Recruiting-Prozess optimieren: So ziehen Sie passende Mitarbeiter an

Wie sieht ein optimaler Recruiting-Prozess aus und wie kann man ihn optimieren?

Der Recruiting-Prozess umfasst alle Schritte, mit denen Unternehmen gezielt neue Mitarbeiter finden, auswählen und einstellen. Ziel ist es, offene Stellen effizient mit qualifizierten Kandidaten zu besetzen, die sowohl fachlich als auch persönlich optimal zum Unternehmen passen. Ein erfolgreicher Recruiting-Prozess reduziert Kosten, verhindert Fehleinstellungen und stärkt die Arbeitgebermarke.

Um den Recruiting Prozess zu optimieren, sollten Unternehmen die folgenden sieben Recruiting Prozess Phasen regelmäßig überprüfen:

• Personalbedarf ermitteln

• Stellenprofil erstellen

• Kandidatensuche

• Vorauswahl der Bewerber treffen

• Auswahlverfahren durchführen

• Einstellungsentscheidung treffen

• Onboarding und Integration neuer Mitarbeiter

Die Recruiting Prozess Phasen können je nach Branche und Unternehmensgröße individuell angepasst werden. Um passende Kandidaten zu gewinnen und langfristig zu binden, sind gezielte Recruiting Maßnahmen essenziell.

Recruiting Prozess optimieren: Welche Phasen sind notwendig?

Um Ihren Recruitment- bzw. Recruiting Prozess zu optimieren, sollten Sie den Einstellungsprozess systematisch in sieben Recruiting Prozess Phasen unterteilen und in jeder Phase gezielt passende Recruiting Maßnahmen einsetzen. Die Recruiting Porzess Phasen lauten: (1) Personalbedarf ermitteln, (2) Stellenprofil erstellen, (3) Kandidatensuche, (4) Vorauswahl der Bewerber, (5) Auswahlverfahren durchführen, (6) Einstellungsentscheidung treffen und (7) Onboarding und Integration.

Doch was bedeutet das im Detail und welche Recruiting Maßnahmen sind damit verbunden?

 1. Personalbedarf ermitteln

Diese Recruiting Prozess Phase bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte im Einstellungsprozess. Hier analysieren Unternehmen intern, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen gebraucht werden. Wichtige Recruiting Maßnahmen sind Personalbedarfsanalysen, Abstimmungsgespräche mit Führungskräften und Ressourcenplanung.

Beispiel: Das Unternehmen erkennt, dass eine neue Marketingmanagerin gebraucht wird, um die digitale Markenkommunikation auszubauen.

 2. Stellenprofil erstellen

In dieser Recruiting Prozess Phase wird ein klares und ansprechendes Stellenprofil formuliert, das Anforderungen, Aufgaben und Ziele definiert. Ein aussagekräftiges Profil erleichtert die gezielte Ansprache geeigneter Kandidaten. Zu den Recruiting Maßnahmen zählen hier die Anforderungsanalyse, der Abgleich mit vorhandenen Rollenprofilen und die enge Zusammenarbeit mit der Fachabteilung.

Beispiel: Die neue Position erfordert Kenntnisse in Social Media, SEA-Kampagnen und Projektmanagement.

 3. Kandidatensuche

Diese Recruiting Prozess Phase dient dazu, geeignete Kandidaten aktiv und passiv anzusprechen. Zielgerichtete Recruiting Maßnahmen wie Stellenanzeigen, Active Sourcing, Social Media Kampagnen und Mitarbeiterempfehlungen sorgen für maximale Reichweite. Die Auswahl der Kanäle sollte auf die Zielgruppe der gesuchten Fachkraft abgestimmt sein.

Beispiel: Die Stellenanzeige wird auf LinkedIn, in Jobbörsen und im internen Netzwerk veröffentlicht, um passende Kandidatinnen anzusprechen.

 4. Vorauswahl der Bewerber

In der vierten Recruiting Prozess Phase sichten HR und Fachabteilung die eingegangenen Bewerbungen und treffen eine erste Auswahl. Effiziente Recruiting Maßnahmen wie Bewerbermanagement-Tools, strukturiertes CV-Screening oder telefonische Kurzinterviews helfen, geeignete Kandidaten zu identifizieren. So wird der Pool auf die aussichtsreichsten Bewerber reduziert.

