Aperçu général des participants (EX)

À propos de la section Participants

Vous pouvez gérer les personnes répondant à l’enquête EmployeeXM en accédant à la section Participants de l’onglet Participants. En plus d’accéder à plusieurs outils, vous pouvez rechercher et modifier des participants dans cette section.

Recherche avancée

Vous pouvez rechercher un participant de votre choix en saisissant un nom ou une adresse e-mail dans la barre de recherche, ou vous pouvez utiliser la fonctionnalité de recherche avancée.

1. Accédez à l’onglet Participants.
   
2. Sélectionnez la section Participants.
3. Cliquez sur Recherche avancée.
4. Effectuez une sélection dans une liste de critères pour filtrer.
   
5. Renseignez les champs restants.
6. Cliquez sur les points et sélectionnez Insérer une condition ci-dessous si vous souhaitez ajouter d’autres critères à votre recherche, ou Supprimer pour supprimer des critères.

Une fois que vous avez trouvé les participants qui vous intéressent, cliquez sur leur nom pour ouvrir leur fenêtre d’informations sur les participants. Ici, vous pouvez gérer leurs métadonnées, gérer leurs autorisations et effectuer d’autres actions.

Critères de recherche

Les critères disponibles sont les suivants :

• Nom ou e-mail, prénom, nom de famille et e-mail : effectuez une recherche par nom ou adresse e-mail d’un participant.
• Statut du projet : Filtrez les participants selon qu’ils ont terminé l’enquête ou non.
• Répondant : recherchez les participants selon qu’ils sont ou non des répondants. Un répondant est un participant qui doit répondre à l’enquête ; par défaut, tous les participants sont des répondants. Lorsque vous téléchargez vos participants sur le serveur, vous pouvez inclure une colonne appelée Répondant et spécifier un 0 pour les participants qui ne souhaitent pas répondre à l’enquête, mais qui sont peut-être toujours en charge des tableaux de bord ou de la validation de la hiérarchie d’organisation.
• Métadonnées: effectuez une recherche par champs de métadonnées que vous avez téléchargés avec vos participants.
• Métadonnées de la hiérarchie d’organisation : recherche à l’aide des métadonnées spécifiquement utilisées pour créer la hiérarchie. Par exemple, ID unique et ID de gestionnaire, ou niveaux.
• Niveaux hiérarchiques d’organisation: recherchez par entités de votre hiérarchie d’organisation dans un projet d’engagement.
• Rôle: recherche par rôle.

Options de liste déroulante des participants

Il existe un menu déroulant situé tout à droite de chaque participant. Lorsque vous cliquez sur ce menu déroulant, vous disposez des options suivantes :

• Connexion au tableau de bord : connexion proxy au tableau de bord du participant. Si le participant n’est pas configuré en tant qu’utilisateur du tableau de bord (pour en savoir plus sur notre page Rôles), il n’y aura rien à connecter.
• Supprimer un participant : supprimer ce participant du projet.
  Avertissement : la suppression du participant du projet supprime toute réponse qu’il a fournie. Si vous souhaitez que le participant refasse sa réponse, envoyez-lui un lien de reprise de l’enquête au lieu de le supprimer et de le rajouter.
• Mettre à jour les réponses avec les métadonnées actuelles : si vous avez apporté des modifications récentes aux métadonnées, assurez-vous que la réponse que vous avez collectée est mise à jour pour refléter ces modifications de métadonnées. Cette option n’apparaît pas si le participant n’a pas encore répondu.
• Gérer l’utilisateur : Ouvrez la fenêtre d’informations sur les participants.

Actions en bloc

Outre les fonctionnalités décrites ci-dessus, il existe des actions en masse que vous pouvez effectuer sur plusieurs participants à la fois.

Une fois que vous avez sélectionné les participants, cliquez sur Actions en masse pour voir les options suivantes :

• Supprimer les participants sélectionnés : supprime tous les participants sélectionnés du projet. Voir Supprimer des participants pour découvrir comment supprimer des participants d’un projet.
  Avertissement : la suppression des participants du projet supprime toutes les réponses qu’ils ont fournies. Si vous souhaitez que les participants refassent leurs réponses, envoyez-leur un lien de reprise de l’enquête au lieu de les supprimer et de les rajouter.
• Mettre à jour les réponses avec les métadonnées actuelles : si vous avez mis à jour les métadonnées de vos participants dans la fenêtre d’informations sur les participants, cette option apporte cette modification pour qu’elles apparaissent dans votre tableau de bord.
  Astuce Qualtrics : les enquêtes Pulses et les projets de cycle de vie ne disposent pas de cette option. Voir Types de projets Employee Experience.
• Exporter les participants sélectionnés : exportez un fichier CSV contenant le prénom, le nom de famille, l’identifiant unique et les métadonnées pour les participants sélectionnés uniquement. Voir la section suivante pour plus de détails sur les différentes options d’exportation.

