Approbation du projet

À propos de l’approbation du projet

Le processus d’approbation du projet permet aux administrateurs de configurer des règles pour le moment où les enquêtes nécessitent une approbation avant d’être publiées. Cela permet aux administrateurs de vérifier l’utilisation de leur licence et d’examiner les informations recueillies par leur société.

Cet outil permet aux administrateurs d’indiquer les utilisateurs qui ont besoin d’une approbation avant de publier les enquêtes. Ils peuvent également désigner les utilisateurs ou les groupes autorisés à approuver des enquêtes pour des groupes d’utilisateurs spécifiques, ce qui permet aux grandes organisations de configurer des processus d’approbation précis pour s’assurer que les approbateurs appropriés vérifient les bonnes enquêtes.

Marque vs. Approbations de la division

Par défaut, les approbations de projet s’appliquent à toutes les enquêtes de votre licence qui répondent aux critères de la règle d’approbation. Si vous le souhaitez, les Administrateurs de la Marque peuvent modifier la manière dont les approbations fonctionnent dans votre licence en autorisant la gestion des règles d’approbation au niveau de la division plutôt qu’au niveau de la marque.

Pour modifier les méthodes d’approbation :

1. En tant qu’ Administrateur de marque, accédez à l’onglet Approbations.
2. Sélectionnez Options.
3. Sélectionnez le type de règles d’approbation que vous voulez appliquer à votre licence :
   • Règles d’approbation de l’organisation : permet aux administrateurs de la marque de créer des règles qui s’appliquent à toutes les enquêtes de votre licence. Si ce paramètre est activé, vous pouvez également choisir d’activer Autoriser les utilisateurs à modifier les règles d’approbation de la division tant que les règles d’approbation de la division sont inactives. Cette option permet aux administrateurs de division de créer des règles d’approbation de division, même si les règles de niveau division sont désactivées.
     Astuce Qualtrics : l’option Autoriser les utilisateurs à modifier les règles d’approbation de la division alors que les règles d’approbation de la division sont inactives est particulièrement utile lorsque vous passez des règles au niveau de la marque aux règles de niveau division, car elle permet aux règles au niveau de la marque de rester en place pendant que les administrateurs de division créent des règles de niveau division. Une fois les règles de niveau division en place, un Administrateur de marque peut activer les règles de niveau division, ce qui empêche une période transitoire où aucune règle n’est en place.
   • Règles d’approbation de la division : permet aux administrateurs de division de créer des règles qui s’appliquent aux enquêtes pour les utilisateurs de leur division.
4. Cliquez sur Appliquer.

Lorsque vous basculez entre les méthodes d’approbation, gardez à l’esprit les points suivants :

• Cette option détermine qui peut créer des règles d’approbation. À l’échelle de la marque, les Administrateurs de la Marque créent des règles d’approbation. Lorsqu’il est défini au niveau de la division, les administrateurs de division créent des règles, mais uniquement pour leur division.
• Si des règles d’approbation sont définies au niveau de la division, les Administrateurs de la marque ne pourront pas créer de règles au niveau de la division, même s’ils sont administrateurs de division. Cependant, les Administrateurs de la Marque peuvent afficher les règles d’approbation pour toutes les divisions.

Création d’une règle d’approbation par défaut

Lors de la création d’un workflow d’approbation d’enquête, il est important de configurer votre règle par défaut. Cette règle prendra toujours effet si aucune de vos règles d’approbation personnalisées n’est respectée.

1. Accédez à la section Admin.
   
2. Cliquez sur l’onglet Approbations.
3. Sélectionnez Règles d’approbation de la marque ou Règles d’approbationde la division en fonction de la manière dont vous souhaitez que les approbations soient gérées pour votre licence. Voir Marque vs. Approbations de division pour plus d’informations.
4. Votre règle Par défaut apparaîtra en bas de la page. Cliquez sur la flèche en regard de cette règle pour la développer.
5. Sélectionnez votre règle par défaut. Vous avez le choix :
   
   • Toujours (à chaque publication ou mise à jour) : les enquêtes doivent être approuvées chaque fois qu’elles sont publiées. Cela inclut les modifications apportées à une enquête en direct qui sont publiées.
   • Première publication : les enquêtes doivent être approuvées la première fois qu’elles sont publiées. Une fois l’enquête approuvée, les propriétaires de l’enquête peuvent la modifier et la republier sans approbation.
   • Jamais : les enquêtes ne nécessitent pas d’approbation par défaut.
6. Si vous avez sélectionné Première publication ou Toujours comme règle par défaut, vous devrez également sélectionner le groupe d’utilisateurs responsable de l’approbation des enquêtes.
7. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer votre règle.