Beispiel: Zehn passende Bewerberinnen werden zu einem ersten Telefoninterview eingeladen.

 5. Auswahlverfahren durchführen

Diese Recruiting Prozess Phase konzentriert sich auf die tiefere Einschätzung der fachlichen und persönlichen Eignung. Recruiting Maßnahmen wie strukturierte Interviews, Praxisaufgaben oder Assessment-Center geben Aufschluss über Fähigkeiten und Teamfit. Ein transparenter Auswahlprozess steigert die Candidate Experience und reduziert Fehlentscheidungen.

Beispiel: Die Kandidatinnen bearbeiten eine Fallstudie zur Konzeption einer Social-Media-Kampagne und präsentieren ihre Lösung im Gespräch.

 6. Einstellungsentscheidung treffen

In dieser Recruiting Prozess Phase wird gemeinsam entschieden, wer am besten zur ausgeschriebenen Stelle passt. Recruiting Maßnahmen wie Bewertungsmatrixen, Feedbackrunden und Entscheidungsmeetings sorgen für eine fundierte Auswahl. Wichtig ist eine enge Abstimmung zwischen HR und der Fachabteilung.

Beispiel: Die Bewerberin mit der besten Präsentation und dem stärksten Teamfit erhält ein Vertragsangebot.

 7. Onboarding und Integration

Die finale Recruiting Prozess Phase fokussiert sich auf die Einarbeitung und langfristige Bindung der neuen Mitarbeitenden. Recruiting Maßnahmen wie strukturierte Onboarding-Pläne, persönliche Betreuung durch Mentoren und regelmäßige Feedbackgespräche sorgen für einen erfolgreichen Einstieg. Ein gutes Onboarding erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert Fluktuation.

Beispiel: Die neue Marketingmanagerin erhält einen detaillierten Einarbeitungsplan und regelmäßiges Feedback, um sich schnell ins Team zu integrieren.

Warum ist ein durchdachter Bewerbungsprozess wichtig für Unternehmen?

Es ist wichtig, dass Unternehmen während des gesamten Einstellungsprozesses eine tadellose Candidate Experience bieten. Ein gut geplanter und durchgeführter Bewerbungsprozess stellt hierfür die Grundlage dar. Denn der Arbeitsmarkt ist stark umkämpft und qualifizierte Fachkräfte, die zum Unternehmen passen, sind schwer zu finden. Positive Erfahrungen stärken die Arbeitgebermarke und erhöhen die Chance, dass sich die bevorzugten Kandidaten tatsächlich für das jeweilige Unternehmen entscheiden.
Zudem hilft ein positiver Recruiting-Prozess dabei, einen umfangreichen Talentpool aufzubauen. Unternehmen speichern hier interessante Kandidaten, für die noch keine Stelle frei war, um bei Bedarf auf sie zurückzukommen. Konnten diese bereits positive Erfahrungen im Bewerbungsverfahren sammeln, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie weiterhin Interesse an einer Stelle in der Organisation haben.

Die Vorteile eines optimalen Recruiting-Prozesses

Mit einem guten Bewerbungsverfahren finden Organisationen idealerweise kompetente Mitarbeiter, die mit der Unternehmenskultur harmonieren und lange bleiben, um sich zu entwickeln und aufzusteigen. Weitere Vorteile von optimal durchgeführten Prozessen sind:

