Asignar unidades de jerarquía de la organización (EE)

Acerca de la asignación de unidades de jerarquía de la organización

Después de crear su jerarquía, es posible que desee asegurarse de que se alinee con una que haya creado a partir de un año anterior. La asignación de unidades jerárquicas organizativas le permite visualizar dinámicamente los datos históricos en sus dashboards.

Por ejemplo, puede que desee crear comparaciones entre 2 encuestas de compromiso diferentes o que tenga un widget con una encuesta anterior como fuente. No desea que estos widgets dejen de mostrar datos cuando su panel de instrucciones se filtre manualmente por jerarquía o cuando alguien a quien acceda con permisos solo les permita ver sus propios datos de unidad de jerarquía. Por lo tanto, debe asignar la jerarquía antigua a la nueva para que los widgets sepan cómo ajustarse al filtrado.

Incluso si los miembros de su empresa han salido o han sido sustituidos, aún puede asignar su jerarquía actual a una más antigua. 2 unidades jerárquicas asignadas no necesitan tener exactamente las mismas personas dentro de ellas, solo tiene que asignar qué empleados están en la misma posición.

Cómo asignar a unidades históricas

1. Vaya a la pestaña Participantes.
   
2. Navegue a la sección Jerarquías organizativas.
3. Vaya a Herramientas de jerarquía.
4. Seleccione Asignar unidades de jerarquía de la organización.
5. En Proyecto, seleccione el proyecto de Employee Engagement en el que se guarda su jerarquía histórica.
   
6. En Jerarquía, seleccione la jerarquía (histórica) más antigua a la que está asignando su jerarquía más reciente (actual). A la derecha debería aparecer una vista previa de esta jerarquía.
7. Haga clic en Continuar.
8. Elija criterios de asignación para ayudar a Qualtrics a generar la asignación más precisa. Las opciones son:
   
   • Mapa por gerentes: asociar datos históricos con gerentes, no empleados a cargo. Los equipos se asignarán en función de que el gestor del equipo sea el mismo, no los miembros del equipo. Esto significa que los gerentes pueden ver los resultados anteriores de los equipos que gestionaron.
     Ejemplo: Barnaby Smith pasó de gerente de ventas a gerente de finanzas. Cuando mira su panel de compromiso, ve tanto sus puntuaciones para el equipo de finanzas que gestiona como las puntuaciones históricas del equipo de ventas que solía gestionar.
     Consejo Q: Los gerentes nuevos en la organización no tendrán datos históricos de los que extraer, ya que esta es la primera vez que se organizan en una jerarquía.
     Consejo Q: Esta opción no se recomienda para jerarquías basadas en niveles con pocos o mínimos gerentes.
   • Mapa por equipos: asociar datos históricos con equipos.  Los equipos con empleados a cargo y gerentes similares se asignarán en función de la similitud de todo el equipo, no solo del gerente. Esta opción permite a los gerentes ver los resultados anteriores del equipo que es más similar al que gestionan actualmente, incluso si no siempre gestionaron ese equipo. Consulte más en Jerarquía de la organización Comportamiento de asignación predeterminado.
     Ejemplo: El gerente del equipo de marketing ha cambiado mucho, pero los subordinados directos no han cambiado mucho. Creamos un dashboard en el que el responsable de marketing puede ver las comparaciones del compromiso del equipo de marketing trimestre tras trimestre, de modo que el nuevo responsable pueda hacerse una idea del rendimiento en comparación con los gestores anteriores.
   • Asignación automática: si su jerarquía se asignó con ID de unidad organizativa, utilizará por defecto los ID de unidad organizativa como la opción de asignación recomendada. Sin embargo, si lo prefiere, puede seleccionar el gestor o la asignación basada en equipo que se ha comentado anteriormente.
9. Haga clic en Continuar.
10. Qualtrics generará una asignación. La jerarquía histórica (seleccionada en el paso 6) aparecerá a la izquierda y la jerarquía actual se enumerará a la derecha.
    
    Consejo Q: Si partes de la jerarquía no se vinculan automáticamente entre sí, aparecerá un icono que muestra qué unidades no están asignadas. Haga clic en las unidades para expandirlas y buscar las partes no asignadas.
    
