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Roles de participante (EX)

Consejo Q: Esta página describe la funcionalidad disponible para los proyectos de Engagement, Lifecycle, Ad Hoc Employee Research y 360, aunque Lifecycle, Ad Hoc Employee Research y 360 no tienen jerarquías. Para obtener más detalles sobre cada uno, consulte Tipos de proyectos de experiencia del empleado.

Acerca de las funciones de participante

Los roles de participante se utilizan para controlar el acceso a los dashboards y a las jerarquías de la organización. Los roles son la mejor manera de gestionar los permisos para grandes grupos de participantes. Configure un rol y asígnele varios participantes para ahorrar tiempo al no asignar permisos uno por uno.

Crear un rol

Vaya a la sección Roles en la pestaña Participantes y seleccione Añadir nuevo rol.
Asigne un nombre a su rol.

Consejo Q: Siempre puede cambiar el nombre de su rol más tarde haciendo clic en el icono del lápiz situado a la derecha del nombre del rol.
Seleccione Crear.

Permisos del rol

Existen varios permisos que se pueden activar o desactivar para un rol. Consulte:

También puede modificar los permisos de los participantes a nivel individual haciendo clic en el nombre o el correo electrónico de un participante. Esto abrirá la ventana de información del participante donde puede realizar cambios en un nivel individual.

Consejo Q: Si a un participante se le concede un permiso en un nivel individual, ese permiso se marcará como Definido por el usuario y no se actualizará en función de los roles en los que se encuentre.

Permisos Interacciones entre varios roles

- Si un participante está asignado a varios roles, y ambos roles restringen los datos por metadatos, el participante tendrá el acceso más indulgente. Por ejemplo, si un rol les permite ver los datos de la oficina de EE. UU., mientras que el otro rol les permite ver los datos de la oficina australiana, verán los datos de las oficinas de Estados Unidos y Australia.
  Consejo Q: Sin embargo, si el participante está asignado a varios roles y un rol restringe los datos, pero otro tiene configurado Ver todos los datos, los datos no estarán restringidos. Qualtrics aplicará el conjunto más liberal de restricciones de datos.
- Si un participante está asignado a dos roles y ambos roles restringen los datos por jerarquía organizativa, el participante tendrá acceso a ambas restricciones. Por ejemplo, si un rol les permite ver las respuestas en la Unidad 1, mientras que el otro le permite ver las respuestas en la Unidad 2, verán los datos de la Unidad 1 y la Unidad 2.
- Si a un participante se le asignan dos roles que restringen los datos, uno con restricciones basadas en metadatos y otro con restricciones basadas en la jerarquía de la organización, entonces el participante tendrá acceso a los datos que coincidan tanto con la restricción de metadatos como con la restricción de la jerarquía de la organización. Por ejemplo, si un rol les permite ver los datos de la oficina de EE. UU., mientras que el otro rol les permite ver las respuestas en la unidad 1 de la jerarquía organizativa, tendrán acceso a todas las respuestas de la oficina de EE. UU. (restricción de metadatos) además de todas las respuestas de la unidad 1 (restricción de jerarquía de la organización).

Consejo Q: Dentro de un único rol, las restricciones para los mismos campos siempre se unen con “OR”. Por el contrario, las restricciones para diferentes campos dentro de un único rol se unen mediante “AND”. A continuación, se unen diferentes roles con “OR”.

Las restricciones de jerarquía organizativa se comportan de la misma manera que los campos, excepto en el caso de que un rol tenga una restricción y el otro no, y haya un filtro de jerarquía de organización en el dashboard, en ese caso, el filtro Jerarquía organizativa está restringido por el valor de jerarquía.

&Agregando; eliminando participantes

Para añadir participantes a un rol, siga los pasos que se indican a continuación.

Atención: los usuarios que se hayan añadido manualmente a un rol no se eliminarán si se modifican sus metadatos. Los usuarios solo se eliminarán automáticamente de un rol si se les añadió con asignación automática de roles.

Seleccione Añadir/Exportar.
Seleccione Agregar participantes o Agregar participantes utilizando filtros.
Si selecciona Agregar participantes, busque la persona utilizando su nombre o dirección de correo electrónico y seleccione el participante de la lista. Tenga en cuenta que puede seleccionar varias personas.
Si selecciona Agregar participantes utilizando filtros, tendrá que establecer las condiciones en las que los participantes se añadirán a un rol. Sus condiciones se pueden basar en metadatos, dirección de correo electrónico o el gestor de jerarquía de la organización.

Consejo Q: Puede agregar varias condiciones haciendo clic en los tres puntos de la derecha y seleccionando Insertar condición a continuación.
Haga clic en Añadir.

Para eliminar participantes de un rol, pase el cursor por encima de la persona y seleccione el icono de papelera en el lado derecho.

Añadir delegados a funciones

Si ha agregado delegados a su proyecto de compromiso, puede utilizar roles para asignar rápidamente los permisos de sus delegados en masa.

Navegue a la sección Roles.
Cree un nuevo rol o seleccione uno existente.
Haga clic en Añadir/Exportar.
Seleccione Agregar participantes utilizando filtros.
Seleccione Jerarquía organizativa Delegar.
Seleccione la jerarquía de su proyecto que contiene los delegados.
Haga clic en Añadir. Todos los delegados de la jerarquía de la organización que se seleccionó se añadirán automáticamente al rol.
Haga clic en Agregar un panel de instrucciones y seleccione el panel de instrucciones al que los delegados deben tener acceso.
Active Restringir datos.
Utilizando los menús desplegables, seleccione Jerarquía organizativa, luego la jerarquía organizativa de interés y, a continuación, Todos los resultados debajo de su posición delegada. Esto restringirá los datos en función de su puesto de delegado en la jerarquía y no de su gerente o cargo de empleado a cargo.