• Geld sparen: Neue Mitarbeiter einzustellen, ist kostenintensiv. Kein Unternehmen möchte diese Kosten verdoppeln, etwa weil es die falsche Person ausgewählt hat und die Stelle neu besetzen muss. Daher empfiehlt es sich, den Recruiting-Prozess stetig zu optimieren.
• Zeit sparen: Es ist nicht nur kosten-, sondern auch zeitintensiv, neue Arbeitskräfte zu rekrutieren. Je besser die Planung des Einstellungsprozesses und je reibungsloser der Ablauf, desto mehr Zeit lässt sich stattdessen für produktive Arbeit aufwenden.
• Schadensbegrenzung: Eine falsche Person einzustellen, kann im schlimmsten Fall ein Sicherheitsrisiko darstellen sowie einen finanziellen oder rufschädigenden Schaden für die Marke bedeuten. Dieses Risiko minimiert ein guter Recruiting-Prozess.
• Die besten Fachkräfte bekommen: Unternehmen mit einem durchdachten Einstellungsprozess müssen niemals bereuen, einen guten Kandidaten zu verlieren – denn sie stellen immer die Besten ein.
• Effektives Training: Es ist teuer und zeitaufwendig, neues Personal auszubilden. Bei den richtigen Mitarbeitern handelt es sich jedoch um gut angelegtes Geld. Mit einem effektiven Recruiting-Prozess lässt sich verhindern, Personen auszubilden, die kurz darauf bereits aus dem Unternehmen ausscheiden. So müssen Organisationen nicht immer wieder von vorne beginnen, Fachkräfte auszubilden, sondern halten die richtigen Kandidaten langfristig.
• Sicherheit: Mitarbeiter benötigen häufig Zugriff auf vertrauliche Informationen, um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können, z. B. auf gewisse Systeme, Daten, Patente oder Passwörter. Scheiden Mitarbeiter aus, besteht das Risiko, dass sie all diese Informationen mitnehmen. Ein guter Recruiting-Prozess sorgt dafür, dass ausschließlich vertrauenswürdige Kandidaten eingestellt werden.

Recruiting-Prozess optimieren: Mit diesen 9 Tipps klappt es

In der Vergangenheit fand der Einstellungsprozess linear statt. Dabei geht der Ablauf beispielsweise wie folgt vonstatten:

1. Ein Kandidat bewirbt sich um eine Stelle.
2. Er wird abgelehnt oder zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen.
3. Nach dem Gespräch wird der Bewerber entweder angenommen oder abgelehnt.
4. Erfolglose Kandidaten schreiben den Arbeitgeber ab und der Arbeitgeber vergisst den Kandidaten.

Der moderne Rekrutierungsprozess ist dagegen zirkulär. Denn Unternehmen möchten, dass die Kandidaten wieder zurückkehren und denken: „Ich möchte mich hier für eine andere Stelle bewerben.“ Das erreichen Sie, indem Sie die bestmögliche Candidate Experience bieten und Ihren Bewerbungsprozess optimieren.

Tipp 1: Beginnen Sie mit der Marke

Die beste Candidate Experience beginnt nicht mit der Rekrutierung, sondern bereits davor. Das bedeutet, Unternehmen brauchen …

• … eine aussagekräftige Marke, die die Menschen erreicht und bewegt.
• … einen positiven Markenwert.
• … eine durchdachte Strategie für mehr Markenbekanntheit.
• … einen guten Ruf als Arbeitgeber.

Wer eine außergewöhnliche Brand Experience liefern kann, macht bereits den ersten Schritt, damit sich geeignete Fachkräfte bewerben.

Tipp 2: Nutzen Sie die sozialen Medien

Eine großartige Marke verfügt in der Regel über effektive Social-Media-Kanäle. Diese dienen nicht nur dem Markenaufbau, sondern stellen zugleich praktische Rekrutierungstools dar, die Ihren potenziellen Talentpool erweitern. Social-Media-Recruiting nennt sich der Trend, der mit der zunehmenden Digitalisierung einhergeht. Denn Fachkräfte werden verstärkt über die sozialen Netzwerke auf Stellenausschreibungen aufmerksam. Viele bewerben sich dabei nicht einmal selbst, sondern teilen das Angebot auch häufig mit Freunden, für die sie die Stelle als passend erachten. So erreichen Sie mithilfe Ihrer Follower noch besser genau die Kandidaten, die Sie suchen – und das ganz ohne zusätzliche Kosten oder Aufwand.

Tipp 3: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter

Oft gilt der Satz: „Die richtigen Leute kennen die richtigen Leute.“ Mitarbeiter, die potenzielle Kandidaten vorschlagen, beschleunigen den Recruiting-Prozess enorm. Bevor Sie also teure Rekrutierungskampagnen starten, fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach Empfehlungen. Viele Unternehmen setzen dafür auf Mitarbeiterempfehlungsprogramme und verzeichnen damit oft schnellere Erfolge bei der Fachkräftesuche. Angestellte, die geeignete Kandidaten empfehlen, erhalten dabei einen Bonus, wenn die vorgeschlagenen Personen eingestellt werden.