11. Para asignar unidades juntas: Haga clic en una unidad que desee asignar y, a continuación, haga clic en el botón de conexión gris junto a otra unidad a la que desee asignarla.
    
    Consejo Q: Puede asignar varias unidades entre sí. En el ejemplo que se muestra aquí, Ventas se divide en dos equipos diferentes el año siguiente, por lo que los hemos asignado juntos.
    
12. Para anular la asignación de unidades: haga clic en una unidad que desee desasignar y, a continuación, en el botón azul de desconexión para romper una conexión.
    
13. Cuando esté listo para finalizar, haga clic en Guardar y continuar.
14. Si esta es la primera vez que asigna algo a esta jerarquía, aparecerán las siguientes opciones:
    
    • Sí, asignar automáticamente a la vez: puede aplicar automáticamente asignaciones anteriores a su jerarquía actual y utilizar la jerarquía seleccionada (la que está intentando asignar a su proyecto actual) como su jerarquía de referencia en el futuro. Esto le asegurará tener una imagen completa de sus datos históricos de proyectos anteriores.
      Ejemplo: Supongamos que lanzó un pulso en agosto, julio y junio. Julio y junio ya están asignados. Ahora va al mapa de agosto a julio – la opción de asignaciones automáticas lo haría para que en esa misma instancia, también pudiera asignar agosto a junio, haciendo que sus datos históricos sean más completos.
    • No, asignar manualmente una por una: No asignará automáticamente ninguna jerarquía adicional; cualquier otra cosa que añada se hará manualmente por su cuenta.
      Consejo Q: Incluso si elige asignar automáticamente jerarquías históricas, esto no significa que no pueda agregar asignaciones manuales adicionales.
15. Haga clic en Continuar.
16. Aparecerá una lista de jerarquías asignadas.
    
    Consejo Q: El número para “unidades no asignadas” se genera en función de lo que falta en la jerarquía actual. Por ejemplo, la jerarquía actual e histórica pueden tener una sola unidad sin asignar, pero en lugar de decir que el total de dos unidades no están asignadas, porque la jerarquía actual solo tiene una, se dirá una.
17. Para asignar otra jerarquía, haga clic en Asignar otra jerarquía.
18. Para volver a la jerarquía de su proyecto, haga clic en Cerrar.

Una vez asignadas dos jerarquías, puede volver a cargar esta asignación para más adelante y realizar modificaciones. Todo lo que debe hacer es repetir los pasos del 1 al 3 para volver a abrir la ventana Asignar unidades de jerarquía de la organización y las asignaciones se enumerarán allí.

Consideraciones importantes al asignar jerarquías

• Asegúrese de que todas las unidades de jerarquía estén asignadas en ambos proyectos.
• Puede asignar jerarquías de diferentes tipos (como superior-inferior a basada en niveles), pero en estos casos, la función de asignación automática no funcionará y tendrá que realizar la asignación manualmente.
• Si realiza cambios en una fuente de datos históricos, incluidos los cambios en su asignación de jerarquía organizativa, asegúrese de actualizar todas las respuestas con metadatos nuevos. Esto actualizará los dashboards conectados a la fuente de datos.

Jerarquías de referencia

Puede asignar varias jerarquías más rápidamente a la vez utilizando la función de asignación automática. Esto puede ser útil en situaciones en las que desea que se vinculen varias jerarquías para obtener una imagen más completa de los datos históricos, pero no desea tener que asignar manualmente todo uno por uno.

Por lo tanto, una jerarquía de referencia es una jerarquía con varias asignaciones que se convierte en la referencia para otras asignaciones automáticas en esa familia.

El límite de jerarquías a las que puede hacer referencia es 25.

Cómo establecer una jerarquía de referencia

Si elige asignar automáticamente jerarquías, la jerarquía a la que estaba asignando se convertirá en una jerarquía de referencia.

Ediciones en jerarquías de referencia

Supongamos que cuando asignó originalmente sus jerarquías, se dio cuenta de que faltaba algo en su jerarquía de referencia. Si sus referencias tienen unidades no asignadas o asignadas incorrectamente, sus otras asignaciones automáticas utilizan esa información y reflejarán errores similares. Afortunadamente, puede editar su jerarquía de referencia y actualizar todas las asignaciones resultantes para que coincidan con sus correcciones.

