Workflows – Grundlegende Übersicht

Informationen zu Workflows

Mit Workflows können Sie Aufgaben basierend auf verschiedenen Ereignissen auslösen. Beispiele sind das Anlegen eines Tickets, wenn jemand sich von Ihrem XM Directory abmeldet, und das Senden einer Folge-E-Mail an einen Kunden nach einem niedrigen Zufriedenheitswert. Sowohl für das auslösende Ereignis als auch für die daraus resultierende Aufgabe haben Sie viele Optionen, von denen sich die meisten innerhalb der Qualtrics-Plattform befinden und einige außerhalb.

Sie können Workflows an zwei verschiedenen Stellen erstellen: auf der Registerkarte Workflows eines Projekts oder auf der Seite „Standalone-Workflows“. Die Registerkarte Workflows ist in den Projekttypen „Umfrage“, „Engagement“, „Lebenszyklus“, „Ad-hoc-Mitarbeiterforschung“ und „360“ verfügbar. Sofern sich das auslösende Ereignis Ihres Workflows nicht direkt auf eine Umfrage bezieht, empfehlen wir, einen eigenständigen Workflow anzulegen.

Workflows in einem Projekt vs. Eigenständige Workflows

Sie können Workflows an mehreren Stellen in Qualtrics erstellen. Workflows funktionieren unabhängig davon, wo sie angelegt werden. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie auf die verschiedenen Produktbereiche zugreifen, in denen Sie einen Workflow anlegen können.

• Die Registerkarte Workflows in einem Projekt: Mit den meisten Projekten können Sie ihnen Workflows hinzufügen. Um einen Workflow zu erstellen, wechseln Sie zur Registerkarte Workflows im Projekt. Auf Workflows, die in einem Projekt angelegt wurden, kann nur über das Projekt zugegriffen werden.
  
• Die Standalone-Workflow-Seite: Sie können einen Workflow anlegen, der nicht mit einem Projekt verbunden ist, indem Sie die Seite “Eigenständige Workflows” aufrufen.
  
  Klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow erstellen, um zu beginnen.
  
  Tipp: Wenn Sie einen Workflow erstellen, der durch eine Umfrageantwort auf der Standalone-Workflow-Seite ausgelöst wird, werden Sie aufgefordert, den Workflow in Ihr Umfrageprojekt zu verschieben.

Workflows anlegen

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie einen Workflow innerhalb einer Umfrage erstellen und was die verschiedenen Komponenten (Ereignisse, Bedingungen und Aufgaben) bedeuten. Obwohl die Funktion ähnlich ist, kann das Erscheinungsbild der Workflow-Erstellung auf der Standalone-Workflow-Seite abweichen.

1. Wechseln Sie in Ihrem Projekt zur Registerkarte Workflow.
   
2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Abschnitt Ihre Workflows befinden.
3. Klicken Sie auf Workflow anlegen, um einen Workflow von Grund auf neu anzulegen oder eine vordefinierte Vorlage zu verwenden. Alternativ können Sie auf den Pfeil neben der Drucktaste klicken und Gestartet von einem Ereignis oder Gestartet zu einem bestimmten Zeitpunkt wählen, um mit dem Anlegen eines Workflows von Grund auf zu beginnen.
4. Wenn Sie einen Workflow von Grund auf neu anlegen, legen Sie fest, ob der Workflow eingeplant oder ereignisbasiert sein soll. Einen vollständigen Vergleich dieser Optionen finden Sie unter Eingeplant vs. Ereignisbasierte Workflows.
   
   • Eingeplant: Legen Sie einen Zeitplan für die wiederholte Ausführung des Workflows fest, z.B. eine Ticketaufgabe, die jeden Montag angelegt wird, oder eine Umfrage, die am Ersten jedes Monats gesendet werden soll.
   • Ereignisbasiert: Verknüpfen Sie einen Workflow mit einem bestimmten Ereignis, z.B. einer Umfrageantwort, die gesammelt wird, einem Ticket, das neu zugeordnet wird, oder mit einem Ereignis in Salesforce.
5. Alternativ können Sie einen vorgefertigten Workflow im Vorlagenabschnitt auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Vorlagen.
6. Klicken Sie auf Erste Schritte.
7. Geben Sie Ihrem Workflow einen Namen, indem Sie oben auf den Workflow-Namen klicken und einen neuen Namen eingeben.
   
8. Wählen Sie das Ereignis aus, das Ihren Workflow auslöst, oder legen Sie den Zeitplan fest, für den der Workflow ausgeführt werden soll.
9. Fügen Sie bei Bedarf Bedingungen zu Ihrem Workflow hinzu. Dies sind die Regeln, denen ein Ereignis folgen muss, bevor der Workflow tatsächlich ausgeführt wird, und kann die dringend benötigte Spezifität hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Bedingungen erstellen.
   Tipp: Es ist nicht nötig, jedem Workflow Bedingungen hinzuzufügen. Wenn keine Bedingungen vorhanden sind, werden die Workflow-Aufgaben ausgelöst, sobald das Ereignis eintritt. Wenn Ihr Ereignis beispielsweise die Erstellung von Umfrageantworten ist, wird der Workflow jedes Mal ausgelöst, wenn eine Umfrageantwort gesendet wird.
10. Fügen Sie eine Aufgabe hinzu. Dies ist das Ergebnis des Ereignisses, das die Bedingungen erfüllt, z.B. das Senden einer E-Mail, das Anlegen eines Tickets oder das Senden einer Slack-Nachricht. Weitere Beispiele finden Sie unter Aufgaben definieren.
11. Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow aktiviert ist.