Después de agregar delegados a un rol y otorgarles acceso a su panel de instrucciones, los delegados ahora tendrán acceso al panel de instrucciones de interés según el puesto delegado en la jerarquía de la organización.

Asignación automática de roles

Consejo Q: Esta función solo está disponible para proyectos del ciclo de vida, no para la investigación ad hoc de empleados o el compromiso. Obtenga más información sobre los diferentes tipos de proyectos de EmployeeXM.

La asignación automática de roles le permite añadir automáticamente usuarios a roles en función de sus metadatos. Si posteriormente modifica los metadatos de un usuario, su rol también se actualizará en consecuencia.

Ejemplo: Hay un rol para todos aquellos cuyo departamento sea “Soporte”. Barnaby cambia los departamentos de Soporte a Operaciones. Se le elimina del rol de soporte.

La asignación automática de roles funciona mejor cuando se combina con una automatización de usuario de dashboard, que agrega automáticamente usuarios de dashboard a su proyecto desde el directorio global. El uso de ambas funciones a la vez le permite otorgar permisos a sus paneles de instrucciones del ciclo de vida automáticamente en función de los cambios en su organización.

Ejemplo: Todos los socios de negocio de recursos humanos (HRBP) de su organización ven los paneles de onboarding. Puede configurar la automatización de participantes del dashboard para obtener HRBP desde el directorio de empleados según un campo de metadatos, como Rol = HRBP. A continuación, puede configurar una asignación de roles automática para incluir todos los HRBP en un rol de dashboard, según el rol = HRBP. Cuando se incorporan nuevos HRBP a su organización, estos se incorporan automáticamente al proyecto del ciclo de vida y se les asigna un rol de panel de instrucciones, lo que les da acceso al panel de onboarding.

Haga clic en Añadir/Exportar.
Seleccione Asignación automática de roles.
Seleccione un atributo de metadatos.

Consejo Q: La lista de campos de metadatos disponibles se basa en los metadatos de los participantes en su proyecto. Solo podrá seleccionar campos que existan para los participantes que se encuentren actualmente en el proyecto. Si desea crear una asignación de roles automática antes de cargar su lista de participantes real, deberá añadir participantes de prueba que contengan los campos de metadatos que desea utilizar en la automatización.
Seleccione su operador:
- Igual a: Es lo que debe elegir la mayoría de las veces. Esto garantiza una coincidencia exacta.
- In: Esta opción es ideal si sus metadatos tienen varios valores, como los separados por dos puntos (por ejemplo, Seattle::Provo). “En” le permite dar cuenta de estos valores separados por dos puntos.
  Ejemplo: A continuación, “País en Australia” garantiza que incluso los usuarios cuyos metadatos de país sean algo así como “Australia::USA” se incluyan en el rol.
Seleccione el valor Los metadatos de usuario deben coincidir para añadirlos a este rol. Podrá seleccionar de una lista de valores existentes o seleccionar Introducir personalizado para escribir un nuevo valor.
Ejemplo: Está creando un rol llamado Seattle Team. Quiere que todos los usuarios con una Oficina de Seattle sean puestos en este papel.

Consejo Q: puede escribir para buscar valores en este campo.
Puede hacer clic en los puntos y, a continuación, Insertar condición a continuación para añadir otra condición a la asignación automática de roles.
Si desea añadir un conjunto de condiciones completamente nuevo, seleccione Insertar conjunto de condiciones a continuación.
Para modificar cómo se unen varias condiciones, ajuste la Cualquiera / Todo desplegable.
Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.

Cómo funciona la asignación automática de roles cuando los metadatos de un usuario individual tienen varios valores

Algunos metadatos tienen varios valores. Por ejemplo, si está enumerando la oficina principal de un empleado, pueden tener varios si viajan por trabajo. Si un atributo de metadatos tiene varios valores, cambia cómo funciona con la asignación automática de roles.

Ejemplo: Supongamos que desea que los usuarios enumerados a continuación aparezcan en el mismo rol:

Usuario 1: País = Australia

Usuario 2: Ciudad = Provo

Puede añadir dos condiciones a su función unidas por “Cualquiera”.

También puede tener varios roles, de modo que a un usuario con varios valores se le asigne un rol adicional para cada valor. En este caso, crearía un rol de Australia y un rol de EE. UU.

Ejemplo: Supongamos que sus usuarios son:

Usuario 1: País = Australia::USA

Usuario 2: País = Australia

Si ha creado una función de Australia, utilizaría en en lugar de igual a para asegurarse de que se incluyan ambos usuarios.

Por otro lado, si hace que la condición del rol sea “País es igual a Australia”, el Usuario 1 no se agregará al rol, porque su valor de País es “Australia::EE. UU.”, no solo Australia.

Recursos adicionales para crear condiciones de autoinscripción

Para obtener más información sobre cómo crear y combinar condiciones, consulte los siguientes recursos:

Opciones de rol

Cambiar nombre: Cambie el nombre de su rol haciendo clic en el icono del lápiz a la derecha del nombre del rol.
Eliminar: Al hacer clic en el icono de papelera junto al nombre del rol, se eliminará el rol seleccionado y se eliminará de cualquier participante al que se haya aplicado.
Exportar participantes: Se exportarán todos los participantes en la función seleccionada a un archivo CSV. La exportación contendrá el nombre, los apellidos, el correo electrónico y el ID único de cada participante.

Buscar un rol

Si su función contiene muchos participantes, puede utilizar la barra Buscar sobre una función para buscar un participante dentro de la función. Solo podrá buscar por el nombre o el correo electrónico del participante.

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