Lorsque vous cliquez sur la case en haut à gauche, tous les participants d’une page sont sélectionnés.

Exportation de participants

Vous pouvez télécharger les participants de votre projet dans un fichier CSV contenant des colonnes de métadonnées. Ce fichier peut servir d’exemple de fichier que vous pouvez réimporter lorsque vous souhaitez mettre à jour vos métadonnées ou si vous souhaitez exécuter une enquête avec exactement les mêmes participants l’année suivante.

Ce fichier est fourni avec une colonne personnalisée nommée Statut qui indique si un participant a terminé sa réponse ou si vous attendez toujours qu’il réponde.

Exporter tous les participants

Assurez-vous qu’aucun participant n‘est sélectionné. Cliquez ensuite sur Actions en masse et sélectionnez Exporter la liste.

Exporter les participants sélectionnés

Sélectionnez les participants que vous souhaitez exporter, sélectionnez Actions en masse, puis sélectionnez Exporter les participants sélectionnés.

Exporter une liste filtrée des participants

Au lieu d’exporter tous les participants de votre projet en une seule fois, vous pouvez déterminer qui doit être inclus dans l’exportation par métadonnées. Cela vous permet d’effectuer une recherche rapide dans votre liste de participants. L’exportation inclura uniquement les champs d’informations de base et exclut toutes les autres métadonnées.

1. Assurez-vous qu’aucun participant n’est sélectionné.
   
2. Accédez aux actions par lots.
3. Sélectionnez Exporter les participants filtrés.
4. Sélectionnez les métadonnées par lesquelles vous souhaitez filtrer votre export.
   
5. Sélectionnez les valeurs que vous souhaitez inclure. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs.
6. Cliquez sur les points pour insérer une autre condition ci-dessous ou supprimer la condition que vous avez ajoutée.
7. Cliquez sur Exporter.

Réimportation des listes de participants exportées

Vous pouvez importer des listes de participants qui ont été exportées, ce qui facilite et accélère la mise à jour de nombreux participants. Lorsque vous réimportez une liste de participants exportée, assurez-vous de supprimer les colonnes répertoriées ci-dessous. Ces colonnes représentent des champs Qualtrics internes. Si ces colonnes sont incluses dans une importation de participants, ces champs seront enregistrés en tant que métadonnées des participants. En règle générale, ces champs ne sont pas utiles à des fins de reporting. Nous vous recommandons donc de supprimer les colonnes de votre importation. Les colonnes à supprimer sont les suivantes :

• Statut : indique si le participant a participé à l’enquête.
• Type d’utilisateur : indique le type d’utilisateur de l’utilisateur.
• Dernière connexion : indique la date à laquelle l’utilisateur s’est connecté à Qualtrics pour la dernière fois

En plus de ces champs, votre fichier d’exportation contiendra le champ Répondant. Cela permet de déterminer si les participants doivent participer à l’enquête. Vous pouvez modifier la valeur d’un participant en modifiant sa valeur dans votre fichier des participants. Les répondants dont la valeur est VRAI sont marqués comme répondants, tandis que les participants dont la valeur est FAUX ne le sont pas.

Mettre à jour les ID uniques

Lorsqu’aucun participant n’est sélectionné et que vous cliquez sur <Actions en masse, une option appelée Mettre à jour les ID uniques s’affiche. Cette option vous permet de mettre à jour les identifiants uniques de l’un des participants à votre projet.

Pour des étapes détaillées, voir Mise à jour des identifiants uniques de plusieurs employés.

Ajustement des colonnes

Utilisez la liste déroulante dans l’en-tête pour afficher et masquer des colonnes, telles que le nom, l’e-mail, le statut et si une personne est un répondant ou non.

Bannière de mise à jour des réponses

Parfois, une bannière indiquant « Les réponses sont en cours de mise à jour » peut apparaître en haut de l’onglet « Participants ». Certaines fonctions ne seront pas disponibles tant que cela ne sera pas terminé.” Ce message vous informe qu’il vous sera temporairement impossible d’apporter certaines modifications, car le système travaille sur les mises à jour que vous venez de demander et ne souhaite pas que vous apportiez des modifications conflictuelles. Les modifications pouvant faire apparaître cette bannière incluent les modifications apportées aux participants ou aux hiérarchies auxquelles ils appartiennent.

En cliquant sur Afficher la progression, vous verrez combien de temps encore jusqu’à ce que les mises à jour soient terminées et vous pourrez reprendre avec l’intégralité de la fonctionnalité de modification des participants.