Cada vez que haga clic en su jerarquía de referencia para editarla, recibirá una ventana emergente que explica que si realiza cambios en su jerarquía de referencia, tendrá que volver a conectar sus asignaciones de jerarquía para reflejar los cambios en las jerarquías conectadas.

Cuando haya terminado de editar una jerarquía de referencia, se le preguntará si desea enviar esos cambios a las otras jerarquías asignadas a ella. Si hace clic en Actualizar automáticamente, esos cambios se aplicarán sin tener que hacer nada más.

Comportamiento de asignación por defecto de jerarquía de la organización

El comportamiento predeterminado de la asignación de la jerarquía de la organización depende de cómo se configuren las jerarquías actuales e históricas. En esta sección se explica cómo la plataforma asigna la jerarquía entre orígenes de datos. La asignación por defecto solo está disponible si tanto la jerarquía histórica como la actual comparten el mismo tipo de jerarquía (superior-inferior o basada en niveles) o ambas jerarquías utilizan ID de unidad organizativa.

Ambas jerarquías utilizan ID de unidad organizativa

Si tanto las jerarquías históricas como las actuales utilizan IDs de unidad organizativa, las unidades con IDs de unidad organizativa coincidentes se asignarán, independientemente de dónde aparezcan esas unidades en la jerarquía o cuáles sean los nombres de las unidades.

Asignación por gestor

Las jerarquías superior-inferior se asignan en función de unidades con los mismos campos de ID de gestor.

Las jerarquías basadas en niveles se asignan asegurándose de que los ID unívocos de los gestores coincidan entre unidades.

Asignación por equipos

Al asignar por equipo, tanto las jerarquías superior-inferior como las basadas en niveles siguen estas fórmulas para decidir si asignar 2 unidades juntas:

Para las jerarquías basadas en niveles, una vez completado el algoritmo anterior, utilizamos nombres de unidad unívocos para asignar cualquier unidad que no tenga informes directos.

Opciones

Al asignar sus jerarquías, tiene otras muchas opciones para explorar en la parte superior derecha, incluida la capacidad de descargar sus asignaciones y cargarlas de nuevo.

Opciones de asignación

Al hacer clic en Opciones de asignación, se le ofrecen dos opciones para ver cómo se presentarán sus datos históricos en los dashboards:

• Jerarquía de la organización en el proyecto histórico: esta opción hará que los datos mostrados en las comparaciones históricas sigan su ubicación jerárquica en el proyecto histórico. Otra forma de pensar al respecto es: “¿Cómo se compara todo lo que me enrolló este año con todo lo que me enrolló el año pasado?”
• Jerarquía de la organización en el proyecto actual: esta opción la convertirá en que los datos mostrados en las comparaciones históricas sigan su ubicación jerárquica en el proyecto actual. Otra forma de pensar en esto es: “De esas unidades que me rozaron el año pasado y que aún me siguen acumulando, ¿cómo se comparan las puntuaciones?”

Generalmente, si selecciona Jerarquía organizativa en el proyecto histórico, sus puntuaciones históricas serán las mismas que las del proyecto histórico, ya que las unidades se acumularán en el mismo lugar en el que se encontraban en la jerarquía organizativa histórica. Las unidades que se hayan movido a una nueva ubicación en la jerarquía no tendrán sus resultados históricos transferidos a su ubicación de jerarquía actual.

Seleccionar la jerarquía de la organización en el proyecto actual garantizará que los resultados históricos de las unidades que se han movido en la jerarquía se acumulen hasta su nueva ubicación en la jerarquía. Esto cambiará sus puntuaciones históricas para partes de la jerarquía en las que las unidades se han movido porque los resultados históricos de esas unidades ya no se transferirán hasta donde estaban ubicadas anteriormente.

Descargar asignaciones

Al seleccionar Descargar asignaciones, puede descargar un CSV de sus unidades asignadas. Ni los subordinados directos ni los supervisores están incluidos en este archivo.

