Fluktuationskosten: Definition & Berechnung

Hohe Mitarbeiterfluktuation – Auswirkungen und Kosten

Die genauen Zahlen variieren stark, aber Experten sind sich einig, dass es wesentlich teurer ist, einen neuen Mitarbeiter einzustellen als einen langjährigen Mitarbeiter zu halten. Die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist für ein Unternehmen kostspielig und zeitaufwändig, insbesondere wenn die Fluktuation unerwartet und unerwünscht ist.

Es liegt also auf der Hand, dass Bemühungen zur Senkung der Mitarbeiterfluktuation finanziell sehr sinnvoll sind. Die Kosten für die Neubesetzung von Stellen belasten die Ressourcen, aber der wahre Wert einer niedrigeren Fluktuationsrate liegt tiefer: Neben geringeren Fluktuationskosten wirkt sich die Bindung der richtigen Mitarbeiter auch positiv auf weniger greifbare Aspekte des Unternehmenserfolgs aus, z.B. auf die Unternehmenskultur und die Employee Experience.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können sich die verbleibenden Mitarbeiter verunsichert fühlen und unter Druck geraten, die Arbeitslast zu bewältigen oder neuen Mitarbeitern bei der Eingliederung zu helfen. Eine hohe Fluktuation erschwert es den Managern, ein zusammenhängendes Team aufrechtzuerhalten und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu fördern. Eine hohe Fluktuation erschwert es den Arbeitgebern auch, Arbeitssuchende zu rekrutieren und Mitarbeiter zu halten, die mit ihrem derzeitigen Arbeitsplatz zufrieden sind.

Es ist jedoch zu bedenken, dass eine Fluktuationsrate von Null nicht nur unmöglich, sondern als Unternehmensziel generell unerwünscht ist. Sofern es sich nicht um ein sehr kleines Unternehmen handelt, ist die Mitarbeiterfluktuation ein notwendiges Element des Unternehmenswachstums, da sie neue Ideen und Energie sowie eine Reihe von Erfahrungen einbringt, die in anderen Beschäftigungsverhältnissen oder in der Ausbildung gesammelt wurden. Dazu gehört die freiwillige Fluktuation, z. B. durch Ruhestand, und die unfreiwillige Fluktuation (Kündigung).

Was sind Fluktuationskosten?

Die Fluktuationskosten sind per Definition die Kosten, die einem Unternehmen durch den Weggang eines Mitarbeiters entstehen. Dazu gehören die Kosten, die von der Kündigung bis hin zur vollständigen Einarbeitung des neuen Mitarbeiters entstehen. Diese fallen bei jedem Fall von Fluktuation separat an und lassen sich in direkte und indirekte Kosten der Mitarbeiterfluktuation unterteilen. Die direkten Kosten sind leicht zu beziffern, während die indirekten Kosten weniger konkret sind, aber weitreichende Auswirkungen haben können, wie z. B. eine verringerte Produktivität.

Direkte Fluktuationskosten

Bei den direkten Fluktuationskosten handelt es sich um die offensichtlichen Posten, die bei der Kündigung eines Mitarbeiters und der Neubesetzung der Stelle anfallen. Bei der Berechnung der Fluktuationskosten werden in der Regel nur diese direkten Kosten berücksichtigt. 

Direkte Fluktuationskosten beinhalten:

• Recruiting: Dazu zählen die Kosten für die Stellenausschreibung, Zusammenarbeit mit Personalvermittlern oder Headhuntern sowie die Kosten für die Nutzung von Online-Jobportalen und für Bewerbungs- und Auswahlverfahren.

• Onboarding: Hierzu zählen die Kosten für Schulungen, Trainings, Mentorings und weitere Maßnahmen, um den neuen Mitarbeiter in seine neue Rolle einzuarbeiten. Darüber hinaus kann das Gehalt des neuen Mitarbeiters eventuell höher ausfallen als beim Vorgänger, um auf dem überfüllten Arbeitsmarkt attraktiv für Bewerber zu sein. 

• Austrittskosten: Hierzu zählen eventuelle Resturlaubstage, Abfindungen oder Entgeltfortsetzungszahlungen bei Freistellung. In manchen Fällen kommt es auch vor, dass sich der austretende Mitarbeiter bis zum Ende seines Vertrags krankmeldet, wodurch dem Unternehmen ebenfalls Kosten entstehen.

• Administration: Kündigungen sind mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden, beispielsweise durch das Erstellen von Kündigungsschreiben, der Bearbeitung von Personalakten sowie der Anpassung von Verträgen.

Indirekte Fluktuationskosten

Die indirekten Fluktuationskosten geraten zwar häufig ins Vergessen, fallen aber oft genauso hoch aus wie die direkten Kosten der Mitarbeiterfluktuation. Sie entstehen vor allem durch einen zusätzlichen Zeit- und Personalaufwand. 

Indirekte Fluktuationskosten beinhalten:

• Indirekte Austrittskosten: Die Kündigung eines Mitarbeiters kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Beispielsweise muss die Kündigung bearbeitet, Abschlussgespräche geführt oder ein Arbeitszeugnis erstellt werden.

