Aperçu général des participants (360)

À propos de l'onglet Participants

Vous pouvez gérer les personnes qui participent à votre enquête à 360° en accédant à la section « Participants » de l' onglet « Participants ». Outre l'accès à divers outils, , cette section vous permet de rechercher et de modifier les participants.

Astuce : Vous souhaitez savoir comment ajouter des participants ? Consultez notre page d'aide intitulée « Ajouter des évaluateurs, des destinataires et des managers (Évaluation à 360°) ».

Catégories de participants au programme 360

Il existe trois types de participants à l'Évaluation à 360°, chacun disposant de sa propre section : les destinataires de l'évaluation, les évaluateurs et les managers.

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Chacune de ces rubriques n'affiche que les participants appartenant à la catégorie du même nom. Lorsque vous effectuez une recherche parmi les participants de l'une de ces trois sections, vous ne trouvez que ceux qui correspondent à cette description.

Astuce : un participant peut apparaître dans plusieurs sections. Par exemple, si Jane Doe doit réaliser une auto-évaluation, elle se donne elle-même un retour d'expérience et reçoit ce retour d'expérience ; elle apparaîtra donc à la fois dans la section « Destinataires du retour d'expérience » et dans la section « Auteurs du retour d'expérience ».

Pour plus d'informations sur les différences entre ces types de participants, ainsi que pour savoir comment les ajouter, consultez la page consacrée à Ajout d'évaluateurs, de destinataires et de managers (Évaluation à 360°).

Recherche avancée

Vous pouvez rechercher un participant en tapant son nom ou son adresse électronique dans la barre de recherche, ou utiliser la fonction de recherche avancée.

Accédez à l'onglet Participants.

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Choisissez si vous souhaitez rechercher les destinataires des retours d'expérience, les auteurs des retours d'expérience ou les managers.

Cliquez sur Recherche avancée.

Choisissez parmi une liste de critères pour filtrer.

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Remplissez les champs restants.

Cliquez sur les trois points situés suivant une condition.

Ajoutez une autre condition ci-dessous ou supprimez celle que vous venez de créer.

Astuce : les participants doivent remplir toutes les conditions pour apparaître dans la recherche avancée.

Cliquez sur « Recherche simple » pour quitter la recherche avancée.

Une fois que vous avez trouvé les participants qui vous intéressent, cliquez sur leur nom pour ouvrir la fenêtre d'informations sur leur participation. Vous pouvez y gérer leurs métadonnées, leurs autorisations et d'autres actions.

Critères de recherche

Les critères disponibles sont les suivants :

• Nom ou adresse e-mail, Nom de famille, Prénom et adresse e-mail : effectuez une recherche par nom ou par adresse e-mail d'un participant.
• A un Lien : Filtre sur les participants ayant un certain lien. Ce critère ne filtre pas en fonction de la personne avec laquelle ils entretiennent ce lien ; il vérifie uniquement si ce lien leur a été attribué.
• Métadonnées : effectuez une recherche à partir des champs de métadonnées que vous avez téléchargés avec vos participants.
• Conditions requises pour nomination : Filtre selon que le participant a rempli ou non ses conditions requises pour la nomination.
• Réflexion personnelle : filtrer selon que le participant a ou non effectué sa réflexion personnelle.
• Enquêtes terminées : utilisez le filtre pour trier les résultats en fonction du fait que toutes leurs enquêtes aient été terminées ou non.
• Commentaires reçus : filtrer en fonction du nombre d'évaluations reçues par le participant.
• Tâches : Filtrer selon que toutes les tâches ont été réalisées ou que le participant a consulté son propre rapport. Les tâches comprennent les commentaires, les nominations et la consultation du rapport. Par ailleurs, les managers peuvent se voir confier les tâches spécifiques suivantes : approuver les propositions de nomination, valider les rapports et consulter les rapports de leurs subordonnés.
• Tâches du Manager : Filtrez en fonction de l'approbation par un Manager de toutes les nominations ou de tous les rapports.
• Évaluateurs externes : effectuez une recherche en indiquant si un évaluateur est « externe » ou non. Une personne chargée de donner un retour d'expérience (ou évaluateur externe) donne du retour d'expérience, mais n'en reçoit pas. Ils sont souvent invités par le processus de nomination, mais les administrateurs peuvent également les ajouter.
• Fonction : Filtrer les participants en fonction de leur rôle « tableau de bord ».