Tipp 4: Erstellen Sie die optimale Stellenanzeige

Gute Stellenanzeigen …

• … beinhalten einfache Jobbezeichnungen (keine undefinierbaren Umschreibungen wie „Ninjas“ oder „Rockstars“).
• … bewerben Ihr Unternehmen auf überzeugende Weise.
• … verwenden eine klare und integrative Sprache.

Für eine größere Fachkräfteauswahl im Recruiting-Prozess empfiehlt es sich zudem, nicht mehr als sechs Must-have-Attribute in der Stellenausschreibung anzugeben und die Nice-to-have-Eigenschaften gänzlich wegzulassen. Denn Studien belegen, dass sich Frauen im Allgemeinen erst dann um eine Stelle bewerben, wenn sie zu 100 Prozent die angegebenen Kriterien erfüllen – was definitiv nicht immer notwendig ist. Männer bewerben sich dagegen bereits bei 60 Prozent Übereinstimmung.

Tipp 5: Einfache Bewerbung ermöglichen

Gehen Sie mit der Zeit und stellen Sie einfach auszufüllende, prägnante Formulare für das Bewerbungsverfahren zur Verfügung. Kandidaten können ihre Anhänge in Form von Lebensläufen und Anschreiben einfach online hochladen. Dadurch signalisieren Sie potenziellen Kandidaten, dass Sie ein fortschrittliches und modernes Unternehmen sind.

Tipp 6: Bewerbermanagementsystem nutzen

Ein Bewerbermanagementsystem (kurz ATS für „Applicant Tracking System“) ist unerlässlich, um den Recruiting-Prozess zu optimieren. Dadurch behalten Sie den Überblick über alle Kandidaten in ihrem jeweiligen Bewerbungsstatus und identifizieren die wichtigsten Recruiting-Kanäle. Außerdem erleichtert ein ATS den Hiring-Prozess dank automatisierter Fortschrittsmeldungen an alle Bewerber und in jeder Phase des Einstellungsprozesses.

Tipp 7: Klare und faire Interviews führen

Im Jobinterview geht es darum, das Beste aus den Bewerbern herauszuholen – nicht darum, sie auszufragen und zu stressen. Moderne Unternehmen informieren ihre Kandidaten daher im Voraus über den Ablauf des Recruiting-Prozesses:

• Was erwartet sie im Auswahlverfahren?
• Mit wem führen sie das Kennenlerngespräch?
• Auf welche Fragen sollen sie sich vorbereiten?

Die Fragen im Einstellungsprozess sollten dabei möglichst standardisiert und bewertbar sein, damit alle die gleiche Chance haben. Außerdem kann das Gespräch folgende Elemente beinhalten:

Tipp 8: Befragen Sie Ihre Kandidaten

Unternehmen können Ihren Bewerbungsprozess stetig optimieren, indem sie Feedback von allen Kandidaten einholen. Senden Sie dazu Umfragen zur Candidate Experience sowohl an erfolgreiche als auch an abgelehnte Kandidaten aus.

Tipp 9: Bauen Sie einen Talentpool auf

Bei einem starken Recruiting-Prozess kennen Sie Ihre Kandidaten gut, ihre Stärken, Schwächen und Persönlichkeiten. Doch nicht immer können sie alle geeigneten Fachkräfte einstellen, etwa wenn nur eine Stelle zu besetzen ist, für die aber mehrere Bewerber infrage kommen. Es wäre jedoch Verschwendung, sie gehen zu lassen, ohne in Kontakt zu bleiben – besonders für Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation. So haben Sie schnell passende Fachkräfte an der Hand, sobald es eine neue Stelle zu besetzen gilt. Ein Talentpool kann aus folgenden Personengruppen bestehen:

• Bisherige Bewerber, die positiv aufgefallen sind
• Ehemalige Angestellte
• Praktikanten
• Passive Kandidaten (passende Fachkräfte, die nicht aktiv auf Jobsuche sind)

Mit einem Talentpool profitieren Sie von diesen Vorteilen:

• Beschleunigter Einstellungsprozess
• Höhere positive Antwortrate
• Höhere Mitarbeiterbindung

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