Qualtrics et Conformité RGPD

À propos de Qualtrics et la conformité RGPD

Qualtrics est conforme au RGPD (Règlement général sur la protection des données) et fournit une technologie qui permet à nos clients d’être également conformes au RGPD. Cette page d’assistance explique comment les utilisateurs peuvent gérer les demandes des personnes concernées à l’aide de la plateforme Qualtrics, en se concentrant en particulier sur la manière dont un utilisateur peut modifier et supprimer des données.

Les clients de Qualtrics doivent consulter leur propre conseil juridique sur la manière de se conformer au RGPD, même si Qualtrics fournit une technologie permettant à nos clients de respecter le RGPD.

Pour en savoir plus sur Qualtrics et le RGPD, consultez cette page. Si vous avez d’autres questions sur la conformité au RGPD, veuillez contacter votre XM Success Manager ou contacter le support de Qualtrics en vous connectant à votre Customer Success Hub.

Modification de données

Une réponse à une enquête peut être modifiée si l’utilisateur dispose de l’autorisation de compte appropriée, Modifier les réponses à l’enquête, qui est contrôlée par les Administrateurs de la Marque. Cette autorisation permet à l’utilisateur de modifier ses données. Les captures d’écran ci-dessous montrent comment le nom George a été remplacé par Georgiana à l’aide de la fonctionnalité de modification des réponses.

• Exportez les anciennes données au format CSV ou TSV.
• Modifiez le fichier CSV ou TSV avec les nouvelles données.
• Importez les nouvelles données.
• Supprimez les anciennes données de Qualtrics.

Suppression de données par adresse e-mail

Un Administrateur d’entreprise peut utiliser une adresse e-mail pour supprimer toutes les réponses aux enquêtes, les contacts, les listes de contacts, les comptes d’utilisateurs et les tickets liés à cette même adresse e-mail. Les contacts et les listes de la plateforme d’enquête et du répertoire XM seront supprimés. Si les répondants souhaitent que vous supprimiez toutes leurs données, il est préférable de contacter votre Administrateur de la Marque avec une liste d’adresses e-mail et de leur demander de suivre les instructions de cette section.

L’Administrateur d’entreprise peut accéder à la page Administration, sélectionner l’onglet Confidentialité des données et vous assurer que vous vous trouvez dans la section Données personnelles.

Cliquez ensuite sur Ajouter un ordre de mission.

Saisissez l’adresse e-mail de la personne dont vous souhaitez supprimer les données, puis sélectionnez Supprimer toutes les données.

Vous pouvez également rechercher tous les enregistrements associés à un e-mail si vous souhaitez d’abord savoir combien d’enregistrements vont être supprimés par cette action. Cette option permet également de ventiler les enregistrements selon qu’ils sont des réponses à une enquête, des tickets, des contacts ou des utilisateurs.

Si vous avez plusieurs adresses e-mail pour rechercher et supprimer des données simultanément, sélectionnez Plusieurs adresses e-mail lorsque vous créez une demande, puis téléchargez sur le serveur un fichier CSV de toutes les adresses e-mail pour lesquelles vous souhaitez supprimer (ou rechercher) les enregistrements correspondants. Vous devez vous assurer que le fichier n’est pas encodé en UTF-8. Vous pouvez dresser une liste de 500 adresses e-mail maximum dans un fichier.

Suppression des réponses par date

Pour supprimer toutes les réponses enregistrées avant une certaine date, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Accédez à l’onglet Données & Analysis.
   
2. Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un filtre.
   
3. Sélectionnez Métadonnées de l’enquête.
4. Sélectionnez Date de fin.
   
5. Sélectionnez Avant.
   
6. Sélectionnez la date avant laquelle vous souhaitez supprimer toutes les réponses.
7. Le fait de cocher la case supérieure cochera automatiquement les cases de toutes les réponses pour lesquelles vous avez appliqué un filtre sur cette page.
8. Cliquez sur Sélectionnez Toutes les réponses.
   
9. Cliquez sur Avec la sélection.
10. Sélectionnez Supprimer.
    
11. Cochez la case Je suis sûr de vouloir supprimer réponses. Vous pouvez également cocher la case Décrémenter tous les quotas pour les réponses effacées. lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Supprimer les réponses.
    

Suppression des données : plateforme d’enquête

Cette section décrit comment un utilisateur standard peut supprimer des points de données individuels. Vous pouvez supprimer les éléments suivants :

• L’intégralité de la réponse à l’enquête, plusieurs réponses ou toutes les réponses
• L‘ensemble du projet d’enquête (y compris toutes les données associées)
• Un contact, plusieurs contacts, l’ensemble de la liste de contacts ou plusieurs listes de contacts
• Données de gestion
• Contenu dans des modules complémentaires tels que Stats iQ, l’application hors ligne et l’émission de tickets

Si vous avez accès à plus que la Plateforme d’enquête, les sections ci-dessous expliqueront comment supprimer ces données.