Existen dos opciones para cada una de sus jerarquías:

• ID de unidad organizativa de Qualtrics: Represente cada unidad con los ID internos que Qualtrics asigna a las unidades. Este es un ID generado internamente, distinto de los metadatos de cualquier unidad organizativa que pueda crear y asignarse a sí mismo. Este formato es útil si desea cargar una asignación (consulte el contenido a continuación).
• Metadatos de jerarquía: Descargar metadatos que eran importantes para crear la jerarquía. Por ejemplo, las jerarquías superior-inferior le permiten descargar los ID de gestor y las jerarquías de esquema le permiten descargar los IDs de unidad organizativa superior. Las jerarquías basadas en niveles no ofrecen columnas de metadatos adicionales en esta exportación.

Cada CSV incluye una columna para Nombre de unidad izquierda, que contiene los nombres de las unidades de la jerarquía histórica y un Nombre de unidad derecha, que contiene los nombres de las unidades de la jerarquía actual. Esto hace que el CSV sea una buena referencia si necesita utilizar los ID internos de Qualtrics en otro lugar, como cuando carga asignaciones (consulte el contenido a continuación).

Cargar asignación

Tiene la oportunidad de asignar sus unidades de jerarquía organizativa en un archivo CSV y luego cargar este archivo en Qualtrics.

1. Vaya a la pestaña Participantes.
   
2. Navegue a la sección Jerarquías organizativas.
3. Vaya a Herramientas de jerarquía.
4. Seleccione Asignar unidades de jerarquía de la organización.
5. En Proyecto, seleccione el proyecto de Employee Engagement en el que se guarda su jerarquía histórica.
   
6. En Jerarquía, seleccione la jerarquía (histórica) más antigua a la que está asignando su jerarquía más reciente (actual). A la derecha debería aparecer una vista previa de esta jerarquía.
7. Haga clic en Continuar.
8. Haga clic en el menú desplegable de la parte superior derecha.
   
9. Seleccione Descargar asignaciones.
10. Seleccione el ID de la unidad organizativa deQualtrics para las jerarquías históricas y actuales.
    
    
11. Seleccione Descargar.
    Consejo Q: Los ID de este archivo son solo ejemplos y no se deben utilizar para crear una asignación.
12. Edite el CSV según las modificaciones que desee realizar. Asigne las unidades de las columnas de la izquierda a las unidades de la derecha.
13. Una vez que haya terminado de editar el CSV, vuelva a Qualtrics y seleccione Cargar asignaciones en la lista desplegable.
    
14. Haga clic en Seleccionar archivo para seleccionar el CSV.
    
15. Haga clic en Cargar.
    Consejo Q: Si tiene problemas al cargar el archivo CSV, lea la página Problemas de carga de CSV/TSV para obtener consejos comunes sobre cómo solucionar problemas de CSV.
16. No dude en realizar ediciones finales en el editor de jerarquías y, a continuación, haga clic en Guardar cuando haya terminado.

Borrado de asignación y asignación de jerarquía de la organización; restauración de asignación automática

Si es necesario, es posible borrar la asignación de jerarquía de la organización y restaurar la funcionalidad de asignación automática a su proyecto. Puede borrar su jerarquía organizativa si ha cometido un error al asignar o si desea reiniciar la asignación utilizando la función de asignación automática.

1. En la sección Jerarquías organizativas de la ficha Participantes, haga clic en Herramientas de jerarquía.
   
2. Seleccione Asignar unidades de jerarquía de la organización.
3. Debería ver las asignaciones existentes en la lista. A la derecha de la asignación que desea eliminar, haga clic en el menú desplegable.
   
4. Seleccione Eliminar asignación.
5. Lea la advertencia. Si está seguro, haga clic en Eliminar para confirmar su elección.
   
6. Si desea restablecer el comportamiento de asignación automática, debe repetir estos pasos para todas las jerarquías asignadas.

Este método borra completamente la asignación entre dos jerarquías. Después de borrar la asignación de jerarquía, tendrá la opción de utilizar la función de asignación automática cuando vuelva a abrir la ventana de asignación de jerarquía.

Preguntas frecuentes