Minimiser la collecte et l'utilisation de données personnelles dans Qualtrics®

A propos de la minimisation de la collecte et de l’utilisation des données personnelles lors de l’utilisation de Qualtrics®

Sur l’ensemble de la plateforme XM®, il existe de nombreuses façons de contribuer à la protection des données personnelles de vos répondants, qu’il s’agisse de collecter des données ou d’établir des rapports. Sur cette page, nous avons rassemblé toutes les différentes méthodes en un seul endroit.

Astuce : Qualtrics met à votre disposition des outils pour rendre les données anonymes, mais c’est à vous qu’il incombe en fin de compte de veiller à utiliser ces outils pour répondre à vos besoins en matière de conformité des données.

Attention : Certaines méthodes peuvent aboutir à la suppression définitive des données personnelles, tandis que d’autres se contentent de masquer les données personnelles de certains utilisateurs. Lisez attentivement chaque page d’assistance avant d’utiliser une fonction.

Collecte des réponses à une enquête à l’aide d’un lien anonyme

Le lien anonyme est l’URL utilisée pour participer à votre enquête. La technologie ne recueille pas d’informations d’identification, telles que le nom ou l’adresse e-mail, à moins que vous ne les demandiez spécifiquement dans l’enquête. La seule exception est que les adresses IP sont enregistrées par défaut.

Pour en savoir plus, consultez le Lien anonyme.

Avertissement : Bien que les liens anonymes fonctionnent de la même manière dans tous les projets Qualtrics, leur fonctionnalité exacte et l’endroit où vous pouvez les trouver peuvent varier. Si vous n’utilisez pas de projet d’enquêtepour plus d’informations, consultez la liste des types de projets et des ressources de soutien.

Suppression d’informations à l’aide des réponses anonymes

Il existe une option de l’enquête qui permet de supprimer certaines données personnelles des réponses. Cela peut être utile si :

• Vous avez oublié de changer votre lien anonyme avant d’envoyer des invitations par courriel.
• Vous souhaitez supprimer les adresses IP des réponses collectées à partir de liens anonymes.

Pour en savoir plus, voir Anonymiser les réponses.

Attention : Cette option n’ est disponible que pour les projets d’enquête, XM Solutions, Conjoint et MaxDiff.

Protection des données des Rapports

Lorsque vous créez un rapport, vous pouvez masquer les résultats jusqu’à ce que suffisamment de réponses aient été collectées. Cela permet d’éviter que les personnes qui savent qui a répondu jusqu’à présent ne découvrent ce que la personne a dit dans l’enquête, ce qui contribue à protéger son anonymat.

Astuce : Cette option permet de masquer les données aux personnes qui consultent les rapports. Cette option n’efface pas les informations d’identification et ne les cache pas aux administrateurs qui établissent les rapports.

• Logique d’affichage des Rapports avancés: Si vous utilisez des rapports avancés, cette fonction est appelée logique d’affichage.

  

  Astuce : Pour obtenir la liste des types de projets pour lesquels vous pouvez utiliser les rapports avancés, voir Où trouver les rapports avancés.

• Logique d’affichage de catégorie d’évaluateur: Si vous créez des rapports sur les objets pour 360, nous vous recommandons d’utiliser la logique d’affichage catégorie d’évaluateur. Cette fonction tient compte des liens entre les répondants de 360 lors de la définition des seuils d’anonymat.
• Seuil du nombre de réponses : Si vous créez des tableaux de bord CX, vous pouvez appliquer des seuils du nombre de réponses aux pages et aux widgets.

Les projets de l’Employee Experience disposent également de cette fonctionnalité, appelée seuils de confidentialité. Cependant, en raison des défis uniques posés par les données sur les employés, des fonctionnalités supplémentaires ont été créées spécialement pour eux. Pour en savoir plus, consultez la section Minimiser les données personnelles dans l’Employee Experience.

Minimiser l’accès aux données personnelles pour l’ensemble de l’Organisation

Les
administrateurs de l’Organisation peuvent définir des normes pour l’ensemble de l’organisation. De cette manière, il est plus facile de s’assurer que tous les utilisateurs respectent les règles.

Voici quelques options différentes, avec des liens pour plus de détails. Notez que toutes les fonctions ne sont pas incluses dans toutes les licences.

• Politique d’anonymisation par défaut: Décidez quelles données personnelles doivent être rendues anonymes et combien de temps après leur collecte elles doivent être rendues anonymes.

