Abschlussgespräch: Fragen planen und formulieren

Was ist ein Abschlussgespräch?

Ein Abschlussgespräch, auch Exit-Interview genannt, findet statt, wenn ein Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und -geber endet. Wer die Entscheidung getroffen hat, spielt dabei keine Rolle. Beide Parteien haben die Möglichkeit, Feedback zu geben, persönliche Eindrücke mitzuteilen und Verbesserungsvorschläge anzubringen.

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Warum ist ein Abschlussgespräch so wichtig?

Ein gut vorbereitetes Abschlussgespräch sorgt dafür, dass Unternehmen Daten erhalten, um strategisch gegen ungewollte Kündigungen seitens der Belegschaft vorgehen zu können. Auf diese Weise lassen sich unerwünschte Mitarbeiterfluktuation oder die Ausstiegsrate zentraler Arbeitskräfte reduzieren. Ein wünschenswerter Effekt, schließlich kostet es ein Unternehmen etwa 33 % des Jahresgehalts eines Mitarbeiters, einen Ersatz einzustellen. Der Verlust von leistungsstarken und engagierten Teammitgliedern kann sich auf andere Mitarbeiter, den Wert Ihrer Marke und Ihre Fähigkeit, hochwertige Dienstleistungen und Produkte zu liefern, auswirken. Um zukünftige Austritte möglichst zu vermeiden, sind relevante Daten wichtig. Haben Kündigungsentscheidungen beispielsweise persönliche oder betriebliche Gründe? Was kann das Unternehmen besser machen, um das Mitarbeiterwohlbefinden zu stärken?

Exit-Interview führen: Fragen im Offboarding-Gespräch

Im Rahmen des Exit-Interviews empfiehlt es sich, gezielte Fragen zu stellen. Um einen wirklichen Mehrwert zu schaffen, ist den Mitarbeitern dabei freizustellen, ob sie diese beantworten möchten oder nicht. Die daraus gewonnenen Daten ermöglichen es, zwei wesentliche HR-Bereiche zu optimieren:

• Personalentwicklung
• Mitarbeiterbindung

Die Auswertung des Abschlussgesprächs dient unter anderem dazu, folgende negative Aspekte der Mitarbeiterfluktuation zu verhindern oder zu reduzieren:

• beschädigter Ruf durch Mundpropaganda
• Imageverlust durch negative Bewertungen
• weniger Umsatz durch Kapazitätslücken
• rückläufige Auftragslage oder Verkäufe durch Vertrauensverlust
• finanzielle Probleme durch Wiederbesetzungs- und Einarbeitungskosten

Fragen für ein Abschlussgespräch gestalten

Je nach Kündigungsgrund können solche Abschlussinterviews eine Herausforderung darstellen. Daher ist es wichtig, Exit-Interview-Fragen stets sensibel und respektvoll zu gestalten. Denn vor allem bei Exit-Gesprächen mit eher unzufriedenen Mitarbeitern können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. Außerdem bietet es sich an, im Gesprächsverlauf vom typischen Fragenkatalog eines Exit-Interviews abzuweichen, um eine echte Konversation zu ermöglichen. In jedem Fall sollte das Treffen gut vorbereitet sein.

Wie führe ich ein Abschlussgespräch?

Um die besten Voraussetzungen für ein Abschlussgespräch zu schaffen, ist es ratsam, die folgenden Hinweise zu beachten:

• Zeitpunkt: Die Exit-Interview-Fragen sind im Rahmen des Abschlussgesprächs am letzten Arbeitstag oder kurz davor zu stellen.
• Voraussetzung: Es lohnt sich, dem Mitarbeiter vor dem Termin ein vorläufiges Arbeitszeugnis auszuhändigen, damit dieser frei antworten kann.
• Transparenz: Der Arbeitnehmer sollte vorab einen Entwurf mit allen Exit-Interview-Fragen erhalten.
• Datenschutz: Der Mitarbeiter sollte über die Verarbeitung der erhobenen Daten informiert werden.
• Einleitung: Zu Beginn gilt es zu erläutern, wie das Interview abläuft und warum es geführt wird.

Wenn die Exit-Interview-Fragen in allen Abschlussgesprächen einheitlich sind, lassen sich die Daten einfacher quantifizieren und analysieren. Trotzdem ist es ratsam, Inhalte auszulassen, die im jeweiligen Berufsalltag nicht relevant waren.

Exit-Gespräch: Diese Themen gehören in den Fragebogen

Es ist für ein optimales Abschlussgespräch mit einem Mitarbeiter hilfreich, folgende Themenkomplexe und Beispiele als Vorlage zu nutzen:

• Kündigung
  Beispielfrage: Was hätte anders sein müssen, um Sie bei uns zu halten?
• Kommunikation
  Beispielfrage: Wie wurde mit Kritik und / oder Lob von Ihnen umgegangen?
• Team
  Beispielfrage: Wie war die Stimmung im Team nach Ihrem Empfinden?
• Ausstattung
  Beispielfrage: Inwiefern hat das Equipment Ihre Arbeitsleistung beeinflusst?
• Unternehmenskultur
  Beispielfrage: Wie würden Sie das Unternehmen in drei Worten beschreiben?
• Vertrauen
  Beispielfrage: Wurden Ihnen falsche Versprechungen gemacht?
• Perspektive
  Beispielfrage: Wie beurteilen Sie Ihre Aufstiegschancen, wenn Sie nicht gekündigt hätten?

Nachdem alle Fragen im Offboarding-Gespräch beantwortet sind, gilt es, die Daten zusammenzutragen und mithilfe einer Ursachenanalyse auszuwerten. Die Auswertung gibt bestenfalls Aufschluss darüber, ob das Unternehmen Einfluss auf die Kündigung hatte. Entsprechend folgt die Erstellung eines Maßnahmenkatalogs.

Abschlussgespräch für Mitarbeiter vorbereiten mit Qualtrics

Ein Abschlussgespräch optimal zu gestalten, erfordert ein strategisches Vorgehen. Qualtrics XM unterstützt Sie dabei, unerwünschter Personalfluktuation vorzubeugen oder dieser entgegenzuwirken. Die Software lässt Ihren Mitarbeitern während des Arbeitsverhältnisses in individuell einstellbaren Abständen Feedback-Anfragen zukommen. Nach einer Kündigung erstellt es zudem eine abschließende Befragung. Auf diese Weise behalten Sie die Mitarbeiterzufriedenheit jederzeit im Blick und können alle Daten in einem übersichtlichen Dashboard abrufen.