Ereignisse vs. Konditionen vs. Aufgaben

Wenn Sie einen Workflow anlegen, geben Sie das Ereignis an, das ihn auslösen soll, die spezifischeren Bedingungen, unter denen der Workflow ausgeführt wird (falls erforderlich), und definieren dann die Aufgabe, die als Ergebnis ausgeführt wird.

Ich möchte beispielsweise jedes Mal eine E-Mail an die Manager senden, wenn ein Kunde einen niedrigen CSAT-Wert meldet. Ich möchte in diesem Fall auch ein Ticket anlegen, damit unser Supportteam es bearbeiten kann.

Wir erfassen CSAT in einer Umfrage, d.h. das Ereignis ist die Erstellung einer Umfrageantwort.

Wir kümmern uns nur, wenn es eine niedrige CSAT gibt, daher ist die Bedingung etwas wie, wenn die Antwort auf die CSAT-Frage 3 oder niedriger ist oder wenn „sehr unzufrieden“ ausgewählt ist. (Dies kann je nach Benchmarks Ihrer Organisation abweichen.)

Welche Aufgabe hat diese Art von Umfrageantworten? Wir senden eine E-Mail-Aufgabe an die Vorgesetzten und verwenden eine Ticketaufgabe, um ein neues Ticket für einen Supportmitarbeiter anzulegen.

Geplante Workflows vs. Ereignisbasierte Workflows

Workflows können eingeplant oder mit einem bestimmten Ereignis verknüpft werden. Geplante Workflows sind nützlich, wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe regelmäßig ausgeführt wird. Ereignisse sind besonders nützlich, wenn Sie eine Aufgabe auf einem bestimmten Ereignis in Qualtrics basieren möchten, z. B. das Senden einer E-Mail oder das Erstellen eines Tickets basierend darauf, wie ein Umfrageteilnehmer eine Umfrage ausgefüllt hat. In diesem Beispiel wäre die Umfrageabgabe das Ereignis und die E-Mail oder das Ticket die ausgeführte Aufgabe.

Beispiele für eingeplante Workflows

Beispiele für ereignisbasierte Workflows

Eingeplante Workflows

Mit eingeplanten Workflows können Sie Workflows anlegen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden. Sie können Ihren Workflow so einstellen, dass er regelmäßig ausgeführt wird, und Sie können wählen, wann der Workflow beginnt und endet.

Um einen eingeplanten Workflow anzulegen, wählen Sie beim Anlegen Ihres Workflows Zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet (eingeplant).

Wählen Sie dann die gewünschte Einplanungshäufigkeit. Dies kann stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich sein.
Der nächste Schritt hängt von der Häufigkeit Ihres Workflows ab:

• Wöchentlich und monatlich: Wählen Sie aus, welche Tage ausgeführt werden sollen, indem Sie die Dropdown-Liste wählen und die Ankreuzfelder neben dem jeweiligen Tag markieren.
  
  Tipp: Wenn Sie ein Datum wählen, das nicht in jedem Monat vorhanden ist (z.B. 29, 30 oder 31), wird der Workflow in diesen Monaten nicht ausgeführt.
• Vierteljährlich: Wählen Sie, welchen Monat des Quartals und welchen Tag des Monats der Workflow ausführen soll.
  Tipp: Wenn Sie möchten, dass der Workflow am letzten Tag des Monats ausgeführt wird, wählen Sie Letzter Tag.
• Jährlich: Wählen Sie den Tag des Jahres, an dem der Workflow ausgeführt werden soll.

Geben Sie als Nächstes ein, oder klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um die Startzeit für Ihren Workflow auszuwählen.

Wenn Sie möchten, dass der Workflow mehrmals am selben Tag ausgeführt wird, klicken Sie auf Startzeit hinzufügen.

Beispiel: Angenommen, Sie möchten Ihren Workflow dreimal täglich ausführen. Legen Sie die Häufigkeit auf “Täglich” fest, und fügen Sie drei Mal am Tag hinzu, an dem der Workflow ausgeführt werden soll. Dieser Workflow wird täglich um 9:00 Uhr, 12:00 Uhr und 15:00 Uhr ausgeführt.

Wählen Sie als Nächstes die Zeitzone aus, in der der Workflow ausgeführt werden soll. Standardmäßig wird die Zeitzone des Kunden ausgewählt.

Wählen Sie dann, wann der Workflow gestartet und gestoppt werden soll. Standardmäßig starten eingeplante Workflows sofort nach der Aktivierung und stoppen die Ausführung nur, wenn sie deaktiviert werden. Sie können jedoch stattdessen ein Start- und Enddatum für Ihren eingeplanten Workflow auswählen.

1. Wählen Sie aus, wann der Workflow startet:
   • Sofort nach der Aktivierung: Der Workflow wird gemäß seinem Zeitplan ausgeführt, sobald er aktiviert ist.
   • Am: Der Workflow wird am ausgewählten Datum ausgeführt. Geben Sie entweder ein Datum im Format MM/TT/JJJJ ein, oder wählen Sie ein Datum aus der Kalenderauswahl aus.
     