  

  Astuce : Ce paramètre n’est pas compatible avec les projets d’Employee Experience. Cependant, elles ont une fonction similaire. Voir la section Minimiser les données personnelles dans l’Employee Experience pour plus de détails.

• Politique concernant les données sensibles: Définissez les types de données que vous considérez comme sensibles et les enquêtes qui doivent être impactées par la politique. Les politiques concernant les données sensibles permettent de protéger l’identité des répondants de trois manières :
  • En avertissant les utilisateurs lorsqu’ils font des enquêtes qui demandent des informations sensibles.
  • En avertissant les répondants lorsqu’ils sont sur le point de fournir des informations sensibles.
  • En censurant les informations sensibles si les personnes interrogées les fournissent malgré tout.
• Autorisations spécifiques à la plate-forme: Il existe quelques autorisations que vous pouvez appliquer aux utilisateurs, aux groupes ou aux divisions afin de masquer certaines données. Cela signifie que vous pouvez empêcher même les générérateurs d’enquêtes de voir certaines données personnelles qui ont été collectées. Sous Autorisation d’enquête et Autorisations généralesen cas de désactivation, lisez ce qui se passe lorsque vous désactivez les éléments suivants :
  • Afficher l’identifiant de la réponse
  • Afficher les données restreintes

Masquage des données dans l’analyse de l’expérience numérique

L’analyse de l’expérience numérique permet aux organisations de quantifier les expériences numériques de leurs clients grâce à la capture de la réécoute des sessions et à la détection des frustrations, afin d’aider à identifier et à combler les lacunes en matière d’expérience.

Lors de l’utilisation de la relecture de session, les données personnelles des utilisateurs de votre site web peuvent être capturées de plusieurs façons. Toutefois, à l’aide du masquage des données, vous pouvez limiter la collecte de ces données personnelles.

Voir Masquage pour plus de détails.

Minimiser les données personnelles dans l’expérience employé

L’
expérience employé fait référence à un ensemble de différents types de projets spécialisés dans la collecte de données sur l’avis des employés. Lorsque vous rendez compte de vos résultats à l’aide d’un tableau de bord, il est important de protéger la confidentialité des employés. Nous verrons ici ce que les Administrateurs EX peuvent faire au niveau du projet pour minimiser les données personnelles, ainsi que tout ce qu’un Administrateur Organisation peut faire.

Collecte de réponses à l’aide d’un lien anonyme

Un lien anonyme est une URL que chaque participant peut utiliser pour répondre à l’enquête. Pour les projets d’Engagement des employés, il est possible non seulement de protéger les données personnelles de vos employés, mais aussi de collecter des données sur la hiérarchie des employés, de sorte que vous puissiez toujours voir les tendances par organisation.

Pour l’Engagement, la recherche ad hoc sur les employés et les projets de cycle de vie, voir Liens anonymes.

Pour Pulse, voir Liens partageables.

Protection des données personnelles dans les résultats des tableaux de bord

Il peut arriver que vous ayez recueilli des informations d’identification, mais que vous souhaitiez protéger ces données dans les rapports du tableau de bord.

Il existe deux niveaux de confidentialité dans les tableaux de bord des employés : le niveau de base et le niveau renforcé. La confidentialité de base est activée par défaut dans chaque tableau de bord, tandis que la confidentialité renforcée peut être activée pour des couches de protection supplémentaires. Pour plus d’informations, voir Basic vs. Confidentialité avancée.

Pour plus de détails sur la mise en œuvre de ces fonctions, voir Confidentialité (EX).

Minimiser l’accès aux données personnelles pour l’organisation

Si vous êtes Administrateur de l’Organisation, vous pouvez ajuster les paramètres qui affectent tous les Administrateurs EX construisant des tableaux de bord Employee Experience dans votre organisation.

• Définissez des seuils de confidentialité pour le tableau de bord pour tout le monde : Le seuil de confidentialité détermine le nombre de réponses qui doivent être incluses pour un point de données ou un commentaire donné avant qu’il n’apparaisse dans un tableau de bord. Vous pouvez définir un seuil d’anonymat pour l’ensemble de l’organisation à l’aide de l’outil d’administration des Réponses anonymes.
• Supprimez les informations d’identification des réponses : Supprimez les informations personnelles et d’identification dans toutes les réponses des employés de votre organisation grâce à la pseudonymisation.