Aggiunta e rimozione di PARTECIPANTI (EX)
Cosa puoi trovare in questa pagina
Consiglio Q: questa pagina descrive le funzionalità disponibili per i progetti Engagement, Ciclo di vita, Pulse e Ricerca ad hoc sui dipendenti. Tuttavia, solo i progetti Engage e Pulse hanno gerarchie. Per maggiori dettagli su ciascuno di essi, vedere Tipi di progetti di Esperienza dei dipendenti.
Informazioni sull’aggiunta e la rimozione dei partecipanti
Potete aggiungere i partecipanti al vostro progetto Employee Engagement o Ciclo di vita del dipendente nella sezione Partecipanti della scheda Partecipanti. È possibile aggiungere questi partecipanti in grandi lotti con un CSV/TSV creato in Excel, oppure inserire manualmente le informazioni solo per alcuni alla volta. Durante questo processo, è possibile includere informazioni aggiuntive chiamate metadata per i partecipanti, che in seguito aiuteranno a costruire gerarchie (EE) e a organizzare i dati sui dashboard.
Per aggiungere i partecipanti al progetto, fare clic sul pulsante Aggiungi partecipanti e scegliere la modalità di aggiunta dei partecipanti:
- Importazione da file: Caricare un file contenente i dati dei partecipanti.
- Importazione dalla directory globale: Campione di partecipanti esistenti dalla vostra directory EX.
- Aggiungere manualmente i partecipanti: Inserire manualmente i dati dei partecipanti.
- Aggiungere partecipanti dalla DIRECTORY GLOBALE: Cercare i singoli partecipanti presenti nella directory EX.
Consiglio Q: se si sta modificando un progetto Lifecycle, si può anche impostare un’automazione dell’importazione dei partecipanti.
Consiglio Q: Per i progetti Engage appena avviati, esiste un flusso guidato aggiuntivo che vi guida nell’importazione dei partecipanti e nella generazione della gerarchia dell’organizzazione. È comunque possibile utilizzare uno degli altri metodi di importazione descritti in questa pagina.
Consiglio Q: gli amministratori di Employee Insights e gli EX Administrator possono importare i Brand Administrator come partecipanti al progetto. Tuttavia, non possono modificare i dati degli utenti Brand Admin, che possono essere modificati solo da altri Brand Admin. Questo per evitare che le informazioni dell’amministratore dell’account utente vengano modificate dagli amministratori di livello inferiore. Se si desidera modificare questo comportamento, contattare l’Account Services e chiedere di disabilitare l’autorizzazione Limit EX Admin Update Person per l’organizzazione.
Aggiungere manualmente i PARTECIPANTI
È possibile aggiungere manualmente i partecipanti al progetto, il che è utile se avete solo una manciata di partecipanti da aggiungere. Con questo metodo si possono cercare i partecipanti già presenti nella directory EX e importarli, oppure creare nuovi partecipanti se non esistono.
- Nome
- Cognome
- Identificatore univoco
- Nome utente (facoltativo) Consiglio Q: se la licenza è dotata di SSO, si consiglia di caricare prima i partecipanti nella directory. Quindi è possibile aggiungere o importare gli utenti esistenti dalla directory.
Consiglio Q: si possono aggiungere tutti i campi di metadata che si desidera e si possono assegnare i nomi che si vogliono. Tuttavia, si prega di utilizzare solo “Language” per il campo dei metadati della lingua.
Consiglio: le modifiche ai metadati effettuate nella Directory degli impiegati si applicano solo alla directory; le modifiche ai metadati effettuate al progetto si applicano solo al progetto. L’unica eccezione è rappresentata dalle modifiche apportate al Nome utente o all’Identificatore univoco: queste informazioni saranno aggiornate in tutta la piattaforma.
Consiglio Q: se si aggiungono caratteri speciali, è necessario inserire l’intero campo tra virgolette.
Importazione di PARTECIPANTI con un file
È possibile caricare un file contenente i dati dei partecipanti. Questo metodo è utile se si hanno molti partecipanti da aggiungere al progetto. Se il file contiene dati relativi a partecipanti già presenti nella directory EX, questi verranno aggiunti al progetto. Se non ci sono corrispondenze nella directory EX, verranno creati nuovi partecipanti.