2. Wählen Sie, wann der Workflow endet:
   • Nie: Der Workflow läuft, bis er ausgeschaltet ist.
   • Nach: Die Ausführung des Workflows beginnt am ausgewählten Datum. Geben Sie entweder ein Datum im Format MM/TT/JJJJ ein, oder wählen Sie ein Datum aus der Kalenderauswahl aus.

Manuell eingeplante Workflows auslösen

Anstatt darauf zu warten, dass ein eingeplanter Workflow ausgelöst wird, können Sie ihn mit einem Mausklick auslösen. Im Workflow-Editor können Sie während des Testprozesses sofort einen Workflow auslösen.

1. Nachdem Sie Ihren eingeplanten Workflow angelegt haben, stellen Sie sicher, dass er aktiviert ist.
   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sofort ausführen, um den eingeplanten Workflow zu testen.

Ereignisbasierte Workflows

„Ereignisse“ treten in Qualtrics (oder an anderen Stellen) auf und bewirken, dass ein Workflow gestartet wird. Um einen ereignisbasierten Workflow zu erstellen, klicken Sie auf Workflow erstellen, und wählen Sie Gestartet aus, wenn ein Ereignis empfangen wird.

Zum Starten eines Workflows können viele Ereignisse verwendet werden. Das ausgewählte Ereignis bestimmt, welche Arten von Bedingungen auf den Workflow angewendet werden können. Sie können die Suchleiste oben im Fenster verwenden, um auf einfache Weise nach verfügbaren Ereignissen zu suchen. Welche Veranstaltungen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer Lizenz und Ihrem Projekt ab. Nachstehend finden Sie eine kurze Erläuterung zu den einzelnen Ereignistypen.

Überall verfügbare Veranstaltungen

Die unten aufgeführten Ereignisse können sowohl auf der Registerkarte Workflows der Umfrage als auch auf der Seite mit den eigenständigen Workflows verwendet werden.

• Umfrageantwort: Lösen Sie den Workflow basierend darauf aus, wie ein Teilnehmer auf Ihre Umfrage antwortet.
• Salesforce-Ausgangsnachricht: Lösen Sie den Workflow basierend auf ausgehenden Salesforce-Nachrichten aus.
  Tipp: Diese Veranstaltung ist für EX-Projekte nicht verfügbar.
• Ticket-Veranstaltung: Lösen Sie den Workflow basierend auf Ticketdatenänderungen aus.
  Tipp: Diese Veranstaltung ist für EX-Projekte nicht verfügbar.
• JSON-Ereignis: Lösen Sie den Workflow basierend auf einem API-Aufruf aus.
• ServiceNow-Ereignis: Löst den Workflow basierend auf einem Ereignis in ServiceNow aus.
• Zendesk-Ereignis: Lösen Sie den Workflow basierend auf einem Ereignis in Zendesk aus.
• Health-Connect-Ereignis: Lösen Sie den Workflow basierend auf einem Ereignis in Ihrem elektronischen Krankenaktensystem aus.
• Twilio-Segmentereignis: Starten Sie einen Workflow, der auf Datenereignissen in Twilio Segment basiert, aktualisieren Sie Kontaktinformationen in XM Directory basierend auf Twilio Segment, oder fügen Sie eine Transaktion zu einem XM Directory-Kontakt basierend auf Ereignissen im Twilio-Segment hinzu.
• Jira-Ereignis: Auslösen von Workflows basierend auf Änderungen an Jira-Problemen, z.B. Statusaktualisierungen.
• XM-Discover-Ereignis: Auslösen eines Workflows basierend auf ausführlichen Warnmeldungen oder Scorecard-Warnungen, die in XM Discover gesendet werden

Ereignisse nur in eigenständigen Workflows verfügbar

Die folgenden Ereignisse sind nur verfügbar, wenn Sie einen ereignisbasierten Workflow über die Standalone-Workflow-Seite einrichten.

• XM-Directory-Funnel-Ereignis: Lösen Sie den Workflow basierend auf Ereignissen aus, die in Ihrem XM Directory auftreten.
• Umfragedefinitionsereignis: Löst den Workflow basierend auf der Statusänderung eines Projekts aus.
  Tipp: Das Umfragedefinitionsereignis kann nicht für EX-Projektarten verwendet werden.
• iQ-Anomalieereignis: Lösen Sie den Workflow basierend auf Spitzen oder Senkungen bei der Anzahl der Umfrageantworten aus.
• Ereignis „E-Mail erhalten“: Lösen Sie Ihren Workflow aus, indem Sie eine E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse senden.
• Experience iD-Änderungsereignis: Stoßen Sie Workflows basierend auf Ansprechpartnerdatenänderungen, Abonnementänderungen oder Transaktionsdatenänderungen an.
• ID-Segmentsereignis erleben: Stoßen Sie einen Workflow basierend darauf an, ob ein Kontakt zu einem Segment hinzugefügt oder aus einem Segment entfernt wurde.

Erstellen von Bedingungen

Beim Anlegen eines ereignisbasierten Workflows können Sie Bedingungen hinzufügen, um genauer zu bestimmen, wann der Workflow ausgelöst werden soll. Möglicherweise möchten Sie nicht zu jeder gesendeten Umfrageantwort eine E-Mail an Manager senden, aber Sie möchten sie darüber informieren, wenn der Kunde eine niedrige Zufriedenheit angegeben hat. Bedingungen werden erstellt, indem logische Anweisungen erstellt werden, die Informationen aus dem ausgewählten Ereignis verwenden.