Suppression de données relatives aux réponses

1. Accédez à l’onglet Données et analyse et cochez la case correspondant à la ou aux réponses que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur Avec la sélection et sélectionnez Supprimer.
   
3. Cochez la case Je suis sûr de vouloir supprimer réponses. Si vous le souhaitez, cochez la case Réduire tous les quotas pour la réponse supprimée. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Supprimer les réponses.
   

Pour en savoir plus, consultez la page d’assistance Supprimer des réponses.

Suppression de projets entiers

Supprimer un projet efface toutes les données de réponse qu’il contient. Il ne supprime pas les contacts, les listes de contacts ou les réponses de l’application hors ligne encore mises en cache sur votre appareil.

Cliquez sur la liste déroulante en regard du projet que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer le projet en bas de la liste.

Une fois qu’un projet est supprimé, votre Administrateur de marque peut s’assurer qu’il est définitivement supprimé. Si vous êtes un Administrateur de Marque et que vous ne savez pas comment procéder, reportez-vous à la sous-section Suppression des données d’administration ci-dessous pour en savoir plus.

Suppression de contacts et de listes de contacts

En supprimant un contact, vous effacez leurs informations de toutes les distributions ayant été envoyées auparavant à cette même liste de contacts. La suppression d’un contact n’efface pas les réponses aux enquêtes complétées par le contact. Vous devrez donc toujours supprimer la réponse.

Pour supprimer un ou plusieurs contacts, procédez de la manière suivante :

1. Cochez la case à côté du nom du contact à supprimer.
   
2. Cliquez sur le menu Avec 1 élément sélectionné et sélectionnez Supprimer.
   

Pour supprimer une liste de contacts et tous les contacts qu’elle contient, cliquez sur le menu déroulant de la liste et sélectionnez Supprimer en bas.

Suppression de données d’administration – Enquêtes

Pour supprimer définitivement un projet du compte d’un utilisateur, l’utilisateur doit d’abord le supprimer lui-même. L’Administrateur d’entreprise doit alors effectuer les opérations suivantes :

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Accédez à l’onglet Utilisateurs.
   
3. Cliquez sur le nom d’utilisateur de l’utilisateur.
4. Cliquez sur Afficher les informations d’utilisation du compte.
   
5. Les enquêtes ayant des noms en rouge ont été supprimées par l’utilisateur. Cliquez sur Supprimer définitivement.
   
6. Tapez delete (Supprimer) dans le champ.
   
7. Cliquez sur Supprimer.

Suppression de données d’administration – Utilisateurs

La suppression d’un utilisateur supprime toutes ses données, y compris les réponses, les listes de contacts et tout autre élément du compte. Pour supprimer un ou plusieurs utilisateurs, l’Administrateur de Marque doit effectuer les opérations suivantes :

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Sélectionnez Utilisateurs.
   
3. Recherchez l’utilisateur existant en utilisant un des critères de recherche et filtres suivants : nom d’utilisateur, prénom, nom, division, type d’utilisateur et statut du compte. Vous pouvez utiliser plusieurs critères à la fois.
4. Pour le compte utilisateur que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Supprimer l’utilisateur, situé à droite sous Actions.
5. Suivez les invites pour confirmer votre action, puis cliquez à nouveau sur Supprimer.
   

Suppression de Stats iQ

Une fois les données supprimées de l’onglet Données et analyse (décrit dans la sous-section Suppression des données relatives aux réponses ci-dessus), vous devrez supprimer les données de Stats iQ. Vous pouvez le faire en actualisant les données.

Cliquez sur Paramètres et sélectionnez Importer les données les plus récentes en haut à droite.

Suppression de l’application hors ligne

Si vous avez des réponses en cours sur votre application hors ligne, vous pouvez les télécharger sur Qualtrics afin de pouvoir les supprimer de Données et analyse, ou vous pouvez les supprimer de votre appareil.

Supprimez les réponses directement de votre appareil en procédant de la manière suivante :

1. Accédez à l’écran où se trouve l’enquête.
   
2. Appuyez sur Réponses incomplètes.
   
3. Appuyez sur la réponse incomplète que vous souhaitez gérer.
   
4. Cliquez sur Supprimer la réponse.

Suppression de tickets

Parfois, votre programme de tickets inclura des données de réponses ou des données intégrées avec les tickets créés à partir des réponses à l’enquête. Si vous êtes Administrateur de la Marque, vous pourrez supprimer des tickets en cliquant sur l’icône de corbeille, comme indiqué ci-dessous.