Consiglio Q: se la licenza è dotata di SSO, assicurarsi di caricare i partecipanti nella directory con il loro UserName prima di caricare i partecipanti! Una volta inseriti nella directory, è possibile caricare i partecipanti ed escludere la colonna UserName, purché si disponga degli identificatori univoci.
CONSIGLIO Q: Si consiglia di utilizzare il file TSV se alcuni campi, come i nomi dei partecipanti, contengono caratteri diversi dai numeri o dall’alfabeto inglese.
Attenzione: Se si utilizzano i delimitatori di virgola per separare più valori in un campo metadata, non sarà possibile utilizzare i Widget Riepilogo partecipazione che filtrano in base a quel campo.
Consiglio Q: il nome utente del partecipante sarà per impostazione predefinita lo stesso valore della colonna Email. Se si desidera specificare un nome utente diverso per i partecipanti, aggiungere una colonna intitolata Nome utente e specificare un nome utente. Questo nome utente è quello che i partecipanti useranno per accedere alla visualizzazione dei dashboard. Tutti i caratteri maiuscoli saranno convertiti in minuscoli per il nome utente.
CONSIGLIO Q: la dimensione massima del file per il caricamento di un elenco di contatti è di 100 MB.
Consiglio Q: al termine dell’elaborazione del file, tornare al progetto e fare clic su Valutatore dell’importazione.
Errori rilevati
Se si consente all’importatore di verificare la presenza di errori e ne vengono rilevati alcuni, viene fornito un rapporto sugli errori che può essere scaricato come CSV, nel caso in cui si disponga di un file di grandi dimensioni che richiede un rapporto di grandi dimensioni.
Fare clic su Download Error Report per visualizzarlo.
Il rapporto fornirà la riga esatta del file che presentava l’errore, il campo che presentava il problema e l’identificatore univoco del partecipante che presentava gli errori.
Esempio: Abbiamo accidentalmente caricato due volte il nostro utente con l’identificativo unico “bp3835453”. Sia l’identificatore univoco che l’indirizzo e-mail sono identici in ciascuna delle due righe. Se si cancella una delle righe, il problema si risolve quando si torna a caricare il file.
Consiglio Q: l’importatore di persone non rileva i problemi specifici della gerarchia.
Errori comuni a cui prestare attenzione
Sebbene non si tratti di una lista esaustiva, ecco alcuni suggerimenti generali per la creazione del file che vi aiuteranno a evitare problemi nel caricamento dei partecipanti:
- Assicurarsi che la prima riga del file contenga UniqueIdentifier, Nome, Cognome ed Email.
- Le intestazioni dei file non devono contenere caratteri speciali, compresi i caratteri che non sono numeri o l’alfabeto inglese. Consiglio Q: questa regola si applica solo alle intestazioni, non ai valori delle colonne.
- Le intestazioni non possono superare i 100 caratteri.
- Le intestazioni dei file non devono utilizzare termini di campi esistenti di Qualtrics:
- SID
- RID
- Auditable
- EndDate
- RecordedDate
- StartDate
- Status
- Points
- Fate attenzione a non includere duplicati della stessa riga: nessun partecipante deve avere lo stesso identificatore univoco o la stessa e-mail.
- Il file non deve avere più di 200 campi di intestazione.
- Il file non deve avere più intestazioni che colonne.
- Assicurarsi che i valori delle colonne non superino i 1000 caratteri.
Importazione dei partecipanti dalla directory
Un modo comune per bilanciare la frequenza di invio di un sondaggio e la “stanchezza da sondaggio” che i rispondenti possono provare quando viene loro chiesto di completare il sondaggio più volte è quello di effettuare un sondaggio solo su un sottoinsieme filtrato. Ad esempio, è possibile effettuare un sondaggio su una regione o un’unità aziendale alla volta, oppure su un campione casuale di dipendenti. Ciò può consentire ai livelli più alti dell’organizzazione di ottenere feedback rappresentativi sull’engagement senza dover sondare gli stessi dipendenti con la stessa frequenza.
