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個人データ
個人データ機能について
GDPRなどのプライバシー法では、要求された場合に個人データの削除が求められることがあります。クアルトリクスでは、個人データは、連絡先、ディレクトリ、アンケート回答、チケット、ユーザーアカウントなど、いくつかの異なる場所に保存されています。メールアドレスを検索することで、個人やグループのデータを探し出し、必要に応じてこの情報を削除できます。1件または複数のメールアドレスにリンクしたアンケート回答を、JSONファイル形式でエクスポートすることもできます。
まず、［管理］にアクセスし、［データプライバシー］を選択し、［個人データ］セクションを開いていることを確認します。
メールアドレスで検索または削除できるレコードには、以下の数が含まれます。
- アンケート回答（すべての記録された回答、終了した不完全なアンケート回答を含む）
- 配信（個人または固有のリンクを除く）
- 部分的なアンケートの回答（進行中の回答）
- 連絡先（オリジナルとXMディレクトリ）
- チケット
- 参加者
- ユーザー
メールに関連するすべてのレコードの概要を表示する
特定のメールアドレスに紐づけられたすべての個人情報を検索できます。このサマリーにより、レコードを探し出し、削除を実行する前に、クアルトリクスブランド内のデータのうち、メールアドレスに関連するものがどれだけあるかを把握できます。
- ［リクエストを追加］をクリックします。
- フィールドにメールを入力します。
- ［データの概要を表示］をクリックします。
- ［処理］をクリックします。
- メッセージを読みます。リクエストに応じてシステムが作業を開始します。［戻る］ボタンまたは、［過去のリクエストを確認］をクリックします。
ヒント：新しいリクエストを開始したり、リクエストの処理中に製品内の他の場所に移動したりすることもできます。過去のリクエストレビューの概要を表示するには、広告ブロックを無効にする必要がある場合があります。 - リクエストの読み込みが完了すると、リクエストのトランザクションIDが表示されます。
- IDに一致するエントリーのヘッダーをクリックして展開します。
ヒント：リクエストは［保留中］または［処理中］である可能性があります。システムがブランドのレコードを検索している間、ページを離れて他の作業をしても構いません。
- このエントリーでは、そのメールの回答、連絡先、チケット、ユーザーが、ブランド内に何件見つかったかが表示されます。
ヒント：他のブランド管理者のプライバシーを維持するため、検索したメールアドレスはこのエントリから除外されます。システムで見つけられなかったメールアドレスのみがリストアップされます。
メールに関連するすべてのレコードを削除する
- ［リクエストを追加］をクリックします。
- フィールドにメールを入力します。
- ［すべてのデータを削除］をクリックします。
- フィールドに「 delete 」と入力します。
- ［処理］をクリックして確認します。
- メッセージを読みます。リクエストに応じてシステムが作業を開始します。［戻る］ボタンまたは、［過去のリクエストを確認］をクリックします。
ヒント：新しいリクエストを開始したり、リクエストの処理中に製品内の他の場所に移動したりすることもできます。 - リクエストの読み込みが完了すると、リクエストのトランザクションIDが表示されます。
ヒント：リクエストは［保留中］または［処理中］である可能性があります。システムがブランドのレコードを検索している間、ページを離れて他の作業をしても構いません。 - このエントリーでは、そのメールの回答、連絡先、チケット、ユーザーが、ブランドから何件削除されたかが表示されます。
ヒント：検索したメールアドレスは、プライバシーを他のブランド管理者から保護し、そのメールのすべてのレコードを完全に消去するため、このエントリから除外されます。システムで見つけられなかったメールアドレスのみがリストアップされます。この情報は60日間保存されますが、その後、これらのメールのレコードはすべて消去されます。
ダウンロード可能なJSONファイルを作成する
1件または複数のメールアドレスに関連付けられたすべてのアンケート回答を、JSONファイル形式でエクスポートできます。このファイルは、IntuitのようなJSONファイルを受け付ける他のプログラムにインポートできます。
このエクスポートは、JSON形式でのみ可能です。他のフォーマットでデータをエクスポートするには、個々のアンケートから直接データをエクスポートしてください。
例: テキストエディタで開いたときの JSON エクスポートは以下のようになります。
- ［リクエストを追加］をクリックします。
- フィールドにメールを入力します。
- ［ダウンロード可能なデータファイルを作成］をクリックします。
- ［処理］をクリックします。
- メッセージを読みます。リクエストに応じてシステムが作業を開始します。［戻る］ボタンまたは、［過去のリクエストを確認］をクリックします。
ヒント：新しいリクエストを開始したり、リクエストの処理中に製品内の他の場所に移動したりすることもできます。 - ファイルの準備が整うと、右側に青い［ダウンロード］リンクが表示されます。これをクリックしてファイルをダウンロードします。
ヒント：リクエストは［保留中］または［処理中］である可能性があります。システムがブランドのレコードを検索している間、ページを離れて他の作業をしても構いません。ヒント：最初にダウンロードしたときにファイルが圧縮されます。他のプログラムにアップロードする前に、クリックして解凍します。
複数のメールアドレスを含むファイルを準備する
複数のメールアドレスに関連付けられたレコードをCSVで検索、削除、ダウンロードできます。ここでは、この目的のためにメールアドレスのリストをフォーマットしてアップロードする方法を説明します。
- Excelまたは同様のプログラムで、新しいファイルを作成します。
- 「メール」というヘッダーの列を作成します。回答を検索、削除、またはダウンロードするメールを下にリストアップします。
ヒント：メールアドレスは500件を超えることはできません。 - UTF-8エンコードされたCSVとしてファイルを保存します。
- ［データのプライバシー］に移動します。
- ［リクエストを追加］をクリックします。
- 「複数のメールアドレス」と書かれた青いテキストをクリックします。
- ［ファイルを選択］をクリックし、先ほど作成したCSVをアップロードします。
ヒント：このファイルを削除して、代わりに新しいファイルを追加するには（間違ったファイル名を選択した場合など）、ファイル名の横にあるマイナス記号（ – ）をクリックします。 - 実行する機能を選択します。
- ［処理］をクリックします。
過去のリクエスト
検索されたメールは、プライバシーや削除の要求に応じて常に除外されていますが、過去の削除や検索のレコードはすべて残っています。これにより、誰がこれらのレコードを検索したり削除したりしているかを把握できます。［リクエスト送信者］の列には、ユーザー名（メールアドレスやユーザー名ではありません）が入ります。
［ステータス］列では、検索（完了検索）なのか、削除（完了）なのかが一目瞭然です。ヘッダーをクリックすると、そのトランザクションの詳細が表示されます。
すべてのブランド管理者は、準備済みのダウンロード可能なファイルをエクスポートできます。
過去の検索、削除、ダウンロードのレコードは、60日後にこのリストから永久に削除されます。