux de travail distinct pour chacun d’entre eux.

Modification des connexions et des correspondances SIRH

Modification de la connexion SIRH d’un Flux de travail

Vous pouvez modifier la tâche Extraire les données du salarié du SIRH dans un flux de travail existant. Vous pouvez ainsi modifier les mappages, resynchroniser la connexion ou apporter d’autres modifications à cette tâche.

Cliquez sur la tâche Extraire les données du salarié du SIRH.

dans le flux DE TRAVAIL, la tâche SIRH est surlignée

Cliquez sur Retour.

Cliquez sur les 3 points suivant votre SIRH.

apparaît lorsque vous cliquez sur les points situés à côté de votre compte

Cliquez sur Modifier le compte.

L’option de resynchronisation peut être utile si vous avez récemment mis à jour la configuration des champs dans votre SIRH ou si vous devez importer immédiatement des données. Cette option permet de synchroniser les données entre le SIRH et Merge (le back-end tiers de la tâche). Les données sont synchronisées entre Merge et Qualtrics selon le calendrier du flux de travail.

nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez configurer linstallation, voir les synchronisations de données, etc

Astuce : Vous pouvez également exécuter le flux de travail immédiatement pour resynchroniser les données entre votre SIRH et Qualtrics.

Sous Configurer la configuration, vous avez le choix entre les options suivantes :

nouvelle fenêtre avec les options listées ci-dessous

Relier l’intégration : Refaire toute la partie connexion et login de votre connexion SIRH.
Afficher les filtres de données : Filtrez les données que vous tirez de votre connexion SIRH. Pour Workday, il est également utilisé pour fournir l’identifiant du système d’intégration.
Mapper des champs supplémentaires : Créez ou modifiez les correspondances pour les champs personnalisés.

Astuce : Les étapes exactes pour accomplir ces tâches varient selon le SIRH. Pour avoir un aperçu de ces étapes, consultez notre exemple de Workday.

Manager les comptes en tant qu’administrateur de l’Organisation

Comme pour les autres extensions, les administrateurs de l’organisation peuvent apporter des modifications aux comptes SIRH connectés. Cette extension porte le même nom que la tâche ” Extraire les données des salariés du SIRH“.

Voir les sections suivantes de la page Administration des extensions pour obtenir de l’aide :

À partir de la page d’administration des extensions, vous pouvez également effectuer les mêmes modifications que celles décrites dans la section précédente (relier, filtrer, mapper des champs). Il suffit de sélectionner les 3 points, puis Modifier le compte.

FAQs

Qu'est-ce que la technologie Merge et pourquoi Qualtrics l'utilise-t-elle pour cette tâche ?

Merge fait office de middleware entre votre application SIRH et Qualtrics. Merge se charge de l'authentificateur, de la validation des autorisations, de l'extraction des données et de la normalisation pour Qualtrics. En tirant parti de ce service sécurisé, nous sommes en mesure d'offrir une suite de connexions SIRH en une seule fois, plutôt que de créer des tâches distinctes pour de nombreux logiciels différents. Ainsi, cette intégration avec Merge devrait permettre de transférer plus rapidement et plus facilement les informations RH dans Qualtrics.

Dois-je créer un compte avec Merge ?

Non, vous n'avez pas besoin de créer un compte Merge. L'intégration avec Merge se fait de manière transparente par l'intermédiaire de Qualtrics. Toute information fournie à Merge sera étroitement liée à votre compte d'utilisateur Qualtrics pour la sécurité des données.

Les données et les informations d'identification sont-elles supprimées de Merge lorsque le flux de travail est supprimé dans Qualtrics ?

Non. Plusieurs flux de travail peuvent utiliser la même connexion SIRH, de sorte que la suppression du flux de travail ne supprimera que les données extraites par ce flux. Pour supprimer les données et les identifiants stockés dans Merge, veuillez supprimer le compte SIRH de Qualtrics. Un administrateur de l'Organisation peut suivre les étapes ici pour supprimer le compte en recherchant "Extraire les données des employés du SIRH" sur la page Extensions.

La suppression d'une connexion / d'un compte SIRH supprimera toutes les données et les informations d'identification stockées par la connexion correspondante, même si la connexion est référencée dans des flux de travail non supprimés. Les flux de travail connectés à des comptes supprimés ne s'exécuteront pas.

Quelles sont les autorisations dont Merge a besoin pour récupérer les données de Workday ?

Veuillez suivre les paramètres de ce guide créé par Merge pour configurer un compte d'utilisateur d'intégration et ses paramètres du compte. En outre, ce document d'UPS liste tous les domaines de permission qui doivent être configurés. Notez que Qualtrics n'exige que l'accès en lecture pour les domaines HRIS.

Qu'a fait Qualtrics pour garantir la sécurité de mes données avec Merge ?

Qualtrics a vérifié les politiques de sécurité et de conformité de Merge et a déterminé que Merge répondait à toutes les exigences. Qualtrics veille à ce que tous les processus de traitement des données nécessaires pour rester en conformité avec nos certifications soient respectés lors de l'intégration avec Merge.

Quelle est la politique de conservation des données extraites de mon application SIRH ?

Les données extraites de votre SIRH seront stockées à la fois dans Merge et dans Qualtrics tant que le compte est actif. Les données et les informations d'identification sont supprimées dans les scénarios suivants :

Lorsqu'un flux de travail contenant la tâche HRIS extractor est supprimé, toutes les données extraites à partir de cette tâche seront supprimées dans les magasins de données Qualtrics.
Lorsque la connexion SIRH (compte) est supprimée de Qualtrics, toutes les données et les identifiants stockés dans Merge sont supprimés.
Lorsqu'une organisation / marque cesse d'utiliser Qualtrics, toutes les données et identifiants seront supprimés dans les 30 jours suivant l'expiration de la licence.

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