Quando si aggiungono partecipanti a un progetto dalla Directory degli impiegati, si può scegliere di aggiungere un campione randomizzato, con o senza criteri di filtro.
Consiglio Q: inviate sondaggi Engage nello stile di un programma “pulse”? Questa funzionalità è perfetta per voi!
Consiglio Q: se si sceglie di importare tutti i partecipanti, saltare i passaggi 5-7.
Consiglio Q: questi valori saranno uniti da “o”; ad esempio, scegliendo Francia e Germania come Paese si cercano i dipendenti con Francia o Germania in lista come Paese.
Consiglio Q: se non ci sono opzioni, significa che nessuno nella directory ha un valore per quel campo. Ricordate che potete rimuovere i campi dei metadati dalla vostra directory, ma dovreste farlo solo se siete totalmente sicuri di non usarli o di avere intenzione di usarli.
Consiglio Q: I criteri multipli sono uniti da una clausola “E”. Ad esempio, se si dice che il Paese deve essere Francia e il Reparto deve essere Finanza, si importeranno solo i membri del Reparto Finanza situati in Francia.
Consiglio q: se abbinato a un filtro, è la percentuale di partecipanti che soddisfano i criteri del filtro. Se non è abbinata a un filtro, è la percentuale dell’intera directory degli impiegati.
Aggiunta di partecipanti dalla directory degli impiegati
È possibile aggiungere manualmente singoli partecipanti dalla directory degli impiegati. Con questo metodo, è possibile caricare i partecipanti sia come partecipanti al sondaggio sia come utenti del dashboard (non rispondenti).
Con questo metodo è possibile aggiungere fino a 20 partecipanti alla volta. Quando si aggiungono partecipanti dalla Directory degli impiegati, è possibile aggiungere solo partecipanti già esistenti nella directory e non è possibile modificare i loro metadati se non dopo che sono stati aggiunti al progetto. Quando questi partecipanti vengono aggiunti al progetto, vengono aggiunti tutti i loro metadati nella directory degli impiegati.
Consiglio Q: se si aggiungono partecipanti a un programma Engage o Pulse con una gerarchia dell’organizzazione, il partecipante NON verrà aggiunto automaticamente alla gerarchia. Se il partecipante ha dei metadati nella directory che corrispondono alla gerarchia, apparirà una casella di controllo “Aggiungi la persona alla gerarchia”, da selezionare se si desidera che venga aggiunta alla gerarchia una volta aggiunta al progetto.
Se il partecipante non ha metadati sulla gerarchia, verrà visualizzato un messaggio al riguardo nella sezione “Riepilogo”.
Importare i partecipanti e costruire la Gerarchia DELL’ORGANIZZAZIONE con una guida
Consiglio Q: questa opzione è disponibile solo nei progetti Engage appena avviati che non hanno ancora importato alcun partecipante. La rimozione dei partecipanti da un progetto esistente non darà accesso al flusso guidato.
Vi sentite bloccati nell’aggiunta di partecipanti e nella costruzione di una gerarchia dell’organizzazione? Il flusso guidato per l’importazione dei partecipanti e la costruzione di una gerarchia dell’organizzazione vi guiderà attraverso i passaggi necessari per rendere il vostro progetto operativo.
Consiglio Q: questa opzione è disponibile solo in un nuovo progetto Engage senza precedenti partecipanti.
- Sì, ho i campi necessari per costruire la Gerarchia genitore-figlio: Creare una gerarchia genitore-figlio. Se scelto, inserire un nome per la gerarchia.
- Sì, ho i campi necessari per creare la Gerarchia a livelli: Creare una gerarchia a livelli. Se scelto, inserire un nome per la gerarchia.
- No, voglio solo importare i partecipanti e i loro dati: Non creare una gerarchia. È sempre possibile aggiungere manualmente i campi della gerarchia dell’organizzazione e costruire una gerarchia in un secondo momento.
Consiglio q: Vedere Importazione di PARTECIPANTI con un file per evitare e risolvere gli errori più comuni.
Consiglio Q: se si importano i campi per una gerarchia dell’organizzazione, è possibile regolare i campi della gerarchia utilizzando i menu a discesa.
È possibile monitorare l’avanzamento dell’importazione dalla pagina Manager Importazioni/Aggiornamenti/Esportazioni.