Suppression des données : répertoire XM

Tout contact supprimé du répertoire sera automatiquement supprimé de toutes les autres listes de diffusion et distributions envoyées à ces listes. Toutes les informations de contact seront toutefois conservées dans la réponse à l’enquête. Consultez la section Suppression des données : plateforme d’enquête ci-dessus pour plus de détails sur la suppression de ces réponses.

Suppression des contacts du répertoire

Accédez à l’onglet Contacts du répertoire et cochez la case en regard de chaque contact que vous souhaitez supprimer. Une fois que vous avez sélectionné le(s) contact(s) que vous souhaitez supprimer, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Supprimer contact(s).

Suppression de la liste de distribution

La suppression d’une liste de diffusion ne supprime pas les contacts. Vous devrez supprimer les contacts du répertoire.

Suppression des données : tableaux de bord expérience client

Suppression de données provenant d’une enquête

Si vous supprimez les réponses à l’enquête ou l’enquête elle-même selon les instructions indiquées dans Suppression des données : plateforme d’enquête, les données seront automatiquement supprimées du tableau de bord.

Suppression de données relatives aux tickets

Si vous supprimez les tickets conformément aux instructions de la section Suppression des données : plateforme d’enquête, les données seront automatiquement supprimées du tableau de bord.

Suppression de données de distribution

Si vous créez un rapport sur les données de distribution dans votre tableau de bord, vous pouvez utiliser l’outil Confidentialité des données pour obtenir ces données et toutes les données Qualtrics supplémentaires à partir des mêmes adresses e-mail supprimées.

Suppression des données : expérience de l’employé

Pour les projets 360, Engagement des employés, Cycle de vie des employés et Recherche sur les employés ad hoc, vous pouvez supprimer toutes les informations liées à un répondant au même endroit. Lorsque vous supprimez un participant dans le répertoire, les informations ci-dessous sont également effacées :

• Leur réponse dans chaque projet
• Leurs métadonnées
• Tous leurs rapports et données de tableau de bord
• Le compte du participant

Deux méthodes permettent de supprimer un participant du répertoire.

La première méthode consiste à le faire de manière individuelle. Cliquez sur le menu déroulant en regard d’un utilisateur, puis sélectionnez Supprimer du répertoire.

La deuxième méthode consiste à supprimer plusieurs utilisateurs à la fois. Si vous cochez la case en regard de chaque personne que vous souhaitez supprimer, vous pouvez les supprimer en cliquant sur le menu déroulant à gauche et en sélectionnant Supprimer du répertoire.

Suppression des données : solutions personnalisées

Vous devez tenir compte de certaines considérations supplémentaires si vous avez choisi une solution personnalisée.

Serveur SFTP

Si vous utilisez un serveur SFTP, après avoir supprimé les données de la plateforme Qualtrics, vous devrez également supprimer toutes les données personnelles du serveur SFTP.

Suppression des données : reprise de la session

Pour les projets Website Insights utilisant la reprise de session, vous pouvez supprimer des sessions et leurs données associées dans l’onglet Rediffusion de session.

Si vous voulez supprimer une session pour une raison quelconque, cochez la case à gauche de la session et sélectionnez Supprimer.

Vous pouvez également cocher plusieurs cases pour supprimer plusieurs sessions en même temps ou cocher la case en haut de chaque page pour sélectionner toutes les sessions de cette page.

Pour plus d’informations sur la sécurité et la confidentialité des données lors de l’utilisation de la rediffusion de session, voir Sécurité et confidentialité des données pour Digital Experience Analytics.

Sauvegarde &amp ; conservation des données

Cette section porte sur les données dans les Services et non sur les procédures de conservation interne d’entreprise de Qualtrics. Toutes les données des répondants sont sauvegardées par Qualtrics à l’aide de deux méthodes : propagation automatique entre les serveurs (immédiate lors de la collecte) et sauvegardes chiffrées quotidiennes complètes hors site. Cependant, il incombe aux clients de sauvegarder régulièrement leurs données en cas de suppression/modification accidentelle causée par un de leurs utilisateurs, et pour répondre à leurs propres politiques de conservation des archives/données. Qualtrics sauvegarde les données aux fins de rétablissement après une catastrophe uniquement. Il incombe au client de mettre en œuvre les délais de conservation qui s’appliquent pour ses données. Pour plus d’informations sur la manière de supprimer les réponses enregistrées avant une certaine date, voir la section Suppression des réponses par date ci-dessus.

FAQ