Creación de listas de distribución

Acerca de Creación de listas de distribución

Antes de poder enviar invitaciones para sus encuestas, debe crear listas de distribución. Las listas de distribución son listas de contactos de su directorio a los que puede enviar correos electrónicos. Puede crear listas de distribución mediante una carga de archivos o manualmente.

A diferencia de los contactos del directorio, las listas de distribución no son visibles para toda la organización. Sin embargo, muchos de los pasos descritos para añadir contactos a listas de distribución son similares a añadir contactos al directorio. Cada contacto añadido a una lista de distribución se añadirá automáticamente al directorio.

Campos disponibles

Consulte los campos disponibles enumerados en la página de soporte Añadir contactos del directorio.

Creación de una lista de distribución

1. Navegue a sus directorios.
   
2. Seleccione el directorio en el que desea añadir un segmento. Es posible que tenga acceso a solo uno.
   
3. Vaya a la ficha Segmentos & listas.
   
4. Seleccione Listas de la izquierda.
5. Haga clic en Crear una lista.
6. Asigne un nombre a la lista.
   
   Consejo Q: Los nombres de las listas no son compatibles con algunos caracteres especiales (por ejemplo, =, {} o <>).
7. Haga clic en Confirmar.

Una vez dentro de su lista de contactos, puede optar por cargar contactos mediante una carga de archivo o manualmente.

Cargar un archivo

1. Haga clic en Cargar un archivo.
2. En Excel, cree un documento con los campos necesarios y guárdelo como CSV o TSV. O haga clic en Descargar una plantilla de muestra, rellene las columnas adecuadas, añada los Datos embebidos que desee y guarde el archivo.
3. Cuando el archivo esté listo, haga clic en Seleccionar un archivo y seleccione el archivo de su carpeta o arrastre el archivo a la ventana.
4. Haga clic en Siguiente.
5. Revise las condiciones de importación de contactos. Aquí se mostrará cualquier regla válida para toda la dirección para fusionar contactos duplicados. Estas reglas se configuran en la configuración del directorio y se aplicarán a los contactos de su archivo.
   
   Consejo Q: El acceso a la pestaña Configuración del directorio requiere el permiso Gestionar directorio. Si le interesa acceder a esta configuración, póngase en contacto con el administrador de organización. Este permiso no está disponible en XM Directory Lite.
6. Revise los campos de su archivo para asegurarse de que la información es correcta. En caso de que alguno de los campos no se hubiera reconocido adecuadamente, haga clic en el nombre de campo para ver una lista desplegable de opciones y seleccionar el campo correcto.
   Consejo Q: Si los datos no tienen el formato correcto en la vista previa (por ejemplo, agrupados en lugar de divididos en columnas), es posible que sus datos no estén separando (o “delimitando”) correctamente. Para solucionarlo, seleccione un Delimitador y/o Cierre diferente encima de la sección Verificar campos.
   
7. Haga clic en Cargar el archivo para cargar sus contactos en la lista de distribución.

Mensajes de error comunes

• Archivo demasiado grande: el tamaño del archivo supera los 500 MB y/o tiene más de 750.000 contactos.
• Algunos campos de su archivo tienen demasiados caracteres; asegúrese de que los caracteres de cada uno de estos campos sean inferiores o iguales a los números mostrados y vuelva a intentarlo: su archivo tiene un campo o varios campos que superan el límite de caracteres. Límites de caracteres a continuación:
  • Idioma: 20
  • Nombre: 100
  • Apellido: 100
  • Dirección de correo electrónico: 254
  • Número de teléfono: 20
  • Referencia externa: 100
  • Campo de datos embebidos: 200
  • Valor de datos embebidos: 1.024
• Falta un nombre de cabecera; verifique las cabeceras del archivo e inténtelo de nuevo: puede que tenga una columna en el archivo CSV a la que le falte una cabecera.
• El archivo contiene una o más filas que no se asignan a los encabezados; corríjalo en el archivo e inténtelo de nuevo: Existe una discrepancia entre el número de encabezados y el número de campos.
• Campo duplicado: El archivo tiene dos campos con el mismo nombre. Asegúrese de que cada campo sea unívoco.

Entrada manual

1. Seleccione Entrada manual.
   
2. Revise las condiciones de importación de contactos. Aquí se mostrará cualquier regla válida para toda la dirección para fusionar contactos duplicados. Estas reglas se configuran en la configuración del directorio y se aplicarán a los contactos que introduzca.
   
   Consejo Q: La configuración del directorio no está disponible en XM Directory Lite.
3. Rellene los campos disponibles.
4. Haga clic en el signo más (+) para añadir una columna adicional para los datos embebidos. Recuerde que puede incluir lo que quiera en estos campos.
5. Haga clic en Siguiente para cargar sus contactos.

Creación y actualización automática de contactos

A menudo, es posible que se encuentre recopilando datos demográficos o transaccionales, y querrá actualizar los miembros existentes de la lista de distribución o crear nuevas listas de nuevos contactos a partir de la información proporcionada en una respuesta de encuesta.

La función de tareas de XM Directory, ubicada dentro de la pestaña Flujos de trabajo, puede ayudarlo a configurar este proceso para que las listas de distribución se creen o actualicen automáticamente a medida que ingresan las respuestas.

Preguntas frecuentes