Aggiornamento dei Partecipanti
Supponiamo di aver già caricato i partecipanti, ma di aver dimenticato di includere alcuni metadati. Forse avete accidentalmente caricato i valori sbagliati per la vostra gerarchia, oppure volete semplicemente aggiungere la posizione di ciascun partecipante, in modo da poter aggiungere l’opzione che consente ai partecipanti di filtrare il loro dashboard in base al paese in cui si trova il loro ufficio. La buona notizia è che è possibile caricare un altro file CSV/TSV per aggiornare i metadati, purché si seguano i passaggi indicati di seguito.
Importare un file aggiornato
Seguire le istruzioni riportate nella sezione Importazione dei partecipanti di questa pagina per sapere dove ottenere un file di esempio, quindi caricarlo nel progetto del dipendente. Ricordate di includere sempre una colonna Identificatore univoco, in modo che Qualtrics sappia quali partecipanti aggiornare. È possibile escludere i partecipanti e le colonne di metadata che non si desidera modificare.
Consiglio Q: questo metodo può essere usato per modificare, aggiungere e rimuovere valori di metadata. Il caricamento di un file con valori vuoti per un campo dei metadati cancellerà i valori attuali dei metadati dei partecipanti. (Ad esempio, può essere utile nei casi in cui si siano accidentalmente assegnate troppe colonne della gerarchia di livello a un partecipante e sia necessario rimuoverne alcune. Includendo queste colonne ma lasciando i valori vuoti, si indica che questi livelli sono vuoti) L’importatore non salterà le colonne incluse nell’importazione, anche se tutti i partecipanti hanno un valore vuoto.
Attenzione: La gerarchia si aggiorna solo quando si importa un file contenente tutti i metadati della gerarchia. Ad esempio, se per costruire la gerarchia sono stati utilizzati Unique Identifier, Manager ID, Org Unit ID e Org Unit Description, tutte e 4 queste colonne dovranno essere presenti in un’importazione per innescare una modifica della gerarchia. Non sono necessari metadati non correlati alla gerarchia, come Età o Tenore.
Consiglio Q: se un partecipante viene aggiornato con un nuovo valore per l’e-mail, anche il suo nome utente verrà aggiornato per corrispondere al nuovo indirizzo e-mail. Ciò avviene a meno che non sia vera una delle seguenti condizioni:
Aggiornamento dei metadati nelle risposte e nei dashboard
Consiglio Q: questi metodi funzionano solo per progetti di Employee Engagement e ricerca ad hoc. I partecipanti al ciclo di vita non hanno queste opzioni. Per saperne di più, vedere EX Progetti.
Se sono state apportate modifiche alle informazioni sui partecipanti importando nuovi metadati o attraverso la finestra delle informazioni sui partecipanti, è necessario assicurarsi che questi aggiornamenti si riflettano nei dashboard e nelle risposte. Esistono diversi modi per aggiornare i metadati dei partecipanti, a seconda del livello di modifica apportato:
È possibile aggiornare i partecipanti uno alla volta nella scheda Partecipanti, utilizzando il menu a tendina a destra del loro nome.
Se sono stati aggiornati solo alcuni partecipanti, è possibile aggiornare i metadati selezionando le persone da aggiornare, facendo clic su Azioni cumulative, quindi selezionando Aggiorna risposte con i metadati correnti.
Se sono state apportate molte modifiche a molti partecipanti, è possibile aggiornare tutti i metadati in Strumenti.
Attenzione: Le modifiche apportate ai metadati di un partecipante in un progetto non si rifletteranno nella directory degli impiegati, né modificheranno i metadati del partecipante nei progetti storici. Le modifiche ai metadati sono specifiche del progetto in cui vengono apportate.
Metadati
Attenzione: Ci sono alcuni caratteri che i nomi e i valori dei metadati non possono supportare e altre convenzioni di denominazione da tenere in considerazione. Per informazioni sui caratteri massimi e supportati, consultare la sezione Caratteri massimi e supportati.