1. Alle oder Beliebig:
   • Alle Bedingungen müssen erfüllt sein. Denken Sie daran, dass alle Aussagen in der Bedingung mit „Und“ verknüpft sind.
   • Jede Bedingung kann erfüllt werden. Denken Sie daran, dass alle Anweisungen in der Bedingung mit „Oder“ verknüpft sind.
2. Bedingungsart: Diese variiert je nach ausgewähltem Ereignis. Wenn Ihr Workflow beispielsweise auf Umfrageantworten basiert, können Ihre Bedingungen auf Antworten auf Fragen, eingebetteten Daten oder Quoten aus dieser Umfrage basieren.
   Tipp: Sie können Umfragefragen verwenden, um Bedingungen anzulegen, wenn Ihr Workflow auf eingereichten Umfrageantworten basiert, aber nicht, wenn Sie Ihren Workflow auf einem Ticketereignis basieren. Im letzteren Fall können Sie nur Informationen verwenden, die im Ticket selbst verfügbar sind, z.B. Ticketdaten.
3. Feld: Das spezifische Feld, nach dem Sie filtern (z. B. Q1 – Wie bewerten Sie die einfache oder schwierige Navigation auf dieser Website?).
4. Auswahl: Die spezifische Antwort, die Antwort, der Wert usw., die Sie abgleichen möchten (z. B. extrem einfach, Kritiker usw.).
5. Operator: Wie möchten Sie mit dem von Ihnen festgelegten Wert übereinstimmen (z.B. Ausgewählt / Nicht ausgewählt, Angezeigt / Nicht angezeigt usw.).

Sie können mehrere Bedingungsblöcke in einen Workflow aufnehmen. Wenn der Workflow ausgeführt wird, werden die Workflow-Bedingungen und -Aufgaben in der Reihenfolge ausgewertet, in der sie im Workflow-Editor angezeigt werden. Daher muss die Initialbedingung übergeben werden, bevor sie für die nächste Bedingung ausgewertet wird. Sobald eine Bedingung nicht erfüllt ist, wird der Workflow die folgenden Bedingungen nicht weiter auswerten.

Beispiel: In diesem Beispiel verwenden wir einen Workflow, um Umfrageteilnehmer in eine Auslosung einzutragen und anschließend Auslosungsgewinner per E-Mail zu versenden. Teilnehmer werden automatisch identifiziert, wenn wir an der Umfrage teilnehmen, und wir möchten, dass nur Gewinner eine E-Mail erhalten.

1. Der Arbeitsablauf beginnt, wenn ein Umfrageteilnehmer eine Umfrageantwort einreicht.
2. Wir fügen eine initiale Bedingung hinzu, um die Auslosungszulässigkeit zu ermitteln. Das Problem tritt auf, wenn der Teilnehmer an der Umfrage teilnimmt und durch das eingebettete Datenfeld “RaffleEntry” auf “True” gesetzt ist.
3. Als Nächstes fügen wir eine Code-Aufgabe hinzu, die JavaScript verwendet, um zufällig zu ermitteln, ob der Teilnehmer die Auslosung gewonnen oder verloren hat.
4. Wir fügen eine weitere Bedingung hinzu, um zu ermitteln, ob wir eine E-Mail an einen Gewinner der Auslosung senden müssen. Diese Bedingung hängt von der Ausgabe der Code-Aufgabe ab.
5. Wir fügen eine E-Mail-Aufgabe hinzu, um eine E-Mail an den Antwortenden zu senden.

Um den Prozess zum Anlegen von Bedingungen für einen Workflow durchzugehen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

In diesem Beispiel wird ein Ticket angelegt, wenn ein Kritiker anhand der NPS-Frage in unserer Umfrage identifiziert wird.

Tipp: Net Promoter® Score (NPS) ist eine Kundenzufriedenheitskennzahl auf einer 11-Punkte-Skala. Unzufriedene Kritiker erhalten 0–6 Punkte. Passive erhalten 7–8 Punkte und Promoter 9–10 Punkte. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Net Promoter® Score.

1. Legen Sie einen Workflow an, oder wählen Sie einen vorhandenen Workflow aus. Stellen Sie sicher, dass es sich um einen ereignisbasierten Workflow handelt.
   
2. Wählen Sie Ihr Ereignis aus. Hier haben wir das Umfrageantwortereignis ausgewählt und angegeben, dass der Workflow erfolgen soll, wenn eine Antwort angelegt wird.
3. Klicken Sie auf Bedingungen hinzufügen.
4. Entscheiden Sie, ob die Bedingungen Beliebig oder Alle erfüllt sein müssen.
   
5. Klicken Sie auf Bedingung.
6. Wählen Sie Ihre Konditionsart aus. In diesem Beispiel haben wir „Frage“ gewählt.
   
7. Wählen Sie ein Feld aus. In diesem Fall haben wir Q2 gewählt, da es unsere NPS-Frage ist.
8. Wählen Sie einen Wert aus. Hier wurde „Ist Kritiker“ ausgewählt, der automatisch alle einbezieht, die mit der 0-6 auf einer 11-Punkte-Skala geantwortet haben.
9. Wählen Sie einen Operator aus (z. B. Wahr/Falsch usw.).
10. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 9 nach Bedarf, um zusätzliche Bedingungen hinzuzufügen.
11. Um zusätzliche Bedingungssets hinzuzufügen, klicken Sie auf Bedingungsgruppe. Weitere Informationen zur Verwendung dieser Funktionen finden Sie auf der verlinkten Seite. Für komplexere Bedingungen siehe auch Schachtelungslogik.
12. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bearbeitung abgeschlossen.