• Arbeitsmoral und Unternehmenskultur: Das Team wird durch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter durcheinander gewirbelt, was die Situation für alle Beteiligten erheblich erschweren kann. Es können sekundäre Kosten entstehen, z. B. eine geringere Produktivität bei anderen Mitarbeitern und sogar das Risiko, dass andere Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

• Verlorene Produktivität: Unternehmen verlieren an Produktivität durch den Aufwand, den sie betreiben, um den ausgeschiedenen Mitarbeiter zu ersetzen. Sie verlieren auch potenzielle Produktivität, wenn sie einen Mitarbeiter ersetzen, weil seine Aufgabe in dieser Zeit nicht wahrgenommen wird. Qualität und Konsistenz der Arbeit können darunter leiden.

• Verlust von Qualität: Wenn langjährige Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, geht mit ihnen wertvolles Wissen und Know-how verloren. Während der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters kann es so zu Qualitätsverlusten kommen. Unter Umständen ist es auch notwendig, Teams neu zu strukturieren oder Rollen neu zu besetzen.

• Arbeitsbelastung: Bei einer hohen Fluktuationsrate müssen die verbleibenden Mitarbeiter unter Umständen mehr Aufgaben übernehmen. Dies kann zu einer erhöhten Arbeitsbelastung und so zu mehr Stress für die Mitarbeiter führen. 

• Kundenbeziehungen: Bei der Kündigung von Mitarbeitern, die viele und gute Kundenbeziehungen pflegen, können durch die Fluktuation diese Beziehungen beeinträchtigt werden. Der neue Mitarbeiter benötigt Zeit, um selbst eine Beziehung zu dem Kunden aufzubauen, was im schlimmsten Fall zu Umsatzeinbußen oder sogar zum Verlust des Kunden führen kann.

Wie lassen sich die Fluktuationskosten berechnen?

Die tatsächlichen Kosten der Mitarbeiterfluktuation variieren von Unternehmen zu Unternehmen und auch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, da sie von einer ganzen Reihe von Faktoren abhängen – von der einfachen Rekrutierung neuer Mitarbeiter bis hin zum Umfang des Wissenskapitals, das der verlorene Mitarbeiter darstellt.

Die Fluktuationskosten lassen sich mit einer Standardformel wie der von Jack Altman berechnen:

Um die Berechnung der Fluktuationskosten weiter zu veranschaulichen, folgt hier eine Beispielrechnung für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern und einer jährlichen Fluktuation von 10 %:

Das Unternehmen gibt durchschnittlich 20.000 € pro Mitarbeiter für die Einstellung aus, einschließlich Werbung, Vorstellungsgespräche, Auswahl und Personalverwaltung. Weitere 20.000 € werden für Schulung der neuen Mitarbeiter und ihre Einarbeitung in ihre neue Rolle ausgegeben. Die Kosten für den Produktivitätsverlust belaufen sich auf 50.000 €, da die Stelle unbesetzt bleibt, während die neue Person gesucht, eingestellt und eingearbeitet wird. Daraus ergibt sich die folgende Rechnung:

(20.000 € + 20.000 € + 20.000 € + 50.000 € = 110.000 €) x (100 x 10% = 10) = 1.100.000 €

Kosten der Mitarbeiterfluktuation = 1.100.000 €

Zahlen und Fakten: Die Kosten der Mitarbeiterfluktuation

Wie hoch die Fluktuationskosten ausfallen und welchen Auswirkungen sie auf ein Unternehmen haben, dazu wurden im Laufe der Jahre diverse Studien veröffentlicht:

• Laut einer Studie der Wharton Business School der University of Pennsylvania führt die Mitarbeiterfluktuation zu höheren Kosten aufgrund schlechter Produktqualität. In einem Unternehmen, das Smartphones herstellt, führte jeder Prozentpunkt, um den die wöchentliche Fluktuationsrate der Mitarbeiter anstieg, zu einem Anstieg der Produktfehler um 0,74 % bis 0,79 %. Die damit verbundenen Kosten stiegen auf Hunderte Millionen Dollar.

• Der Analyst Josh Bersin schätzt die Kosten für den Ersatz eines Mitarbeiters auf das 1,5- bis 2-fache seines Jahresgehalts.

• SHRM berichtete, dass die Kosten für den Ersatz eines stündlich beschäftigten Mitarbeiters in einem Lebensmittelgeschäft im Mittleren Westen $ 1.500 betrugen, was zum Teil auf die Kosten für die Bezahlung von Überstunden an andere Mitarbeiter zurückzuführen ist, die unfreiwillig die Schichten des abwesenden Mitarbeiters übernommen haben.
• Für den deutschen Markt führte das Kompetenz Center Mitarbeiterbefragung im Jahr 2016 eine Fluktuationskosten-Studie durch: Hierfür wurden die direkten und indirekten Kosten der Mitarbeiterfluktuation zusammengerechnet, was eine Summe von durchschnittlich 43.000 Euro pro Fall ergab.

In Anbetracht solcher Studien und vor dem Hintergrund der “Großen Resignation” ist es für Unternehmen dringend erforderlich zu wissen, wie viel der Verlust eines Mitarbeiters sie kosten wird.

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