Options de la liste déroulante des participants

Lorsque vous survolez un participant et que vous cliquez sur la liste déroulante, le menu déroulant du participant apparaît à l'extrême droite.

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Options pour le destinataire d'un commentaire (Objet)

• Se connecter en tant qu'utilisateur : se connecter au compte du destinataire des commentaires Portail des participants.

• Consulter le rapport : consultez le rapport du destinataire des commentaires. Cliquez sur « Télécharger » pour télécharger le rapport au format PDF. Si vous cliquez sur « Envoyer », vous pouvez vous envoyer le rapport par e-mail. (Le message sera envoyé à l'adresse e-mail associée à votre compte.) 

  

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• Envoyer le rapport par e-mail : envoyez-vous le rapport par e-mail. (Le message sera envoyé à l'adresse e-mail associée à votre compte.)

• Afficher les réponses : découvrez qui a laissé un commentaire au destinataire. Vous pourrez cliquer sur un identifiant de réponse pour consulter l'évaluation correspondante. Cliquez sur les trois points situés à droite pour supprimer ou resoumettre la réponse.
   

  

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• Approuver le rapport : cette option n'apparaîtra que si vous avez activé l'option « Les rapports doivent être approuvés par un Manager/administrateur » dans vos options de rapport. Lorsque ces paramètres sont activés, les destinataires des évaluations ne peuvent pas consulter leurs rapports tant qu'ils n'ont pas été validés. C'est ici que vous pouvez valider un rapport afin qu'il soit transmis au destinataire des commentaires.
• Supprimer l'approbation du rapport : si vous avez approuvé un rapport et que vous souhaitez qu'il soit à nouveau masqué, cliquez sur « Supprimer l'approbation du rapport ».
• Rapport de validation : pour les rapports dont les conditions de validation ne sont pas encore remplies, vous pouvez procéder à une validation anticipée.
• Mise en attente d'un rapport : pour les rapports soumis à des conditions de publication, vous pouvez empêcher leur publication lorsqu'ils sont prêts.
• Supprimer le blocage/débloquer un rapport : si vous avez choisi de bloquer ou de débloquer un rapport en dépit des exigences de publication, cette option annule cette sélection.
• Marquer comme terminé : empêche l'ajout de nouveaux commentaires pour ce destinataire et empêche l'envoi d'autres e-mails aux personnes chargées de donner leur avis.

• Désélectionner le statut « Terminé » : Supprimer le statut « Terminé » du destinataire du retour d'expérience, ce qui permet d'envoyer à nouveau des e-mails aux personnes ayant donné leur avis.
• Supprimer un participant : Supprimez ce participant du projet. Une fois cette option sélectionnée, une fenêtre contextuelle s'affichera pour vous demander de confirmer que vous souhaitez supprimer ce participant. Toutes les réponses de ce participant – qu'il s'agisse de commentaires qu'il a formulés ou de ceux qu'il a reçus – seront supprimées.

Avertissement : dès lors que vous retirez un participant et supprimez sa réponse, les données relatives à cette réponse sont perdues. Si vous voulez que le participant refasse sa réponse, envoyez-lui un lien Resoumettre l'enquête au lieu de le supprimer et de le réinsérer.

Si vous souhaitez supprimer l'évaluation d'un destinataire de commentaires tout en le conservant dans le projet, vous pouvez le désigner comme « contributeur externe ».

Options pour un Évaluateur externe (Évaluateur externe)

• Se connecter en tant qu'utilisateur : se connecter au compte du destinataire des commentaires Portail des participants.