Definieren von Aufgaben

Sie können bis zu 20 Aufgaben pro Workflow hinzufügen, um Ihre Recherche und Umfrageantworten nachzuverfolgen. Jeder Aufgabentyp dient der Lösung verschiedenster Problemstellungen. Sie können die Suchleiste oben in der Aufgabenauswahl verwenden, um nach Ihren verfügbaren Aufgaben zu suchen. Eine vollständige Liste der Aufgaben finden Sie in der Kategorie Aufgaben im Abschnitt Workflows der Support-Site.

Tipp: Klicken Sie auf das Symbol i für eine Aufgabe, um weitere Informationen zur Aufgabe zu erhalten. Dieses Fenster enthält auch einen Link zur Supportseite dieser spezifischen Aufgabe, wenn Sie eine Anleitung zum Einrichten der Aufgabe benötigen.

Allgemeine Workflow-Aufgaben

Die folgenden Aufgaben können auf der Qualtrics-Plattform verwendet werden.

• Tickets-Aufgabe: NPS-Kritiker können Support-Tickets mit hoher Priorität auslösen.
• E-Mail-Aufgabe: Anfragen von Studenten können E-Mails an Lehrkräfte auslösen.
• Web-Service-Aufgabe: Nachrichtenticker können über APIs in Echtzeit aktualisiert werden.
• XM-Verzeichnisaufgabe: Verteilen Sie eine Umfrage oder aktualisieren Sie die Kontaktinformationen in Ihrem XM Directory.
• Code-Aufgabe: Verwenden Sie benutzerdefiniertes JavaScript, um Daten zu bearbeiten, die zwischen Aufgaben übertragen werden.
• Benachrichtigungs-Feed-Aufgabe: Legen Sie als Ergebnis des Workflows eine Benachrichtigung an.
• Metrikaufgabe berechnen: Lösen Sie eine Antwort aus, die auf Änderungen an aggregierten Metriken in Ihrem Datenset basiert.
• Frontline-Feedback-Aufgabe: Legen Sie in Ihrem Frontend-Feedback-Projekt eine neue Anfrage basierend auf einer Umfrageantwort an.

Add-On-Erweiterungsaufgaben

• Slack-Aufgabe: Erfolgsmetriken können Nachrichten im Slack-Kanal auslösen.
• Salesforce-Aufgabe: Textanalysen können Ereignisse in Salesforce auslösen.
• Aufgabe für Zendesk: Mit der Zendesk-Erweiterung können Sie Tickets in Zendesk basierend auf Antworten anlegen und aktualisieren, die mit Qualtrics-Umfragen erfasst wurden.
• Aufgabe für Freshdesk: Mit der Freshdesk-Erweiterung können Sie Tickets in Freshdesk basierend auf Workflows anlegen, die in Qualtrics ausgelöst wurden.
• Hubspot-Aufgabe: Mit der Hubspot-Erweiterung können Sie Geschäfte und Kontakte in Hubspot aus gesammelten Umfrageantworten anlegen und aktualisieren.
• ServiceNow-Aufgabe: Mit der ServiceNow-Erweiterung können Sie Meldungen in ServiceNow anlegen und aktualisieren sowie Kundenkontaktinformationen aktualisieren, die durch Umfrageantworten bereitgestellt werden.
• Microsoft Dynamics: Mit der Erweiterung Microsoft Dynamics können Sie Ihr Konto mit einer Qualtrics-Umfrage sowohl für Response-Mapping- als auch Web-to-Lead-Funktionen verknüpfen.
• Tango-Card-Aufgabe: Anreizen Sie Umfragen mit der Tango Card.
• Markto-Aufgabe: Daten als benutzerdefinierte Aktivität an Marketo senden.

ETL-Workflows

ETL-Workflows verwenden Aufgaben zum Extrahieren und Laden von Daten, um Daten aus einer Drittanbieterquelle zu importieren und in Qualtrics zu importieren. ETL-Workflows erfordern, dass Sie bestimmte Aufgaben miteinander abschließen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Workflow-Aufgaben zum Erstellen von ETL-Workflows.

Reihenfolge der Aufgaben in einem Workflow

Jeder Workflow kann bis zu 20 Aufgaben haben. Die Reihenfolge, in der diese Aufgaben im Editor ausgeführt werden, ist abhängig von den Anforderungen Ihres Workflows wichtig. Wenn Ihr Workflow ausgelöst wird, werden die Aufgaben von oben nach unten ausgeführt.

Aufgabe & Bedingungsreihenfolge

Klicken Sie beim Erstellen Ihres Workflows auf das Pluszeichen (+), um eine Aufgabe oder Bedingung an genau dieser Position im Workflow einzufügen.

Bei Bedarf können Sie die Aufgaben und Bedingungen im Workflow neu anordnen, indem Sie im Optionsmenü entweder Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben auswählen.

