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Rôles des participants (EX)

Astuce Qualtrics : cette page décrit les fonctionnalités disponibles pour les projets Engagement, Cycle de vie, Recherche sur les employés ad hoc et 360, bien que Cycle de vie, Recherche sur les employés ad hoc et 360 n’aient pas de hiérarchies. Pour plus d’informations sur chacun d’entre eux, voir Types de projets Employee Experience.

À propos des rôles des participants

Les rôles de participant sont utilisés pour contrôler l’accès aux tableaux de bord et aux hiérarchies d’organisation. Les rôles constituent le meilleur moyen de gérer les autorisations pour de grands groupes de participants. Configurez un rôle et affectez-lui plusieurs participants pour gagner du temps en n’affectant pas d’autorisations une par une.

Créer une fonction

Accédez à la section Rôles dans l’onglet Participants et sélectionnez Ajouter un nouveau rôle.
Donnez un nom à votre rôle.

Astuce Qualtrics : vous pouvez toujours renommer votre rôle ultérieurement en cliquant sur l’icône représentant un crayon à droite du nom du rôle.
Sélectionnez Créer.

Autorisations des rôles

Plusieurs autorisations peuvent être activées ou désactivées pour un rôle. Voir :

Vous pouvez également modifier les autorisations des participants à un niveau individuel en cliquant sur le nom ou l’e-mail d’un participant. Cette action ouvre alors la fenêtre d’informations sur les participants dans laquelle vous pouvez apporter des modifications à un niveau individuel.

Astuce Qualtrics : si un participant dispose d’une autorisation à un niveau individuel, cette autorisation sera marquée comme Définie par l’utilisateur et ne sera pas mise à jour en fonction de ses rôles.

Autorisations Interactions entre plusieurs rôles

- Si un participant est affecté à plusieurs rôles et que ces deux rôles restreignent les données par métadonnées, le participant reçoit l’accès le plus clément. Par exemple, si un rôle leur permet de voir les données du bureau aux États-Unis, tandis que l’autre leur permet de voir les données du bureau australien, il verra à la fois les données des bureaux américains et australiens.
  Astuce Qualtrics : cependant, si le participant est affecté à plusieurs rôles et qu’un rôle restreint les données, mais qu’un autre a l’ensemble Afficher toutes les données, les données ne seront pas restreintes. Qualtrics appliquera l’ensemble plus libéral des restrictions de données.
- Si un participant est affecté à deux rôles et que ces deux rôles limitent les données par hiérarchie organisationnelle, le participant a accès aux deux restrictions. Par exemple, si un rôle leur permet de voir les réponses dans l’Unité 1, tandis que l’autre rôle leur permet de voir les réponses dans l’Unité 2, il verra à la fois les données de l’Unité 1 et de l’Unité 2.
- Si un participant est affecté à deux rôles qui restreignent les données, l’un avec des restrictions basées sur les métadonnées et l’autre avec des restrictions basées sur la hiérarchie d’organisation, le participant aura alors accès aux données correspondant à la fois à la restriction des métadonnées et à la restriction de la hiérarchie organisationnelle. Par exemple, si un rôle leur permet de voir les données du bureau des États-Unis, tandis que l’autre leur permet de voir les réponses dans la hiérarchie organisationnelle Unité 1, il aura accès à toutes les réponses dans le bureau des États-Unis (restriction des métadonnées) en plus de toutes les réponses de l’Unité 1 (restriction de la hiérarchie d’organisation).

Astuce Qualtrics : dans un rôle unique, les restrictions pour les mêmes champs sont toujours jointes avec un “OU”. En revanche, les restrictions pour différentes zones au sein d’un rôle individuel sont reliées par “ET”. Différents rôles sont alors reliés par “OU”.

Les restrictions de hiérarchie d’organisation se comportent de la même manière que les zones, sauf dans le cas où un rôle a une restriction et que l’autre ne l’est pas et qu’il existe un filtre de hiérarchie d’organisation dans le tableau de bord. Dans ce cas, le filtre Hiérarchie d’organisation est limité par la valeur de hiérarchie.

Ajouter &amp ; supprimer des participants

Pour ajouter des participants à un rôle, suivez les étapes ci-dessous.

Attention : les utilisateurs qui ont été ajoutés manuellement à un rôle ne seront pas supprimés si leurs métadonnées sont modifiées. Les utilisateurs ne seront automatiquement supprimés d’un rôle que s’ils ont été ajoutés avec une affectation de rôle automatique.