Création de règles d’approbation personnalisées

Vous pouvez créer des règles d’approbation supplémentaires en fonction du responsable de l’enquête. Cela vous permet de créer un réseau d’approbateurs d’enquêtes et d’approbations en fonction de la structure de votre entreprise.

En fonction de la méthode d’approbation sélectionnée pour votre licence, des règles d’approbation personnalisées sont créées par les Administrateurs de la Marque ou les administrateurs de division.

1. Accédez à la section Admin.
   
2. Cliquez sur l’onglet Approbations.
3. Sélectionnez Règles d’approbation de la marque ou Règles d’approbationde la division en fonction de la manière dont vous souhaitez que les approbations soient gérées pour votre licence. Voir Marque vs. Approbations de division pour plus d’informations.
4. Cliquez sur Ajouter une règle.
5. Saisissez un nom de règle descriptif pour informer les autres utilisateurs de votre licence de l’objectif de la règle d’approbation.
   
6. Sélectionnez le groupe Propriétaire de l’enquête. Il s’agit du groupe d’utilisateurs qui devra faire approuver ses enquêtes.
   Astuce Qualtrics : vous trouverez ces autorisations de groupe dans l’onglet Groupes de la page Admin. Si l’autorisation Disponible pour tous les utilisateurs d’un groupe est définie sur Pour cette organisation et que ce groupe est sélectionné comme groupe Propriétaire de l’enquête, tous les utilisateurs de la marque devront faire approuver leurs enquêtes avant de pouvoir publier une enquête. Si l’autorisation Disponible pour tous les utilisateurs d’un groupe est définie sur Non et que ce groupe est sélectionné en tant que groupe propriétaire de l’enquête, seuls les utilisateurs de ce groupe devront obtenir l’approbation des enquêtes.
7. Sélectionnez quand les enquêtes doivent être approuvées. Vous avez le choix :
   • Toujours (à chaque publication ou mise à jour) : les enquêtes doivent être approuvées chaque fois qu’elles sont publiées. Cela inclut les modifications apportées à une enquête en direct qui sont publiées.
   • Première publication : les enquêtes doivent être approuvées la première fois qu’elles sont publiées. Une fois l’enquête approuvée, les propriétaires de l’enquête peuvent la modifier et la republier sans approbation.
   • Jamais : les enquêtes ne nécessitent pas d’approbation par défaut.
8. Sélectionnez le groupe Approbateur. Il s’agit du groupe d’utilisateurs qui approuvera les enquêtes pour le groupe de propriétaires d’enquêtes sélectionné.
   Astuce Qualtrics : les autorisations configurées pour le groupe Approbateur affecteront les utilisateurs qui apparaissent dans la liste Sélectionner un approbateur lors de la publication d’une enquête. Vous trouverez ces autorisations de groupe dans l’onglet Groupes de la page Admin. Si l’autorisation Disponible pour tous les utilisateurs d’un groupe est définie sur Pour cette marque et que ce groupe est sélectionné comme groupe Approbateur, tous les utilisateurs de la marque apparaîtront dans la liste Sélectionner un approbateur lors de la publication d’une enquête. Si l’autorisation Disponible pour tous les utilisateurs est définie sur Non pour un groupe et que ce groupe est sélectionné comme groupe Approbateur, seuls les utilisateurs de ce groupe apparaîtront dans la liste Sélectionner un approbateur lors de la publication d’une enquête.
9. Si nécessaire, ajustez le numéro de la règle. Les règles sont évaluées en commençant par le chiffre 1, puis le numéro 2, etc. Pour plus d’informations, voir Comment les règles sont évaluées.
10. Déterminez si cette règle est active ou inactive en cochant ou décochant la case Activé.
11. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer votre règle.

Répétez les étapes ci-dessus pour créer des règles personnalisées supplémentaires. Vous pouvez créer jusqu’à 250 règles personnalisées.

Suppression de règles

Règles personnalisées

Vous pouvez supprimer des règles personnalisées en développant la règle et en cliquant sur Supprimer dans la règle.

Règle par défaut

Vous ne pouvez pas supprimer la règle par défaut. Cependant, vous pouvez la modifier pour que les enquêtes n’aient jamais besoin d’approbation.

Annulation des modifications

Si vous avez apporté des modifications aux règles d’approbation de votre enquête que vous souhaitez ignorer, vous pouvez cliquer sur Rétablir pour annuler ces modifications. Cela rétablira vos règles comme elles étaient la dernière fois que vous avez cliqué sur Appliquer.