Achtung: Sie können die Datenabhängigkeiten Ihres Workflows invalidieren, wenn Sie eine Aufgabe oder Bedingung verschieben, die von einer anderen Komponente Ihres Workflows abhängt. Qualtrics warnt Sie, wenn Ihre Änderung Datenabhängigkeiten verletzt, und teilt Ihnen mit, welche Aufgaben oder Bedingungen ungültig werden. Sie können auf eine Aufgabe klicken, um mehr darüber zu erfahren, was speziell betroffen ist.

Wenn Sie mit dem Verschieben fortfahren, wird auch eine Fehlermeldung im Workflow-Editor angezeigt, die Sie darüber informiert, dass Ihre Abhängigkeiten aktualisiert werden müssen (z.B. müssen Sie möglicherweise den dynamischen Text in einer Workflow-Aufgabe aktualisieren).

Aufgaben-IDs

Beim Anlegen von Aufgaben werden ihnen IDs im Format T-ID-# zugeordnet. Die ID einer Aufgabe wird auf die Reihenfolge gesetzt, in der sie angelegt wurde.

Die ID einer Aufgabe ändert sich nie und ist lediglich eine interne ID zur Identifizierung einer Aufgabe. Sie spiegelt nicht unbedingt die Reihenfolge wider, in der eine Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben im selben Workflow ausgelöst wird.

Weitergabe von Informationen von einer Aufgabe an eine andere

Sie können Informationen aus einer Aufgabe in eine nachfolgende Aufgabe übertragen. Eines der Felder, die Sie eingeben können, ist eine Ticket-ID aus einer Aufgabe, in der ein Ticket angelegt wird (z.B. Zendesk, Freshdesk oder Jira). Dieser Wert kann in jede nachfolgende Aufgabe übernommen werden, z.B. in eine E-Mail-Aufgabe oder sogar in ein Jira-Feld.

Beachten Sie bei der Auswahl von dynamischem Text aus einer Vorgängermaßnahme die Aufgaben-ID (T-ID-#). Dies bestimmt, aus welcher Aufgabe Sie Informationen abrufen.

ETL-Workflows

Die Qualtrics-Workflow-Plattform enthält eine Reihe von Aufgaben, die Sie beim Importieren von Daten von Destinationen von Drittanbietern in Qualtrics oder beim Exportieren von Daten aus Qualtrics in Ziele von Drittanbietern unterstützen. Diese Aufgaben folgen dem ETL-Framework (Extract, Transform, Load). Mithilfe von ETL-Aufgaben können Sie automatisierte und geplante Workflows erstellen, um Daten aus Drittanbieterquellen in Qualtrics zu übertragen und Daten aus Qualtrics in Ziele von Drittanbietern zu exportieren.

Die Reihenfolge der Aufgaben in einem Workflow ist wichtig, wenn Sie Workflow-Aufgaben zum Einrichten von ETL-Workflows verwenden. Weitere Informationen zu diesem spezifischen Anwendungsfall finden Sie auf der verlinkten Supportseite.

Berechnen von Metriken

Mit der Aufgabe „Metrik berechnen“ in Workflows können Sie eine Antwort auf aggregierte Metriken auslösen, die in einem Datenset über einen bestimmten Zeitraum hinweg beobachtet wurden. Mit anderen Worten, sie bietet eine Möglichkeit, automatisierte Workflows basierend auf Trends oder Ereignissen einzurichten, die Sie in Erfahrungsdaten beobachten. Die Ergebnisse Ihrer Aufgabe zum Berechnen der Metrik können verwendet werden, um andere Aufgaben innerhalb Ihres Workflows auszulösen.

Die Reihenfolge der Aufgaben in einem Workflow ist bei der Berechnung aggregierter Metriken wichtig. Weitere Informationen zu diesem spezifischen Anwendungsfall finden Sie auf der verlinkten Supportseite.

Navigation in Workflows

Beim Bearbeiten eines Workflows wird oben eine Symbolleiste angezeigt, die Sie bei der Navigation in allen Aspekten Ihres Workflows unterstützt.

1. Workflow-Editor: Bearbeiten Sie den Auslöser, die Bedingungen und die Aufgaben für Ihren Workflow.
2. Laufhistorie: Zeigen Sie ein historisches Protokoll jedes Workflow-Laufs an. Weitere Informationen finden Sie unter Laufhistorie.
3. Änderungshistorie: Zeigen Sie ein Protokoll an, das angibt, wer den Workflow bearbeitet hat. Weitere Informationen finden Sie unter Änderungshistorie.
4. Freigabe und Berechtigungen: Verwalten Sie, wer Zugriff auf den Workflow hat. Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben von Workflows.
5. Einstellungen: Fügen Sie Benachrichtigungen hinzu und konfigurieren Sie verzögerte Starts. Siehe Workflow-Benachrichtigungen und Workflow-Einstellungen.
6. Klicken Sie oben rechts auf das X, um zu Ihrem Projekt zurückzukehren.

Workflow-Vorlagen

Beim Erstellen eines neuen Workflows haben Sie die Möglichkeit, eine Qualtrics-Vorlage zu verwenden. Hierbei handelt es sich um vorkonfigurierte Workflows, die das Einrichten nützlicher Workflows vereinfachen. Unsere Qualtrics-Fachexperten legen Workflow-Vorlagen an, um Industriestandards für Workflow-Automatisierungen zu nutzen.