Quando si aggiungono i partecipanti, il file deve contenere i metadati. I metadati sono variabili contenenti informazioni sui partecipanti, come il numero di identificazione del dipendente, il ruolo nell’azienda o la data di inizio. I metadati possono essere utilizzati per creare la gerarchia in Employee Engagement o per filtrare i dati nei dashboard sia in Employee Lifecycle che in Engagement.
Consiglio Q: Avete dimenticato di caricare alcuni metadati prima della raccolta dei dati? Consultate la sezione Aggiornamento dei PARTECIPANTI.
In un file importato, i metadati sono rappresentati come una colonna di dati. L’intestazione diventa il nome della variabile in Qualtrics.
Esempio: L’ID dipendente e l’ID manager sono metadati utilizzati per costruire gerarchie padre-figlio (EE). Supponiamo che nella mia azienda il mio numero di dipendente sia 831 e quello del mio manager sia 909. Quando mi aggiungo come partecipante, la mia colonna ID dipendente dice 831 e la colonna ID manager dice 909.
Esempio: Nel dashboard Employee Engagement o Ciclo di vita del dipendente, si desidera fornire confronti tra i dati di tutti i diversi reparti rispetto a una performance di base del coinvolgimento. Quando si aggiungono i partecipanti, è necessario includere una colonna Reparto con le informazioni sul reparto di ciascun dipendente, in modo che queste informazioni vengano salvate nel progetto e sia possibile generare questi confronti nella dashboard una volta raccolti i dati sull’engagement.
Rimozione dei Partecipanti
Esistono due modi diversi per rimuovere i partecipanti. Uno è un approccio manuale in cui si selezionano i partecipanti e li si rimuove dalle pagine della scheda Partecipanti. L’altro è un comodo processo di importazione in cui è possibile caricare una lista di ID univoci per i partecipanti che si desidera rimuovere.
Attenzione: Quando si rimuove un partecipante da un progetto, si rimuovono i suoi dati di risposta dal progetto. Ciò significa che non sarà più disponibile nelle dashboard corrispondenti. Rimuovere un partecipante solo se si è sicuri di voler perdere questi dati o se si è confermato che non sono state raccolte risposte.
Rimozione manuale
Consiglio Q: è possibile eliminare gli utenti insieme solo se si trovano nella stessa pagina della scheda PARTECIPANTI. Se si passa alla pagina Avanti, le selezioni effettuate nella pagina precedente vengono deselezionate.
Rimozione in blocco tramite importazione
Consiglio Q: se non si ha familiarità con gli ID univoci dei partecipanti, si consiglia di esportare la lista dei partecipanti.
Con questo metodo è possibile rimuovere fino a 25.000 partecipanti in una sola volta. Se è necessario rimuovere più di 25.000 partecipanti, è necessario eseguire più rimozioni.
FAQs
Ho già caricato il mio file dei partecipanti e raccolto i dati, ma devo apportare una modifica alla mia gerarchia. Come faccio a farlo?
Ho già caricato il mio file dei partecipanti e raccolto i dati, ma devo apportare una modifica alla mia gerarchia. Come faccio a farlo?
I partecipanti a My Employee Engagement desiderano riprendere le loro risposte. Come possono farlo?
I partecipanti a My Employee Engagement desiderano riprendere le loro risposte. Come possono farlo?
, aprire il menu Azioni e selezionare Collegamento al sondaggio. Copiare il link e inviarlo al partecipante. 
Come posso ottenere dati storici nella dashboard EX?
Come posso ottenere dati storici nella dashboard EX?
Sto caricando i dipendenti nella mia directory e la mia organizzazione dispone di SSO. Come si formatta la colonna Nome utente?
Sto caricando i dipendenti nella mia directory e la mia organizzazione dispone di SSO. Come si formatta la colonna Nome utente?
Non includere il suffisso SSO (#brandID) nei nomi utente dei partecipanti. Qualtrics aggiungerà automaticamente il suffisso a tutti i nomi utente. Se includi il suffisso SSO, Qualtrics lo aggiungerà una seconda volta.
Quando creo partecipanti, ci sono limiti di metadati che dovrei considerare?
Quando creo partecipanti, ci sono limiti di metadati che dovrei considerare?
È fantastico! Grazie per il tuo feedback!
Grazie per il tuo feedback!