Mode d’évaluation des règles

Chaque fois qu’un responsable d’enquête publie une enquête, les règles d’approbation de l’enquête sont cochées. Les règles sont analysées dans l’ordre en fonction de leur numéro de règle (avec le numéro de règle 1 en premier, le numéro de règle 2 en deuxième, etc.). Le numéro d’une règle se trouve dans la partie droite de la règle.

Vous pouvez réorganiser vos règles personnalisées en cliquant sur les six points de la règle et en les faisant glisser. Vous pouvez également cliquer sur le numéro et saisir un nouveau numéro dans la zone.

Une fois qu’une règle est évaluée et est vraie, l’enquête suivra cette règle d’approbation. Si aucune des règles personnalisées n’est vraie pour cette enquête, la règle par défaut prendra effet.

Processus d’approbation

Cette section décrit l’ensemble du processus d’approbation.

1. Un propriétaire d’enquête tente de publier son enquête et une fenêtre contextuelle s’affiche pour indiquer qu’il a besoin d’une approbation.
   
2. Le propriétaire de l’enquête choisit l’utilisateur qui approuvera l’enquête.
   Astuce Qualtrics : bien qu’il soit possible pour un administrateur d’organisation de définir des groupes d’approbateurs lors de la création d’une règle d’approbation, lorsqu’une personne doit publier l’enquête, elle doit sélectionner un approbateur individuel pour son enquête.
3. Si vous le souhaitez, le propriétaire de l’enquête peut également laisser des notes à l’attention de l’approbateur.
4. Le propriétaire de l’enquête clique sur Demander approbation.
5. L’approbateur reçoit un e-mail, un appareil mobile ou un document intégré au produit l’informant qu’il a une enquête à approuver.
   
   Astuce Qualtrics : l’enquête collabore automatiquement avec l’approbateur. L’enquête n’apparaîtra pas dans la liste de projets de l’approbateur, mais le nom de l’approbateur apparaîtra dans la fenêtre de collaboration de l’enquête.
   Astuce Qualtrics : consultez le flux de notifications pour déterminer le canal de notification que vous recevez, par exemple par e-mail, mobile ou intégré au produit. Assurez-vous que vous n’êtes pas désabonné de toutes les notifications ou de “Approbations”.
6. L’approbateur se connecte à son compte Qualtrics.
   Attention : si votre organisation a configuré une URL Qualtrics unique, vous devrez vous connecter à l’aide de cette URL. Si vous ne connaissez pas cette URL, vous pouvez la rechercher en ligne, demander à un collègue ou appeler l’assistance technique.
7. En haut de la page d’accueil de l’approbateur, il voit quand des éléments nécessitent son approbation. Ils peuvent cliquer sur Afficher pour continuer.
   
8. L’approbateur clique sur Vérifier pour vérifier le projet.
   
9. L’approbateur voit la version d’aperçu de l’enquête qu’il doit vérifier.
   
10. L’approbateur peut choisir de refuser ou d’approuver l’enquête.
    Astuce Qualtrics : si l’approbateur refuse l’enquête, il a la possibilité de donner son avis au propriétaire de l’enquête pour toute suggestion de modification.
    
    Astuce Qualtrics : après approbation ou refus de l’enquête, le partage de l’enquête est automatiquement annulé avec l’approbateur car ce dernier n’a plus besoin de la vérifier.

Options supplémentaires sur la page des approbations

Lorsque vous cliquez sur la liste déroulante en regard d’un article en attente d’approbation, vous disposez des options suivantes.

• Afficher l’historique des approbations : afficher l’historique des commentaires sur ce projet ou laisser certains des vôtres. Lorsque vous cliquez sur cette option, la fenêtre affichée ci-dessous s’affiche.
  
• Approuver l’enquête : approuver l’enquête.
• Refuser l’enquête : refuser l’enquête.

Approbations en attente

Les administrateurs de la marque peuvent voir toutes les enquêtes qui sont actuellement en attente d’approbation dans l’onglet Approbations en attente.

Dans cet onglet, vous verrez les informations suivantes sur les enquêtes en attente d’approbation :

• Enquête : il s’agit du nom de l’enquête.
• Propriétaire : il s’agit du nom du propriétaire de l’enquête.
• Approbateur : il s’agit du nom de l’utilisateur choisi pour approuver l’enquête.
• Date demandée : heure et date auxquelles le propriétaire de l’enquête a demandé l’approbation.