Beispiel: Die Vorlage Salesforce-Daten in XM Directory importieren kombiniert eine Aufgabe zum Extrahieren von Daten aus Salesforce und eine Aufgabe zum Laden von B2B-Kontodaten in XM Directory in einem geführten Setup, um Daten einfach aus Salesforce zu importieren und in Ihrem Qualtrics XM Directory zu speichern.

Vorlagen verwenden

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Arbeitsablauf“ eines Projekts oder auf der Seite „Eigenständige Workflows“ auf Workflow erstellen.
   
2. Vorlagen werden unter dem Abschnitt „Von Grund auf“ aufgeführt. Es sind viele verschiedene Workflows verfügbar, die auf verschiedenen Ergebnissen basieren. Nehmen Sie sich also die Zeit, den Workflow zu finden, der am besten für Ihre Ziele geeignet ist.
   
3. Wenn Sie die Vorlage gefunden haben, die Sie verwenden möchten, klicken Sie darauf.
   
4. Überprüfen Sie im Seitenbereich die Übersicht der Vorlage. Diese enthält eine allgemeine Beschreibung des Workflows, wofür er am besten verwendet wird, wie er Ihrem Unternehmen hilft und was in der Vorlage enthalten ist.
5. Wenn Sie fortfahren möchten, klicken Sie auf Erste Schritte.
6. Sie werden zu einer geführten Einrichtung weitergeleitet, um den Workflow zu konfigurieren. Verwenden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um den Workflow einzurichten. Besuchen Sie die verlinkten Supportseiten in den Anweisungen, um mehr über die einzelnen Elemente im Workflow zu erfahren.
   
7. Klicken Sie auf die verschiedenen Elemente des Workflows, um die einzelnen Elemente zu konfigurieren.
   Tipp: Ausstehende Workflow-Schritte werden hervorgehoben.
8. Wenn Sie die Einrichtung des Workflows abgeschlossen haben, stellen Sie sicher, dass Sie ihn aktivieren.
   

Beispielvorlagen

Im Folgenden finden Sie einige Beispielvorlagen. Dies ist keine vollständige Liste der verfügbaren Vorlagen. Melden Sie sich an der Plattform an, um alle verfügbaren Optionen kennenzulernen.

Tipp: Verwenden Sie die Suche oben im Katalog, um Vorlagen zu finden und zu suchen. Sie können in der Vorlage nach Schlüsselwörtern suchen. Suchen Sie beispielsweise nach „ticket“, um alle Vorlagen zu finden, die Ticketaufgaben verwenden. Sie können die Filtergruppen auch verwenden, um Vorlagen anzuzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

• Qualtrics-Ticket für Website- oder App-Supportanfragen erstellen: Diese Vorlage verwendet eine Ticketaufgabe, um ein Qualtrics-Ticket zu erstellen, wenn eine neue Umfrageantwort für den Support auf einer Website oder einem App-Intercept eingeht.
  
• Erhalten Sie eine E-Mail, wenn NPS im Vergleich zur Woche fällt: Diese Vorlage verwendet eine Aufgabe zum Berechnen der Metrik, um den NPS-Wert Ihrer Organisation zu berechnen, und sendet eine E-Mail, wenn der Score unter einen von Ihnen festgelegten Schwellenwert fällt.
  
• Salesforce-Daten in XM Directory importieren: Diese Vorlage kombiniert eine Aufgabe zum Extrahieren von Daten aus Salesforce und eine Aufgabe zum Laden von B2B-Kontodaten in XM Directory in einem geführten Setup, um Daten einfach aus Salesforce zu importieren, um sie in Ihrem Qualtrics XM Directory zu speichern.
  

Vorhandene Workflows verwalten

Alle Workflows in Ihrem Projekt werden im Abschnitt Ihre Workflows aufgeführt. Von hier aus können Sie Workflows nach bestimmten Eigenschaften suchen, Workflows deaktivieren und aktivieren sowie Workflows kopieren und löschen.

Workflow-Tabelle

Die in diesem Abschnitt angezeigte Tabelle zeigt wichtige Informationen zu Ihren Workflows an:

• Workflow-Name: Der Name des Workflows.
• Wodurch wird der Workflow gestartet: Das Ereignis, das den Workflow startet. Alternativ kann der Workflow so eingestellt werden, dass er nach einem Zeitplan ausgeführt wird.
• Betreff: Die Umfrage, auf der der Workflow basiert. Wenn es sich bei dem Workflow um einen eingeplanten Workflow handelt, listet der Betreff den Zeitplan des Workflows auf.
  Tipp: Dieser Wert kann leer sein, da nicht alle Workflows mit einer Umfrage verbunden werden müssen.
• Aufgaben: Die Aufgabe(n), die vom Workflow ausgeführt werden. Die Symbole hier entsprechen den Aufgabensymbolen beim Einrichten eines Workflows. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Symbol, um den Namen der Aufgabe anzuzeigen.
• Eigentümer: Welcher Benutzer ist Eigentümer des Workflows?
• Verzögerter Start: Wenn der Workflow keinen verzögerten Start hat, ist dieses Feld leer. Andernfalls sehen Sie möglicherweise Folgendes:
  • Inaktiv: Einstellungen für verzögerten Start werden angewendet, aber der Workflow wird derzeit ausgeführt, da es sich nicht um den verzögerten Zeitraum handelt.
  • Aktiv: Der Workflow befindet sich derzeit in seinem verzögerten Startzeitraum.
• Zuletzt geändert: Enthält das Datum und die Uhrzeit der letzten Bearbeitung des Workflows.
• Ein/Aus: Legt fest, ob der Workflow aktiviert (aktiviert) oder deaktiviert (deaktiviert) ist. Sie können auf die Umschalttaste klicken, um einen Workflow ein- oder auszuschalten.