Sélectionnez Ajouter/Exporter.
Sélectionnez Ajouter des participants ou Ajouter des participants à l’aide de filtres.
Si vous avez sélectionné Ajouter des participants, recherchez la personne à l’aide de son nom ou de son adresse e-mail et sélectionnez le participant dans la liste. Notez que vous pouvez sélectionner plusieurs personnes.
Si vous avez sélectionné Ajouter des participants à l’aide de filtres, vous devrez définir les conditions dans lesquelles les participants seront ajoutés à un rôle. Vos conditions peuvent être basées sur les métadonnées, l’adresse e-mail ou le responsable hiérarchique de l’organisation.

Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter plusieurs conditions en cliquant sur les trois points à droite et en sélectionnant Insérer une condition ci-dessous.
Cliquez sur Ajouter.

Pour supprimer des participants d’un rôle, placez le curseur sur l’individu et sélectionnez l’icône de corbeille à droite.

Ajout de délégués à des rôles

Si vous avez ajouté des délégués à votre projet sur l’engagement, vous pouvez utiliser des rôles pour attribuer rapidement les droits d’accès de vos délégués en masse.

Accédez à la section Rôles.
Créez un rôle ou sélectionnez un rôle existant.
Cliquez sur Ajouter/Exporter.
Sélectionnez Ajouter des participants à l’aide de filtres.
Sélectionnez Hiérarchie d’organisation Déléguer.
Sélectionnez la hiérarchie de votre projet contenant les délégués.
Cliquez sur Ajouter. Tous les suppléants de la hiérarchie d’organisation sélectionnée seront automatiquement ajoutés au rôle.
Cliquez sur Ajouter un tableau de bord et sélectionnez le tableau de bord auquel les délégués doivent avoir accès.
Activez Restreindre les données.
À l’aide des menus déroulants, sélectionnez Hiérarchie d’organisation, puis la hiérarchie d’organisation qui vous intéresse, puis Tous les résultats sous leur poste délégué. Cela restreindra les données en fonction de leur poste de délégué dans la hiérarchie et non de leur poste de responsable ou subordonné direct.

Après avoir ajouté des délégués à un rôle et leur avoir accordé l’accès à votre tableau de bord, les délégués ont désormais accès au tableau de bord qui vous intéresse en fonction du poste délégué dans la hiérarchie d’organisation.

Affectation automatique des rôles

Astuce Qualtrics : cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les projets de cycle de vie, et non pour la recherche ou l’engagement ad hoc des collaborateurs. En savoir plus sur les différents types de projets EmployeeXM.

L’affectation automatique de rôles vous permet d’ajouter automatiquement des utilisateurs aux rôles en fonction de leurs métadonnées. Si vous modifiez ultérieurement les métadonnées d’un utilisateur, son rôle sera également mis à jour en conséquence.

Exemple : il existe un rôle pour toutes les personnes dont le service est « Support ». Barnaby change de service, passant de Support à Operations. Il est supprimé du rôle de support.

L’attribution automatique des rôles fonctionne mieux lorsqu’elle est associée à une automatisation d’utilisateur du tableau de bord, qui ajoute automatiquement les utilisateurs du tableau de bord à votre projet à partir du répertoire global. L’utilisation des deux fonctionnalités à la fois vous permet d’accorder automatiquement des autorisations à vos tableaux de bord de cycle de vie en fonction des modifications apportées à votre organisation.

Exemple : tous les partenaires ressources humaines (HRBP) de votre organisation voient les tableaux de bord d’intégration. Vous pouvez configurer l’automatisation des participants au tableau de bord pour extraire les HRBP de votre répertoire d’employés en fonction d’un champ de métadonnées, tel que Rôle = HRBP. Vous pouvez ensuite configurer une affectation de rôle automatique pour transférer tous les partenaires RH dans un rôle de tableau de bord, en fonction du rôle = HRBP. Lorsque de nouveaux HRBP arrivent dans votre organisation, ils sont automatiquement intégrés au projet de cycle de vie et reçoivent un rôle de tableau de bord qui leur donne accès au tableau de bord d’intégration.

Cliquez sur Ajouter/Exporter.
Sélectionnez Affectation de rôle automatique.
Sélectionnez un attribut de métadonnées.