• Supprimer un participant: Supprimer ce participant du projet. Une fois cette option sélectionnée, une fenêtre contextuelle s'affichera pour vous demander de confirmer que vous souhaitez supprimer ce participant. Tout commentaire de la part de ce participant sera supprimé.

  

  Attention : Lorsque vous supprimez un participant et que vous effacez sa réponse, les données de la réponse sont perdues. Si vous souhaitez que le participant répète sa réponse, envoyez-lui un lien vers une enquête ( ) au lieu de le supprimer puis de le rajouter.

Manager plusieurs participants

Vous pouvez également sélectionner plusieurs participants à la fois, puis utiliser le menu « Actions groupées » pour effectuer une opération sur l'ensemble de ces participants en une seule fois.

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Options pour plusieurs destinataires de retours d'information (personnes évaluées)

• Approuver le rapport : cette option n'apparaîtra que si vous avez activé l'option « Les rapports doivent être approuvés par un Manager/administrateur » dans vos options de rapport. Lorsque ces paramètres sont activés, les personnes évaluées ne peuvent pas voir leurs rapports tant qu'ils n'ont pas été approuvés. C'est ici que vous pouvez valider un rapport afin qu'il soit transmis à la personne évaluée.
• Supprimer l'approbation du rapport : si vous avez approuvé un rapport et que vous souhaitez qu'il soit à nouveau masqué, cliquez sur « Supprimer l'approbation du rapport ».
• Rapport de validation : pour les rapports dont les conditions de validation ne sont pas encore remplies, vous pouvez procéder à une validation anticipée.
• Mise en attente d'un rapport : pour les rapports soumis à des conditions de publication, vous pouvez empêcher leur publication lorsqu'ils sont prêts.
• Supprimer le blocage/débloquer un rapport : si vous avez choisi de bloquer ou de débloquer un rapport en dépit des exigences de publication, cette option annule cette sélection.
• Télécharger les rapports : téléchargez les rapports au format PDF pour chaque destinataire sélectionné.
• Recréer les rapports: Recréer les rapports individuels destinés aux destinataires des retours d'évaluation.
• Marquer comme terminé : empêche la réalisation d'autres évaluations et l'envoi d'e-mails aux évaluateurs.

• Supprimer le statut « Terminé » : supprimez le statut « Terminé » des destinataires des retours d'expérience, ce qui permet d'envoyer à nouveau des e-mails à la personne ayant fourni ces retours.
• Supprimer les participants sélectionnés: Supprimez ces participants du projet. Une fois cette option sélectionnée, une fenêtre contextuelle s'affichera pour vous demander de confirmer que vous souhaitez supprimer les participants. Toutes les évaluations externes qu'ils ont soumises seront supprimées.

Avertissement : le fait de retirer des participants du projet entraîne la suppression de toutes les réponses qu'ils ont fournies. Si vous voulez que le participant refasse sa réponse, envoyez-lui un lien Resoumettre l'enquête au lieu de le supprimer et de le réinsérer.

Options pour plusieurs évaluateurs externes

Si vous avez sélectionné plusieurs évaluateurs externes, la seule option qui s'affichera dans le menu déroulant sera celle permettant de retirer les participants sélectionnés du projet.

Avertissement : le retrait d'un participant du projet entraîne la suppression de toutes les réponses qu'il a fournies. Si vous souhaitez que le participant répète sa réponse, envoyez-lui un lien vers une enquête ( ) au lieu de le supprimer puis de le rajouter.

Astuce : Vous souhaitez modifier les informations relatives aux participants ? Cliquez sur le nom d'un participant pour ouvrir la fenêtre « Informations sur le participant ».

Ajustement des colonnes

Utilisez le menu déroulant situé dans l'en-tête pour afficher ou masquer des colonnes, telles que le nom, l'adresse e-mail, le statut, le statut du rapport et le fait qu'une personne soit ou non un répondant.

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Si un rapport est prêt, vous pouvez cliquer sur « Accessibilité » pour le consulter.