Workflows suchen

Oben im Abschnitt Ihre Workflows befinden sich eine Suchleiste und Filter für die Suche nach Workflows.

1. Verwenden Sie die Dropdown-Liste Ein/Aus Status, um nach aktivierten oder deaktivierten Workflows zu filtern.
2. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach einem bestimmten Workflow zu suchen. Sie können nach dem Namen des Workflows oder nach dessen Ereignissen und Aufgaben suchen.

Verwalten eines bestimmten Workflows

Sie können Benachrichtigungen für einen bestimmten Workflow bearbeiten, umbenennen, kopieren, löschen und verwalten.

1. Verwenden Sie den Schalter Ein/Aus, um Ihren Workflow schnell zu aktivieren oder zu deaktivieren.
   
2. Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten, um weitere Optionen für Ihren Workflow anzuzeigen:
   • Bearbeiten: Bearbeiten Sie die Auslöser, Bedingungen und Aufgaben Ihrer Workflows.
   • Umbenennen: Ändern Sie den Namen Ihres Workflows.
   • Erstellen Sie eine Kopie: Legen Sie eine Kopie Ihres Workflows an.
   • Benachrichtigungen verwalten: Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Ihr Workflow erfolgreich ist oder fehlschlägt.
   • Freigeben: Sie können innerhalb eines Projekts keine einzelnen Workflows freigeben. Stattdessen gewährt die Freigabe des Projekts mit einem anderen Benutzer ihm Zugriff auf die Arbeitsabläufe des Projekts.
     Tipp: Workflows, die über die Registerkarte “Standalone-Workflows” angelegt wurden, können direkt mit anderen Benutzern geteilt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben von Workflows.
   • Löschen: Löschen Sie den Workflow. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!

Mehrere Workflows verwalten

Sie können Workflows gleichzeitig aktivieren, deaktivieren oder löschen.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Workflows, an denen Sie interessiert sind.
   
2. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um ausgewählte Workflows zu löschen.
3. Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten, um auf Optionen zum Aktivieren oder Deaktivieren der ausgewählten Workflows zuzugreifen.
   Tipp: Manchmal ist eine dieser Optionen ausgegraut. Das Problem tritt auf, wenn alle von Ihnen ausgewählten Workflows denselben Status haben.

Laufhistorie

Wenn Sie zum Abschnitt Laufhistorie der Registerkarte Workflows navigieren, können Sie schnell den Status all Ihrer Workflows ermitteln oder nach Status filtern, sodass Sie alle Workflows anzeigen können, die abgeschlossen, fehlgeschlagen oder abgelaufen sind. Wenn Sie auf eine fehlgeschlagene Aufgabe klicken, werden weitere Details angezeigt, die Ihnen bei der Fehlerbehebung helfen können.

Beachten Sie, dass es zwei verschiedene Registerkarten für den Ausführungsverlauf gibt: eine Registerkarte auf der Hauptseite des Workflows und eine Registerkarte, wenn Sie einen bestimmten Workflow bearbeiten. Die Registerkarte Ausführungsverlauf auf der Hauptseite des Arbeitsablaufs aggregiert alle Workflow-Ausführungsdaten in Ihrem Projekt. Um den Ausführungsverlauf für einen einzelnen Workflow anzuzeigen, klicken Sie in den Workflow, und navigieren Sie zur Registerkarte Ausführungsverlauf innerhalb dieses Workflows.

Weitere Informationen zur Verwendung dieses Abschnitts finden Sie unter Workflow-Lauf und Überarbeitungshistorien.

Revisionsverlauf

Beim Bearbeiten eines Workflows können Sie zur Registerkarte Überarbeitungsverlauf wechseln, um ein Protokoll aller Änderungen anzuzeigen, die an Ihrem Workflow vorgenommen wurden.

Weitere Informationen zur Verwendung der Revisionshistorie finden Sie unter Workflow-Lauf & Revisionshistorien.

Einstellungen

Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie Alerts für den Fall einrichten, dass ein bestimmter Workflow fehlschlägt oder erfolgreich ist, und Sie können verzögern, wenn Ihre Workflows beginnen, Feiertage und andere Ausfallzeiten zu berücksichtigen.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Benachrichtigungen und Workflow-Einstellungen.

Freigabe und Berechtigungen

Auf der Registerkarte Freigabe und Berechtigungen können Sie verwalten, wer Zugriff auf Ihren Workflow hat.

Achtung: Sie können innerhalb eines Projekts keine einzelnen Workflows freigeben. Stattdessen können Sie das Projekt mit anderen Benutzern in Ihrer Lizenz teilen, um ihnen Zugriff auf Workflows in diesem Projekt zu gewähren. Wenn Sie die Registerkarte Freigabe und Berechtigungen für einen Workflow in einem Projekt aufrufen, wird die folgende Meldung angezeigt.

Weitere Informationen zum Freigeben von Workflows für andere Benutzer finden Sie unter Freigeben von Workflows.

Häufig gestellte Fragen