Astuce Qualtrics : la liste des champs de métadonnées disponibles est basée sur les métadonnées des participants à votre projet. Vous pourrez uniquement sélectionner des champs qui existent pour les participants actuellement dans le projet. Si vous souhaitez créer une affectation de rôle automatique avant de charger votre liste de participants réelle, vous devrez ajouter des participants au test qui contiennent les champs de métadonnées que vous souhaitez utiliser dans l’automatisation.
Sélectionnez votre opérateur :
- Égal à : C’est ce que vous devriez choisir la plupart du temps. Cela garantit une correspondance exacte.
- Dans : Cette option est idéale si vos métadonnées comportent plusieurs valeurs, telles que celles séparées par deux-points (par exemple, Seattle::Provo). « In » vous permet de prendre en compte ces valeurs séparées par deux points.
  Exemple : ci-dessous, « Pays en Australie » garantit que même les utilisateurs dont les métadonnées Country correspondent à « Australia::USA » seront inclus dans le rôle.
Sélectionnez la valeur que les métadonnées utilisateur doivent correspondre pour pouvoir être ajoutées à ce rôle. Vous pourrez effectuer une sélection dans une liste de valeurs existantes ou sélectionner Saisir personnalisé pour saisir une nouvelle valeur.
Exemple : vous créez un rôle appelé Équipe de Seattle. Vous souhaitez que tous les utilisateurs disposant d’un bureau de Seattle soient affectés à ce rôle.

Astuce Qualtrics : vous pouvez taper pour rechercher des valeurs dans ce champ.
Vous pouvez cliquer sur les points, puis sur Insérer la condition ci-dessous pour ajouter une autre condition à l’affectation automatique de rôle.
Si vous souhaitez ajouter un tout nouvel ensemble de conditions, sélectionnez Insérer l’ensemble de conditions ci-dessous.
Pour modifier la manière dont plusieurs conditions sont jointes, ajustez le N’importe lequel/Tous liste déroulante.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Comment fonctionne l’affectation automatique de rôles lorsque les métadonnées d’un seul utilisateur ont plusieurs valeurs

Certaines métadonnées ont plusieurs valeurs. Par exemple, si vous listez le bureau principal d’un salarié, il peut en avoir plusieurs s’il voyage pour y travailler. Si un attribut de métadonnées a plusieurs valeurs, il modifie son mode de fonctionnement avec l’affectation automatique de rôle.

Exemple : supposons que vous souhaitiez que les utilisateurs répertoriés ci-dessous apparaissent dans le même rôle :

Utilisateur 1 : Pays = Australie

Utilisateur 2 : Ville = Provo

Vous pouvez ajouter deux conditions à votre rôle joint par « N’importe lequel. »

Vous pouvez également avoir plusieurs rôles, de sorte qu’un utilisateur avec plusieurs valeurs se voit affecter un rôle supplémentaire pour chaque valeur. Dans ce cas, vous créez un rôle Australie et un rôle États-Unis.

Exemple : Supposons que vos utilisateurs soient :

Utilisateur 1 : Pays = Australie ::États-Unis

Utilisateur 2 : Pays = Australie

Si vous avez créé un rôle Australie, vous devez utiliser dans au lieu de égal à pour vous assurer que les deux utilisateurs ont été inclus.

D’autre part, si vous avez défini la condition de rôle “Pays égal à Australie”, l’utilisateur 1 ne sera pas ajouté au rôle, car sa valeur Pays est “Australie ::États-Unis”, et pas seulement Australie.

Ressources supplémentaires pour la création de conditions d’inscription automatique

Pour plus d’informations sur la création et la combinaison de conditions, voir les ressources suivantes :

Options de rôle

Renommer : Renommez votre rôle en cliquant sur l’icône représentant un crayon à droite du nom du rôle.
Supprimer : si vous cliquez sur l’icône de corbeille en regard du nom du rôle, le rôle sélectionné sera supprimé et retiré de tout participant auquel il a été appliqué.
Exporter les participants : cette action exportera tous les participants du rôle sélectionné vers un fichier CSV. L’exportation contiendra le prénom, le nom de famille, l’adresse e-mail et l’identifiant unique de chaque participant.

Recherche d’un rôle

Si votre rôle contient de nombreux participants, vous pouvez utiliser la barre de recherche au-dessus d’un rôle pour rechercher un participant dans le rôle. Vous pourrez uniquement effectuer une recherche par nom ou par e-mail du participant.

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